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4. LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS DEL EJECUTIVO DE VENTAS

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Nayeli Diaz Mtz

on 25 March 2014

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4. LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS DEL EJECUTIVO DE VENTAS
4.4 ORGANIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL EJECUTIVO DE VENTAS.
4.4.2 TRABAJO POR ORDEN DE IMPORTANCIA: POR RUTA, PEINADO POR ZONA, CAMBACEO Y POR VOLUMEN
• Por zonas. Consiste en dividir al territorio por zonas calculando tiempos de trabajo para cada uno de ellos, por día, semana, quincena y mes par atender a los prospectos adecuadamente.
• Peinado por zonas. Una vez que se ha dividido el territorio por zonas este trabajo es imprescindible para localizar exhaustivamente a todos los prospectos de la zona
• Por orden de importancia o volumen de venta. De acuerdo con el valor que representan sus pedidos, los prospectos se clasifican en: “AA” Especiales, “A” Muy buenos, “B” Buenos, “C” Regulares y “D” Esporádicos o malos.
• Por prospectos clave. Clientes especiales o lideres comerciales, sociales y profesionales. Requieren de una atención especial porque los demás prospectos que están a su alrededor se guían por estos
• Por rutas. Este itinerario se prepara para la distribución de artículos de gran consumo
• Cambaceo (seleccionar a quien se vende). Es la búsqueda de prospectos con criterio predeterminado quien pueda necesitar el producto o servicio.
• Trabajo directo de puesta en puerta. Implica tocar en todas las puertas y el cambaleo supone tocar solo aquellas puertas en las que pueden pertenecer a un prospecto.

4.1 ADMINISTRACIÓN DE VENTAS
La administración es la ciencia social o Tecnología Social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo esto de los fines perseguidos por la organización.
4.1.1 OBJETIVO DE LAS VENTAS
o Obtención de una determinada cifra de ventas o cuotas de venta
o Hacer nuevos clientes: Estrategias de penetración o en mercados e n crecimiento, está enfocado a la estabilidad y crecimiento de la cartera (en número de clientes o como cifra o cuota de venta a realizar en clientes nuevos.
o Evaluar las tareas y actividades de la administración de los empleados
o Comprender y explicar, el rol y la importancia que tiene la planeación de ventas en la administración de ventas.
o Administrar lo concerniente a ventas, identificar problemas y oportunidades, analizar estrategias, diferenciar y comparar el comportamiento de las ventas nacionales y las internacionales.
o Diseñar una estructura organizativa que permita implementar con éxito la planificación estratégica de marketing y del equipo de ventas.
o Coordinar los recursos materiales y humanos existentes, para poder alcanzar un nivel óptimo en la consecución de los objetivos generales establecidos.

4.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LAS VENTAS
o Incrementar las compras medias por cliente:
o Incrementar el volumen medio de cada pedido
o Obtener una determinada cuota de mercado(puede referirse a territorios o a clientes que se nutren de más de un proveedor)
o Conseguir un determinado margen comercial:
o Disminución del período medio de cobro.

4.3.6 FACTORAJE (CADENAS PRODUCTIVAS).
El factoraje consiste en la adquisición de créditos provenientes de ventas de bienes muebles acerca de una empresa inmobiliaria, de prestación de servicios o de realización de obras, otorgando anticipos sobre sus créditos, asumiendo o no sus riesgos. Por medio del contrato de factoraje un comerciante o fabricante cede una factura u otro documento de crédito a una empresa de factoraje a cambio de un anticipo financiero total o parcial. La empresa de factoraje deduce del importe del crédito comprado, la comisión, el interés y otros gastos.
Las empresas de factoraje suelen ser bancos, cajas de ahorro u otras compañías especializadas.

4.2.4 FORMATOS DE RESULTADOS ANUALES
Son aquellos que se realizan al finalizar cada año, para evaluar el desempeño del vendedor definitivamente. Tomar las decisiones adecuadas para que la empresa tenga mejores elementos y así una mejor calidad.
4.3 HERRAMIENTAS DE UN EJECUTIVO DE VENTAS
Para realizar su trabajo, el ejecutivo de ventas debe contar con una Carpeta de ventas que incluye la siguiente información:
 Catálogo de los productos de la compañía
 Catálogo de clientes activos, dados de baja y prospectos.
 Hoja con la política de ventas, crédito y plazo de cada uno de sus clientes.
 Estadística comparativa de ventas año actual contra anterior de cada uno de sus clientes y su territorio en general.
 Listas de precios de cada una de sus políticas.
 Material promocional como folletos, trípticos, presentaciones en video, etc.

4.3.4 FORMATOS DE: PEDIDOS, CANCELACIONES, NOTAS DE CRÉDITO, QUEJAS.
4.3.1 USO DE LA AGENDA
La agenda es una ayuda externa útil, económica y adaptable a cada ejecutivo de ventas ya que existen diferentes tipos lo cual brinda la posibilidad de elegir la más adecuada para cada uno de los ejecutivos. Al usar agenda no solamente se favorece el recuerdo de las actividades diarias, sino también el funcionamiento de la memoria.
Contenido de una agenda:
 Actividades a realizar
 Hora y fecha en que se realizaran dichas actividades
 Reuniones
 Juntas
 Conferencias
 Compromisos importantes
 Eventos importantes
 Etc.

4.3.2 USO DEL CATÁLOGO
El uso de catálogo ayuda a conocer más los productos y destacar las diferencias entre cada uno de ellos.
El catálogo de producto incluye:
• Fotografía de los productos que comercializa la compañía.
• Breve explicación de sus características técnicas: composición, ingredientes, proceso de fabricación, cumplimiento de la normativa aplicable, etc.
• Planos, esquemas o diagramas de su estructura, forma de montaje o funcionamiento.
• Gráficos sobre las prestaciones técnicas más destacadas.
• Gama ofertada: formas, medidas, colores, etc. En el caso del sector textil: tallas, colores, tejidos, estampados.
• Fotografía de los accesorios o complementos.

4.5 CONTROL DE ACTIVIDADES DE UN EJECUTIVO DE VENTAS
4.4.1 AGRUPACIÓN DE VISITAS POR ZONA.
El vendedor divide el terreno que tiene encomendado en zonas de trabajo, cuya área debe calcular según el trabajo de un día. Esa división, será semanal, quincenal o mensual según la intensidad de trabajo que los prospectos requieran.
La frecuencia de visitas dependerá:
 Del número de clientes o prospectos de la zona
 Del tipo de cliente
Los ejecutivos de ventas hacen un seguimiento regular y sistemático del rendimiento de sus equipos de ventas. También tratan directamente con clientes, ya que están al cargo de las grandes cuentas y negocian algunos precios de venta.

4.2.3 FORMATOS MENSUALES Y TRIMESTRALES
Son aquellos donde se deposita la información de una evaluación del desempeño que tienen los vendedores. Generalmente las evaluaciones se realizan al final de cada mes para inspeccionar con tiempo suficiente el desempeño de los vendedores y sanar irregularidades cotidianas
4.2 PLANEACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL EJECUTIVO DE VENTAS
Es el proceso mediante el cual se desarrolla y ejecuta organizadamente sus actividades y operaciones, aplicando los principios que le permitan en conjunto tomar las mejores decisiones para enriquecer el trabajo del departamento de ventas y así alcanzar los objetivos establecidos anteriormente.
4.2.2 FORMATOS POR SEMANA
Un formato por semana es una guía que se usa para llevar acabo la planificación de las ventas de una semana el cómo, donde, cuando y a quien se le va a vender.
4.3.3 LISTA DE PRECIOS
Una lista de precios es un ordenamiento de todos los productos y servicios que ofrece la empresa y lo que se cobra por ellos.
4.3.5 TRANSACCIONES VÍA INTERNET.
Una transacción es una operación de compra y venta. Cuando alguien vende un producto a un comprador, está llevando a cabo una transacción. Puede decirse que el vendedor acuerda entregar el producto al comprador y éste acepta dar dinero al vendedor a modo de compensación
Las operaciones más habituales que se ofrecen son:
a. Apertura de cuentas nuevas
b. Consulta de saldo y últimos movimientos de cuentas
c. Consulta de saldo y últimos movimientos en tarjetas de crédito
d. Transferencias bancarias
e. Consulta de tasas de interés
Consulta de cambio monetario
g. Consulta de índices bursátiles (bolsa de valores)
h. Solicitudes de chequeras
i. Reporte de robo / extravío de tarjetas
j. Pagos por transferencia electrónica (pagos de tarjetas de crédito, pago de facturas de empresas por convenios especiales)
k. Asesores y simuladores virtuales (cálculo de mensualidades de préstamos, cálculo de rendimiento de inversiones)
l. Suspensión de pago de cheques

4.6 EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL EJECUTIVO DE VENTAS
De vez en cuando las compañías necesitan llevar a cabo una revisión de sus objetivos y por ende como se cumplen estos a través de sus ventas y su participación de mercado. Las ventas constituyen un área en la que la rápida obsolescencia de los objetivos, políticas, estrategias y programas es una posibilidad constante. Cada compañía debe evaluar con regularidad su enfoque estratégico hacia el mercado. Se cuentan con dos herramientas: Revisión del índice de las ventas y auditoría de ventas.
4.2.1 FORMATOS POR DÍA: LLAMADAS, TRASLADO, ESPECIES Y PRESENTACIONES LLAMADA
PRESENTACION: Es el formato donde te presentas como empresa a futuros clientes regularmente es para nuevos clientes o incluso proveedores, pueden ser electrónicas o físicas. Es un proceso en el cual un contenido de un tema se expone ante un auditorio u otro lugar, la presentación generalmente intenta informar y dar idea a una persona de algún tema y aquí se utiliza un formato para citar a las personas para asistir a conferencias.
Se organizan mediante planes de trabajo, los cuales consisten básicamente de un calendario en el que quedan registradas las acciones realizadas así como las próximas acciones a realizar del ejecutivo de ventas de
 Agrupación De Visitas Por Zona
 Trabajo Por Orden De Importancia
 Control De Las Actividades Del Ejecutivo De Venta
 Evaluación De Las Actividades Del Ejecutivo De Ventas
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