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La Funcion Estrategica de la Informacion en la Administracion de Ventas

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Monica del Carmen Lomba

on 19 October 2013

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La Función Estratégica de la Información en la Administración de Ventas
Etapas del diseño de los territorios de ventas
Paso No.2 - Calcular el Potencial del Mercado
Se debe realizar para cada unidad básica de control. En ocasiones el calcular el potencial de cada unidad basica se considera la demanda probable de cada cliente.

Esto funciona mucho mejor en el caso de los fabricantes de bienes industriales que en el de los bienes de consumo. Los consumidores de los primeros son menos que los de consumo y es mas facil identificarlos.
La TI es la adición mas notable a los negocios desde hace 30 anos, pero la revolución ocurrió a finales del siglo XX poniendo dichas herramientas bajo una luz distinta.
Intro
Paso No. 5 - Ajustar los Territorios Tentativos
Ajusta los limites de los territorios tentativos establecidos en el paso 3 para compensar las diferencias en la carga de trabajo que se encontraron en el paso 4.
Paso No.6 - Asignar los Territorios a los Vendedores
Luego de fijar los limites del territorio, el analista procede a definir que persona asignara a determinada zona
Análisis de las Ventas para la Toma de Decisiones de los Administradores
Es otra de las aplicaciones importantes de la información e implica reunir, clasificar, comparar y estudiar los datos de la compania en este renglón.

Los administradores que realicen un análisis de las ventas deben tomar decisiones acerca de:
3. Tipos de acumulación de la información
Es la tercera desicion importante que la administración debe enfrentar. el procedimiento mas comun y esclarecedor para reunir y tabular las ventas mediante agrupaciones adecuadas como:

El principio de Aislar y Aumentar
En este principio se identifican las discrepancias mas significativas entre la realidad y el parámetro y a partir del cual se examina con detalle, es decir se amplían.
Este determina como hacer el análisis de las ventas . Se tratara de uno simple o comparativo. En el caso de ser comparativo, surgen las siguientes interrogantes:
1) Cual sera la base de la comparación?
2) Que tipo de sistemas se empleara?

Cuando es simple se realiza una lista y no se coteja con ningún parámetro
1. Tipo de sistema de evaluación
La companía primero deberá primero determinar el tipo de comparaciones que llevara a cabo.
Uno de los documentos fuentes mas productivos es la factura. A partir de ella se consigue información como: Nombre, dirección, detalle del producto, volúmenes, vendedor, costos por total de compra, flete, etc.
2. Fuentes de información para el análisis de las ventas
Zonas geográficas, como estados, municipios, regiones o territorios de los vendedores, producto tamaño del paquete, grado o color, cliente y su tamaño, mercado de venta, correo, teléfono, vendedores directos, tamaño del pedido, arreglo financiero, termino de pago
Lo mismo ocurre con muchos datos acerca de las ventas, el marketing y los negocios. Los síntomas visibles muchas veces ocultan problemas reales.
Posteriormente se analizan los detalles que revela la ampliacion y se vuelven a aislar y a ampliar las discrepancias mas significativas. Se sigue con el proceso hasta que sea posible aislar los problemas reales.
El gerente trata de alcanzar el ideal de que todos los territorios sean iguales, tanto respecto del potencial de ventas que poseen, como de la cantidad de trabajo que requerirá el vendedor para cubrirlos de forma efectiva.
Usos de la información para la planeación y toma de decisiones de los administradores
La información es el motor que hace posible la toma de decisiones. Los gerentes de ventas están encargados de tomar decisiones y hacer planes que repercuten en diversas áreas de una compañía.

El desarrollo de pronósticos de ventas es una de las aplicaciones más importantes de la información que realizan los gerentes.
Como diseñar los territorios de ventas
• El potencial del mercado
• El potencial de las ventas
• El pronóstico de ventas
• Las cuotas de ventas
El análisis de las Oportunidades del Mercado
Métodos subjetivos para elaborar pronósticos
Estos métodos no dependen primordialmente de enfoques analíticos (empíricos)
• Expectativas del usuario
• Compuesto mixto de la fuerza de ventas
• Opinión de un jurado de ejecutivos
• Técnica Delfos

Métodos Objetivos para elaborar pronósticos
Recurren primordialmente a enfoques analíticos para realizar el pronóstico

-• Prueba de mercado
- Análisis de series temporales
- Promedio movedizo
- Uniformidad exponencial
-• Desglose
- • Análisis estadístico de la demanda

Elaboración de Cálculos para los territorios
Las empresas no solo deben laborar calculos globales de demanda, sino también cálculos de demanda por territorios
Estos cálculos permiten dirigir y controlar a los vendedores porque afectan los siguientes aspectos:

1. El diseño del territorio de ventas.
2. Los procedimientos empleados para identificar a los clientes en perspectiva.
3. Las cuotas de ventas.
4. Los niveles de recompensa y la mezcla de elementos del plan de recompensas de la empresa para las ventas.
5. La evaluación del desempeño de los vendedores.

Las cuotas facilitan la planeación y control del esfuerzo de ventas de campo en varios aspectos:

1. Ofrecen incentivos a los representantes de venta.
2. Evalúan el desempeño de los vendedores.

Para que una cuota sea efectiva debe ser:
1. Alcanzable.
2. De fácil entendimiento.
3. Completa.
4. Oportuna.
Propósitos y Características de las cuotas de ventas
Tipos de Cuotas
Hay 3 tipos básicos de cuotas:
a. Las que hacen énfasis en las ventas con algún aspecto del volumen de éstas.
b. Las que se concentran en las actividades que deben cumplir los vendedores.
c. Las que consideran criterios financieros, como el margen bruto.
Las más empleadas son las cuotas por volumen de ventas.

a. El tamaño de la fuerza de ventas o la cantidad de territorios.
b. El diseño de los territorios individuales.
c. La asignación del esfuerzo total de las ventas a las cuentas.


El destacamento de la fuerza de ventas se refiere a 3 decisiones interrelacionadas.
Existen varias técnicas para determinar el tamaño de la fuerza de ventas de campo.
Tres de las más importantes son
1. El método del desglose, es uno de los más sencillos
2. Método de la carga del trabajo, sirve para determinar el tamaño de la fuerza de ventas es que todo el personal de ventas debe cargar sobre sus hombros una cantidad igual de trabajo.

a. Clasificar a todos los clientes por categorías.
b. Determinar la frecuencia con que conviene visitar cada cuenta y la duración ideal de cada visita.
c. Calcular la carga de trabajo necesaria para cubrir todo el mercado.
d. Determinar el tiempo disponible por cada vendedor.

Específicamente, el método consta de varios pasos, los cuales son los siguientes:
Las metas que se asignan a los vendedores se llaman cuotas. Sirven para planear la cantidad de ventas y utilidades que habrá al final del período de planeación y para anticipar las actividades del equipo de trabajo.
Las cuotas facilitan la planeación y control del esfuerzo de ventas de campo en varios aspectos
1. Ofrecen incentivos a los representantes de venta.
2. Evalúan el desempeño de los vendedores.

Para que una cuota sea efectiva debe ser:
1. Alcanzable.
2. De fácil entendimiento.
3. Completa.
4. Oportuna.

Las cuotas deben ser fáciles de entender. Los planes complejos de éstas suelen despertar sospecha y desconfianza entre los representantes, lo cual los desalienta en vez de motivarlos.
Cuando se discuten los niveles de cuotas, es útil separar el volumen de ventas, las actividades y las cuotas financieras. Determinar el tamaño de la fuerza de ventas. Los vendedores son uno de los activos más productivos de una empresa y también uno de los mas caros. Determinar la cantidad óptima presenta varios dilemas fundamentales
Nivel de Cuotas
Paso No. 1 - Elegir una unidad básica de control

- Estados
- Zonas Comerciales
- Municipios (condados)
- Ciudades y Zonas Metropolitanas Estadísticas
- Códigos Postales y Otras Zonas


Requiere de la combinacion de las unidades basicas de control contiguas para formar agregados geograficos mas grandes
Paso No. 3 - Configurar Territorios Tentativos
- Análisis de las cuentas
- Criterios para clasificar las cuentas
- Establecer los porcentajes de visitas a las cuentas
- Determinar la frecuencia de las visitas cuenta por cuenta
- Determinar el total de la carga de trabajo
Paso No.4 - Realizar una análisis de la carga de trabajo
De acuerdo con el análisis de la ventas, se puede determinar un fenomeno determinado "El principio del Iceberg". Es cuando solo el 10% de su masa sobresale del agua, el 90% restante del hielo esta bajo la superficie y no siempre esta justo debajo de la punta. La parte sumergida es muy peligrosa para los barcos.
El principio del Iceberg
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