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Herausforderung Social Media Compliance

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Andrea Pizzato

on 18 October 2015

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Transcript of Herausforderung Social Media Compliance

Check - Compliance Management System
Die Arbeit von Corporate Compliance befindet sich mit Blick auf die sozialen Medien vor neuen Herausforderungen.
Geschäftsführung und Mitarbeitern gleichermaßen die Sicherheit und den Schutz rechtmäßigen Verhaltens zu vermitteln, aber auch strategische Neuerungen auf der Basis einer sich wandelnden Kommunikationskultur aktiv mitzugestalten, ist eine sowohl spannende wie erforderliche Aufgabe.
Fazit
Social Media Compliance
Neue Herausforderungen für das Compliance Management System
CHANGE / TRANSFORMATION
Datenschutz
Beschädigung des Marken-/ Unternehmensimage
Wettbewerbswidriges (Online)-Verhalten
Urheberrecht/ Copyright
Herausforderung Internes Collaboration Tool
Herausforderung Facebook, Twitter, Youtube und Co.
Complinace ist Kommunikation
Mitarbeiter halten sich an Regeln, wenn sie diese nachvollziehen können.
Das wird nur durch gezielte Kommunikation erreicht.
Compliance-Kommunikation als Instrument des Kulturwandels
Deckt das Compliance Management System die Bedingungen von Anders Arbeiten/ Future Work / Digital Work ausreichend ab?
Nach der Einführung des Compliance-Management-Systems gilt es nun, ein ergänzendes
Social Media Compliance Programm
nachhaltig in der Unternehmenskultur zu verankern und regelmäßig zu kommunizieren.
(N)etikette
Arbeitsrecht
Zeitmanagement
Privatsphäre
Was soll mit Compliance Kommunikation erreicht werden?
Verstehen
Unterstützen
Teilnehmen
Mitarbeiter und Dritte kennen und verstehen den
Social Media Verhaltenskodex
und alle damit verbundenen Regeln
Alle Mitarbeiter und Dritte unterstützen den
Social Media Verhaltenskodex
und deren Einführung
Mitarbeiter werden ein integraler Bestandteil des präventiven
Compliance Management Systems und des Social Media Verhaltenskodex
Soziale Netzwerke gewinnen immer stärker an Bedeutung; nicht nur für Marketing- und Bewertungs-Zwecke, sondern auch für den Austausch mit dem Kunden, für Dienstleist-ungsangebote und für Geschäftsanbahnung.
Für Unternehmen entstehen durch die Nutzung nicht nur technische Gefahren, sondern auch regulatorische Risiken, Reputationsrisiken, sowie fehlerhaftes Verhalten der Mitarbeiter in sozialen Netzwerken.
Um die Risiken bei der Nutzung von sozialen Netzwerken im Unternehmen zu minimieren, ist ein übergeordnetes
Social Media Compliance Management
erforderlich. Dies beinhaltet organisatorische und technische Maßnahmen, die sicherstellen, dass Gesetze, Vorschriften und Standards im Web 2.0 eingehalten werden.
Für die Unternehmen ist Social Media einerseits ein Kommunikationsmittel, das die traditionellen Kommunikationswege ergänzt, anderseits eine zusätzliche Plattform zum Austausch mit den Kunden sowie zur Geschäftsanbahnung für Produkte und Dienstleistungen und um die Kunden stärker an das Unternehmen zu binden.

Neben den zahlreichen Vorteilen der sozialen Medien müssen auch die Risiken betrachtet werden. Für die Unternehmen entstehen durch die Nutzung nicht nur technische Gefahren, sondern auch regulatorische Risiken, die zu Streitigkeiten oder Gerichtsverfahren führen können und mit erheblichen Kosten verbunden sind.
Auch Reputationsrisiken sind nicht zu vernachlässigen.
Fehlerhaftes Verhalten der Mitarbeiter in sozialen Netzwerken kann vom Vertrauensverlust bis zur Abwanderung der Kunden führen.

Die Risiken bei der Nutzung von sozialen Netzwerken im Unternehmen zu minimieren, erfordert ein übergeordnetes Social Media Compliance Management. Dies beinhaltet organisatorische und technische Maßnahmen, die sicherstellen, dass Gesetze, Vorschriften und Standards im Web 2.0 eingehalten werden.

ie Aktivitäten von Mitarbeitern auf Social-Media-Plattformen gehören mittlerweile genauso zur Kommunikation wie ein Telefonat, ein Meeting oder eine E-Mail. Zu Letzteren gibt es im Unternehmen häufig schon Richtlinien. Dazu gehören z.B. die Vorgabe von Form und Inhalt der E-Mail-Signatur, oder die Regel, mit welcher Begrüßung Anrufer in Empfang genommen werden. Für die Kommunikation auf Social-Media-Plattformen gibt es oft Social Media Guidelinesim Unternehmen, die immer öfter auch die Compliance integrieren. Aber eben nicht immer.

Vor dem Hintergrund der sich wandelnden Arbeitsbedingungen zeichnet sich derzeit ein Umdenken bei der Umsetzung der Compliance-Strategie in den Chefetagen der Unternehmen ab.
Auch Wirtschaftsprüfungsunternehmen sind mittlerweile davon überzeugt, dass die richtige Kommunikation Compliance-Richtlinien effektiv im Unternehmen verankern kann. Nach dem Prüfungsstandard PS 980 des Instituts der deutschen Wirtschaftsprüfer (IDW) müssen Mitarbeiter über das Compliance-Programm und Ihre Rolle und Verantwortlichkeiten informiert werden, damit sie ihre Aufgabe im Compliance-Management-System (CMS) ausreichend verstehen und sachgerecht erfüllen können. Das Thema Compliance-Kommunikation rückt somit mehr und mehr in den Fokus der Compliance-, aber auch der Kommunikations-Abteilungen.

Durch Compliance-Kommunikation werden Mitarbeiter und Geschäftspartner über alle unternehmensinternen Regeln, Pflichten, Verantwortlichkeiten, Rollen und Berichtswege der Compliance-Organisation so informiert, dass sie diese verstehen, unterstützen und vor allem einhalten. Als übergeordnetes Ziel sollen Mitarbeiter und „Dritte“ ein integraler Bestandteil des präventiven Compliance-Management-Systems werden
Das zertifiziere Compliance Management System der Deutschen Telekom ist gut eingeführt und deckt die klassischen - hirarchisch organisierten - Arbeitsmodelle im Unternehmen ausreichend ab. Aber reichen die Prozesse und Regelungen aus für die neue Social Media Strategie?
Die Strategie zu "Anders Arbeiten" wirft die Frage auf, ob die KBV Enterprise 2.0 in Ergänzung der KBV IT-Systeme ausreicht, (und ausreichend kommuniziert ist), um die neuen Arbeitsweisen mit und in einer Social Media-Umgebung rechts- und verhaltenskonform umzusetzten. Diesbezüglich ist eine Überprüfung der unter- schiedlichen Social Media Anwendungen (von TSN über Twitter und Facebook bis hin zu privater und dienstlicher Nutzung), der vorhandenen Prozesse und Regelwerke, erforderlich. Ggf. müssen Anpassungen und Ergänzungen erfolgen.
ALT NEU
Erkannte Handlungsfelder
Arbeitnehmerseitig

Arbeitgeberseitig
Social Media Einsatz in Unternehmen - Sicher für Arbeitnehmer und Arbeitgeber durch gezielte und kontinuierliche Compliance-Kommunikation
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