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Archivo y clasificación de documentos

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Yurena colomina soriano

on 1 March 2015

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Transcript of Archivo y clasificación de documentos

*Archivo y clasificación de documentos.
1.3 Las diez grandes reglas del archivo.
1- Debe ordenarse de forma que cualquier persona pueda encontrarla.

2- El registro del archivo sirve para dejar constancia de cualquier entrada o salida.

3- No es aconsejable acumular excesiva documentación.

4- Es necesarios ser selectivos en esta labor, diferenciando lo útil de lo relevante.

5- Abrir un nuevo expediente.

6- Recomendable utilizar señas visuales.

7- Eliminar los documentos que no son útiles.

8- Los contenidos deben estar seguros.

9- Agrupar documentos.

10- Colocar la documentación de manera que quede visible.

2.1 Tipos de archivos según su localización física.
Gestión centralizada de archivo:
La empresa guarda su documentación en un mismo lugar.

Gestión descentralizada:
Cada departamento tiene su propio archivo.

Gestión mixta:
Los archivos activos y semiactivos están descentralizados en los distintos departamentos.

1.2 Objetivo de la labor de archivo.
Los documentos deben ser guardados y conservados correctamente.
Debe garantizar la fácil y rápida localización.
La empresa puede controlar la información que entra y sale.
1.1 Razón de ser de la labor de archivo.
Gracias al archivo se pueden recuperar y consultar documentos con información de vital importancia.
El archivo debe adaptarse en todo momento a las características de la empresa.
La empresa puede necesitar esta información para la toma de decisiones.
La ley obliga a conservar determinada documentación en un periodo de seis años.
2. Tipos de archivos empresariales.
Activos:
Contienen documentos que son utilizados frecuentemente, por lo que deben localizarse en un lugar accesible.
Semiactivos:
Se guardan documentos de poca actividad que han sido retirados del archivo activo.
Inactivos:
Contienen documentos que rara vez son consultados.
1.El archivo: concepto y finalidad.
1· Al conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de unas funciones o actividades concretas.

2· Al lugar donde se ordenan, clasifican y guardan los documentos de interés.

3· A la institución, organismo o departamento encargado de conservar documentos de interés público o privado.

Ventajas
Centralizada:

-Ahorro en espacios.
-Mayor control sobre la documentación.
-Reducción de las posibilidades de extravío.
-Localización permanente.
Inconvenientes
Centralizada:
- Sistema poco útil si queremos localizar un documento.
-Gestión burocrática y rígida que puede llegar a ser poco operativa.
Descentralizada:
-Rápido acceso a los documentos.
-Reducción de costes del mantenimiento.


Mixta:
-Mayor control de la documentación.
-Mayor operatividad en el desarrollo.
Descentralizada:
-Puede provocar que no se encuentren los documentos con facilidad, y pueda incluso perderse.
-La multiplicación de espacios.
En la gestión
mixta
tenemos los inconvenientes de la centralizada tanto como los de la descentralizada.
3. Sistema de clasificación de documentos.
Todos los archivos deben tener establecido un criterio de ordenación de los documentos que se incluyen en ellos. Nos permite acceder a cualquier documento rápidamente.

Requisitos:

-Debe de ser fácil de comprender.
-Debe de ser sencillo de aplicar.
-No debe ser ambiguo.
-Ha de permitir futuras ampliaciones.
-Tiene que posibilitar localización rápida y eficiente.


3.1 Sistema alfabético.
Clasifica según el orden establecido en el alfabeto.

3.2 Sistema numérico.
Ordena según el número natural determinado y siguiendo un orden ascendiente o descendiente.

3.3 Sistema cronológico.
Ordena y archiva en función de una fecha relacionada con ellos. Dicha fecha puede ser el momento de su elaboración, de su emisión de la entrada en el archivo, de la compraventa, o del vencimiento de la deuda.
3.4 Sistema geográfico.
Permite ordenar la documentación en función de un lugar o dirección, que puede ser el domicilio de la persona o empresa.
3.5 Sistema temático.
Agrupa los documentos por temas o asuntos; necesita otro sistema de ordenación posterior para los documentos contenidos en cada uno de los grupos.


3.6 Sistema mixto:
Alfanumérico.
Más conocido y utilizado es el sistema alfanumérico, que surge de combinar el sistema alfabético y el sistema numérico.
4. Archivo de documentos en formato papel.
Es el sistema tradicional de conservación de información que se ha utilizado durante siglos y que sigue siendo uno de los más extendidos en el ámbito empresarial.

4.1 Entrada de la documentación en el archivo.
Antes de proceder al archivo, se debe confirmar que los documentos no están siendo utilizados por nadie, el sistema está a disposición del funcionamiento normal de la empresa, la labor de archivo debe realizarse de forma periódica evitando acumulación.

4.3 Destrucción de documentación.
Utilizar con frecuencia para evitar el acceso de personal no autorizado.
4.2 Conservación de documento.
Dejar constancia de la entrada y salida de documentos, cuando se vaya a utilizar un documento sacar el expediente completo, proceder a la devolución de la documentación al archivo lo antes posible.

5. Archivo informático de datos.
6. Materiales para el archivo de documentación escrita.
Carpetas simples.
Carpetas clasificadoras.
Carpetas colgantes.
Carpetas archivadoras A-Z.
Cajas de archivo.
Estanterías.
Armarios de carpetas suspendidas.
Armarios de seguridad.

6.1 Soportes para el archivo informático de datos.
Fax.
Impresora.
Módem.
Escáner.
Equipos multifunción.


Poseen motores de búsqueda de localización de información rápida, no ocupa tanto espacio físico,
permite consultar la información en cualquier lugar y momento.







-Archivo informático de documentos: esta formado por un conjunto de documentos elaborados o recibidos en formato electrónico que son ordenados clasificados y conservados.
-Sistema de gestión de datos: es un programa informático capaz de gestionar el acceso, consulta y eliminación de datos.

7. Medidas para la protección de la información.
7.3 Ley de Protección de Datos.
Esta ley tiene por objeto garantizar y proteger los derechos y libertades de las personas físicas, en especial su honor y su intimidad.



7.1Documentos escritos.
-Crear un procedimiento claro de uso y manipulación de la documentación.
-Establecer un sistema de archivo protegido para documentación sensible.
-Elaborar un plan de actuación ante accidentes.
-Nombrar un responsable de seguridad.
-Establecer mecanismos que impidan la divulgación.
-Exigir secreto y confidencialidad a los trabajadores.

7.2 Documentos electrónicos.
-Realizar copias de seguridad.
-Establecerá accesos restringidos.
-Algunos archivos de sólo lectura.
-Instalar un antivirus.
-Establecer programas de cifrado y encriptación.

Índice:
1. El archivo: concepto y finalidad.
2. Tipos de archivos empresariales.
3. Sistemas de clasificación de documentos.
4. Archivo de documentos en formato papel.
5. Archivo informático de datos.
6. Soportes y materiales de archivo.
7. La protección de la información: LOPD.
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