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CdG séance 4

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ISEMCG Intervenant

on 6 November 2016

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Transcript of CdG séance 4

Séance 4
(7/11/2016)

La boîte à outils du contrôle

Volet "technique"

Contrôle de gestion
Programme des séances
Thème 1: méthodo du contrôle de G
Thème 2: la boîte à outils du contrôle de G
Thème 3: le contrôleur de G
Thème 1: méthodo du contrôle de G
Séance 1: fondamentaux sur la fonction contrôle de G/autoévaluation
Séance 2: structure de la mission de contrôle
Séance 3: gestion de l'information en contrôle de G
Théorie: la fonction contrôle de G, pourquoi, comment?
Atelier: débat: à quoi sert le contrôle de G?
Théorie: déroulement type de la mission/types d'approches
Atelier: testing: le jargon contrôle de G
Théorie: trouver et traiter l'information
Atelier: analyse d'entretiens
Thème 2: boîte à outils du contrôle
Séance 4: la boîte à outils "technique"
Séance 5: la boîte à outil "relation client"
Séance 6: la boîte à outils "management & reporting"
Théorie: les outils de recherche et d'exploitation des données
Atelier: construire ses outils de contrôle
Théorie: l'accompagnement au changement/le contrôle business partner
Atelier: testing: la rhétorique du contrôle
Théorie: les situations de reporting/le management d'une équipe de contrôle
Atelier: construire ses outils de reporting et de suivi des missions
Thème 3: le contrôleur de gestion
Séance 7: Qui est le contrôleur de gestion?
Séance 8: le contrôleur de G/vs le contrôle de G
Séance 9: mobiliser ses compétences en CdG
Théorie: profil, compétences, place dans l'entreprise
Atelier: grand témoin
Théorie: méthode canevas et adaptation au contexte, créer/faire muter une fonction CdG
Atelier: jeu de rôle: négociation
Séance serious game + débriefing
2e questionnaire d'autoévaluation des compétences
Outputs
Se former une opinion sur sa propre vision du contrôle de G

Outputs
Outputs
Savoir comment obtenir, filtrer et mobiliser l'information

Savoir utiliser la donnée et apporter une plus-value d'analyse
Identifier ses attentes par rapport à l’apprentissage en contrôle de G : connaissances, compétences
Connaitre le canevas d’une opération de contrôle et les logiques sous-tendues


Savoir mobiliser le vocabulaire du CdG
Outputs
Savoir adapter ses outils pour produire une information pertinente

Désacraliser le traitement technique de la donnée
Outputs
Anticiper et gérer les réticences des partenaires

Maîtriser les bons réflexes d'accompagnement au changement
Outputs
Maîtriser la présentation des résultats des contrôles

Savoir piloter des missions de contrôle
Savoir mobiliser des outils et supports adaptés aux besoins
Outputs
Se former une opinion sur son propre profil de contrôleur
Identifier les exigences du métier de contrôleur de gestion
Outputs
Savoir faire évoluer le CdG dans son entreprise

Savoir équilibrer ses activités de contrôle entre les exigences "métier" et le contexte de l'entreprise
Outputs
Savoir mobiliser les bons réflexes sur l'ensemble des étapes de la mission de contrôle
Identifier sa plus-value en tant que contrôleur de G


Identifier ses points forts et ses points faibles en matière de connaissances et de compétences à l'issue du semestre
Séance 4: la boîte à outils technique du contrôle
Atelier: construire ses outils de contrôle
Réalités et fantasmes du volet "technique" en CdG
Désacraliser les aspects techniques
en général, la trame est déjà faite
si vous avez des indicateurs (validés) à contrôler, c'est déjà une base
le contrôle de G permet de nombreuses automatisations: vous n'avez que peu de calculs à faire/d'agrégats à construire

Mais...c'est quand c'est moins simple que votre + value intervient
si vous devez construire-refondre les indicateurs
si vous devez inventer-adapter des outils
Cas de figure du "démarrage à zéro"
vous créez la fonction
vous héritez de fonctionnements insatisfaisants
...vous voulez juste tester une nouvelle méthode
Rappel: vos outils "repères"
votre stratégie/objectifs d'entreprise
votre programme de contrôle
vos indicateurs de référence
vos valeurs historiques/attendues/cibles
vos bases de données et requêteurs
votre carto des risques/vos découpages processus
Les outils d'obtention de l'info
Démo requêteur : Business Object
Les outils d'obtention de l'info
démo requêteur: Power BI
L'extraction de données, how to
le requêteur et le supermarché: faire sa liste, connaître les rayons
importance de la qualité des pratiques de saisie-paramétrage de l'incrémentation: vous intervenez pour réguler/adapter aux besoins
L'extraction de données, how to
Concrètement:
se poser des questions complètes: "je veux
telle

info
+
telle autre
qui sont à
tel

endroit
et que je veux valoriser de
telle manière
adapter les filtres
choisir les champs à faire apparaître
adapter sa dataviz
savoir moduler sa requête (permet d'avoir X usages des mêmes données)
Limites de la requête
la qualité des bases de données: le CdG peut les contrôler, mais jamais totalement réguler les usages
le paramétrage: dégré d'automatisation, MAJ des extractions, etc.
la complexité de la requête: champs inexistants, multiplication des marges d'erreurs, etc.
l'étroitesse du champ de la requête/de la connaissance de l'existant
nuance: certains outils peuvent suggérer des usages/des infos
Séance 4: la boîte à outils technique du contrôle
L'échantillonage/sampling
la requête complète pour les gros volumes de données/ l'échantillonage pour les extrapolations

la requête complète pour l'analyse en plusieurs temps, pour faire un état des lieux exhaustif, pour aider à la décision/ l'échantillonage pour un résultat rapide/en amont d'un travail + approfondi/pour démontrer un point précis

L'échantillon de données pertinent
sur une population suffisamment vaste
sur une population plutôt uniforme
sur une population ayant connu peu d'évolutions de contexte récentes

sinon impossible d'extrapoler/
déceler les écarts avec certitude
L'utilisation de l'échantillon
identifier des écarts à la norme
suppose d'avoir défini la norme/fourchette de réf/valeurs à comparer

identifier des évolutions dans le temps/des trends ou ruptures de trends

construire de nouveaux ratios pertinents en contexte/évaluer la pertinence de nouveaux ratios ou mesures de contrôle
Les limites de l'échantillonnage
toujours + fragile que l'analyse exhaustive

montre un état de fait, pas le potentiel: passer sur une extraction tendancielle pour compléter

Limites communes avec la requête complète:
constitue seulement un point de départ pour l'analyse, n'est pas un résultat en soi
ne donne pas le contexte/ne remplace pas le dialogue avec le contrôlé (ex ne donne pas le ressenti sur une situation, qui est une donnée): point commun avec la requête complète
Séance 4: la boîte à outils technique du contrôle
La mise en musique des données
supports de restitution: cf. cours à venir sur le reporting

importance du commentaire en CdG/explication de l'état du ratio-de l'indicateur

la mise en musique, une phase qui s'anticipe: orienter sa démarche "indicateurs"/adapter la recherche de données à l'usage escompté

l'interprétation des données, + value du contrôleur: et après le constat?
Une recherche efficace
permet d'en savoir le maximum très rapidement
permet de savoir tout ce qu'on veut, rien que ce qu'on veut
est suffisamment flexible pour fournir d'autres informations avec un minimum de manips
Le commentaire de la donnée
le rappel des chiffres de référence attendus-cibles
l'analyse des écarts: pourquoi ça dérape/va mieux/pourquoi ça ne veut rien dire-doit être relativisé...
le rappel historique/le tendanciel
l'orientation de l'interprétation
les suggestions de croisements de données

Pour aller + loin: la suggestion de solutions d'amélioration (de la pratique + de l'indicateur pertinent), la fixation/actualisation des valeurs cibles
Après l'analyse des données, le scoring
fait partie du commentaire
souvent très visuel, idéal pour le reporting ("feu tricolore", fréquent en audit)
peut être associé à un scoring chiffré avec une échelle de satisfaction
permet des regroupements de ratios/critères et une éval + globale: les aspects "dans le rouge" peuvent être priorisés pour le reporting

comme tout outil, pas toujours pertinent: à mobiliser selon le contexte: exemple + difficile sur de la performance que de la conformité (selon clarté des objectifs), + difficile sur de la gouvernance des process que sur du financier, etc.
Quels usages?
La construction d'indicateurs sécurise la démarche de recherche: on les construit en s'assurant que la donnée est là/dispo/à jour/bien "rangée-triée"...en somme, exploitable.

Si ce n'est pas le cas, y travailler avant de "sortir" des données
Séance 4: la boîte à outils technique du contrôle
Après l'extraction, les outils d'analyse
Basculer du requêteur vers Excel
Créer de nouveaux tableaux
Réintégrer dans des outils de dataviz
Si l'extraction/sa MAJ est automatique, l'automatisation des croisements est souvent possible aussi
Les dataviz: à dater/commenter/mettre à jour; si elles sont générées automatiquement, surveiller les sources + le chemin jusqu'à la dataviz
Exemples d'exploitation sur des outils contrôle de G
Les données alimentent:
vos cartos des risques: permettent leur MAJ
votre plan de contrôle: MAJ des priorités
vos tableaux de bord/vos scorings
vos outils de reporting, notamment d'alerte
et globalement, l'ensemble de vos contrôles...
Et la créativité?
dans la manière de chercher les données
dans la suggestion de nouveaux champs/nouvelles manières de les exploiter
dans les choix de croisements
dans la valorisation des données/l'appréciation de leur utilité
dans la mise en lumière des éléments d'aide à la décision
dans la réactivité, l'adaptabilité
mobiliser les bons outils pour le bon usage
savoir moduler les outils en fonction de son besoin
Atelier: construire ses outils de contrôle
Points d'attention
Ne pas se tromper d'usage: que cherche-t-on?
Trouver une donnée pour faire un état des lieux/évaluer le besoin de contrôler
Trouver une donnée pour vérifier sa conformité aux objectifs/aux valeurs attendues ou cibles
Trouver une donnée pour tester les mesures de contrôle du risque/le dispositif destiné à faire évoluer la donnée
Distinguer les indicateurs en fonction de ces buts: ex évaluer les erreurs paie/vs évaluer le dispositif de réduction des erreurs
Atelier: construire ses outils de contrôle
Outils et méthodes mobilisables pour l'exercice
Pèle-mèle:
- l'extraction complète
- l'échantillonage
- le commentaire
- le tableau de bord/l'extraction automatisée
- la dataviz
- la construction d'indicateurs
- la carto des risques
- l'analyse des processus/la nomenclature des activités
- les LOM/outils de gouvernance
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