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Procesos Programa de Gestión Documental - Decreto 2609 de 2012

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by

Lorena Lobo

on 21 June 2013

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Transcript of Procesos Programa de Gestión Documental - Decreto 2609 de 2012

Bibliografía
CD: https://www.google.com.co/search?q=CD&hl=es&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ei=pDg5UduYLsijPaOWgPAD&ved=0CAoQ_AUoAQ&biw=1280&bih=709#imgrc=E_zJRMO_pFC8VM%3A%3BdHw9BmQ9S89niM%3Bhttp%253A%252F%252Fstateofgamers.com%252Fwp-content%252Fuploads%252F2012%252F10%252F11_12_9-compact-disc_web.jpg%3Bhttp%253A%252F%252Fstateofgamers.com%252Fel-cd-cumple-30-anos%252F%3B600%3B400

MICROFILMACIÓN: https://www.google.com.co/search?q=CD&hl=es&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ei=pDg5UduYLsijPaOWgPAD&ved=0CAoQ_AUoAQ&biw=1280&bih=709#hl=es&tbm=isch&sa=1&q=MICROFILMACION&oq=MICROFILMACION&gs_l=img.3..0l2j0i24l8.17065.17065.2.17373.1.1.0.0.0.0.283.283.2-1.1.0...0.0...1c.1.5.img.mb9ZB25sInc&bav=on.2,or.r_cp.r_qf.&bvm=bv.43287494,d.ZWU&fp=609cd56b057b3d89&biw=1280&bih=709&imgrc=anINoWoH5Y_pWM%3A%3Bl7y2BMEtxVMkxM%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.genealogia.org.mx%252Fimages%252Fstories%252Ffilmroll.jpg%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.genealogia.org.mx%252Findex.php%253Foption%253Dcom_content%2526task%253Dview%2526id%253D104%2526Itemid%253D37%3B392%3B213

Reprografía: https://www.google.com.co/search?q=CD&hl=es&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ei=pDg5UduYLsijPaOWgPAD&ved=0CAoQ_AUoAQ&biw=1280&bih=709#hl=es&tbm=isch&sa=1&q=reprografia&oq=reprografia&gs_l=img.3..0j0i24l9.511327.515019.12.515465.18.13.0.0.0.0.378.1820.0j6j1j2.9.0...0.0...1c.1.5.img.OrcanlQF_2g&bav=on.2,or.r_cp.r_qf.&bvm=bv.43287494,d.ZWU&fp=609cd56b057b3d89&biw=1280&bih=709&imgrc=1JiuG74-tLpxBM%3A%3BhxapihvtNSwBXM%3Bhttp%253A%252F%252F4.bp.blogspot.com%252F-ujIz_Vyn3W4%252FTa0LANGZDnI%252FAAAAAAAAAX4%252FnVkbm1xDDJY%252Fs400%252F8617237.jpg%3Bhttp%253A%252F%252Famaya-educacion.blogspot.com%252F2011%252F04%252Fpractica-de-reprografia.html%3B200%3B249

Falsificación de documentos https://www.google.com.co/search?q=CD&hl=es&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ei=pDg5UduYLsijPaOWgPAD&ved=0CAoQ_AUoAQ&biw=1280&bih=709#hl=es&tbm=isch&sa=1&q=falsificacion+de+documentos&oq=falsificacion&gs_l=img.3.1.0l10.1122.4577.15.5830.14.12.0.2.2.1.300.2043.4j4j3j1.12.0...0.0...1c.1.5.img.LFzP4XNrHbY&bav=on.2,or.r_cp.r_qf.&bvm=bv.43287494,d.ZWU&fp=609cd56b057b3d89&biw=1280&bih=709&imgrc=pEzUroIRaJ2bbM%3A%3Bb2Dzbk6Zdu2leM%3Bhttp%253A%252F%252Fcriminformatic.files.wordpress.com%252F2012%252F04%252Ffalsificacic3b3n-de-documentos1.jpg%3Bhttp%253A%252F%252Fcriminformatic.wordpress.com%252F2012%252F04%252F23%252Ffalsificacion-de-documentos%252F%3B318%3B294

Fax: https://www.google.com.co/search?q=CD&hl=es&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ei=pDg5UduYLsijPaOWgPAD&ved=0CAoQ_AUoAQ&biw=1280&bih=709#hl=es&tbm=isch&sa=1&q=fax&oq=fax&gs_l=img.3...762982.763299.17.763539.3.3.0.0.0.0.0.0..0.0...0.0...1c.1.5.img.ExiZEwwWIdM&bav=on.2,or.r_cp.r_qf.&bvm=bv.43287494,d.ZWU&fp=609cd56b057b3d89&biw=1280&bih=709&imgrc=SZ1jDwDMHUI2HM%3A%3BTUHJS0clVLKWnM%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.recibirfaxes.com%252Fimg%252Ffax_icon256.png%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.recibirfaxes.com%252Fportabilidad_de_linea.php%3B256%3B256

Correo electrónico https://www.google.com.co/search?q=CD&hl=es&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ei=pDg5UduYLsijPaOWgPAD&ved=0CAoQ_AUoAQ&biw=1280&bih=709#hl=es&tbm=isch&q=correo+electronico&revid=1503062910&sa=X&ei=lEY5UdHREsXOOMOfgMAM&ved=0CHoQgxY&bav=on.2,or.r_cp.r_qf.&bvm=bv.43287494,d.ZWU&fp=609cd56b057b3d89&biw=1280&bih=709&imgrc=YlrB1bTdcWRnNM%3A%3Bm8BcPKa35W2FJM%3Bhttp%253A%252F%252Fportal.uniquindio.edu.co%252Fnoticias%252Fwp-content%252Fuploads%252F2010%252F06%252Femail.jpg%3Bhttp%253A%252F%252Fportal.uniquindio.edu.co%252Fnoticias%252F%253Fp%253D2296%3B300%3B300

Sello notarial Colombia https://www.google.com.co/search?hl=es&site=imghp&tbm=isch&source=hp&biw=1280&bih=709&q=autenticacion+de+documentos&oq=autenticacion+&gs_l=img.3.3.0l2j0i24l8.2843.6483.0.9461.11.8.0.3.3.0.109.698.7j1.8.0...0.0...1ac.1.5.img.fFFT3FFe4VQ#hl=es&site=imghp&tbm=isch&sa=1&q=sello+notarial+colombia&oq=sello+notarial+&gs_l=img.1.1.0l4j0i24.27156.27156.6.30926.1.1.0.0.0.0.88.88.1.1.0...0.0...1c.1.5.img.0gkQRJ8tKG0&bav=on.2,or.r_cp.r_qf.&bvm=bv.43287494,d.eWU&fp=609cd56b057b3d89&biw=1280&bih=709&imgrc=VYKEJMQ6c_9nYM%3A%3Bu0l7IjpUKATTOM%3Bhttp%253A%252F%252Fus.cdn2.123rf.com%252F168nwm%252Fcteconsulting%252Fcteconsulting1101%252Fcteconsulting110100007%252F8535060-una-imagen-de-un-libro-de-notario-sello-pluma-y-huella-digital.jpg%3Bhttp%253A%252F%252Fes.123rf.com%252Fimagenes-de-archivo%252Fnotario.html%3B168%3B168

Correspondencia recibida
https://www.google.com.co/search?hl=es&site=imghp&tbm=isch&source=hp&biw=1280&bih=709&q=autenticacion+de+documentos&oq=autenticacion+&gs_l=img.3.3.0l2j0i24l8.2843.6483.0.9461.11.8.0.3.3.0.109.698.7j1.8.0...0.0...1ac.1.5.img.fFFT3FFe4VQ#hl=es&site=imghp&tbm=isch&q=correspondencia+recibida&revid=504455423&sa=X&ei=A0M6UcTOMYia9gSKq4DQBw&ved=0CGAQgxY&bav=on.2,or.r_cp.r_qf.&bvm=bv.43287494,d.eWU&fp=609cd56b057b3d89&biw=1280&bih=709&imgrc=r0HybR6GlmDUyM%3A%3BH1noE5HLs2_U7M%3Bhttp%253A%252F%252F2.bp.blogspot.com%252F_V4hV87ednMI%252FSwRIYI7fsvI%252FAAAAAAAAD4A%252FM_W-_JQBIyA%252Fs1600%252Fcorrespondencia.jpg%3Bhttp%253A%252F%252Fenxclusiva.blogspot.com%252F2009_11_01_archive.html%3B480%3B480

Control
https://www.google.com.co/search?hl=es&site=imghp&tbm=isch&source=hp&biw=1280&bih=709&q=organigrama&oq=org&gs_l=img.3.0.0l8j0i3j0.1177.1558.0.2750.3.3.0.0.0.0.108.296.2j1.3.0...0.0...1ac.1.5.img.LkXUiqjo2ek#hl=es&site=imghp&tbm=isch&sa=1&q=control&oq=control&gs_l=img.3..0l9.1126172.1128741.1.1129184.8.7.0.1.1.0.260.791.3j3j1.7.0...0.0...1c.1.5.img.i9yxDQdqOyE&bav=on.2,or.r_cp.r_qf.&bvm=bv.43287494,d.eWU&fp=609cd56b057b3d89&biw=1280&bih=709&imgrc=lXiH_hezUVFVZM%3A%3BwGJdwYUcTOZVWM%3Bhttp%253A%252F%252Fsaneduardo-boyaca.gov.co%252Fapc-aa-files%252F36383138366439346464376533613461%252Forg_de_conrol.jpg%3Bhttp%253A%252F%252Fsaneduardo-boyaca.gov.co%252Forgcontrol.shtml%253Fapc%253Dmixx1-%2526m%253DI%2526s%253Dg%3B380%3B300

TIEMPOS DE RESPUESTA
https://www.google.com.co/search?hl=es&site=imghp&tbm=isch&source=hp&biw=1280&bih=709&q=organigrama&oq=org&gs_l=img.3.0.0l8j0i3j0.1177.1558.0.2750.3.3.0.0.0.0.108.296.2j1.3.0...0.0...1ac.1.5.img.LkXUiqjo2ek#hl=es&site=imghp&tbm=isch&sa=1&q=tiempos+de+respuesta&oq=TIEMPOS+DE+RES&gs_l=img.3.0.0l2j0i24l8.270998.274190.15.275073.14.13.0.1.1.0.194.1469.1j12.13.0...0.0...1c.1.5.img.5Z8n2eSTgas&bav=on.2,or.r_cp.r_qf.&bvm=bv.43287494,d.eWU&fp=609cd56b057b3d89&biw=1280&bih=709&imgrc=SbF7yHj8eFsz3M%3A%3BESKbwldB468_DM%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.cad.polito.it%252F~ets08%252Ficon_time_to_market.jpg%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.unautopia.com%252Festrategia%252Ftime-to-market-%2525C2%2525BFcomo-mejorar-los-tiempos-de-respuesta-para-llegar-al-mercado-antes-que-la-competencia%252F%3B350%3B252

Implementación de un Programa de Gestión Documental (PGD). Archivo General de la Nación. http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=4366
Procesos Programa de Gestión Documental (PGD)
Procesos
Decreto 2609 de 2012

2. Producción
5. Transferencia
3. Gestión y trámite
4. Organización
8. Valoración
7. Preservación a largo plazo
6. Disposición de los documentos
Producción/ingreso
Formato
Área competente
/trámite
Resultados
esperados
NTC
Acuerdo
060
2001
2223
4436
Durabilidad
2676
Tintas
Código Procedimiento penal
Valor probatorio documento
261
262
263
Código penal
218 a 228
Falsificación de
documentos
Marco normativo
Decreto 2150
de 1995
Acuerdo 060
de 2001
Marco normativo
Ley 962 de 2005
- Art. 10
Decreto 2150
de 1995 - Art. 25
Dec./Ley 19 de
2012 antitrámites
Ley 527 de 1999
Ley 1437 de 2011
Utilización medios
electrónicos
Art. 15 CPC.
Acuerdo 060
de 2001
Dec/Ley 19 de
2012 anti-trámites
Decreto 229 de 1995
Ley 1369 de 2009
Art. 23
CPC
Ley 58 de 1982
Art. 6: Traslado cuentas
Art. 17: Antecedentes judiciales
Art. 16 (Art 14 Ley 962 de 2005)
Ppio. de Colaboración
Decreto 2150
de 1995
Art. 25: (Ley 962 de 2005 Art. 10)
Marco normativo
P
Q
R
S
Acuerdo 060
de 2001
Decreto 1122 de
1999 - Art. 33:
TURNO
999
Envío respuesta
Marco normativo
Clasificación
Ordenación
Descripción
Identificación unidades
administrativas
Conformación series, subseries
y tipos documentales
Control organización
documentos
Sistemas de ordenación
Apertura expedientes
Pasos metodológicos organización
Análisis información
Diseño instrumentos
Actualización instrumentos
Recuperación
Marco normativo
Acuerdo 037 de 2002:
Especificaciones técnicas
Acuerdo 039 de 2002: TRD
Acuerdo 042 de 2002:
Organización
Circular 004 de 2003
Circular 012 de 2004
HV
Resolución 1995 de 1999
Resolución 1715 de 2005
Historia clínica
NTC
4095: Descripción
5029: Medición archivos
CPC
20
74
112
Acceso a
la inf.
Acuerdo 47
de 2000
Acuerdo 56
de 2000
Consulta
Marco normativo
Marco normativo
Acuerdos
2000
47, 48, 49, 50 y 56
037 de 2002
11 de 1996
Decreto 2609 de 2012
Código comercio (Arts. 48 y 60)
Conservación total
Eliminación
Selección
Microfilmación
Digitalización
Marco normativo
Circular
002
005
2012
Circular 01 de 2004.
Inventario doc. a eliminar
Decreto 1145 de 2004: HV
Decreto
2527 de 1950
3354 de 1954
Ley 80 de 1993 (Art. 39)
Preservación Contratos
Decreto 960 de 1970
Estatuto Notarial
Decreto 2649 de 1993. Libros contables
NTC Microfilmación
3723: Micrografía
4080: Símbolos
5174: Almacenamiento
5238: Procedimientos
Procesos Programa de Gestión Documental (PGD) - Ley 594 de 2000
Producción
Recepción
Distribución
Trámite
Consulta
Organización
Conservación
Disposición
final
1. Planeación
Análisis de procesos
Análisis diplomático
Creación y diseño
Autenticidad
Origen
Transmisión
Fecha del documento
Registro S.G.D.
Contexto:
Legal
Funcional
Administrativo
Finalidad
Registro
P
Q
R
S
Vinculación a
un trámite
Distribución
Disponibilidad
Recuperación y
acceso
Control y seguimiento
trámites
1
2
3
4
Foliación
1
200
201
400
Documentos físicos
Documentos electrónicos
Informes de gestión
Informes
Informes de auditoría
Informes entes de control
1
2
1
2
1
2
Garantizar su preservación
en el tiempo
Electrónico
Físico
Clasificación
Ordenación
- Informe de Gestión 1 - 01-02-2013
- Informe de Gestión 2 - 01-03-2013
- Informe de Auditoría 1 - 01-02-2013
- Informe de Auditoría 2 - 01-03-2013
- Informe Entes de Control 1 - 01-02-2013
- Informe Entes de Control 2 - 01-03-2013
Descripción
Valores primarios y secundarios
CPC
20
74
112
Acceso a
la inf.
Acuerdo 47
de 2000
Acuerdo 56
de 2000
Consulta
Marco normativo
Circular 005 de 2012
Circular 002 de 2012
Herramientas
Tecnológicas GDO
Circular 005
de 2012
Digitalización
Marco normativo
Circular 005
de 2012
Digitalización
Circular 002 de 2012
Herramientas
Tecnológicas GDO
Circular 003 de 2011
Transferencia documentos
valor secundario
Circular 001 de 2009
Presentación TRD y TVD
al AGN
Circular 006 de 2011
Entrega archivos físicos y
electrónicos
Circular 002 de 2012
Herramientas
Tecnológicas GDO
Circular 004 de 2010
Gestión Documentos
Electrónicos
NTC
2223
4436
Durabilidad
2676
Tintas
Comunicaciones
oficiales
Microfilmación
Digitalización
SGDEA
Marco normativo
Circular
002
005
2012
Circular 01 de 2004.
Inventario doc. a eliminar
Decreto 1145 de 2004: HV
Decreto
2527 de 1950
3354 de 1954
Ley 80 de 1993 (Art. 39)
Preservación Contratos
Decreto 960 de 1970
Estatuto Notarial
Decreto 2649 de 1993. Libros contables
NTC Microfilmación
3723: Micrografía
4080: Símbolos
5174: Almacenamiento
5238: Procedimientos
Microfilmación
Digitalización
SGDEA
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