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Protocolo Etiqueta y Organizacion de Eventos

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Tonho Navarro

on 8 October 2014

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Transcript of Protocolo Etiqueta y Organizacion de Eventos

GRACIAS
OBJETIVO
PROTOCOLO ETIQUETA Y ORGANIZACIÒN DE EVENTOS
Fortalecer el desarrollo de habilidades sociales relacionadas con el protocolo empresarial, etiqueta social y organización de eventos que permitan a los participantes de la capacitación tener un mejor desempeño y mayor seguridad para actuar en el mundo corporativo
DEFINICIONES

Normas de comportamiento humano que se adquieren a través de las experiencias y buenos hábitos.
ETIQUETA EN LA MESA
En todas las reuniones sociales, desde la más sencilla hasta la más exquisita, la mesa es siempre un punto donde se reúnen las personas invitadas junto con sus anfitriones.
PROTOCOLO EMPRESARIAL
IMAGEN PROFESIONAL
TEMÁTICAS
1. ACTIVIDAD

2. GENERALIDADES DEL PROTOCOLO Y LA ETIQUETA
Definición de Términos
Origen de Etiqueta y Protocolo
Principios Protocolarios

3. PROTOCOLO EMPRESARIAL
El Saludo - Las Presentaciones - La Despedida- Tratamiento del Tu
ETIQUETA
Conjunto de normas y reglas necesarias para entablar relaciones, con el fin de dar una imagen de cortesía de la institución, pueblo o nación que las cumple.
PROTOCOLO
GLAMOUR
Encanto que posee una persona.
ANFITRIÓN
COMENSAL
ORIGEN DE LOS TÉRMINOS ETIQUETA Y PROTOCOLO
Protocolo procede del latín "protocollum"
CÓDIGO DE HAMMURABI XVIII A.C.
LIBRO DE ENSEÑANZAS DE LOS ESCRIBAS - Egipto
PRINCIPIOS QUE RIGEN LA ETIQUETA Y EL PROTOCOLO EN LA EMPRESA
ORGANIZACIÓN
PACIENCIA
PRUDENCIA
HUMILDAD
SENCILLEZ
EL SALUDO
APRETÓN DE MANOS
BESAMANOS
BESO EN LA MEJILLA
El saludo debe ir acompañado de una frase de cortesía:
"Cómo está", "Es un placer volverle a ver"
LAS PRESENTACIONES
Se debe presentar primero a la persona de categoría inferior y después la persona de categoría superior y es conveniente a la persona de categoría superior añadiré una frase que contribuya a dar una idea de quien es.
EDAD
PRESENTACIÓN DE UNA PERSONA JOVEN ANTE UNA DE MÁS EDAD O CATEGORÍA.
SEXO
PRESENTACIÓN DONDE INTERACTÚA UN HOMBRE Y UNA MUJER. LA TERCERA PERSONA PRESENTARA PRIMERO A LA MUJER.
JERARQUÍA
PRESENTACIÓN DE SUBORDINADO A JEFE
PRESENTACIÓN DE ALGÚN FAMILIAR
ADEMÁS DE SU NOMBRE COMPLETO, SE DEBE EXPLICAR EL PARENTESCO QUE LOS UNE, Y SE TIENE EN CUENTA EL ÁRBOL GENEALÓGICO LA PERSONA DE MENOR NIVEL HACIA LA PERSONA DE MAYOR NIVEL.
PRESENTACIÓN DE LA MISMA CATEGORÍA
CUANDO DOS PERSONAS TIENEN LA MISMA CATEGORÍA, SE PRESENTARÁ PRIMERO LA PERSONA QUE QUIERE ENTABLAR CONVERSACIÓN O QUE QUIERE CONOCER A LA OTRA.
NORMAS DE CORTESÍA EN LAS PRESENTACIONES
- Cuando nos presentan a alguien, hay que ponerse de pie.
- En un evento es una norma de cortesía que el anfitrión presente a todos los asistentes o invitados que no se conozcan entre si.
- Cuando al evento ha acudido un gran número de personas no es posible una presentación personificada, se acude a la auto presentación.
LA DESPEDIDA
TRATAMIENTO DE TU - USTED
EMPLEO DEL USTED
- A las personas que nos sean
presentadas.
- A las personas mayores.
- A personas de mayor categoría profesional o social.
EMPLEO DEL TÚ
- Entre jóvenes, familiares y amigos.
- Cuando la persona insiste.
- Entre compañeros de trabajo.
- Dependiendo de los códigos que
marque la empresa.
EMPLEO DE DON O DOÑA
DON o DOÑA va seguido de un nombre: Don Javier o Doña Ángeles
Señor o Señora va seguido de un apellido.
El “Don” se sigue utilizando en determinados ámbitos como por ejemplo el jurídico.
- Gracias por su invitación el evento fue placentero.
- Fue divertido gracias por toda la atención.
- Todo estuvo muy agradable gracias por la velada.
INDUMENTARIA FEMENINA
INDUMENTARIA MASCULINA
Pantalones de corte elegante tonos oscuros, blusas de cuello blancas y tonos pasteles, blazer femenino de tonos oscuros, faldas y vestidos igualmente elegantes. Bolsos, zapatos y botas acordes con la vestimenta.
RECOMENDACIONES VESTUARIO
Los colores deben ser oscuros para proyectar más profesionalismo. Los colores oscuros se recomiendan para que haga ver la silueta más delgada
Evitar blusas con tonalidades o colores excesivamente llamativos y que sean muy ajustadas o escotadas.
No utilizar faldas muy cortas, (no mas altas que 6 C.M. por encima de las rodillas)
Utilizar medias.
CUIDADO DE MANOS
Mantenga una loción o crema para mantener sus manos humectadas.
Debido al uso constante del teclado es importante lavar las manos constantemente y tener un desinfectante en la oficina.
Para trabajos de oficina, es más cómodo estar con el largo mínimo de las uñas. Las uñas muy largas suelen acumular suciedad mas suciedad.
Se deben evitar los colores excesivamente fuertes. Los colores corporativos o tonos pasteles denotan mayor cuidado y calidez
No se debe arreglar las uñas en público.

Evite las decoraciones recargadas.

Recuerde: Los colores claros, le dan a usted mayor elegancia y sobriedad en sus manos.
MAQUILLAJE
En el ambiente laboral se requiere de un maquillaje discreto, duradero, con colores suaves que combinen con el tipo de vestimenta que se tiene puesta.
Utilizar mascara para pestañas, recordemos que cuando nos dirigimos a cualquier cliente ya sea interno o externo de la organización, lo primero que causa impresión después del vestir de la persona son los ojos.
El tono de las sombras debe ser neutros. Se pueden experimentar con colores pero se debe tener precaución en no alejarse de los tonos neutros.
Abstenerse de utilizar tonos muy rojos debido a que generan impresión de sensualidad lo cual es indebido para el ámbito laboral. Se debe optar por un brillo labial que mantiene los labios hidratados y dan la apariencia de ser natural.
El uso de base puede mejorar el aspecto de la piel, ocultar manchas, siempre y cuando no se exceda su uso.
El uso de rubor también es voluntario simplemente que su uso moderado da un aire de frescura en la persona que lo utiliza.
EL CABELLO
El uso de tintes puede realzar la belleza del cabello pero también deteriorarla.
Se prefiere en ámbito laboral mantener el tono de color de cabello natural, pero las personas que deseen sobresalir pueden tinturar su cabello de tonos no muy llamativos ni ostentosos que convine con su tono de piel.
CUIDADOS DEL CABELLO
- Lavarse el cabello siempre que este sucio, pero no muy seguido porque lo debilita.
- El uso de muchos tintes provocan la caída y el opaca miento del cabello.
- Evitar el agua caliente.
- Evitar el uso de secador y planchas.
- Utilizar cepillos de cerdas naturales, son bastante caros pero son muy buenos para el cabello.
- Cortarse el cabello cada 6 - 8 semanas.
INDUMENTARIA FEMENINA PARA ASISTIR A UN EVENTO EMPRESARIAL
El cabello limpio, cortado de acuerdo a la edad y a la forma del rostro.
En algunos cargos es de exigencia el uso del traje corbata.
Las mangas deberán llegar hasta las muñecas y con los brazos doblados tendrán que dejar ver los puños de la camisa.
Las camisas blancas o crema son las más elegantes y adecuadas para ocasiones formales, el color deberá combinar con el traje.
UBICACIÓN DE LOS INVITADOS
- No olvidar las Precedencias.
- Intercalar hombres y mujeres.- Ubicar a los invitados extranjeros junto a quienes hablan su idioma.- Evitar que la parejas queden juntas o frente a frente.
UBICACIÓN DE LOS ANFITRIONES
Los anfitriones deben ubicarse, de ser posible, frente a la puerta de acceso al comedor, para ver todo lo que sucede en el salón.
METODO INGLÉS
METODO FRANCÉS
TARJETAS DE MESA
En las cenas de gran gala, encontrara al lado superior izquierdo de cada puesto, dentro de un porta-tarjetas que hace parte de la decoración, el nombre de la persona, en buena caligrafía.
TARJETAS DE BRAZO
Son tarjetas dobladas que llevan en la parte exterior el nombre del invitado, y en el anterior un plano de mesa, donde está ubicado el puesto que debe ocupar. Estas tarjetas son entregadas a cada persona al comenzar el evento. Se usan en Banquetes o recepciones donde asisten gran número de invitados.
COMPORTAMIENTO EN LA MESA
El hombre ayuda a sentarse, a la dama que se encuentra a su DERECHA
Mientras se espera que inicie la comida, colocara sus manos sobre el regazo, donde tendrá extendida la servilleta, e inicia una pequeña conversación con su vecina de mesa.
Debemos estar atentos mientras la anfitriona toma sus cubiertos, cuando esto sucede, podemos iniciar, antes no
Buenos Modales: No hablar mientras se esta masticado, no masticar con la boca abierta, comer despacio, no hacer ruidos raros al tomar la sopa o algo caliente...
En el momento de sentarse la espalda debe estar erguida y alineada teniendo contacto con el espaldar de la silla. Los pies apoyados en el piso, es de mala educación que las mujeres o incluso los hombres crucen la pierna
Siempre que nos sirven hay que dar las gracias
Mantener una distancia conveniente de la mesa para que no le toque el pecho
No levantar el codo mientras llevamos la comida a la boca
No meta los dedos en la boca para sacar trozos de comida
No es conveniente soplar la comida, se debe esperar que se enfrié
Jamás deben llevarse las manos a la cabeza y menos peinarse, rascarse, manosearse la cara, limpiarse las uñas, retocarse el maquillaje, etcétera
No se debe fumar durante la comida, entre un plato y otro. El momento oportuno para hacerlo es al final, cuando se sirve el café, y aun en ese momento si los demás no fuman, se debe pedir permiso antes de encender el cigarrillo
USO DE LA SERVILLETA
Cuando la anfitriona toma su servilleta, los comensales pueden hacer lo mismo y se considera formalmente iniciada la comida
La servilleta se desdobla en dos
Se ubica sobre las piernas
La servilleta se usa para limpiar ligeramente los labios, antes y después de beber algo, sea vino o
agua
La anfitriona dará la señal al terminar de comer, ella retirara la servilleta y la colocara sobre la mesa a su lado derecho.
La servilleta se debe dejar al lado derecho del plato, nunca sobre el porque esta sucio.
MANEJO DE CUBIERTOS
Se utilizan de afuera hacia
adentro, de acuerdo a su colocación, es decir los más alejados del plato son los primeros en utilizarse (de ahí hacia dentro)”.
ESTILOS PARA SU USO
ESTILO EUROPEO
ESTILO AMERICANO
El tenedor se sostiene con la mano izquierda todo el tiempo con las púas hacia abajo. En la mano derecha se sostiene el cuchillo con el filo hacia
el centro del plato
- Al usar los cubiertos, hay que evitar que el codo o el antebrazo se apoyen en la mesa.
- No toque el tenedor con los dientes.
- Corte un trozo y cómalo. No corte en pedacitos la comida antes de ingerirla.
- Los alimentos se llevan a la boca, es decir, no se lleva la boca hacia los alimentos (no hay que inclinarse hacia el plato).
- Como regla general todos los cubiertos se toman por el mango en su parte superior.

- La cuchara se puede utilizar con el tenedor únicamente para servir ensalada.
PAUSA DURANTE LA COMIDA:
Los cubiertos se deben colocar en ángulo de 45º, el tenedor con las púas hacia abajo y el cuchillo con el filo hacia adentro.
AL TERMINAR DE COMER
Ubicar los cubiertos haciendo la similitud con las agujas de un reloj, en la posición de las seis y media
TENEDOR
Cuando se utiliza solamente el tenedor se toma con la mano derecha y con las púas hacia arriba. Se sujeta con los dedos pulgar, índice y corazón
CUCHARA
Al terminar de comer, si es sopa la cuchara se deja en el interior del plato que contenía la sopa, pero si es consomé se deja en el plato llano en cual esta colocado el plato del consomé
CUCHILLO
El cuchillo se toma con la mano derecha y el filo hacia abajo. Y se utiliza haciendo una ligera presión con el dedo índice, por la parte opuesta al filo.
El cuchillo nunca se lleva a la boca, ni se lame, ni se limpia (con la boca o la servilleta). El filo del cuchillo siempre se dirige hacia el centro del plato.
Encontramos un cuchillo especial para el pescado el cual tiene una forma de pala y no contiene sierra o filo
cortante
COMO SE DEBE COMER EL PAN
- El pan se parte con la mano, en trozos pequeños
a medida que se lleva a la boca.
- No se corta con el cuchillo, este es para untar
la mantequilla.
- El pan se sirve en una canastilla, panera o platillo especial para el pan, si no hay plato para el pan se deja el trozo en el borde del plato.
- No se debe limpiar el plato con un pedazo de
pan
VINOS Y COPAS
Al asir una taza o copa no dejar el meñique "volando"; debe curvarse suavemente, igual que los demás dedos.
Las copas de vino y champaña se sostienen por el "tallo", con las puntas de los dedos. De esta manera, el calor de la mano no altera la temperatura de estas bebidas
Las copas que contienen coñac o brandy se sostienen por la base, rodeando la copa, para que el calor de la mano ayude a expandir su aroma.
Las copas deben ser siempre transparentes para poder apreciar todas las características del vino: cuerpo, color ...
- Los BLANCOS suelen acompañar a los pescados y mariscos (y algunas carnes blancas).

- Los TINTOS a las carnes rojas.

- Los DULCES a los postres (y algunos se sirven también como aperitivo)
ACOMPAÑAMIENTOS
- No se llenan las copas hasta el tope. Se deben llenar un tercio, aproximadamente, del tamaño de la copa

- El vino no se combina con nada
(hielos, refrescos, gaseosa)

-No haga gestos al consumir el vino
TIPOS DE MESA Y SU
COLOCACIÓN
RECTANGULAR
OVALADA O REDONDA
CUADRADA
FORMA DE U
FORMA DE HERRADURA
COMBINACIONES
Mesa rectangular: Precedencia
Mesas satélites redondas:
Invitados
Mesa Redonda: En el centro de la sala para la precedencia
Mesas redondas satélites para los invitados.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES
1.ELABORACION DE UN DIAGNOSTICO
Por medio de encuestas físicas o virtualizadas, buzón de sugerencias, entrevistas.
Las opciones que se establezcan
deben estar dentro del presupuesto otorgado por la organización
2.PLANEACIÓN
- Se elabora un calendario de actuaciones o diagrama de Gantt, previo al acto.
-Se fijaran los objetivos del evento.
-Se establece el tipo de evento que se va a realizar en base a los objetivos.
- Se establecen los recursos que se van a utilizar en la realización el evento
- Se elabora el plan del evento
FECHA Y HORA DEL EVENTO
LUGAR DEL EVENTO
PRESUPUESTO
3.EJECUCIÓN
- Un día antes de la fecha del evento se recomienda revisar los últimos detalles.
- Una vez llegada la fecha del evento se procede al desarrollo del mismo, basándose en el cronograma de actividades durante el evento que se había elaborado en el plan de evento.
-Algunas actividades a realizar podrían incluir la bienvenida de los invitados, la presentación de los expositores, la coordinación con el equipo técnico, la supervisión del personal, el control de la seguridad, la distribución de los alimentos y bebidas, etc.
4.EVALUACIÓN
Realización de informe sobre los sucesos importantes acontecidos durante el evento.

Evaluar si se cumplieron con los objetivos propuestos, si los resultados fueron satisfactorios, si se creó una buena impresión en los invitados o asistentes, si el presupuesto fue sustentado, etc.
PROTOCOLO
-Con tiempo suficiente se enviarán las invitaciones y se procederá a la confirmación de los invitados.
-Habrá que probar todo lo relativo a la logística, iluminación, sonido, menús, decoración, seguridad, colocación de los invitados, etc., antes e la realización del evento.
-Tras el acto, se enviará una nota, de parte de la empresa, a todas aquellas personas que hayan tenido alguna atención así como a los invitados para agradecerles su colaboración.
PROTOCOLO EN LA CORRESPONDENCIA
PROTOCOLO INVITACIONES FORMALES
-Venir escritas con caligrafía o letra impresa.
-Señalar con toda claridad quien invita, el motivo, la fecha, y la hora en donde se llevara a cabo el evento.
-El traje que se debe llevar.
-Si es necesario que la persona confirme su asistencia, se añadirán las indicaciones usuales para estos casos.
-La tarjeta se debe enviar con dos o tres semanas de anticipación al evento.
-Incluir el nombre completo del anfitrión
(Organización o cargo)
PROTOCOLO DE CARTAS
-No debe estar escrita nunca a mano. -El papel, siempre debería ser blanco, con membrete y logotipo.
-El tamaño utilizado por excelencia es el DIN A4 (21,5 x 29,5) También es posible utilizar el tamaño folio (21,5 x 35).
-El tipo de letra a utilizar deberá ser de un tamaño adecuado, y la fuente debería ser clara y legible (Times New Roman, Arial)
-Procure evitar utilizar más de dos tipos de letra distintos en sus cartas.
-Sea lo mas elegante posible, utilice frases completas y vaya directamente al grano.
-Redactar el texto de una forma coherente, y mantener la ortografía
PROTOCOLO DE TARJETAS
-El formato más utilizado es la tarjeta de 9,5 de ancho por 5,5 de alto (cm).
-El color siempre blanco o marfil, para tarjetas personales, y para uso profesional/empresarial, se pueden admitir diseños y colores mucho más atrevidos.
-El sobre a utilizar, deberá ser del mismo tamaño, color y tipo de papel que la tarjeta.
-Las tarjetas profesionales contienen los datos del motivo, logo de la empresa, el cargo o departamento ocupado, el nombre, y la dirección de la empresa.
TIPOS DE EVENTOS EMPRESARIALES
CONFERENCIAS
PASOS
ELABORACIÓN
CONFERENCIA
1. Elegir el tema de la conferencia y definir, de forma clara, el objetivo.
2. Tomando en cuenta el público al que va dirigida, determinar el propósito y el resultado de la conferencia.
3. Elegir el modo en que se abordará el tema y definir las etapas del desarrollo hacia el objetivo principal.
4. Redactar el desarrollo de la conferencia, ordenando las ideas de manera coherente y clara.
5. Determinar si se necesitará algún medio auxiliar, y prepararlo: una selección de imágenes en PowerPoint, por ejemplo.
6. Redactar la introducción y conclusión.
7. Elegir un título llamativo y significativo.
8. Anticipar las posibles preguntas y elaborar respuestas pertinentes.
9. Repasar en voz alta el discurso.
RECOMENDACIONES
GENERALES
- Exponer con claridad, confianza y credibilidad.
- Mantener la atención del público.
- El contacto visual con el público es vital; mediante él, éste se siente incluido.
- La entonación y la gesticulación deben ser claras, naturales y con espontáneas.
- El orador debe mostrar interés por su propia exposición.
SEMINARIOS
NOTI-EVENTO PUBLI-EVENTO
4. IMAGEN PROFESIONAL
Indumentaria Femenina y Masculina

5. ETIQUETA EN LA MESA

6. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES

7. PROTOCOLO, CORRESPONDENCIA
Revista o periódico informativo que se presenta después de un evento en el cual se recopila información sobre las situaciones que se presentaron durante el evento
Reunión especializada que tiene naturaleza técnica y académica cuyo objetivo es realizar un estudio profundo de determinadas materias con un tratamiento que requiere una interactividad entre los especialistas.
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