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Copy of project management

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by

andres Marquina

on 16 June 2013

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Transcript of Copy of project management

República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Defensa
Universidad Nacional Experimental Politecnica de la Fuerza Armada
Nucleo Aragua-Sede Principal
¿Cuando establecer las herramientas a emplear para gestión de costos?
When a project goes right

The project

has a strong sense of purpose
has a clear champion
involves people
communicates
meets stated expectations
is on time and budget

When a project goes wrong

The project

Goals posted keep moving
wasn't what was wanted
runs out of time
key people lose interests
no-one knows what was achieved
Questions
Asignatura: Gerencia de Proyectos
Profesor: Ramón Medina
Integrantes:
Andres F. Marquina
Alexander Diaz
Jhonathan García
¿Comó es la gestión de costos en proyectos pequeños?
El estimar costos y determinar presupuesto se pueden hacer en un misma fase y por una persona
Gestión de Costo de Proyectos
y...
¿
her
ami
r
ent
as
Cua
l
es
po
e
m
d
os
usar
?
Nivel de exactitud
Estimaciones según precisión
establecida.
¿De qué depende?
Magnitud del proyecto.

Alcance de actividades.
Un
Unidades empleadas para las mediciones
ida
des
de
Medi
da
Unidades empleadas para los recursos
En
la
ces
con
los
proce
di
mien
to
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de
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Org
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zac
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Cuenta de control
Umbrales
de
Control
Costos
Tiempo de ejecución
Re
gl
as
pa
ra
la
Me
di
ci
ón
de
l
De
se
m

o
p
Determinar los puntos de la Estructura de desglose del Trabajo donde se va medir el trabajo realizado.
Establecer las tecnicas para medir el valor ganado
Determinar las formulas la gestión de costos
Formato de los Informes
Forma y frecuencia de presentación de los distintos informes de costos.
Descripciones de los procesos
Se documentan las descripciones de cada uno de los procesos de Gestión de Control de Costos
Predecir los Costos
Predecir los costos se refiere a...
Opss! digo estimar los costos es
¿Qué estimar los costos?
Proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.
¿Comó lograr un costo óptimo para tu proyecto?
Fabricar en lugar de comprar
Comprar en lugar alquilar
Intercambio de recursos
Eliminar el efecto de las fluctuaciones de las divisas
h
h
h
Proceso estimación de costos
Entradas
Herramientas
y
Técnicas

Salidas
Linea base del alcance
Cronograma del proyecto
Planificación de los recursos humanos
Registro de Riesgos
k
Factores Ambientales de la Empresa
h
Activos de los procesos de la organización
h
Proporciona la descripción del producto los criterios de aceptación, los entregables claves, los limites del proyecto, los supuestos y las restricciones del proyecto.
Enunciado del alcance
Estructura de desglose de trabajo
Proporciona las relaciones entre todos los componentes y entregables del proyecto.
Diccionario de la estructura de desglose de trabajo
Proporciona una indentificación de los entregables y una descripción del trabajo en cada componente de la EDT
Tiempo y la cantidad de recursos para completar el trabajo del proyecto.
Los atributos de los recursos humanos del proyecto, los salarios y las compensaciones o reconocimientos correspondientes son componentes necesarios para desarrollar la estimación del costo del proyecto.
Tomar en cuenta los costos de mitigación de riesgos.
Los riesgos que pueden ser amenazas u oportunidades, los cuales ejercen un impacto tanto en los costos de las actividades como en el proyecto global.
Cuando el proyecto experimenta un evento de riesgo negativo, normalment se incrementa el costo a corto plazo del proyecto y a veces se produce un retraso en el cronograma de proyecto
Condiciones del mercado
Describe los productos, servicios y resultados que estan disponibles en el mercado
La información comercial publicada
Información de la empresa a la que se tiene acceso, habilidades y los costos de los recursos humanos, listas de precios publicadas,
Políticas de estimación de costos.
Plantilla de estimación de costos.
Información Histórica.
Las lecciones aprendidas.
Juicio de expertos
Aportan información sobre todo tipo devariables realcionadas con el proyectos, como por ejemplo tarifas de trabajo, inflación, factores de riesgos
Estimación Análoga
Utiliza parametros como el alcance, costo, el presupuesto y la duración o medidas de escala tales como el tamaño, el peso y la complejidad de un proyecto anterior similar.
Estimación Paramétrica
Utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables, por ejemplo: pies cuadrados en la construcción.

Para asi calcular parámetros de una actividad tales, como costos, presupuestos y duración.
Estimación ascendente
El costo de cada paquete de trabajo o de cada actividad se calcula con el mayor nivel de detalle.

El costo detallado luego se resume o acumula en niveles superiores para fines de información y seguimiento
Estimación por tres valores
Se basa en la técnica de revisión y evaluación de programas (PERT), el cual emplea tres estimados para definir un rango aproximado de costos de una actividad.

• Más probable (cM). El costo de la actividad se basa en una evaluación realista del
esfuerzo necesario para el trabajo requerido y cualquier gasto previsto.
• Optimista (cO). El costo de la actividad se basa en el análisis del mejor escenario posible
para esa actividad.
• Pesimista (cP). El costo de la actividad se basa en el análisis del peor escenario posible
para esa actividad.
Análisis de Reserva
Las estimaciones de costos pueden incluir reservas para contingencias (llamadas a veces asignaciones para contingencias) para tener en cuenta la incertidumbre del costo. La reserva para contingencias puede ser un porcentaje del costo estimado, una cantidad fija, o puede calcularse utilizando métodos de análisis cuantitativos.

A medida que se dispone de información más precisa sobre el proyecto, la reserva para contingencias puede utilizarse, reducirse o eliminarse. Debe identificarse claramente esta contingencia en la documentación del cronograma. Las reservas para contingencias forman parte de los requisitos de financiamiento.
Costo de la Calidad
Los supuestos relativos a los costos de la calidad, pueden utilizarse para preparar la estimación de costos de las actividades.
Software de estimación de costos para la dirección de proyectos
Las aplicaciones de software de estimación de costos, las hojas de cálculo computarizadas, y las herramientas de simulación y estadísticas son cada vez más utilizadas para asistir en el proceso de estimación de costos.

Estas herramientas pueden simplificar el uso de algunas de las técnicas de estimación de costos y, de esta manera, facilitar la consideración rápida de las alternativas para la estimación de costos.
Análisis de propuesta para Licitaciones
Los métodos de estimación de costos pueden incluir el análisis de cuánto debe costar el proyecto, con base en las propuestas de vendedores calificados. En los casos en los que los proyectos se otorgan mediante procesos competitivos, se puede solicitar al equipo del proyecto un trabajo adicional de estimación de costos para examinar el precio de los entregables individuales y obtener un costo que sustente el costo total final del proyecto.
Estimaciones de costo de las actividades
Las estimaciones de costos de las actividades son evaluaciones cuantitativas de los costos probables que se requieren para completar el trabajo del proyecto. Pueden presentarse de manera resumida o detallada. Los costos se estiman para todos los recursos que se aplican a la estimación de costos de las actividades.
Esto incluye, entre otros, el trabajo directo, los materiales, el equipo, los servicios, las instalaciones, la tecnología de la información y categorías especiales, tales como una asignación por inflación o una reserva para contingencias
de costo.
Los costos indirectos, si se incluyen en el estimado del proyecto, pueden incluirse enel nivel de la actividad o en niveles superiores.
Bases de los estimados
La cantidad y el tipo de detalles adicionales que respaldan la estimación de costos varían según el área de aplicación. Independientemente del nivel de detalle, la documentación de respaldo debe proporcionar una comprensión clara y completa de
la forma en que se obtuvo la estimación de costos.

Los detalles de respaldo para las estimaciones de costos de las actividades pueden incluir:
• documentación de los fundamentos de las estimaciones (es decir, cómo fueron
desarrolladas)
• documentación de todos los supuestos utilizados
• documentación de todas las restricciones conocidas
• indicación del rango de estimados posibles (p.ej., $10.000 (±10%) para indicar que se
espera que el costo del elemento se encuentre dentro de este rango de valores)
• indicación del nivel de confiabilidad del estimado final
Actualizaciones a los documentos del proyecto
Los documentos del proyecto que pueden ser actualizados incluyen, entre otros, el registro de riesgos.
y ahora...
Tomemos un breve receso para MEDITAR y comer sobre lo aprendido.
Entradas
Herramientas
y
Tecnicas

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Salidas
D
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m
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n
a
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P
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Estimaciones de Costos de las Actividades
Se suman las estimaciones de costo de cada actividad de cada paquete de trabajo de la etapa anterior para obtener una estimacion de costos de cada paquete de trabajo.
Bases de las estimaciones
Las bases se sustentan en la etapa de estimación de costos y se especifica cualquier supuesto básico que se relacione con la inclusión o exclusión de costos indirectos en el presupuesto del proyecto.
Limitaciones del alcance
Enunciado del alcance:
Limitaciones varias:
Periodicas referentes a gastos del proyecto.
Gubernamentales .
Por contrato.
Estructura de desglose de trabajo:
Proporciona relaciones entre todos los entregables del proyecto y sus diversos componentes
Diccionario de la EDT:
Identificacion de los entregables y descripción de cada componente de la EDT
Cronograma del Proyecto
Forma parte del plan para la dirección del proyecto, incluye las fechas de inicio y finalización programadas de las actividades del proyecto, los hitos, los paquetes de trabajo, los paquetes de planificación y las cuentas de control. Esta información puede utilizarse para sumar los costos a los periodos del calendario en los cuales se ha planificado incurrir en dichos costos.
Calendario de Recursos
Se emplean para proporcionar información sobre qué recursos se han asignado la proyecto y para qué periodo
Contratos
La información pertinente al contrato y los costos asociados a los productos, servicios o resultados que se han comprado, se incluyen en la elaboración del presupuesto.
Los activos de los procesos de la organización que influyen en el proceso Determinar el
Presupuesto incluyen, entre otros:
• las políticas, procedimientos y lineamientos existentes, formales e informales,
relacionados con la preparación del presupuesto de costos
• las herramientas para la preparación del presupuesto de costos
• los métodos para la preparación de informes
Activos y procesos de la organización
Suma de costos
Las estimaciones de costos se suman por paquetes de trabajo, de acuerdo con la EDT. Las estimaciones de costos de los paquetes de trabajo luego se suman para los niveles superiores de componentes de la EDT, tales como las cuentas de control, y finalmente para todo el proyecto.
Analisis de Reserva
El análisis de reserva del presupuesto puede establecer tanto las reservas para contingencias como las reservas de gestión del proyecto. Las reservas para contingencias son asignaciones para cambios no planificados, pero potencialmente necesarios, que pueden resultar de riesgos
identificados en el registro de riesgos.
Las reservas de gestión son presupuestos reservados para cambios no planificados al alcance y al costo del proyecto.
Las reservas no forman parte de la línea base de costo, pero pueden incluirse en el presupuesto total del proyecto. Las reservas no se incluyen como parte de los cálculos de la medición del valor ganado.
Juicio de Expertos
Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un área de aplicación, un área de conocimiento, una disciplina, una industria, etc., según resulte apropiado para la actividad que se está desarrollando, y que debe utilizarse para determinar el presupuesto. Dicha experiencia puede ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educación, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada.
Relaciones Históricas
Son modelos empleados para predecir los costos totales del proyecto, pueden ser simples o complejas, y paramétricas o análogas.

La exactitud de los modelos paramétricos y análogos pueden variar ampliamente, usualmente pueden ser mas confiables cuando:
• la información histórica utilizada para desarrollar el modelo es exacta
• los parámetros utilizados en el modelo son fácilmente cuantificables
• los modelos son escalables, de modo que funcionan tanto para un proyecto grande comopara uno pequeño, y para las fases de un proyecto
Conciliación limite de financiamiento
El gasto de fondos debe conciliarse con los límites de financiamiento establecidos sobre el desembolso de fondos para el proyecto. Una variación entre los límites de financiamiento y los gastos planificados requerirá en algunos casos la reprogramación del trabajo para regular
dichos gastos.
Esto puede realizarse aplicando restricciones de fecha impuestas para el trabajo en el cronograma del proyecto.
Linea Base del desempeño de costos
¿Quieres saber mas?
Costo Real (AC): Es el costo total incurrido en la realizacion del trabajo de la actividad del cronograma durante un periodo de tiempo determinado.

Valor Ganado (EV): Es la cantidad presupuestada para el trabajo realmente completado de la actividad del cronograma durante un periodo de tiempo determinado. Es un porcentaje del presupuesto total igual al porcentaje de trabajo realmente terminado
Curva S del Proyecto : Esta es la curva de costos acumulados del proyecto por periodo. Es es la línea de base sobre la cual se miden las variaciones y corresponde al Valor Planificado.
Variacion del Costo (CV) = EV-AC
Indica si el costo a sido mayor al presupuestado
Variacion del Cronograma (SV) = EV-PV
Indica si el proyecto esta adelanta o atrasado según lo planeado
Indice de Rendimiento del Coste (CPI)= EV/AC
Representa cuantas unidades de dinero de trabajo se ganaron por cada unidad de dinero que se gasto
Indice de Rendimiento del Cronograma (SPI)= EV/PV
Representa cuantas unidades de dinero de trabajo se ganaron en promedio de cada unidad de dinero de trabajo que estaba planeada hasta la fecha de analisis
Requisitos de Financiamiento del Proyecto
Los requisitos de financiamiento, totales y periódicos (p.ej., trimestrales, anuales) se derivan de la línea base de costo. La línea base de costo incluirá los gastos proyectados más las deudas anticipadas.

A menudo, el financiamiento tiene lugar en cantidades incrementales que no son continuas y que aparecen como peldaños. Los fondos totales necesarios son aquéllos incluidos en la línea base de costo, más las reservas de gestión, si corresponde.
Actualización documentos del Proyecto
• el registro de riesgos
• los estimados de costos
• el cronograma del proyecto
Herramientas
y
Tecnicas
Entradas
h
Control de Costos
¿Qué es el Control de Costos?
Es el proceso por el que se monitorea la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.

Cualquier incremento con respecto al presupuesto autorizado sólo puede aprobarse mediante el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.

El monitoreo del gasto de fondos sin tomar en cuenta el valor del trabajo que se está realizando y que corresponde a ese gasto tiene poco valor para el proyecto.

La clave para un control de costos efectivo es la gestión de la línea base aprobada de desempeño de costos y de los cambios a esa línea base.
El control de costos del proyecto incluye:
• Influir en los factores que producen cambios en la línea base de costo.
• Asegurarse de que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo de manera oportuna.
• Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden.
• Asegurarse de que los gastos no excedan el financiamiento autorizado para el proyecto,tanto por periodo como total.
• Monitorear el desempeño de los costos para detectar y comprender las variaciones conrespecto a la línea base aprobada de costo.
• Monitorear el desempeño del trabajo con relación a los fondos en los que se ha incurrido.
• Evitar que se incluyan cambios no aprobados en los informes sobre costos o utilización derecursos.
• Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios aprobados y costosasociados.
• Realizar acciones para mantener los sobrecostos previstos dentro de límites aceptables.El control de costos del proyecto busca las causas de las variaciones positivas y negativas,y forma parte del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios
Diagrama de flujo de datos del proceso Control de costos
Plan para la dirección del Proyecto
Se utiliza para controlar los costos:
Línea base del desempeño de costos:

La línea base del desempeño de costos se compara con los resultados reales para determinar si es necesario implementar un cambio, o una acción preventiva o correctiva.

Plan de gestión de costos:

El plan de gestión de costos describe la forma en que se gestionarán y controlarán los costos del proyecto.
Requisitos de Financiamiento del Proyecto
Recibe los mismo requsitos que en la etapa de determinar el presupuesto
Información sobre el Desempeño del Trabajo
Incluye información sobre el avance del proyecto, tal como los entregables iniciados, su avance y los entregables terminados. La información también incluye los costos autorizados y aquéllos en los que se ha incurrido, y estimaciones para completar el trabajo del proyecto.
Activos de los procesos de la Organización
Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Controlar losCostos incluyen, entre otros:
• las políticas, procedimientos y lineamientos existentes, formales e informales,relacionados con el control del los costos.
• las herramientas para el control de los costos.
• los métodos de seguimiento e información que se utilizarán.
Gestión del Valor Ganado
La gestión del valor ganado (EVM) en sus diferentes formas es un método que se utiliza comúnmente para la medición del desempeño. Integra las mediciones del alcance del proyecto, costo y cronograma para ayudar al equipo de dirección del proyecto a evaluar y medir el desempeño y el avance del proyecto. Es una técnica de dirección de proyectos que requiere la constitución de una línea base integrada con respecto a la cual se puede medir el desempeño durante la ejecución del proyecto. Los principios de la EVM pueden aplicarse a todos los proyectos, en cualquier tipo de industria.
Valor Planificado,
Valor Ganado,
Costo Real,
Variación de Costos,
Variacion del Cronograma,
Índice de desempeño del cronograma,
Índice de Desempeño del costo.
Proyecciones
El método máscomún de proyección de la EAC es una suma ascendente manual, efectuada por el director del proyecto y su equipo. Las EAC se basan normalmente en los costos reales en los que se ha incurrido para completar el trabajo, más una estimación hasta la conclusión (ETC) para el trabajo restante.

Es responsabilidad del equipo del proyecto predecir las situaciones que pueden presentarse al realizar la ETC, en función de su experiencia a la fecha. El método de la EVM funciona bien junto con las proyecciones manuales de los costos requeridos según la EAC.
El método ascendente de EAC utilizado por el director del proyecto se basa en los costos reales y la experiencia adquirida a partir del trabajo completado y requiere que se realice una nueva estimación para el trabajo restante del proyecto
EAC = AC + ETC ascendente.
Proyección de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC, realizado según la proporción presupuestada
EAC = AC + BAC – EV.
Proyección de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC, realizado según el CPI actual
EAC = BAC / CPI acumulativo
Proyección de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC, realizado considerando ambos factores (SPI y CPI).
EAC=AC + [(BAC – EV) / (CPI acumulativo x SPI acumulativo)].
Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI)
El índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI) es la proyección calculada del desempeño del costo que debe lograrse para el trabajo restante, con el propósito de cumplir con una meta de gestión especificada, tal como el BAC o la EAC. Si resulta evidente que el BAC ya no es viable, el director del proyecto proyecta una estimación a la conclusión (EAC). Una vez aprobada, la EAC reemplaza efectivamente el BAC como meta de desempeño del costo. La ecuación para el TCPI basada en el BAC es: (BAC – EV) / (BAC – AC).
TCPI=(BAC – EV) / (EAC – AC).
TCPI aparece en la parte inferior izquierda como el trabajo restante (definido como el BAC menos el EV).
Revisiones del desempeño
Las revisiones del desempeño comparan el desempeño del costo a lo largo del tiempo, las actividades del cronograma o los paquetes de trabajo que exceden el presupuesto o que están por debajo de éste, y los fondos estimados para completar el trabajo en ejecución. Si se utiliza la EVM, se puede determinar la siguiente información:
• Análisis de variación. El análisis de variación utilizado en la EVM compara el desempeño real del proyecto con respecto al desempeño planificado o esperado. Las variaciones que se analizan más frecuentemente son las relativas al costo y al cronograma.
• Análisis de tendencias. El análisis de tendencias analiza el desempeño del proyecto a lo largo del tiempo para determinar si está mejorando o se está deteriorando. Las técnicas de análisis gráfico son valiosas pues permiten comprender el desempeño a la fecha y compararlo con las metas de desempeño futuras, en forma de BAC con respecto a la EAC y de fechas de finalización.
• Desempeño del valor ganado. La gestión del valor ganado compara la línea base del plan con respecto al desempeño real del cronograma y del costo.
Análisis de Variación
Las mediciones del desempeño del costo (CV, CPI) se utilizan para evaluar la magnitud de variación con respecto a la línea base original de costo. Los aspectos importantes del control de los costos del proyecto incluyen la determinación de la causa y del grado de variación con relación a la línea base del desempeño de costos y la decisión de la necesidad
de aplicar o no acciones preventivas o correctivas. El rango de porcentaje de variaciones
aceptables tenderá a disminuir conforme el trabajo efectuado avanza. A medida que el proyecto se acerca a su conclusión, el mayor porcentaje de variación permitida al inicio del proyecto puede disminuir.

A menudo se utiliza el software de gestión de proyectos para monitorear las tres dimensiones de la gestión del valor ganado, EVM (PV, EV y AC) para representar gráficamente tendencias y proyectar un rango de resultados finales posibles para el proyecto.
Software de Gestión de Proyectos
Salidas
Mediciones del Desempeño del Trabajo
Los valores calculados del CV, SV, CPI y SPI para los componentes de la EDT, en particular los paquetes de trabajo y las cuentas de control, se documentan y comunican a los interesados.
Proyecciones del Presupuesto
El valor de una EAC calculada o de una EAC ascendente debe documentarse y comunicarse a los interesados
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
Entre los activos de los procesos de la organización que pueden actualizarse, se incluyen:
• las causas de las variaciones
• las acciones correctivas seleccionadas y la razón de su selección
• otros tipos de lecciones aprendidas procedentes del control de costos del proyecto
Solicitudes de Cambio
El análisis del desempeño del proyecto puede dar lugar a una solicitud de cambio a la línea base del desempeño de costos o de otros componentes del plan para la dirección del proyecto. Las solicitudes de cambio pueden incluir acciones preventivas o correctivas y se procesan para su revisión y tratamiento por medio del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios
Entre los elementos del plan para la dirección del proyecto que pueden actualizarse, se encuentran:
Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
Línea base del desempeño de costos
Plan de gestión de costos
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Entre los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen:

• los estimados de costos
• base de las estimaciones
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Estimar los Costos
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Determinar el Presupuesto
Gestión de Costos
Al inicio del proyecto cuando se establece el ciclo de vida
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