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MAPA MENTAL DE INVENTARIOS

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marlon cardona

on 12 September 2015

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Transcript of MAPA MENTAL DE INVENTARIOS

INVENTARIOS
CONTROL
Es una relación detallada de las existencias materiales en el activo, la cual debe mostrar.
Número de unidades en existencia.
Descripción de los artículos
Precios unitarios
Clasificaciones
Total del inventario.
CLASES DE INVENTARIOS

INVENTARIO DE MERCANCIAS:

Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados.
Mercancías disponibles para la Venta.
Las mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún)
Las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).






INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS.
INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO DE FABRICACIÓN.
INVENTARIO DE PRODUCTO TERMINADO.

INVENTARIO DE SUMINISTROS DE FABRICA.

Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta

Pintura
Lija
Clavos
Lubricantes


PRODUCTO TERMINADO
Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.
Lo constituyen todos los artículos fabricados que están aptos y disponibles para su venta.







Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de:
Materiales
Mano de obra
Gastos de fabricación
aplicables a la fecha de cierre.



PRODUCTOS EN PROCESO
Es la materia extraída de la naturaleza y que se transforma para elaborar materiales que más tarde se convertirán en bienes de consumo.









Actividades y técnicas utilizadas para mantener la cantidad de artículos (materiales, materias primas, producto en proceso y producto terminado) en el nivel deseado tal que ni el costo ni la probabilidad de faltante sean de una magnitud significativa.

Funciones:
Eliminación de irregularidades en la oferta
Compra o producción en lotes o tandas
Permitir a la organización manejar materiales perecederos


INVENTARIO
DEVOLUTIVO
INVENTARIO CONSUMO
Es la devolución al almacén de los bienes y materiales de consumo que no se requieren en una dependencia, para el cumplimiento del objetivo para el cual fueron destinados.
Para después ser:
Redistribuidos
Devueltos por desperfectos
Dar de baja






Relación ordenada de los bienes de consumo que se encuentran en el Almacén, que permite conocer las existencias reales a una fecha determinada.







ALMACÉN
OBJETIVO:
Suministrar espacio y equipo para contener y proteger los artículos hasta que se utilizan o embarcan.
INCLUYENDO:
Instalaciones
Equipo
Personal
Técnicas de almacenaje para materias primas, productos en proceso y productos terminados.
Y varían según sean la naturaleza del material.






BODEGA
Es un área o depósito temporal de las mercancías que allí se guardan.







CENTRO DE COSTO
Un centro de costos es una división que genera costos para la organización, pero sólo indirectamente le añaden beneficio o utilidad. Ejemplos típicos de esto son los Departamentos de Investigación y Desarrollo, Mercadotecnia y Servicio al cliente.









Es el movimiento físico de entrada de mercancías o materiales en el almacén. Se trata de un movimiento de mercancías utilizado para contabilizar mercancías recibidas de proveedores externos o de la producción del centro. Todas las entradas de mercancías tienen como consecuencia un aumento de stock en el almacén.
Clases de entradas de mercancías:
• Entradas de mercancías en referencia a un pedido.
• Entradas de mercancías en referencia a una orden de fabricación.
• Entradas de mercancías con referencia a una entrega.









ENTRADAS DE MERCANCIA
SALIDAS DE MERCANCIAS
Es el movimiento físico de salida de mercancías o materiales en el almacén. Se trata de un movimiento de mercancías utilizado para contabilizar mercancías vendidas o utilizadas para producción.
Clases de salidas de mercancías:
• Salida de mercancías en referencia a un pedido - venta.
• Salida de mercancías en referencia a una orden de fabricación.








Cuando un cliente devuelve una mercancía comprada, debe procederse a reconocer en la contabilidad este hecho.
Es preciso reversar cada uno de los movimientos realizados al momento de realizar la venta en la proporción de la devolución.
La única cuenta que no se reversa es la cuenta de ventas, puesto que existe una cuenta específica para las devoluciones cual es la 4175.









DEVOLUCIÓN EN COMPRA
Deben ser reconocidas en la contabilidad, y su tratamiento difiere dependiendo del sistema de inventarios que la empresa utilice.

En el sistema permanente, las compras se contabilizan en la cuenta 14 del activo, por tanto, las devoluciones en compras cuando se utiliza el inventario permanente, afectarán esta cuenta.

En el sistema periódico, las compras son contabilizadas en la cuenta 62, de modo que al hacerse una devolución en compras utilizando el sistema periódico, se ha de afectar la cuenta 62.
Las compras se contabilizan en la cuenta 6205 y las devoluciones en la cuenta 6225.





Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no están liquidados en las facturas, o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un soporte que se denomina nota crédito.






NOTA CRÉDITO
La nota de crédito es un documento comercial que emite la empresa al cliente para descontar de su cuenta por cobrar un importe determinado. Se emite en los siguientes casos:
* Descuentos o bonificaciones
* Devolución de mercancía
* Cancelación de factura en un periodo posterior.

NOTA DEBITO
Es un comprobante que emiten las entidades financieras para cargar a la cuenta de los clientes, valores como intereses por financiaciones, por sobregiros, el GMF (gravamen a movimientos financieros), venta de chequeras, comisiones y otros cobros por concepto de operaciones manejadas por estas entidades.









CONTROL DE INVENTARIOS

IMPORTANCIA: “Obtener utilidades”
Es de vital importancia ya que su descontrol se presta para mermas y desperdicios de mercancía, causando gran impacto en las utilidades.
Para mantener un control en los inventarios se debe seguir el siguiente procedimiento:
• Recibir
• Conteo
• Registro
• Ingreso
• Costeo
• Etiquetar o codificar
• Ubicación por:
 Categoría
 Costos

TARJETA KARDEX
Es un documento administrativo de control, el cual incluye datos generales del bien o producto, Es una herramienta que le permite tener reportes con información resumida acerca de las transacciones de inventario de la compañía.













REMISIÓN
La nota de remisión es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según la nota de pedido y este se encuentre impreso y membreteado, según la Necesidad de la empresa. Sirve para que el comerciante tenga testimonio de los artículos que ha entregado en las condiciones solicitadas y aprobadas por el departamento de ventas.










MERCANCÍA EN CONSIGNACIÓN
Es común que algunas empresas entreguen sus mercancías en consignación (mediante un Contrato de consignación) a terceros para que estos las comercialicen a cambio del mayor valor de la venta o “comisión”.

Para tratar este tema, es preciso hacer claridad sobre algunos conceptos:

CONSIGNANTE: Persona que entrega en calidad de consignación, un bien o una mercancía a un tercero, para su venta o administración.
CONSIGNATARIO: Persona que recibe del consignador, un producto o mercancía en calidad de consignación para su venta o administración.
CONTRATO DE CONSIGNACIÓN:
El contrato de consignación es un contrato comercial, el cual consiste en que una persona se obliga a vender las mercancías de otra, previa fijación de un precio que el consignatario debe entregar al consignante.
El consignatario tiene derecho a vender la mercancía por un mayor valor al acordad, y ese mayor valor será suyo. El consignante puede limitar al consignatario que solo pueda vender la mercancía a un valor determinado, pero en todo caso, el consignatario tiene derecho al pago de una colisión previamente establecida en el respectivo contrato de consignación.

SISTEMA DE INVENTARIOS
SISTEMA DE INVENTARIOS PERIÓDICO:

El costo de la mercancía vendida debe encontrarse por juego de inventarios (inventario inicial, más compras netas, menos devoluciones en compras), para lo cual se hace necesario conocer los datos referentes a inventario inicial, compras netas e inventario final.
Cada vez que se desee conocer el dato del inventario final, se debe proceder a efectuar un conteo físico, lo cual requiere cerrar el almacén o punto de ventas, contar las mercancías y posteriormente valorizarlas.
No utiliza tarjetas de kardex discriminadas en costos y cantidades, solamente lo hace determinando las cantidades.
SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE:

El costo de la mercancía vendida se conoce cada vez que se realiza una venta.
Es posible conocer el costo de ventas (valor de las mercancías vendidas) en cualquier momento, sin necesidad de recurrir a realizar un inventario físico de las mercancías.
El inventario final o conteo físico se utiliza básicamente para determinar faltantes o sobrantes de mercancías.
Debido a que los registros contables de entradas y salidas se realizan directamente en la cuenta 1435, esta permanece actualizada, de tal manera que en cualquier momento se conoce el valor del inventario final.
No necesita discriminar el dato de inventario inicial e inventario final, porque permanentemente según el kardex se conocen las existencias y su respectivo costo.
El kardex maneja datos a nivel de cantidades como de precios de costo.
METODO DE EVALUACIÓN
Es importante recalcar que los métodos de valuación tienen que ver con los costos, por ejemplo si se evalúa el inventario “casacas”, los ingresos y salidas de almacén tienen que ver con el costo de las casacas.
La contabilidad de inventarios involucra dos importantes aspectos:
El costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser determinado.
Dicho costo es retenido en las cuentas de inventario de la empresa hasta que el producto es vendido.
Métodos de valuación de inventarios que son los que comúnmente se utilizan en las empresas
PEPS
UEPS
PROMEDIO



MANUAL DE FUNCIONES ENCARGADO DE INVENTARIOS
Las responsabilidades que implica su cargo son:

• Venta de materiales.
• Facturación.
• Compra de materiales
• Manejo operativo de la bodega
• Custodia del inventario

ACTIVIDADES DE VENTAS
• Brindar atención al cliente cuando se comunica para pedir los precios de los
materiales y su disponibilidad.
• Envío de cotización a los clientes que lo soliciten.
• Realizar la venta de materiales a clientes que se acercan a bodega o que solicitan un pedido vía telefónica.

ACTIVIDADES DE FACTURACIÓN
• Es responsabilidad del bodeguero elaborar la factura correspondiente a la venta de un proyecto realizada por el Gerente de Operaciones. Para esto el gerente envía a bodega la proforma en base a la cual se debe facturar.
• Debe hacer aprobar las facturas emitidas por una de las gerencias funcionales.
• Realizar la facturación de las ventas que se realizan vía telefónica o de manera
personal.
• Entregar las facturas a contabilidad.

ACTIVIDADES COMPRAS
• Realizar la compra de materiales tales como: accesorios PVC, mangueras, tubos y material eléctrico previa aprobación de una de las gerencias funcionales.
• Realizar las compras cuando existe faltante o no se puede cumplir con algún pedido, previa aprobación de una de las gerencias funcionales.
• En el caso de requerir material eléctrico solicitar cotizaciones a diferentes proveedores. Entregar estas cotizaciones al asistente de contabilidad quien decide a quién comprar y obtiene la aprobación.
• Al recibir el material verificar que se encuentre de acuerdo a las condiciones de la factura y posteriormente ingresar la factura al sistema.
• Enviar las facturas a contabilidad.



ACTIVIDADES DE BODEGA
• Entrega/recepción de los materiales y las herramientas a los técnicos.
• Llevar un control de las herramientas entregadas.
• Apartar físicamente los materiales que se van a utilizar en cada proyecto para que estos no sean vendidos.
• Realizar el ingreso de materiales a la bodega cuando los técnicos no lo ocuparon.
• Mantener limpia la bodega.
• Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

PEPS
Este método presenta el inventario final a su costo más actual. Cuando aumentan los costos de inventario (aumento de precios) este método da como resultado una utilidad más alta y por tanto un impuesto sobre la venta mayor.
Los primeros costos que entraron al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas.
Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades al inicio por su costo
Determinar el costo de todas las compras multiplicando la cantidad de unidades compradas por su precio
Obtener el costo total de las mercancías disponibles para la venta mediante la suma de los resultados anteriores (CT)
Cálculo del costo del inventario final: como la suma de los costos por las cantidades que componen el inventario final (Ci)
Obtener el costo de las mercancías vendidas, calcular la diferencia entre el costo total (CT) y el del inventario final (Ci)





UEPS
Este método presenta el costo de las mercancías vendidas a un costo más actual. Cuando aumentan los costos de los inventarios este método produce el costo de mercancías vendidas más alto y la utilidad más baja, minimizando el impuesto sobre la venta.
Los últimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas
Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades al inicio por su costo
Determinar el costo de todas las compras multiplicando la cantidad de unidades compradas por su precio
Obtener el costo total de las mercancías disponibles para la venta mediante la suma de los resultados anteriores (CT)
Cálculo del costo del inventario final: como la suma de los costos por las cantidades que componen el inventario final (Ci)
Obtener el costo de las mercancías vendidas, calcular la diferencia entre el costo total (CT) y el del inventario final (Ci)
Se venden primero las mercancías con menos antigüedad en el inventario.
COSTO DE MERCANCÍA
Costo de mercancía real es el costo total que incurres para tener tu producto o mercancía en un determinado lugar físico ya sea almacén o la sala de tu casa.










EMBALAJE
Envolturas destinadas a resguardar los productos que se transporten.

Los envases y embalajes pueden ser comprados y vendidos en unión del producto contenido en cuyo caso el proceso contable sería idéntico a la explotación de mercadería






El propósito del inventario es recopilar información relevante que describa de manera plena los activos de tal forma que al realizar una consulta esta refleje la condición real del bien, de manera que permita la toma de decisiones pertinentes al caso.

Las premisas de un inventario físico son:

El inventario de activos fijos no es una actividad menor.
La logística del inventario debe estar basada en el profundo conocimiento del proceso de producción de la empresa en cuestión.
El levantamiento o inventario se hará describiendo los activos con todo detalle.
La planeación y diseño de la estructura de la base original de datos será determinante en el resultado final.
No todos los activos son iguales.








INVENTARIO DE
ACTIVOS FIJOS

TOMA FISICA DE INVENTARIOS
La toma de inventario es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes, a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real. Ésta, permite contrastar los resultados obtenidos con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir, y proceder a realizar los ajustes necesarios, según sea el caso.
Deberá considerar, además de la comprobación de la presencia física:
Su estado de conservación
Condiciones de utilización y de seguridad.

Objetivo de la Toma Física de Inventarios.
Este tipo de proceso permite establecer medidas en las áreas
de almacenamiento en donde se permita llevar un control
riguroso sobre las existencias de los productos en estos
almacenes para de este modo entregar la información correcta
a la empresa del nivel de inventario que posee.


CODIGO DE INVENTARIOS
El código de barras es un código basado en la representación mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada información, es decir, las barras y espacios del código representan pequeñas cadenas de caracteres. De este modo, el código de barras permite reconocer rápidamente un artículo de forma única, global y no ambigua en un punto de la cadena logística y así poder realizar inventario o consultar sus características asociadas. Actualmente, el código de barras está implantado masivamente de forma global.








TÉCNICAS DE CONTEO

Se usan varios métodos para determinar la cantidad física de inventarios:
• Comparar el INVENTARIO LOGICO con el INVENTARIO REAL,
o Inventario lógico: Sistema informático.
o Inventario real: Inventario físico.
• CONTEO CICLICO:
Un control constante y periódico de inventarios con bajo costo.
Se clasifican los ítems en orden de importancia, categoría A, B y C, contar cuantas clases de ítem hay por categoría y determinar el ciclo en el cual se van a contar todos los ítem en cada categoría.

DESPACHO DE MERCANCIAS
El jefe de bodega donde se contacta con un trasporte disponible (transportador) que se presenta en la hora y sitio acordado donde se llevara a cabo la carga de los productos que estén en buen estado, verificando su calidad y para productos defectuosos se llevara un conducto regular, las mercancías deben ir acompañadas de los siguientes documentos:
Orden de despacho
Orden de venta
Remisión

ALMACENAMIENTO O RECIBO DE MERCANCIAS
Se realiza la organización de la mercancía, en el proceso de almacenamiento se utilizan los siguientes documentos:
Kardex
Factura
Orden de compra
DOCUMENTOS CONTROL DE ROBO Y DESPACHO DE MERCANCÍA
PERDIDA DE
INVENTARIOS

Las perdidas representan el deterioro patrimonial que sufre un sujeto, por eventos económicos, naturales o civiles, y operativos. De conformidad con la ley tributaria, se admiten las tres formas: perdidas en venta de bienes (evento económico), perdidas fortuitas (eventos naturales o civiles) y perdidas fiscales (eventos naturales o civiles) y pérdidas fiscales (evento operativo).






RESPONSABILIDADES
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Planificar el trabajo por orden de prioridades y sucursales.
Revisar la correspondencia recibida interna y externa, tanto en papel como en medio electrónico y dar el curso debido.
Resolver cualquier problema o inquietud sobre inventarios durante su visita a la sucursal. Dar seguimiento al origen del problema y coordinar solución con los departamentos relacionados.
Comparar contra listado el inventario físico selectivo y hacer los ajustes correspondientes.
Planificar y ejecutar inventarios físicos con los Proveedores de las casas Comerciales y los responsables en las tiendas.
Planificar, organizar y coordinar los inventarios semestrales de todas la Tiendas.
Presentar informe semanal de actividades realizadas a la Gerencia de Mercadeo y Ventas


GESTIÓN OPERATIVA
Procesar e imprimir el cierre diario de inventarios. El cierre debe cuadrar, caso contrario comunicar a sistemas para revisión.
Revisar los ajustes pendientes enviados por diferentes Tiendas.
Revisar en todas las sucursales los artículos en negativos y hacer conteo físico para comparar y buscar las diferencias.
Procesar los ajustes correspondientes y aplicar al sistema de inventarios.
Clasificar mercadería para donación o perdida, acatando la norma del procedimiento.
Revisar el buen funcionamiento de todos los equipos de seguridad (Desactivadores, Renovadores y antenas)
Dar seguimiento a errores en el sistema de inventarios.
Efectuar cierre mensual de inventarios y establecer control sobre el mismo.

MANEJO CONTABLE INVENTARIO PERIODICO
Las compras se registran en la cuenta 6205; en igual forma las devoluciones en compras se registran directamente a la cuenta 6225.
En cuanto al inventario de mercancías que se maneja bajo la cuenta 1435, solamente trabaja con 2 datos, uno al iniciar el periodo, conocido como inventario inicial, y otro al finalizar el periodo como inventario final.








MANEJO CONTABLE
INVENTARIO PERMANENTE
Debido a que los registros contables de entradas y salidas se realizan directamente en la cuenta 1435, esta permanece actualizada, de tal manera que en cualquier momento se conoce el valor del inventario final.










VENTAJAS Y DESVENTAJAS
SISTEMA DE INVENTARIOS
INVENTARIO INICIAL-FINAL -
INVENTARIO FINAL:
Al llegar al final del ejercicio económico es necesario hacer un inventario para valorar las existencias finales y comprobar que la lista de bienes que tenemos en la contabilidad sigue existiendo, es decir que están todos y en el estado que deben.

INVENTARIO INICIAL:
El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el período contable.
Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el período contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Perdidas directamente.

DEVOLUCIÓN EN VENTA
PONDERADO
Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.
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