Steering Committee
Ketua Panitia
Steering Committee
Ketua Panitia
Fungsi dan Tugas kerja penasehat adalah sebagai berikut :
- Memberikan saran dan kritik atas rencana anggaran Badan Pengurus Harian (BPH) Panitia, rencana usaha dana, dan rencana pelaksanaan kegiatan, bila dianggap perlu.
- Mengontrol berjalannya acara kegiatan Badan Pengurus Harian panitia
- Memberikan motivasi, inspirasi, serta teguran kepada BPH dan Divisi kepanitiaan
- Mencari jalan keluar (solution) bila terjadi beda pendapat dalam kegiatan
Fungsi dan Tugas kerja ketua adalah sebagai berikut :
Tugas utama seorang ketua sebagai pemimpin organisasi adalah Merencanakan /perencanaan (merencanakan hal/ kegiatan yang akan dilakukan), Mengorganisir (mengatur dan membagi tugas dan tanggungjawab/ pendelegasian kepada bawahan), Mengontrol, (mengecek atau meminta laporan kemajuan kegiatan), serta mengkordinasi, Membagi tugas dan kerja sama antar divisi – divisi dalam kegiatan diluar maupun saat saat rapat;
- Melakukan negosiasi dengan Pembina dan Ketua Lembaga
- Bertanggungjawab terhadap segala sesuatu/ kegiatan yang telah diprogramkan oleh tiap divisi
- Memimpin dan memberi persetujuan segala keputusan rapat.
- Memberikan teguran kepada divisi dan anggota bila tidak menjalankan tugas
- Memberikan laporan kegiatan dari kordinator – koordinator divisi
- Membagi tugas dan fungsi kerja, serta meminta masukan dari wakil ketua / koordinator divisi
- Memberikan mandat kepada wakil (jika ada) bila ada halangan
- Memberikan surat perintah kerja/ mandate kepada anggota untuk menjalankan tugas
Sekretaris
Bendahara
Bendahara
Sekretaris
Fungsi dan Tugas kerja Bendahara adalah sebagai berikut :
- Membuat Rencana Anggaran
- Memesan bonsem (secara online) dan mengatur pengambilan dana bonsem;
- Menyimpan dan mengeluarkan uang kepanitiaan
- Membukukan segala pengeluaran dan menerima dan mencatat tanggal uang masuk beserta sumber dan jumlah dana
- Mengeluarkan uang serta mencatat jumlah (banyaknya uang), tanggal, penerima, serta kegunaan uang tersebut
- Menyediakan nota (kwitansi) uang masuk dan dan meminta nota pembelian atas kegunaan dana
- Membuat laporan keuangan,
- Meminta persetujuan ketua sebelum mengeluarkan uang, dan dapat berkoordinasi dengan anggota
Suatu organisasi hidup atau mati secara administrasi ada di tangan sekretaris.
Fungsi dan Tugas kerja sekretaris adalah sebagai berikut :
- Membuat surat-surat yang diperlukan
- Membuat Proposal Kegiatan & Surat permohonan bantuan dana (proposal Sponsor)
- Mencatat hasil keputusan rapat BPH & Anggota, termasuk usulan, kritik & saran
- Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan kepanitiaan atas pelaksanaan kegiatan, dengan dasar laporan Ketua Panitia dan Koordinator tiap divisi.
- Arsip surat masuk atau keluar
- Mengetahui dan mencatat nomor surat masuk dan keluar
- Menyimpan peralatan sekretaris
- Menata dan menyimpan file – file / data, baik hardcopy maupun softcopy
Divisi
Divisi Tambahan
Divisi Kesehatan
Divisi Keamanan
Divisi Konsumsi
Divisi Publikasi,Dekorasi, dan Dokumentasi
Divisi Acara
Divisi Perlengkapan
Fungsi dan Tugas kerja divisi perlengkapan adalah sebagai berikut :
- Melakukan publikasi kegiatan (poster, radio, dll).
- Melakukan dekorasi pada tempat kegiatan.
- Membuat dokumentasi kegiatan (foto,video,dll).
Fungsi dan Tugas kerja divisi kesehatan adalah sebagai berikut :
- Melakukan pertolongan pertama.
- Mendampingi peserta ke dokter.
Fungsi dan Tugas kerja divisi keamanan adalah sebagai berikut :
- Menjaga acara berjalan dengan kondusif.
- Membuat peraturan kegiatan.
- Mengatur rotasi peserta.
Fungsi dan Tugas kerja divisi konsumsi adalah sebagai berikut :
- Mencari konsumsi sesuai dengan budget.
- Menyediakan konsumsi saat acara berlangsung.
- Menjalin kontak dengan penyedia konsumsi.
- Bertanggung jawab atas konsumsi yang disediakan.
Fungsi dan Tugas kerja divisi perlengkapan adalah sebagai berikut :
- Menyediakan peralatan yang dibutuhkan selama kegiatan.
- Menyediakan dan menyiapkan ruangan yang digunakan untuk kegiatan.
- Membuat surat peminjaman barang maupun ruangan.
- Mengembalikan kondisi ruangan sesuai semula.
- Mengembalikan barang yang dipinjam.
- Bertanggung jawab atas ruangan dan barang-barang yang dipinjam
Fungsi dan Tugas disesuaikan dengan peran masing-masing.
Contoh Divisi Tambahan :
- Divisi Transportasi dan Akomodasi
- Divisi Sekretariat
- Divisi Evaluasi
- Divisi Sponsorship
- Dll
Fungsi dan Tugas kerja divisi acara adalah sebagai berikut :
- Menyusun rencana kegiatan
- Mengatur, memimpin semua kegiatan
- Membagi tugas dan tanggungjawab mengenai hal – hal teknis pada saat kegiatan berlangsung misalnya, moderator, juri, pemimpin acara, pembicara, narasumber, singers, pemain musik dll
- Mengatur waktu, tempat dan membagi tugas masing-masing anggota saat acara.
- Mengatur dan memberi tugas mengenai kegiatan seminar misalnya menghubungi pembicara, moderator dll dan bekerja sama dengan divisi lain seperti, divisi humas, dekorasi, publikasi dan dokumentasi, perlengkapan, keamanan dan kesehatan.