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10.4 Gestionar las expectativas de los interesados

PMBOK v4.0 10.4 Gestionar las expectativas de los interesados
by

Marcos Ruiz

on 10 June 2013

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Transcript of 10.4 Gestionar las expectativas de los interesados

BIENVENIDOS Registro de Interesados. 3. 2. Gestionar las Expectativas de los Interesados. SALIDAS * GENERAR CONFIANZA
* RESOLVER CONFLICTOS
* ESCUCHAR DE MANERA ACTIVA
* SUPERAR LA RESISTENCIA AL CAMBIO RESULTADO CONOCIMIENTOS POLÍTICOS Y CULTURALES

-Diversidad de normas, antecedentes y expectativas.
-Uso hábil de la política y el poder.
-Ambiente de confianza mutua, GANAR/GANAR.
-Rapidez del trabajo, toma de
decisiones, disposición a trabajar
sin una planificación adecuada. INFLUENCIA

-Compartir la autoridad.
-Dirigir con el ejemplo.
-Aclarar la forma en que se va a tomar una decisión.
-Utilizar un estilo interpersonal flexible y adaptarlo de acuerdo a la audiencia.
-Ejercer el poder con habilidad y cautela, pensar en relaciones de colaboración a largo plazo. COMUNICACIÓN

-Director del proyecto – miembros del equipo – interesados externos.
-Diferentes estilos, aspectos culturales, personalidades y contexto global.
-Planear comunicaciones con sensibilidad adecuada.
-Saber escuchar. MOTIVACIÓN

-Miembros con distintos
antecedentes, expectativas
y objetivos individuales.
-Nivel de compromiso – Motivación.
-Satisfacción personal máxima:
Satisfacción personal, trabajo estimulante, sensación de realización, logro y crecimiento, compensación financiera suficiente, etc. DESARROLLO DE ESPÍRITU DE EQUIPO

-Ayudar a un grupo de personas a trabajar de manera interdependiente.
-Establecer metas, definir y negociar roles y procedimientos.
-Comportamiento interpersonal, comunicación, gestión de conflictos, motivación y liderazgo.
-Proceso continuo.
-Confianza mutua, intercambio de
información de alta calidad, toma de
decisiones y control eficaz del proyecto. LIDERAZGO

-Dirigir esfuerzos de un grupo de personas hacia una meta común.
-Respeto y confianza vs Miedo y sumisión.
-Esencial durante la planeación del proyecto.
-Mantener estrategia, visión y comunicación.
Influir, guiar, monitorear y evaluar el desempeño. HABILIDADES INTERPERSONALES Los métodos de comunicación identificados para cada interesado en el plan de gestión de las comunicaciones se utilizan durante la gestión de los interesados. MÉTODOS DE COMUNICACIÓN HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Gestionar las Expectativas de los Interesados incluyen, entre otros:
• los requisitos de comunicación de la organización
• los procedimientos para la gestión de incidentes
• los procedimientos de control de cambios
• la información histórica relativa a proyectos anteriores 6 Activos de los Procesos de la Organización Un registro de cambios se utiliza para documentar los cambios que se realizan durante el proyecto. Dichos cambios y su impacto en el proyecto en términos de tiempo, costos y riesgos deben ser comunicados a los interesados apropiados. 5 Registro de Cambios

Un registro de incidentes o registro de elementos de acción puede utilizarse para documentar y monitorear la resolución de incidentes. Se lo puede utilizar para facilitar la comunicación y asegurar una comprensión común de los incidentes. 4. Registro de Incidentes.

Comprender las metas y objetivos permite determinar una estrategia de gestión de las expectativas de los interesados. La estrategia se documenta en el documento de estrategia de gestión de los interesados. 2. Estrategia de Gestión de los Interesados

El registro de interesados es una lista de los interesados relevantes del proyecto. Se utiliza para asegurar que todos los interesados sean incluidos en las comunicaciones relativas al proyecto. 1. Registro de interesados. Gestionar las Expectativas de los Interesados. ENTRADAS El director del proyecto es responsable de gestionar las expectativas de los interesados. La gestión activa de estas expectativas disminuye el riesgo de que el proyecto no alcance sus objetivos y metas por causa de incidentes no resueltos a nivel de los interesados, y limita las interrupciones durante el proyecto. Gestionar las Expectativas de los Interesados implica actividades de comunicación dirigidas a los interesados en el proyecto, para influir en sus expectativas, abordar sus inquietudes y resolver asuntos, tales como:

1. Gestionar activamente las expectativas de los interesados para aumentar la probabilidad de aceptación del proyecto, negociando y ejerciendo influencia sobre sus deseos para alcanzar y mantener los objetivos del proyecto.

2. Abordar inquietudes que aún no representan incidentes, por lo general relacionadas con la anticipación de problemas futuros. Es preciso revelar y tratar estas inquietudes, así como evaluar los riesgos.

3. Aclarar y resolver los incidentes identificados. La resolución puede generar una solicitud de cambio o puede abordarse fuera del proyecto, por ejemplo, puede posponerse para otro proyecto o fase, o derivarse a otra entidad de la organización. Gestionar las Expectativas de los Interesados es el proceso que consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presentan Tema: 10.4 Gestionar las Expectativas
de los Interesados

Integrantes:
Marcos A. Ruiz Hernández
David del Real Aguilar
Carlos Ramón Gutiérrez Jordán
Alfonso Herrera Hernández

15 de Marzo del 2013 1. Dirigir y controlar a un grupo de personas.

Habilidades de presentación
Negociación
Habilidades de redacción
Oratoria HABILIDADES DE GESTIÓN NEGOCIACIÓN
-Dialogar para lograr un acuerdo
o compromiso mutuo.
-Analizar la situación
-Diferenciar entre necesidades y deseos
-Centrarse en intereses y asuntos mas que en posiciones
-Pedir mucho y ofrecer poco, pero ser realista
-Ganar/Ganar
-Escuchar atentamente y explicar a detalle TOMA DE DECISIONES

-Ordenar, consultar, consensuar y
aleatorio.
-Restricciones de tiempo, confianza, calidad y aceptación.
1.- Definición del problema
2.- Generación de la solución
3.- Pasaje de las ideas a la acción
4.- Planeación de la implementación de la solución
5.- Planificación de la evaluación de la solución
6.- Evaluación del resultado y proceso. PIRÁMIDE DE MASLOW El plan para la dirección del proyecto contiene el plan de gestión de las comunicaciones. Los requisitos y expectativas de los interesados permiten comprender las metas y objetivos de los mismos, así como el nivel de comunicación requerido durante el proyecto. Las necesidades y expectativas se identifican, analizan y documentan en el plan de gestión de las comunicaciones, que es un plan subsidiario del plan para la dirección del proyecto. 3. Plan para la Dirección del Proyecto DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DEL PROCESO
GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS 4. 2. 1. 4.
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