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Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones Grupales

GDSS
by

Martin Luzuriaga

on 22 November 2014

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Transcript of Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones Grupales

Definición
Definición
Características
Ventajas
Características
Metodología de un GDSS
Tipo de sistema DSS que sirve para apoyar la toma de decisiones en grupo en una organización.
Sistema interactivo basado en computadora para facilitar la solución de los problemas no estructurados a través de un conjunto de encargados de tomar decisiones, los cuales trabajan como un grupo en la misma ubicación o en distintos lugares.
Un GDSS contiene mecanismos para evitar el desarrollo de conductas negativas en el grupo (Problemas de comunicación, intencion de molestar)
Mejora la etapa de preparación de la reunión de trabajo para adecuar a la tecnología
Da la misma oportunidad de participación a todos los miembros del grupo, debido a que cada uno tiene su propio equipo y puede participar las veces que quiera hacerlo
Proporciona un mecanismo para enfocar al grupo en problemas clave y descartar las conductas que perjudican el desarrollo de la junta de toma de decisiones, como distraerse del tema central de la junta
Proveen herramientas y tecnologías orientadas de manera explícita hacia la toma de decisiones en grupo.
Por ello, las reuniones que se realizan guiadas por los GDSS se realizan en salas de conferencia con herramientas especiales de hardware y de software para facilitar la toma de decisiones grupales.
Hardware
: Equipo de computadora y red, retroproyectores y pantallas.
Software
: Es especial para reuniones electrónicas y recolecta, documenta, clasifica, edita y almacena las ideas que se ofrecen en una reunión de toma de decisiones.
Los GDSS más elaborados utilizan un facilitador profesional y personal de soporte.
Facilitador
: Selecciona las herramientas de software, ayuda a organizar y dirige la reunión.
La efectividad del GDSS depende de la naturaleza del problema y del grupo, y de qué tan bien se planifique y se lleve a cabo una reunión
No están formados por elementos de sistemas ya existentes
Puede ser específico o general. Es específico si se diseña para un tipo o clase de problema, y es general si se diseña para tomar diversas decisiones organizacionales
Un GDSS sofisticado provee a cada uno de los asistentes una computadora de escritorio dedicada bajo el control individual de esa persona. Nadie podrá ver lo que hace cada individuo en su computadora sino hasta que los participantes estén listos para compartir la información.
Su entrada se transmite a través de una red a un servidor central que almacena la información generada por la reunión y la pone a disposición de todos en la red de la reunión. También se pueden proyectar datos en una gran pantalla en la sala de juntas.
Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones Grupales (GDSS)
Seminario de Sistemas Administrativos y Sistemas de Información
Desventajas
Resistencia al cambio al utilizar un GDSS por soportar el proceso de toma de decisiones diferente al de la forma tradicional de realizarlo
Administradores pueden creer que este sistema va a desplazarlos, más si son "dueños del micrófono"
Problemas con la responsabilidad al tomar una decisión, ya que las aportaciones son anónimas y la decisión representa el consenso del grupo (Se puede presentar falta de compromiso personal)
Puede haber ausencia de una cultura desarrollada del trabajo en equipo, lo cual puede hacer que el uso de GDSS se realice de manera forzada.
Ventajas
Apoya el desarrollo de una memoria organizacional (resumen de lo que se analizó en una junta y toda la documentación que se generó en ésta) de una junta a otra, permite almacenar más información sobre lo que se ha logrado.
Incrementa la creatividad en la toma de decisiones, ya que permite que todos los miembros del grupo, no solo el jefe, aporten ideas.
Apoya el estilo moderno de administración, el cual es participativo y orientado hacia el consenso de que todos expresen las ideas.
EJEMPLOS DE GDSS APLICADOS EN ORGANIZACIONES
Royal Friesland Campina
Empresa multinacional, de origen holandés, dedicada a la venta de productos alimenticios. Tiene oficinas en 28 países y más de 21000 empleados.
Contrató a SPILTER para una sesión de brainstorming e innovación
• La sesión duró 1 día, y participaron 25 personas.

• Se trató de una sesión SIT (pensamiento inventivo sistemático) y el objetivo fue obtener ideas de todos los participantes para mejorar sus productos e incluso idear alguno nuevo.

• Con Spilter, los 25 participantes analizaron los productos desde diversos ángulos y propusieron ideas continuamente mediante sus dispositivos.

• Todas las ideas fueron registradas, y luego fueron discutidas, con Spilter registrando todas las opiniones y mostrando visualmente las diferencias de opinión y los mayores consensos.

• Al final del día, se logró elegir 4 posibles innovaciones a los productos, que fueron representadas gráficamente y compartidas por todos.

• Al finalizar, utilizaron Spilter para emitir reportes con gráficos de todo lo discutido y las innovaciones propuestas.

El
Kaizén
no es un GDSS en sí mismo, sin embargo sus metodologías y la filosofía que lo componen cumplen la función de un sistema tal: apoyar y mejorar el proceso de toma de decisiones en grupo.
DESDE LO IDEOLÓGICO:
La filosofía del Kaizén apunta a apoyar la resolución grupal de problemas mediante el logro de:

Integración diagonal
-> participan miembros de todas las áreas de la empresa y de diversos niveles jerárquicos

Participación democrática
-> se estimula la participación activa de todos. Todas las opiniones han de ser respetadas.

Trabajo armónico
-> intercambio constante de ideas y opiniones, con énfasis en estimular la creatividad y la sincronía entre miembros

Creación de un ambiente de trabajo placentero y armonioso

DESDE LO METÓDICO:
La metodología del
Kaizén
mejora a la eficiencia y la eficacia del trabajo grupal y el proceso de decisión
• Definición del rol
de cada miembro, y
elección de un líder y un secretario.

• Evaluación de intangibles ->
DIAGRAMA “RADAR” o “ARAÑA”
 Muestra las fortalezas o debilidades del equipo
 Capta las percepciones de los miembros con respecto al desempeño
 Presenta los GAPS entre lo ACTUAL y lo IDEAL

• Genchi Genbutsu: “ir a la fuente”

Este principio japonés implica mayor profundidad a la hora de analizar una problemática.
 Ayuda al proceso de decisión en tanto provee información más directa, de alto valor
 Por ejemplo, permite detectar “Muda” (actividades redundantes, sin valor)
• Data warehouse y data mining:

Se recolectan todos los datos posibles sobre la situación actual
 Se trabaja sobre los datos (Data mining): análisis estadístico y estratificado, desde varios ángulos
 La base de datos y los resultados del análisis están a disposición de todos los miembros al mismo tiempo, para la evaluación y la generación democrática de ideas

• Creación y visualización compartida de diagramas para el planeamiento, la evaluación y el registro de ideas ->
Se confeccionan en grupo, y todos los miembros disponen de ellos en todo momento
Herramienta de software
Producida por Canast BV, una empresa holandesa.
En palabras de la propia empresa, se trata de un “sistema electrónico completo, de uso amigable” que es en sí mismo un GDSS.

Tiene una sofisticada interfaz y diversas funciones y aplicaciones
Ofrece la posibilidad de optimizar todo el proceso de decisiones grupales que se toman en las empresas, desde la detección colectiva de síntomas hasta la implementación de soluciones.
El mejor efecto que promete es el de lograr ambientes de reuniones donde fluyan las opiniones, las ideas y la discusión en general, estimulando la participación de todos.
Ventajas
• Un número ilimitado de personas pueden participar en el proceso de toma de decisiones, sin importar dónde se encuentren.
• Al permitir la participación anónima a la hora de proponer ideas (brainstorming) y de dar opiniones, se discuten mejor los temas sensibles, y permite el enfoque sobre ideas y no sobre quiénes las dan.
• Todo el proceso es abierto a la participación de todos, y los resultados llevan un alto nivel de aceptación.

• Spilter es muy fácil de utilizar, y funciona tanto online como offline.
• Estimula la participación equitativa de todos los involucrados, sin jerarquías.
• Toda la información resultante se puede exportar como informe a cualquier programa de Microsoft Office.
• Las diferencias de opinión se visualizan inmediatamente.

• Los resultados de las encuestas se comparten gráficamente y se interpretan inmediatamente, de modo que puedan ser incluidos en las siguientes etapas.
• Spilter es compatible con todos los métodos de brainstorming, SIX SIGMA, RISMAN, Balance Scorecards, etc.
• Vinculación de cada idea a documentos y archivos.

Aplicaciones

Reuniones Efectivas
Brainstorming
Innovación
Decisiones estratégicas
Encuestas online
Análisis de riesgo

Más información en el sitio web (en inglés) del producto: www.spilter.com
Ejemplo Interactivo
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