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Curso "Modelado de Procesos"

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by

Luis Barrera

on 21 March 2014

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Transcript of Curso "Modelado de Procesos"

Curso "Modelado de Procesos"

Documento formal en el cual se definen las actividades de trabajo, el alcance del proceso.
SOW (Statement of Work)
El modelo de la arquitectura tecnológica del proceso de un proceso, muestra gráficamente la relación de las distintas tecnologías, servidores y servicios que interactúan entre sí, explicando el funcionamiento general de la automatización de dicho proceso.
ARQUITECTURA TECNOLÓGICA
Los objetivos irán encaminados no solo en incidir en
cómo desarrollar una buena Fase de definición del proyecto, sino que se aportarán puntos que consigan dar una mejor visión comercial a la misma, y a la vez cumpla las expectativas de éxito previstas, para lo cual nos apoyaremos en estrategias que
favorezcan estos objetivos.

OBJETIVOS DEL PROYECTO
Antecedentes de Proyecto
El requerimiento de consultoría de BPM (Business Process Management) se enmarca en el macro proceso de "Compras Centralizadas", área que "Empresa" está formando para generar ahorros importantes en la adquisición de bienes y servicios.

El proceso en general inicia a partir de la requisición de compra, la cual es validada y segmentada de acuerdo a la adquisición de activos, gastos (bienes y servicios) o arrendamientos.

El dueño del proceso es el área de compras y finanzas, sin embargo, el proceso de compras inicia en cada una de las áreas de la empresa que requiera adquirir un bien o servicio.

Se requiere un conjunto de flujos de trabajo que permita el adecuado control, medición de tiempos y auditoría para que el objetivo de compras tenga mayor transparencia, eficiencia y eficacia.

A lo largo de los flujos es necesario interactuar con SAP el cual está implantándose en paralelo con el proyecto de automatización de procesos. Los flujos estarán consumiendo y enviando información vía web services para mantener la transaccionalidad y la integridad de la información.

EJEMPLO
• Generar los flujos descritos en este documento para la implantación del proceso de Compras Centralizadas.
• Implantar la herramienta ProcessMaker como motor de BPM que soporte la lógica de los flujos vía interfaz web.
• Tipificar las compras de acuerdo a activos fijos, gastos y arrendamientos
• Generar el flujo de anexos que conlleva el contrato de arrendamiento
• Generar el flujo de alta y baja de activo y flujo de inversión.
• Consumir web services para la conexión con SAP

EJEMPLO
EJEMPLO
Breve reseña del requerimento detallado, el proceso para satisfacer dicho requerimento detallado al igual que los usuarios (personas) que interactuan en el mismo.
Acrónimo “Supplier, Input, Process, Output, Customer”, provee de una vista macro del flujo del proceso y sus interrelaciones dentro del negocio. SIPOC define los limites del proceso, el punto de inicio y final de cada uno.
DIAGRAMA SIPOC
EJEMPLO
La notación para el modelado de procesos de negocio (Business Process Model And Notation – BPMN por sus siglas en ingles), es una forma estándar y gráfica de modelar procesos de negocios.

La meta fundamental de BPMN es proporcionar una notación estándar que sea fácilmente comprensible por todos los afectados.
DIAGRAMA DE PROCESO BPMN
EJEMPLO
Esta parte contiene la descripción del proceso completo, tarea por tarea, identificando cada parte que compone la tarea en cuestión:

*Pantalla diseñada en MockUps
*componentes
*Variables
*JavaScript
*Input documents
*Output documents
DESCRIPCIÓN DE PROCESO
EJEMPLO
EJEMPLO
Esta parte contiene información de cuerdo a la proramación que se requiere en cada proceso como:
*Tareas *Conexión Web Services
*Bifurcaciones *Conexiones a Bases de Datos
*Dynaforms *Notificaciones vía Email
*Grids *Notificaciones SMS
*Triggers / JavaScript *Notificaciones definidas en PM
*Inputs *Notificaciones personalizadas
*Outputs

DIMENSIONAMIENTO DE PROCESO
EJEMPLO
Es el conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas que buscan cumplir con un objetivo.

Este generalmente debe ser alcanzado en un periodo de tiempo previamente definido y respetando un presupuesto.

PLAN DE TRABAJO

EJEMPLO
MODELO E-R

EJEMPLO
Un diagrama o modelo entidad-relación (a veces denominado por sus siglas en inglés, E-R "Entity relationship", o del español DER "Diagrama de Entidad Relación") es una herramienta para el modelado de datos que permite representar las entidades relevantes de un sistema de información así como sus interrelaciones y propiedades.


• “Un conjunto estructurado, medible de actividades diseñadas para producir un producto especificado, para un cliente o mercado específico. Implica un fuerte énfasis en CÓMO se ejecuta el trabajo dentro de la organización, en contraste con el énfasis en el QUÉ, característico de la focalización en el producto”, [Davenport 1993]

• “Un proceso de negocio contiene actividades con propósito, es ejecutado colaborativamente por un grupo de trabajadores de distintas especialidades, con frecuencia cruza las fronteras de un área funcional, e invariablemente es detonado por agentes externos o clientes de dicho proceso”, [Ould 1995]

¿Qué es un Proceso de Negocio
(Business Process - BP)?

Modelado del Proceso

Beneficios Perseguidos/Obtenidos

• Principales responsables:

*
• Para la organización:
*Efectividad => realizar las cosas bien desde el inicio
*Eficiencia => realizar los procesos en menos tiempo
*Consistencia => detección de tareas no realizables, prerrequisitos,...
*Productividad => reutilización de procesos más productivos
*Ahorro => asignación de costes (de tiempo, espacio y económicos)
e identificación de los procesos más ventajosos
* Calidad, mejora general de los procesos
Beneficios Perseguidos/Obtenidos (II)

• Para el analista:
* Agilización del proceso de desarrollo y, por tanto, de la carga de
trabajo
* Identificación de errores en fases tempranas
*Mayor nivel de abstracción
*Independencia de plataformas tecnológicas concretas
• El modelo de negocio y la tecnología que lo soporta pueden
evolucionar por separado Model-driven Architecture (MDA)
*Trazabilidad del sistema, por identificación de tareas y su
asignación a procedimientos manuales o automatizados

Elementos de un Proceso de Negocio


• Típicamente:
*Objetivo(s) o motivo del proceso
* Entradas
* Salidas
* Recursos utilizados
* Secuencia de Actividades
* Eventos que dirigen el proceso
* Roles/participantes involucrados

Notaciones de Modelado
• Algunos lenguajes y estándares:

* Redes de Petri Carl Adam Petri
* Diagramas de Actividades de UML OMG
* SPEM (Software Process Engineering Meta-Model) OMG
* BPMN (Business Process Modeling Notation) OMG
* XPDL (XML Process Definition Language) WfMC
* IDEF (Integration DEFinition) U.S. Air Force
* EPC (Event-driven Process Chain) ARIS – Architecture of Integrated Information Systems, Scheer



El OMG (de sus siglas en inglés Grupo de Gestión de Objetos) es un consorcio dedicado al cuidado y el establecimiento de diversos estándares de tecnologías orientadas a objetos.
Tipos de Modelado
• Dependiendo de las metodologías y estrategias empleadas:

* Orientados a proceso: Se centran en las diferentes tareas a
completar para llevar a cabo un proceso completo

*Orientados a recurso: Se centran en la utilización y distribución
de los recursos que son necesarios para llevar a cabo la
realización del proceso

*Orientados a datos: Se centran en la definición de los datos y
en las transformaciones que sufren estos a los largo del proceso
Mejores Prácticas para un Modelado Exitoso
• Expresividad
* La capacidad de modelar la complejidad de los procesos de negocio.
Regla de medida Patrones de workflow (van der Aalst)
*La capacidad de representar roles y su asignación a diferentes tareas

• Capacidad para especificar las características de calidad de los
procesos de negocio

• Capacidad para especificar repositorios de procesos que nos
permitan la reutilización de procesos mediante la utilización de
conceptos como la variabilidad y la extensibilidad

• Capacidad para especificar atributos que nos permitan gestionar los
procesos (monitorizar, controlar o planificar los mismos)
Mejores Prácticas (II)
• Permitir una vista multi-nivel de los procesos para partir de
descripciones más comprensibles de alto nivel o agregados, tener la
posibilidad de alcanzar niveles con gran cantidad de detalles

• Ser comprensible para aquellos que no son especialistas en
modelado. Esta característica es especialmente útil si con
posterioridad se pretende utilizar los modelos para la fase de análisis
de requisitos

• Permitir la integración y soporte para otro tipo de notaciones que
nos facilitará una mejor interacción entre las herramientas que den
soporte a estas notaciones
Herramientas
Diagramas BPMN

*Bizagi



Diagramas SIPOC

* Power Point



Herramiena BPM (Business Process Management)

*ProcessMaker
BPMN
BPMN (Elementos Básicos)
BPMN (Conjunto completo de
Eventos)
BPMN (Conjunto completo de
Actividades)
BPMN (Conjunto completo de
Actividades II)

BPMN (Conjunto completo de
Conectores)

BPMN. Conjunto completo de
Artefactos
BPMN (Conjunto completo de
Pasarelas)
BPMN (Conjunto completo de
Calles)
• Business Process Modeling Notation [OMG 2009]
*Estándar del OMG
*Notación gráfica fácil de entender por analistas,
implementadoresW
• y también gestores, clientes, proveedores... (i.e.,
stakeholders)
*Reduce la distancia entre el diseño de un proceso de
negocio y su implementación
*Habilita la visualización de especificaciones en el
lenguaje XML para la ejecución de procesos
*Elementos de modelado
para la creación de
diagramas de procesos
de negocio sencillos
*Un evento es algo que
ocurre durante el
transcurso de un proceso
de negocio

*Los eventos interfieren en
el flujo de un proceso y
normalmente tienen un
disparador o un resultado
*Pueden iniciar, interrumpir
o finalizar un flujo
*Una actividad representa
un trabajo realizado
dentro de un proceso de
negocio
*Puede ser simple o
compuesta
*Tipos de actividades:
Proceso, Sub-proceos y
tarea

Un Sub-proceso puede
mostrarse en forma
expandida revelando
detalles sobre actividades
de menor nivel de
abstracción
*Los flujos de secuencia
muestran el orden en que
deben realizarse las
actividades dentro de un
proceso

*Un flujo de mensaje indica el
orden en que se intercambian
mensajes dos entidades
preparadas para ello

*Las asociaciones relacionan
información y artefactos con
objetos de flujo

*Las “pasarelas”
(gateways) se utilizan
para bifurcar y coordinar
flujos de control
alternativos o
concurrentes
*Si no hay que coordinarlo,
no hay por qué usarlas
*Una “piscina” (pool) es un
contenedor gráfico para
particionar un conjunto de
actividades
*Una “calle” (lane) es una
partición (vertical u
horizontal) dentro de una
piscina a lo largo de la
misma
*Los objetos de datos no son
objetos de flujo (conectados
por flujos de secuencia)

*Proveen información sobre documentos, datos y otros objetos de un proceso

*Las anotaciones de texto son un mecanismo para proporcionar información adicional al usuario de un diagrama

*Los grupos sirven para organizar visualmente las actividades

BPMN (Flujo Normal)
BPMN (Modelado B2B)
BPMN (Modelado B2B II)
BPMN (Gestión de Excepciones)
*Los eventos intermedios sobre
el borde de una actividad
representan disparadores que
pueden interrumpir dicha
actividad

*Toda la ejecución de la
actividad se detiene y el flujo
prosigue a partir del evento
*Ejemplos: excepciones,
mensajes, temporizadores, etc.

BPMN (Proceso Complejo)
Herramientas
Diagramas BPMN
Herramientas
Herramienta BPM(Business Process Management)
*ProcessMaker
¿Qué es un Business Process Management
(BPM)?
Un BPM es un conjunto de métodos, herramientas y tecnologías usadas para diseñar, analizar y
controlar operaciones de procesos de negocio.
El BPM es una colaboración entre negocios, personas y Tecnologías que fomentan la agilidad y
transparencia en los procesos de negocio.
Introducción y beneficios de los BPM
Cada vez más empresas están adoptando BPM o están pensando en hacerlo.
Pero ¿Cuáles son los beneficios de aplicar la Gestión de Procesos de Negocio?
• Mediante un BPM se consigue la automatización de los procesos de negocio, esto tiene
como consecuencia que los procesos están claramente definidos (y documentados), logrando
una estandarización y homologación de los mismos, y por lo tanto es posible su optimización
continua.
• Con la ayuda de herramientas gráficas para la definición del proceso se reduce el tiempo que
hay que invertir en un cambio. Por lo tanto, se consigue una mayor agilidad y flexibilidad para
la organización, consiguiendo una ventaja competitiva.
• Por otra parte, es posible mediante los KPI (indicadores clave de rendimiento), la obtención de
mediciones en tiempo real que permiten saber por ejemplo, cuáles son los cuellos de botella
del proceso, cuanto se tarda en realizar ciertas tareas, etc.
• Asimismo, se pueden realizar simulaciones de la ejecución de los procesos ofreciéndonos
información muy valiosa para optimizar el proceso incluso antes de ponerlo en producción,
con el consiguiente ahorro en tiempo y dinero.
Introducción y beneficios de los BPM (II)
Visto de otra manera, ¿Qué nos perdemos sin el BPM?
• No tenemos una visión extremo a extremo del proceso.
• No tenemos una visión de los cuellos de botella que puede tener el proceso.
• No tendremos información de negocio valiosa para tomar decisiones críticas.
Introducción y beneficios de los BPM (II)
Introducción y beneficios de los BPM (II)
Mejores Prácticas
Escuchar al cliente.
Brindar grandes expectativas.
Seleccionar una metodología (BPMN).
Documentar, documentar y documentar!!
Hacer una medición del proceso.
Planear al cambio.

Errores a Evitar

Proponer por adelantado.
Olvidar/Ignorar al usuario final.
Automatizar errores.
Hacer una reducción de uso del programa durante el proceso.

Recomendaciones para un Mapeo de Proceso Exitoso
Realice modelos jerárquicos.
Realice su diagrama de proceso lógicamente entendible.
No ocultes atributos.
Todo Label debe/puede tener: reglas de enrutamiento, secuencia de flows, subprocesos.
Recomendaciones para un Mapeo de Proceso Exitoso (II)
Hay diferentes maneras para representar la misma cosa.
Aprenda una forma y estandarice a través de la organización.

Estandarice el diagrama con patrones.
Usar sub-procesos para disminuir la complejidad.
Utilice los sub-procesos para crear modelos jerárquicos.
Recomendaciones para un Mapeo de Proceso Exitoso (III)
Comience con “la parte feliz”.
Usar limites swimlane.
Agregar rutas de excepción.
TOP-DOWN
Priorizar problemas:
Cuánto tiempo tardará, cuánto va a costar, cuantificación de los problemas/
cumplimiento.
Recomendaciones para un Mapeo de Proceso Exitoso (IV)
Igualar los problemas hacia el modelo… por inspección.
Proponer posibles mejoras.
Cuantificar las posibles mejoras con simulaciones.
Objetivos del Curso

Contar con un profundo conocimiento de esta práctica mediante el modelado de procesos.
Reconocer el papel que desempeñan los procesos en el éxito de una empresa, cómo modelarlos, almacenarlos, traducirlos en una herramienta de BPMN y mantenerlos actualizados.
Conocimiento de cómo definir y describir procesos.
Sentar las bases de las técnicas de modelado de procesos, orquestaciones, coreografías y presentarlo en un lenguaje de modelado BPMN.
Aprender a modelar un proceso mediante la herramienta de Bizagi.
Conocer el ciclo de vida del BPM.
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