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PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS

Recibo y entrada de productos

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Transcript of PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS

TEORIA DE INVENTARIOS Eliana Marcela Aguirre Carrillo
Claudia Milena Rodriguéz Saavedra
Jose David Cadena Facultad de Ingeniería Industrial
Corporación Universitaria del Meta
2013 PROCEDIMIENTOS PARA EL
MANEJO DE INVENTARIO OBJETIVO DE LOS PROCESOS PARA EL MANEJO DE INVENTARIO Todo sistema administrador de inventarios debe tener en cuenta ciertos principios aplicados a la gestión de la demanda, “Es la administración adecuada del registro, compra, salida de inventario dentro de la empresa” Y “Conocer qué artículos se venderán y en qué cantidades, garantizando así que en los puntos de venta nunca haya demasiados artículos, ni excesivamente pocos”. LA CADENA DE APROVISIONAMIENTO La Administración de la Cadena de Suministro
“Consiste en la colaboración entre las empresas que persiguen un posicionamiento estratégico y pretenden mejorar su eficiencia operativa" IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS Los procedimientos están enfocados principalmente al control de entradas y salidas de productos del Inventario, estos procedimientos hacen parte de la planeación y control Inventarios, y juega un papel muy importante lo que hoy día se a denominado como la Logística de los inventarios ACTIVIDADES PRINCIPALES DE LA PLANIFICACIÓN Y EL CONTROL DE INV. 1.- Determinación de las existencias: La cual se refiere a todos los procesos necesarios para consolidar la información referente a las existencias físicas de los productos a controlar incluyendo los procesos de:
Toma física de inventarios
Auditoría de Existencias
Evaluación a los procedimientos de recepción y ventas (entradas y salidas)
Conteos cíclicos
2.- Análisis de inventarios: La cual esta referida a todos los análisis estadísticos que se realicen para establecer si las existencias que fueron previamente determinadas son las que deberíamos tener en nuestra planta, es decir aplicar aquello de que "nada sobra y nada falta", pensando siempre en la rentabilidad que pueden producir estas existencias. Algunas metodologías aplicables para lograr este fin son:

Formula de Wilson (máximos y mínimos)
Just in Time (Justo a Tiempo)
3.- Control de producción: La cual se refiere a la evaluación de todos los procesos de manufactura realizados en el departamento a controlar, es decir donde hay transformación de materia prima en productos terminados para su comercialización, los métodos mas utilizados para lograr este fin son:

MPS (plan maestro de producción)
MRP II (planeación de recursos de manufactura)
PRINCIPIOS EN LOS PROCEDIMIENTOS En caso de materia prima local pueden existir problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento e internación al país es importante.
Obsolescencia de los inventarios, tanto por nueva tecnología como por desgaste
Seguro contra daños
Inspección visual de los artículos
Forma de contabilidad de los inventarios, valoración y moneda
Se bebe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en proceso y productos terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada o determinada.
Conocer como se realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada.
Tecnología de manejo de materiales empleada
Naturaleza y liquidez de los inventarios.
Características y naturaleza del producto
Características del mercado, canales de distribución, tendencias
CONTROL DE CADUCIDADES Las caducidades deben revisarse desde el momento que se reciba la mercancía.
Consultar con el proveedor el modo de leer su fecha de fabricación y caducidad, esto es en casos específicos como la cerveza, refresco, y de algunos otros productos si es el caso.
Se llevara un control de caducidades mediante un formato el cual será revisado semanalmente por el encargado de almacén y verificado por la gerencia.
La mercancía con caducidad más próxima es la primera a la que se le dará salida y será dada de baja en el control de caducidades una vez se haya transferido a algún departamento.
No se recibirá por ningún motivo mercancía de baja fecha de caducidad se levantara un reporte de incidencia al proveedor y se avisará a la gerencia, chef ó jefe de piso.

Revisar el control de caducidades de las demás áreas, presionando en que se lleve semanalmente y haciéndoles selectivos para verificar que todo este en orden.

El acomodo de la mercancía perecedera y con fecha de caducidad debe ser con forme a esta, los productos mas a la mano serán los que tengan la caducidad más próxima, para el momento de hacer transferencias dar la mercancía con la menor fecha de caducidad.
CONTROL DE MERMAS La merma de materiales constituye otro factor que aumenta considerablemente los costos de ventas. Existen autores que consideran que una merma aceptable sería desde el 2% hasta el 30% del valor del inventario. La realidad es que la única merma aceptable es del 0%: aunque se trate de una utopía el conseguirlo, nuestro objetivo siempre debe estar orientado hacia el estándar más alto y no ser indulgentes con la obtención de nuestras utilidades. Para su control se recomiendan las siguientes acciones: Procedimientos de almacén 1. Una vez recibida la mercancía se procederá a ponerla en el lugar asignado para ella en el almacén.
2. Se ingresará en el sistema toda la mercancía recibida en el almacén.
3. Se revisará constantemente el acomodo de la mercancía para prevenir accidentes y deterioro del producto.
4. Semanalmente se hará un conteo selectivo de mercancía para verificar que todo esté en orden (checar la mercancía que más se utiliza).
5. Se hará un inventario físico semanal del almacén cotejándolo con el que tenemos en sistema.
6. Se revisarán semanalmente las caducidades de los productos dándole prioridad y salida a los de más cercana caducidad.
7. Se harán conteos diarios de la mercancía más cara para llevar un control de esta (artículos o productos hijos).
8. Las salidas de almacén a los diferentes departamentos se deberán realizar mediante el formato correspondiente y ser firmado por el encargado de almacén y por la persona que realiza el pedido de mercancías.
9. Toda salida de mercancía hacia los demás departamentos deberá ser registrada en el sistema, esto es darle salida de almacén y entrada en el departamento al que se haya hecho la transferencia.

PROCEDIMIENTOS DE RECIBO 1. El recibo de mercancía se hará por la parte posterior del negocio de ser posible.
2. Se le recibirá a los proveedores conforme vayan llegando uno por uno, no habrá favoritismos salvo en el caso de necesidad extrema de cierta mercancía.
3. El recibo de la mercancía debe ser minucioso, es decir revisar cajas cerradas, revisar que la mercancía venga en óptimas condiciones, verificar peso de mercancía que lo requiera, revisar caducidades, etc.
4. En dado caso de que el proveedor traiga mercancía de menos o en condiciones no óptimas para el negocio se avisara a la gerencia y se devolverán esos productos, además que se levantara un acta de incidencia si así se requiere.
5. Revisar facturas de mercancía recibida para cotejar que lo que se recibe físicamente es lo que dice la factura y, en dado caso de haber un error, tachar y corregir en el documento la cantidad errónea.
6. La revisión de facturas se hará en el momento de recibir la mercancía (o de acuerdo con la política interna de la empresa), circulando las cantidades de producto correcto y tachando y corrigiendo las que no.
7. Llevar un control en el formato de recibo de las mercancías que se reciben por proveedor, al final del recibo solicitar firma de la persona representante del proveedor o del mismo en dado caso que sea el que surta el producto.
8. Toda la mercancía recibida debe ser colocada en su lugar correcto en el almacén y ser capturada en sistema.
Procedimiento de toma física (Conteo de mercancías) 1. La mercancía se contará de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacía adelante.
2. Se contará en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto.

3. Se dividirá el almacén (anaqueles) por número para mejor distribución y rápida detección de errores.

4. El contador y el auditor no contarán la mercancía del mismo lugar sino que uno empezará en el primer anaquel y el auditor por el último.

5. Se hará un listado de mercancía en el cual se tomarán los productos encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacia delante, esto para facilitar más el conteo.
Se llevará un control de todas las mermas que haya por departamento en el formato correspondiente, anotando el motivo de la merma.
Semanalmente se llevara a cabo la revisión de las mermas con el jefe de departamento, firmando la revisión (formato) y siendo verificada por la gerencia.
Las mermas generadas por el mal manejo de mercancía o por mal uso de productos deberán ser registradas en un reporte de incidencias para tomar las decisiones pertinentes en cada caso.
Las mermas producidas por circunstancias propias del producto ajenas a la operación se registrarán en un reporte de incidencias y se notificará al proveedor, tratando de llegar a un acuerdo para el cambio físico de dicha mercancía.
Se llevará un listado de mermas con el costo de cada producto mermado el cual será revisado semanalmente con la gerencia para tomar las decisiones pertinentes.
6. Se bajara la mercancía que se tenga duda en su conteo y se regresará a su lugar una vez contada. 10. Al final del conteo se cotejarán las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no haya errores, si hay habrá que verificarlos y corregirlos, una vez que todo esté bien checado y sin ninguna anomalía se procederá a ingresar el conteo en el sistema. 11. Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningún faltante físico de mercancía, en caso de haberlo se volverá a contar la mercancía con faltante y se buscará en todos los lugares posibles que pueda estar antes de tomarla como faltante real. 7. Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas de producto dentro de ellas. 9. Los números de secuencia de la mercancía enlistada serán de 10 en 10 y por anaquel, es decir en el anaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el número que se necesite según la cantidad de mercancía que haya, y en el anaquel 2 será lo mismo comenzando por el número 10 y continuando de 10 en 10. 8. Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un número de secuencia intermedia dependiendo la ubicación del producto y se anotará al final de la hoja. ROTACIÓN DE EXISTENCIAS
Proceso de recepción de materiales
Proceso de almacenamiento
Proceso de atención de usuario
Proceso de control de existencias
Proceso de eliminación y baja de materiales
Proceso de control de Inventarios
Proceso de mantenimiento y conservación de materiales
Procesos de manejo de materiales y transporte interno
Procesos de identificación y codificación de materiales
Procesos en almacenes y administración de materiales: Materiales obsoletos y sobrantes de stock:

Formalidades, contabilización y procedimientos
Clasificación, eliminación y venta de sobrantes

Administración del espacio:

Arquitectura de almacenes – propiedades del espacio como recurso
Espacio bruto – espacio neto
Instalaciones de almacén – pasillos – manejo del espacio.
Desarrollo de recomendaciones para el manejo del espacio
Almacenamiento y apilado de materiales:

Almacenamiento de carga geométrica
Almacenamiento de cargas especiales
Accesorios de uso en almacenes
Equipamiento de la bodega para almacenamiento automatizado

Pallets y Contenedores

Palletización de carga
Tipos de pallets – aseguramiento de carga
Manipulación de carga palletizada
Contenedores – consolidación de carga
Tipos de Contenedores y manejo de carga en contenedores
Seguridad general de almacenes

Seguridad contra incendio
Distancias y tolerancias
Alturas de los aperchados
Iluminación – señalización.
Codificación y etiquetado de materiales
Nivel de codificación
Codificación y seguridad de datos
Códigos de barra – estándares e instrumentos lectores
Etiquetado y ubicación de materiales en bodega
Clases y Grupos de materiales de codificación estandarizada
Revisión de códigos de uso común: SIC, NAIC, SC y otros
Mantenimiento y conservación de materiales en almacenes
Principios de la corrosión de materiales
La corrosión en la empresa y en las bodegas
Planes de mantenimiento de materiales durante almacenamiento
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