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Cuentas por Cobrar

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Adriana Valdez

on 26 March 2014

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Transcript of Cuentas por Cobrar

Funciones
Cuentas por Cobrar
Cuentas por Cobrar
Time Share
Facturación de Agencias Extranjeras:
Labores diarias:
Relacion entre Cuentas por cobrar e Ingresos
El Departamento de Crédito y Cobranza es el responsable del registro de ingresos por cobranza, así como de emitir reportes estadísticos de comportamientos de créditos y morosidad. Esto Para agilizar el flujo de efectivo de la empresa.
1. Toda facturación debe efectuarse en el mes en que se prestó el servicio.

2. La cancelación de responsabilidades a cargo de colaboradores debe estar autorizada por el Gerente General y Contralor General, exclusivamente.

3. El Encargado de Crédito y Cobranza deberá mantener el modulo de CxC actualizado a fin de tener bien identificados los vencimientos de facturas.

4. El Encargado de Crédito y Cobranza deberá enviar los días 11 y 26 de cada mes los descuentos de cuentas por cobrar a colaboradores al departamento de Nóminas.

5. Se deberá mantener estricta comunicación con el departamento de nóminas solicitando listas de colaboradores vigentes quincenalmente para depurar cuentas por cobrar de empleados con finiquito.

6. En los casos de finiquitos se deberá de firmar liberación de saldos de los colaboradores.

7. El Encargado de Cuentas por Cobrar emitirá mensualmente el reporte de la cartera de crédito de la propiedad, en donde se especifique la antigüedad y morosidad de cada saldo. Éste reporte se debería girar dentro de los primeros diez días de cada mes al Gerente General, Contralor General y Subcontralor.

En base a los folios entregados por el depto. De Ingresos y los soportes entregados por el departamento de Reservaciones se realiza la facturación a cada agencia. Dicha factura debe coincidir con la tarifa pactada en base a los contratos de tarifas que firmo cada agencia con el departamento de Ventas. Es muy importante que lo registrado en cartera coincida con lo que se refleja contablemente ya que al finalizar el mes al momento de realizar el cierre dichos módulos deben contener las mismas cifras.
Dichas facturas se envían cada 15 días a sus domicilios correspondientes vía mensajería DHL. Las agencias que tienen Extranet, las facturas se cargan directamente a su sistema para que sean programados dichos pagos
El departamento de Ingresos al realizar su revisión de auditoría todo lo que queda en CXC hace entrega de su documentación:

Se separan los CXC agencias extranjeras y agencias moneda nacional, colaboradores, Map & Fap, Farfield, Cabo Expeditions, Time share, Las Residencias, cheques manuales por consumos de Intercambio

Procedo a realizar las facturas correspondientes, cada cliente tiene su programación de recepción de factura y programación de pago.
Adriana Valdez Ramos
Funciones del departamento
Cuentas por Cobrar
se realizan diversas facturas por cada concepto que maneja por consumo, cupones de lunch, desayunos, welcome drink, también manejan diversos Cupones de Certificado spa, Restaurantes, Mexican Buffet, Fajitas Dinner Night, Mediterráneo Buffet, Fish and Shrimp, Mexican Plater. Los move in, Las comidas de sus empleados, mensualmente se realiza una factura por estacionamiento ya que solicitaron un cajón especial en el estacionamiento planta baja.
son los cheques que consumen cada colaborador en nuestros diversos centros de consumos dicho cheque viene respaldado por su nombre, No. de colaborador y Firma. Es muy importante que el cheque venga firmado por el colaborador de lo contrario no puedo realizar dicho cobro.
Consumos Colaboradores:
Farfield:
existe un convenio entre Hotel Farfield y Hotel Casa Dorada, una especie de Day Pass Beach, para que sus huéspedes puedan tener acceso a nuestros centros de consumos

Cabo Expeditions,
existe un convenio entre Cabo Adventures y Hotel Casa Dorada, ellos manejan Paseos en Cruceros dentro del Tour vienen incluidos servicios de Alimentos, por lo tanto a las personas que disfrutan de dicho Tour, les entregan unos ticket de FOOD y DRINK que utilizan al momento pagar dichos alimentos

Las Residencias,
Casa del Mar realizo un convenio con Hotel Casa Dorada, ellos nos envían a sus socios con certificados de Regalos el cual podrán usar en Nuestro Salt Water Spa.
Cheques manuales por consumos de Intercambio: El Hotel realiza un tipo de trueque con algunos de sus proveedores, dicho proveedor en vez de recibir su pago en efectivo o cheque por sus servicios, el hotel le paga con alimentos o bebidas en cualquier centro de consumo. CXC realiza un archivo en Excel por dicho intercambio hasta agotar su saldo.

GBS vende a los socios paquetes de comidas, (Map 5, Map 7, Fap 5, Fap 7) al momento de realizar dicha venta, GBS envía un archivo a las personas involucradas informando su venta. Al llegar el socio al hotel recepción se encarga de entregarle sus cupones dependiendo la compra de su paquete y el socio consume en base a su compra
Map & Fap
Arrendatarios
Los primeros cinco días del mes se le realiza la factura por concepto de Renta a cada arrendatario que tiene contrato con el Hotel. Y se envía por mail junto con su XML, al contacto encargado de recibir dicha factura. Estas facturas se provisiona en una póliza de Diario
El encargado de CXC registra contablemente los reportes que retuvo el encargado de nominas.
El encargado de CXC, registra contablemente en póliza de diario las ventas por activos de Baja que vende el contralor de costos, para afectar la cuenta Otros Ingresos Hotel.
Las cuentas que debe cuadrar el encargado de cuentas por cobrar con el departamento de ingresos son:
110401003(Agencias moneda Nacional),
110401005 (Colaboradores),
110402001 (Agencias Extranjeras),
110602001 (Servicios Empresariales),
1104020006 (GBS),
El departamento de ingresos afecta contabilidad al realizar su auditoria y cuentas por cobrar afecta módulo al momento de realizar sus facturas

El encargado de cuentas por cobrar es el encargado de registrar los Ingresos por labor de cobranza, los cheques que trae don Beto, se los paso a dejar a Caja General el manda al banco a realizar dicho depósito, me entrega la ficha y procedo a realizar el Ingreso

Realiza las carpetas de Ingresos que se realizaron por ingresos cobrados durante el mes, caja general y cuentas por cobrar juntan sus pólizas y se acomodas de forma consecutiva


Cada mes se realiza un reporte de forma de pago por arrendatarios para el SAT.


Al cierre de Cada mes se realizan reportes de IVA para el Sub-Contralor Agencias Extranjeras, Moneda Nacional, Servicios Empresariales, Map & Fap (GBS), Arrendatarios
Al cierre de cada Mes se realizan reportes mensuales de lo que está en cartera por cobrar. Así como su antigüedad de saldo y el comportamiento (porcentajes) de las Agencias dlls, pesos y colaboradores. se procede a Reunión con el Contralor General y el Sub-Contralor
TIEMPO COMPARTIDO
Tiempo Compartido se refiere a los contratos que se vendieron al inicio del Hotel. Se vendieron 3,845 Contratos y quedan pendientes 85 Contratos, que son los que actualmente existen en la cobranza de Tiempo Compartido.

El encargado de cuentas por cobrar también se encarga del registro y la afectación de los pagos realizados por los socios a su contrato. Así como el registro contable por las cuotas de mantenimiento que se pagan anualmente.



Los realizo en Excel primero porque realizan un solo depósito del cual están pagando varios contratos y posteriormente hay que afectar a cada contrato su pago correspondiente. Para afectar un solo depósito a varios contratos utilizo el programa Windows Commander
Este sistema se usa con los pagos de Monthly Payment.

Al Cierre de mes Fabiola Costilla me envía su Reporte de cierre Cartera Tiempo Compartido, agrego una columna para agregar los contratos y saldo que tengo en Sistema y posteriormente Revisar Contrato por contrato y si existe alguna discrepancia se revisa a detalle dicho contrato.



Cada mes le paso a Fabiola un reporte de los Move in que uso Servicios Empresariales. y un archivo de Bancos Ventas Tiempo Compartido, que son los ingresos que tuvimos durante el mes por parte de Tiempo Compartido.


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