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Sharepoint

An introduction to Microsoft SharePoint.
by

Carlos Zamora

on 27 February 2013

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Transcript of Sharepoint

Mónica trabaja en una empresa y va a iniciar un proyecto Busca compañeros de equipo. Entonces surgen documentos importantes. Estos se pasan de lado a lado. Veamos el siguiente escenario: Hace reuniones. Y muy pronto comienza el intercambio de correos. Después de un par de semanas, decenas de correos y decenas de llamadas, surge la siguiente situación: Primero, la gente se siente saturada. La bandeja de entrada de todos esta llena de correos. Mónica nunca esta segura si tiene la versión más actual de los documentos. Segundo, es imposible para ella ver un seguimiento real del desarrollo del proyecto. Todo esta repartido en distintas computadoras. Cada uno de los integrantes del proyecto tiene distinta información, dependiendo de con quien platican. Aun sabiendo que el proyecto impactará otros proyectos, no hay forma de conectarlos. ¡Son como islas! Herramientas como SharePoint hacen posible quitar el sufrimiento de la falta de comunicación y colaboración. Mónica trabaja en una empresa y va a iniciar un proyecto Para formar su equipo ella busca integrantes en Sharepoint. Ahora imaginen este escenario: Almacenan sus documentos en la plataforma y ahora Sharepoint es la fuente del proyecto. Todo los documentos viven en Sharepoint en donde hay una sola versión. Igualmente comparten su calendario, de esta manera pueden organizar reuniones. Mónica crea una lista con las tareas a realizar para llevar a cabo el proyecto, le asigna uno o varios responsables, estatus, fechas, etc. Mónica se da cuenta que necesita otros documentos de otros proyectos u otros departamentos. Para ello se dirige al buscador o accede al directorio adecuado. Lo mismo sucede para información como contactos, datos de ventas, datos de inventario, etc. Mónica ahora se da cuenta que en vez de tener islas dentro de la empresa. Sharepoint crea un hogar en donde no solo se conectan estas islas sino que permite a la empresa ver el panorama general. Sitios Comunidades Contenido Búsquedas Presentación Extensiones + Sharepoint El Director General solicita los estados financieros de la empresa. Observen el siguiente escenario: $ Finanzas solicita información a los siguientes departamentos: Ventas Compras Cuentas por cobrar Contabilidad Finanzas consolida la información de los distintos departamentos en Excel y agrega sus propios datos, también en Excel. Solicita a Sistemas soporte para crear macros y generar reportes consolidados. Ventas genera sus reportes del sistema de ventas y los baja a Excel para dar formato y anexar información que no sale del sistema. Contabilidad prepara las razones financieras apoyado con los estados de cuenta de los clientes, los propios estados de cuenta de la empresa y el flujo de efectivo, y elabora el balance general. Compras consolida los distintos informes que lleva en Excel y filtra aquellos movimientos que no son de interés para finanzas. Cuentas por cobrar analiza los estados de cuenta bancarios y los cruza contra los registros de ventas para identificar cartera vencida y créditos por aplicar. + - $ $ + Finalmente Finanzas obtiene pantallazos de los reportes en Excel y arma una presentación ejecutiva en PowerPoint. El Director General solicita información adicional de indicadores que no se ven bien en el reporte ejecutivo. Los departamentos cuestionados envían sus fuentes de información en Excel, se detecta que 2 de los 4 datos que no hacen sentido en realidad son errores de captura y manipulación de la información. La información es corregida, procesada y presentada nuevamente en PowerPoint. Analicemos:
El director general obtiene la información solicitada hasta una semana después.
El director general esta retrasado en su toma de decisiones de negocio. Ahora imaginen este escenario: El Director identifica algunos indicadores que no se ven bien, por lo que "abre" el detalle de ese indicador y obtiene un informe de transacciones que componen dicho indicador. Agrega una nota que es automáticamente enviada al colaborador responsable de estos números. El Colaborador responde a la nota del director de la misma manera, anexando documentos de soporte en el mismo registro de SharePoint y redactando algunas aclaraciones y razones que aclaran el número. El Director General solicita los estados financieros de la empresa. $ Para ello, entra al portal corporativo en SharePoint y consulta el tablero de control que es alimentado todos los días por las distintas áreas de la empresa. Al Director le queda claro cuáles son las decisiones de negocio que debe tomar para corregir dicho indicador, y agrega una alerta para que sea avisado automáticamente cuando dicho indicador se salga de ciertos criterios de control.
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