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GED : Gerenciamento Eletrônico de Documentos

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Luana de Assis

on 6 November 2013

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GED : Gerenciamento Eletrônico de Documentos
O que é GED e qual é a sua vantagem?
A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos. É um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc. Ferramenta para obtenção de informações de forma rápida, consistente e precisa dentro das organizações, quer sejam privadas ou governamentais. É uma ferramenta para redução de espaço físico e acesso simultâneo a documentos, o GED tem como principal foco a agilidade na obtenção de informações, auxiliando na tomada de decisões. A implantação de um sistema eletrônico de informações oferece oportunidades para a organização agregar valor a seus bens e produtos, possibilitando vantagens competitivas.
Características
O GED visa gerenciar o fluxo das informações desde sua captura até o seu arquivamento. Promove a automação do ciclo de vida dos documentos, provendo um repositório comum, o qual possibilita capturar, armazenar e indexar documentos de qualquer formato/suporte físico (texto, imagens, páginas html, documentos escaneados, formatos multimídia). Deve também assegurar a integridade e reutilização do documento, integração e escalabilidade.
Tecnologías
As principais tecnologias relacionadas a GED são:
Qual profissional está capacitado para cuidar disso?
À combinação de arquivologia, biblioteconomia e informática, acrescente um tempero de organização e métodos e tal profissional estará pronto. Talvez, por ainda não possuirmos este “super-profissional” nos quadros das organizações, está havendo apenas uma visão unilateral do grande problema que é o gerenciamento de documentos. E, quando a visão é unilateral, corre-se para a solução da moda. Neste momento, a moda é o gerenciamento eletrônico.
Conclusão
Atualmente as organizações têm
problemas diferentes que levam a soluções
diferentes. O que existe em comum é a
necessidade de algum tipo de sistema para gerenciar documentos. Inicialmente deve-se entender qual será a função do sistema de gerenciamento de documentos e aceitar o fato de que não existe uma fórmula mágica que faça tudo automaticamente resolvendo o problema de todas as pessoas. Todos devem estar preparados para muito trabalho. Implantar e gerenciar o documento eletrônico nas empresas é mais do que uma idéia elegante. Para algumas delas isto
pode significar a própria
sobrevivência.
••>> Capture - Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios.

••>> Document Imaging (DI) – É a tecnologia de GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital. Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com aparelhos scanners.

••>> Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) - É a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos. Dentre as suas principais funcionalidades estão o controle de informações (autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, check-in / check-out e versionamento.

••>> COLD/ERM – Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados. Esta tecnologia permite que relatórios sejam armazenados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original.
••>> Forms Processing (processamento de formulários) - tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação. Neste sistema são utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres.

••>> Records and Information Management (RIM) - É o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, independente da mídia em que se encontre.

••>> Workflow / BPM – Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido. Organiza tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas.
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