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Elementos del manual de compras

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Ivan Verdin

on 10 October 2014

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Transcript of Elementos del manual de compras

El manual de Compras es uno de los elementos con el que debe contar toda empresa como compendio formal de la estructura orgánica de la misma. Se puede afirmar que es la guía oficial para la organización y funcionamiento del área de Compras.
El manual de Compras es un compendio particular a diferencia del general, pues comprende a la organización del área de Compras así como la definición de las operaciones de la misma. Por esta razón el contenido del manual de Compras no se opondrá al manual general establecido en la empresa y así se someterá a sus disposiciones generales.
La funcionalidad del manual de Compras se manifiesta por los aspectos que comprende, cuya finalidad consiste en elevar la eficiencia de la operación, al definir responsabilidades y facultades de cada puesto, enmarcar acciones generales por medio de las políticas y al instruir respecto a las operaciones a desarrollar, sirve además de medio coordinador entre las diversas áreas de consulta para resolver conflictos de operaciones de carácter rutinario.
Integración del manual de Compras

El manual de compras estará integrado por los capítulos siguientes:
1. Introducción.

2. Contenido.

3. Índice.

4. Organización.

5. Políticas.

6. Procedimientos.

7. Instrucciones técnicas.

8. Circulares y/o boletines.
Elementos del manual de compras
Introducción

En esta sección se incluye una breve descripción de la importancia de contar con el manual para lograr el desarrollo de las actividades debidamente encuadradas
Contenido.

Se refiere a la división del manual en sus diversos capítulos con una alocución de lo que consistirá cada uno de los aspectos que comprenderá.
• Antecedentes o referencia.
• Objetivos.
• Áreas afectadas de compras.
• Definición de términos.
• Resumen.
• Responsabilidad de las áreas involucradas.
• Desarrollo o trámite.
• Anexos.
Índice.

Es conveniente establecer un índice, ya sea formado de acuerdo a la materia objeto de la publicación, por numeración progresiva general o por numeración particular. La ventaja del índice permite una rápida localización de la publicación deseada.
Organización.

Esta sección comprende toda la información relativa a los lineamientos integrantes de la misma, tales como cuadros de organización (general y en particular de la gerencia), descripción de funciones, listas de obligaciones, etc.
Los principales puestos son:

Gerente de Compras
Comprador
Activadores
Asistente administrativo
Analista de proveedores
Políticas

La sección de políticas está destinada a incluir exclusivamente todas las políticas emanadas por la gerencia
Procedimientos

En esta división serán incluidos todos los procedimientos originados en la misma área de Compras.
Instrucciones técnicas

Son incluidas todas aquellas instrucciones que cubren métodos de operación y están delimitadas a cubrir los aspectos de un área o parte específica.
Circulares y boletines

Este apartado comprende todas aquellas disposiciones de aplicación general al personal de la gerencia, tales como medidas disciplinarias y administrativas, así como instrucciones concretas sobre determinados trámites de coordinación con otros departamentos o áreas de la empresa.
En cuanto a boletines, se refiere a aquellas publicaciones dirigidas a los proveedores en lo relativo a sus relaciones con la empresa y trámites o aspectos que deben conocer, para evitar confusiones y lograr expeditacion en las operaciones contractuales.
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