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PROCEDIMIENTO SUPERVISIÓN DE SUCURSAL

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by

ana isabela martinez ovando

on 17 December 2013

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PROCEDIMIENTO SUPERVISIÓN DE SUCURSAL
GS-4-P-12

RESPONSABILIDADES:
Encargado de sucursal
RESPONSABILIDADES:
Supervisor de sucursal
POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS
a) El supervisor de sucursal visitará las sucursales a su cargo con una frecuencia igual o menor a una vez cada 12 días.

b) El supervisor elaborará un reporte que muestre el estado general de la sucursal al término de su visita del que proporcionará copia al encargado de sucursal para seguimiento, y copia a la Dirección Comercial de Grupo Sánchez.

c) Los supervisores que se encuentren laborando en horas de comida, podrán reembolsar ayuda alimentaria hasta por $100.00 (cien pesos).

d) Vehículos del supervisor y de algún miembro de la sucursal no podrá ocupar espacios de estacionamientos destinados para los clientes (en algunos casos el frente de la sucursal).

e) El supervisor llevara consigo para la realización de una visita las siguientes herramientas de trabajo:
• Formato checklist, arqueo a caja chica, caja fuerte y solicitud de personal.
• Celular.
• Laptop.
• Vehículo.

f) El supervisor de sucursales elabora el programa de visitas a las sucursales de manera mensual del cual informa al Director Comercial para su visto bueno.

g) El Supervisor realizará como mínimo un arqueo de caja al mes para cada sucursal.

PROCEDIMIENTO SUPERVISIÓN DE SUCURSAL
PROPÓSITO
Planear, ejecutar y dar seguimiento a los programas y resultados generados de las visitas a las sucursales con el fin de corregir y mejorar su desempeño.


• Verificar que el personal de la sucursal conozca sus funciones y las políticas que rigen su desempeño.

• Proporcionar información veraz y oportuna al supervisor de sucursal durante el proceso de supervisión.

• Implementar las acciones que el supervisor de sucursal en cooperación con el mismo indique para la mejora continua de los distintos elementos y resultados de la sucursal.

• Visitar con frecuencia las sucursales a su cargo para realizar labores de supervisión de los distintos renglones operativos:
- Ventas
- Exhibiciones de ofertas
- Merma
- Numero de clientes en ruta
- Reparto
- Rutas
- Inventarios
- Productos nuevos
- Seguimientos especiales (descuentos por volumen, promociones, concursos)
- Instalaciones físicas, mobiliario y equipo (reparación o cambio)
• Sugerir a las distintas áreas de Grupo Sánchez, opciones de trabajo que permitan el logro de los objetivos de ventas y rentabilidad de las sucursales de mayoreo.
• Asesorar al personal de las sucursales para la solución de problemas que afecten la operación integral de las mismas.
• Asesorar a los empleados de la sucursal en los nuevos procedimientos que la empresa establece para la operación diaria en sucursales.

PASO 1
El supervisor de sucursal
PASO 2
El supervisor de sucursal
PASO 3
El supervisor de sucursal
PASO 4
El supervisor de sucursal
PASO 5
El supervisor de sucursal
PASO 6
El supervisor de sucursal
PASO 7
El supervisor de sucursal
PASO 8
El supervisor de sucursal
PASO 9
El supervisor de sucursal
PASO 10
El supervisor de sucursal
Llega sin previo aviso a la sucursal.
2.1. Entra al área de caja, revisando si estaba cerrada la puerta.

2.2. Realiza el arqueo de caja según procedimiento GS-4-P-15 Arqueo de caja en sucursal.

2.3. Entrega el formato final del arqueo al encargado de sucursal para su archivo.

2.4. Solicita que muestren los cortes diarios de la sucursal que no hayan sido enviados a contabilidad de sucursales, y revisa con el programa de vehículos recibidos de Cedis.

2.5. En caso de duda, requiere por correo a contabilidad de sucursales le indiquen el último corte diario recibido de la sucursal.

3.1. Revisa área de mostrador para revisión de orden y limpieza, exhibición de productos nuevos, bases de exhibición y cenefas vigentes.

3.2. Revisa la presencia de documentos en los vehículos asignados a la sucursal en el momento de la visita del supervisor, si no han salido aún a reparto (tarjeta de circulación, póliza de seguro automotriz, licencia de chofer).

3.3. Revisa el correcto llenado de la lista de asistencia de la sucursal.

4.1. Realiza revisión de las bodegas respecto a limpieza y orden en estibas y pasillos despejados, acomodo aparte de productos sin cargo y de productos en mal estado.

4.2. Solicita al bodeguero y/o encargado de sucursal lista de la mercancía dañada para su revisión, en caso de aplicar se procede a realizar procedimiento GS-4-P-04 Manejo de producto en merma.

4.3. Observa al personal de bodega si se ajustan a los puntos de higiene y apariencia del personal.

Revisa limpieza y orden en las dependencias de baños y áreas de carga y descarga.
6.1. Revisa en el sistema Merksyst en la opción Almacén – consultas – Valuación de inventarios el monto total de inventario para revisión de días/inventario de la sucursal

6.2. Revisa en Merksyst en opción Almacén – Consultas – Artículos sin desplazamiento los productos que no se han desplazado en los últimos 3 meses.

6.3. Abre en sistema Merksyst la opción Ventas – Mostrador – Caja, y procede a levantar un pedido ficticio según la lista de 100 productos más vendidos de Corporación Sánchez.

6.4. Abre en sistema Merksyst la opción Ventas – Mostrador – Caja, y procede a levantar un pedido ficticio según la lista de los últimos 30 productos dados de alta en el catálogo de Abarrotera Sánchez.

6.5. Califica según criterios indicados en el check list de supervisión de sucursales.

Verifica que las fallas en instalaciones y las necesidades de reparación o cambio de equipo dañado esté reportado al departamento de mantenimiento y/o recursos materiales por correo con copia al supervisor.
Revisa en el correo de la sucursal o de encargado de sucursal que se hayan enviado conteos cíclicos los últimos 10 días hábiles, o califica previamente según correos enviados a el en el mismo periodo de tiempo.
Revisa elementos de imagen institucional de la sucursal.
10.1. Agrega al check list sus propias observaciones y conclusiones, así como indicaciones al encargado de sucursal para trabajar en las áreas de oportunidad de la sucursal.

10.2. Elabora sugerencias según su conocimiento y experiencia para mejorar el desempeño de la sucursal en los puntos de interés en que se hayan encontrado deficiencias.

10.3. Envía el reporte de su visita al encargado de la sucursal poniendo todos los pendientes en los que trabajar para la próxima visita, y archiva el reporte a modo de seguimiento, con copia a la dirección general.

FIN DE PROCEDIMIENTO
Dudas y Comentarios
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