Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Создание системы управления проектами

No description
by

Denis Bazin

on 29 April 2015

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Создание системы управления проектами

Адванта 2.0.
http://www.advanta-group.ru
Создание системы управления проектами
Адванта Консалтинг
Цели и показатели
Стратегия, портфели, программы
Проект
Проект
Проект
Для высшего руководства - это система управления развитием бизнеса
Стратегическое планирование
Корпоративный портал
Единая информационная платформа
Проект
Проект
Проект
Обсуждения задач
Риски
Идеи
Для сотрудников - Адванта корпоративная социальная сеть, среда для совместной работы
Информация
о проблемах
Кто мы?
Полная картина бизнеса
Что является гарантией успешного внедрения Адванты?
Целостный продукт - каждый элемент системы создает часть целого
Выгоды от Адванты
Для собственника и высшего руководства
Полная визуализация структуры бизнеса и ключевых активов

Четкая программа достижения желаемого будущего, представленная в виде дерева проектов и задач

Отслеживание реализации стратегических планов

Прозрачность выбора проектов для инвестирования

Контроль деятельности компании из любого места, в любое время


Для руководителя проектного офиса
Возможность с легкостью контролировать реализацию большого количества проектов

Контроль за распределением ресурсов по всем проектам компании

Автоматическая подготовка отчетности, проектный документооборот

Внедрение методологии управления проектами через закрепление процессов в системе

Создание единого информационного пространства для проектной деятельности, объединяющего всех участников


Для руководителей проектов
Единый информационный портал проекта

Оперативное управление командой проекта, эффективные коммуникации

Контроль за ходом реализации проекта в режиме онлайн

Автоматическая подготовка отчетности для руководства

Прозрачность мотивации сотрудников за результаты выполнения задач


Для руководителей подразделений
Единый информационный портал подразделения

Возможность планировать и отслеживать загрузку персонала с учетом текущих поручений и проектных задач

Разграничение зон ответственности и исключение дублирования задач

Прозрачная мотивация сотрудников на участие в проектах

Контроль за реализацией проектов и текущих задач подразделения



Для сотрудников
Удобная среда для взаимодействия с руководством и коллегами

Стирание географических и иерархических границ в компании

Легкая и быстрая адаптация нового сотрудника

Простой инструмент для планирования рабочего времени и отражения статусов задач

Прозрачная мотивация за выполненные задачи, понимание своего вклада в достижение общих целей компании


Адванта как система управления бизнесом
Управление жизненным циклом проекта
Управление портфелем проектов:
Управление человеческими ресурсами
Управление финансами в проекте
Адванта как корпоративный портал
Стратегическое планирование
Презентация
Адванта - это конструктор, который позволяет создавать решения без программирования
Основой построения решения являются настраиваемые объекты
Типы бизнес-единиц:
дочерние компании
активы
площадки
Типы проектов:
инвестиции
оргразвитие
ИТ
Типы задач:
поручения
задачи
совещания
Название проекта
Поле 2
Поле 1
Поле 3
Управление проектной компанией
Управление проектным офисом
Управление ИТ-департаментом
Управление строительством
Управление проектами в государственных органах
Инициация проекта
Планирование
Назначение исполнителей
Публикация документов


Контроль отклонений
Управление изменениями
Приемка задач
Закрытие проекта
Выполнение задач
Планирование проекта выполняется в диаграмме Ганта
Все документы проекта находятся в системе
У каждого проекта есть свой паспорт, который заполняется при инициации проекта
Оценка
трудоемкости
Назначение ресурсов
и балансировка загрузки
Заполнение табеля
учета времени
Утверждение табеля
Анализ эффективности
использования ресурсов
Формирование
контрактов
Планирование
платежей
Ввод фактических
данных
Контроль бюджета проекта
Формирование
реестра проектов
Оценка и
приоритезация
Выравнивание
проектов
Мониторинг портфеля проектов
Регистрация и
обсуждение идей
Проектная
деятельность
Функциональная деятельность
Персональный кабинет
Единый календарь
Коммуникации
Управление заявками
Структура бизнеса
Представление
на карте
Панели
управления
Определение стратегии
в формате сессии
Планирование деятельности подразделений
Стратегический план
достижения целей
Определение целей
У каждого пользователя системы есть свой
персональный кабинет
Календарь объединяет проектные, функциональные и личные задачи
По каждой задаче определяется трудоемкость и задается тип ресурса
При назначении исполнителей можно выровнять загрузку с помощью визуального оптимизатора
Утверждение табеля возможно как по исполнителю, так и по отдельному проекту
При выполнении работ исполнители заполняют табели учета рабочего времени
Сводные отчеты позволяют делать анализ использования ресурсов, а также их плановой и фактической стоимости
При назначении задач, исполнители получают входящие запросы на домашней странице
Дерево объектов
...
Паспорта объектов
Пользовательские
таблицы
OLAP-кубы
Табличные и графические отчеты
Ресурсы
Финансы
Спецификации
Риски
Уроки
Сводные таблицы
Индикаторы
Тренды
Графики
Для отражения хода выполнения задач используется визуальная система статусов
Завершение задач обязательно подтверждается руководителем через процедуру приёмки
Обсуждение проблем и запросов на изменения производится с помощью дискуссий
В основе любого решения находится
бизнес-окружение - визуальное представление
основных направлений деятельности
Представление в виде карты
Панель управления - аналитический центр в системе
Мониторинг проектов портфеля на основе анализа трендов и отклонений
Оценка проектов может проводиться на основе оценкок экспертов, по анкетам, заполяемым прямо через систему
В рамках проекта Адванта позволяет сформировать реестр контрактов
По контрактам производится планирование платежей, в том числе с привязкой к календарному плану
Ввод фактических данных может производиться вручную, через выгрузку из MS Excel или из учетных систем с помощью API
С помощью OLAP-отчетности производится анализ бюджета проекта
Предложить идею может любой сотрудник, заполнив для этого специальную форму.
Все проекты компании идентифицируются и представляются в виде реестра проектов
Адванта дает возможность увидеть действующие ограничения для выравнивания проектов
Регистрация заявок - набор реквизитов карточки заявки определяется от её типа
Новости
Дискуссии
Согласования
Опросы
Инструменты бизнес-коммуникаций Адванты
Все задачи, определенные на уровне стратегии фиксируются либо в виде проектов, либо в виде поручений
Вид карточки объекта настраивается
Пользовательские таблицы
OLAP-кубы
Электронный документооборот
Управление отношениями
с клиентами (CRM)
Управление идеями
Электронный документооборот
Управление отношениями с клиентами (CRM)
Управление идеями
Регистрация
заявки
Работа над
сделкой
Отражение
активностей
Мониторинг сделок
Прогноз продаж
Планирование
инноваций
Оценка предложений
Рейтинг предложений
Создание карточки
инновационного
предложения
Мотивация авторов идей
Постановка поручений
Отражение статуса
Контроль исполнения поручений
Регистрация входящего
документа
Переадресация и
постановка задач
Журнал учета входящих документов
Регистрация договора
Обсуждение и согласование
договора
Сводный реестр
договоров
Сводный отчет по сделкам используется для проведения совещаний в отделе продаж (Sales meeting).
Каждый следующий этап сделки содержит оценку вероятности, на основании которой система расчитывает прогноз поступлений.
По каждой сделке ведется паспорт, на котором отражается вся информация по сделке
Все активности с клиентом (звонки, встречи, переписка) отражаются в системе.
По каждой потенциальной сделке в системе регистрируется заявка.
Ежегодно в компании разрабатывается план по организации инновационной деятельности.
По интересным идеям проводится экспертиза и оценка.
На основании оценок экспертов система
расчитывает рейтинг идей.
Значимые идеи запускаются в реализацию как проекты или мероприятия.
После реализации идей производится оценка экономического эффекта, что является основой для мотивации авторов лучших идей.
Отобранные предложения реализуются как проекты или мероприятия.
Реализация
Как оценить проект внедрения?
У руководства нет полной картины по проектам из-за осутствия единого реестра проектов с актуальными статусами
1. Создание в системе паспорта проекта
3. Инвентаризация всех текущих проектов в системе и поддержка реестра в актуальном состоянии
2. Разработка формата и процедуры сбора электронного «Отчета о статусе»
1. Создание реестра проектов
2. Управление жизненным циклом проекта
3. Планирование и контроль сроков
4. Управление постановкой и приемкой задач в проекте
5. Организация проектных коммуникаций
6. Управление человеческими ресурсами
7. Управление стоимостью
9. Управление портфелем проектов
10. Панель управления бизнесом
Четыре уровня организационной зрелости
Уровень 1. «Создаём порядок и регулярную отчетность»
Уровень 2. «Организуем совместную работу над проектами»
Уровень 3. «Оптимизируем себестоимость»
Уровень 4. «Управляем по показателям»
8. Управление качеством
Результаты
Полная актуальная картина по проектам для руководства
Создание фундамента для ИСУП
Эффективное взаимодействие подразделений
Повышение предсказуемости и сокращение сроков реализации проектов
1.Панель жизненного цикла проекта для управления фазовыми переходами
3. Проверка заполнения атрибутов при изменении фазы
2. Динамические атрибуты паспорта проекта
1. Календарный план проекта и техника планирования с использованием связей
3. Контроль отклонений от базовых планов
2. Процесс управления на основе базовых планов
1. Процедура делегирования задачи
3. Процедура приемки задачи
2. Процедура отражения статуса задачи
1. Обсуждение проблем и изменений с помощью дискуссий
3. Электронные протоколы совещаний
2. Ведение архива документов в системе
1. Определение нормативов по работам и проектам
3. Аналитика по структуре фактических трудозатрат
2. Система сбора фактических трудозатрат
1. Ведение реестра контрактов в системе
3. Контроль наличия первичной документации при занесении актов
2. Управление платежами - план, факт, закрытие
1. Ведение управленческой таблицы для анализа ключевых показателей
2. Формирование методики оценки рейтинга проекта
3. Управление портфелем на основе сквозных приоритетов
1. Чек-листы для оценки проекта
2. Аналитика по проблемам в проектах
Эффективные совещания

Четкое отражение статуса задач, точная оценка состояния пректа
Своевременная фиксация всех проблем и изменений
Порядок с документами проектов
процедура утверждения базового плана
процедура изменений плана с фиксацией причин
привязка мотивации команды к соблюдению утвержденных сроков
4. Привязка статуса к контрольному документу
Для руководителей проектов - Адванта онлайн система для работы с проектами в режиме «одного окна»
Уровень 1. «Создаём порядок и организуем совместную работу»
Уровень 2. «Оптимизируем ресурсы»
Уровень 3. «Управляем
себестоимостью»
Уровень 4. «Управляем по показателям»
Удобное финансовое планирование и контроль бюджета
Управление себестоимостью проекта
Мотивация команды на повышение прибыли
Сокращение затрат при реализации проектов
Повышение ROI от бизнеса в целом
Повышение качества - > рост лояльности - > рост продаж по рекомендациям
Создание условий для постоянного улучшения бизнес-процессов
Повышение управляемости бизнеса и возможностей для его масштабирования
4. Аналитика по себестоимости проекта (ФОТ, затраты, доходы)
3. Создание базы уроков
Что мы предлагаем?
Планирование
Постановка задач
Планирование совещаний
Общение команды
Учет финансов
Работа с документами
Постоянные конфликты между подразделениями, возникающие в точках передачи результатов работ
Дополнительные объемы работ из-за недостаточно детального планирования
Постоянные срывы сроков из-за отсутствия контроля прогресса проекта по вехам
Проблемы, возникающие при отсутствии порядка в проектах
Инструменты
Внедрение процессов:
Инициация проекта (заполнение паспорта)

Формирование отчета о статусе

Управление жизненным циклом проекта

Мониторинг реестра проектов

Детальное планирование проектов

Управление базовыми планами
Уровень 1. «Создаём порядок»
Внедрение процессов:
Постановка и приёмка задач через систему

Обсуждение и решение проблем

Управление изменениями

Ведение архива проектной документации

Электронный протокол оперативных совещаний
Уровень 2. «Организуем совместную работу»
Внедрение процессов:
Определение и выполнение нормативов работ

Учет трудозатрат и анализ их структуры в себестоимости проекта

Планирование прибыли и её достижение

Планирование и учет затрат/поступлений по проекту
Уровень 3. «Считаем и анализируем»
1. Определение того, какие проекты для компании на самом деле самые выгодные
Внедрение процессов:
Регулярная оценка качества проектов

Факторный анализ причин проблем

Методика определения приоритета проекта

Ведение управленческой таблицы для мониторинга основных показателей
Уровень 4. «Управляем по показателям»
Сложно оценить текущее состояние проекта при отсутствии прозрачной системы постановки и приёмки задач
О проблемах становится известно в самый последний момент, когда их уже сложно исправить
Потери документации, ключевые документы проекта находятся в разных местах
Не эффективные и затянутые совещания без фиксации достигнутых договоренностей
Проблемы, возникающие при управлении проектами
Компания не управляет себестоимостью проектов в ходе выполнения проекта
Систематический перерасход ресурсов и, как следствие, снижение прибыли
Кассовые разрывы, связанные с дополнительными расходами и изменением сроков работ
Существенное превышение бюджета проектов
Проблемы из-за недостаточного понимания структуры стоимости проекта
Низкое качество проектов, падение качества при росте масштабов бизнеса
Постоянно повторяющиеся проблемы, отсутствие понимания их истинных причин
Различное понимание приоритетов на уровне высшего руководства и руководителей среднего звена
Сложность улучшения бизнес-процессов при отсутствии их регулярной оценки
Что сдерживает развитие компании при отсутствии системы показателей?
Результаты
Инструменты
Результаты
Инструменты
Результаты
Инструменты
Из чего складывается стоимость?
Что вы получите?
Компания-разработчик российской системы Адванта
Более 10 лет на рынке
В прошлом - разработчики облачных систем для западных заказчиков (одна из них лидер по Gartner в сегменте PPM)
Реализовано более 100 проектов внедрения Адванты
Самая крупная инсталляция - более 2000 пользователей, использование в 83 субъектах РФ
График работы
Выезд
Выезд
Неделя 1
Неделя 2
Неделя 3
...
Время
Контрольное задание
Выполнение контрольного задания
4 дня
4 дня
1 день - анализ
результатов, подготовка контрольного задания
1 день - проверка задания и подготовка к выезду
1. Информационная система Адванта
3. Технология гарантированного запуска системы
2. Упакованные процессы управления проектами
Ключевое отличие Адванты - возможность быстрой адаптации под бизнес-процессы
Внедрение Адванты
Внедрение систем класса Task Manager
Внедрение сложных систем УП
Управление человеческими ресурсами
Управление финансами
в проектах
Управление портфелем
проектов
Управление жизненным
циклом проекта
Повышение эффективности управления проектами
Часть 2. Реализация бизнес-процессов в Адванте
Наши клиенты - более 100 компаний
Оборонный сектор
ОАО «ОКБ Сухого»
ОАО «НПК Уралвагонзавод»

Государственный сектор
Агентство стратегических инициатив
ОИВ Свердловской, Пермской, Архангельской, Волгоградской, Пензенской, Астраханской областей

Финансовый сектор
Инвестиционная компания АТОН
ОАО «Татфондбанк»
Холдинги
КОМОС-ГРУПП
Нордтекс

Проектные и строительные компании
ГК «Электропроект»
ЗАО «ИнжЭнергоПроект»
НИИ «Сибнефтегазпроект»

ИТ-компании
БАРС-ГРУПП
CDC
1. Управление жизненным циклом проекта
2. Управление человеческими ресурсами
3. Управление финансами
4. Управление портфелем проектов
Очереди запуска системы управления проектами
Управление идеями и инновациями
Управление продажами (CRM)
Общий документооборот
Дополнительные решения
Интеграция с ERP
1. Управление жизненным циклом проекта
Цели
Результаты
Выгоды
Все проекты заведены в систему

Обновление сроков - 1 раз в неделю

Все рабочие документы в системе

Вопросы и проблемы решаются через систему
Панель оперативного
контроля проектов
Повышение прибыли на 10-25% за счет сокращения сроков реализации проектов
Как оценить потери прибыли:

упущенная выгода из-за срыва сроков запуска объектов
снижение плановой прибыли из-за задержки закрывающих платежей
имиджевые потери организации
Показывает руководителю:

состояние проектов
статус контрольных точек
просроченные задачи
открытые проблемы
2. Управление человеческими ресурсами
Цели
Результаты
Выгоды
Полная картина по планируемой и фактической загрузке ресурсов

Еженедельная актуализация факта

Быстрое выявление превышения трудозатрат
Прогноз потребности в ресурсах
Выявление до 35% дополнительных ресурсов

Сокращение ФОТ на 10 - 25%

Повышение производительности труда
Анализ фактических трудозатрат
3. Управление финансами
Цели
Результаты
Выгоды
В проектах отражаются затраты и поступления

Реализована интеграция с учетной системой

Быстрое выявление превышения себестоимости
Прогноз движения денежных средств
Сокращение перерасходов бюджета в 3-10 раз

Снижение себестоимости проектов на 3-5%

Снижение рисков кассовых разрывов
Аналитика потерь
4. Управление портфелем проектов
Цели
Результаты
Выгоды
Все заявки на проекты собираются через систему

Потенциальные проекты проходят процедуру оценки

Выделение ресурсов происходит с учетом рейтинга проектов
Диаграммы для расстановки приоритетов
Повышение ROI портфеля проектов

Выявление 10-35% дополнительных ресурсов на реализацию приоритетных проектов
Принципы технологии
Внедрение разделено на отдельные этапы (проекты)

Команда заказчика выполняет обязательные контрольные задания

Каждый проект ориентирован на измеримый результат
Типовой проект
Уточнение прототипа
1-я неделя
3-я неделя
Обучение аналитика
Презентация решения
команде Заказчика
Обучение команды Заказчика
Организация ввода исходных данных
Продуктивная версия системы
Рабочие инструкции
Итоговая презентация результатов проекта
5-я неделя
2-я неделя
4-я неделя
Контрольное задание
Контрольное
задание
Выполнение задания
Выполнение задания
Управление идеями и инновациями
Управление продажами (CRM)
Общий документооборот
Принцип 1. Разделение внедрения на этапы (проекты)
Выполнение первого пилотного проекта - 1,5 - 2 месяца

Последующие этапы - от 2 недель до 2 месяцев

Обязательная адаптация организации к изменениям между отдельными этапами
Принцип 2. Обязательное выполнение контрольных заданий командой заказчика
Вовлечение команды заказчика в реализацию проекта

Снижение стоимости проекта, за счет выполнения части работ силами сотрудников заказчика

Передача и закрепление опыта и знаний по системе команде заказчика для обеспечения её уверенной эксплуатации после реализации проекта
1. Управление жизненным циклом проекта
2. Управление человеческими ресурсами
3. Управление финансами
4. Управление портфелем проектов
Очереди запуска системы управления проектами
Интеграция с ERP
Оценка исходной точки и планирование достижения выгод
Проект внедрения
Планирование достижения выгод
Запуск системы Адванта
Усилия организации по достижению целей
2-3 месяца
6-9 месяцев
Оценка полученного эффекта (аудит)
Оценка потерь от неэффективного УП
Создание прототипа
Full transcript