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Proyecto Rediseño de procesos para mejorar la calidad de servicio CXP

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on 8 May 2014

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ETAPAS DEL PROYECTO
DESCRIPCIÓN
OBJETIVOS
PROBLEMAS EVIDENCIADOS

UN PROYECTO DE 6 ETAPAS
Etapa 1
01 Diciembre
a 15 de Febrero

Mapeo de Procesos

Etapa 2
28 de Febrero
al 07 de Abril

Etapa 3
En esta etapa se lleva a cabo el análisis de la información recolectada y de lo mapeado para determinar las causas raíz de los defectos y oportunidades de mejora. Posteriormente se tamizan las oportunidades de mejora, de acuerdo a su importancia para los usuarios y se identifican y validan sus causas de variación.

Etapa 4
Modelado de Nuevos procesos; Se diseñan soluciones que ataquen el problema raíz y lleve los resultados hacia las expectativas del cliente. También se desarrolla el plan de implementación

Gestión e Innovación Contable
Etapa 5
Documentado Difusión y Control; Tras validar que las soluciones funcionan, es necesario implementar controles que aseguren que el proceso se mantendrá en su nuevo rumbo. Para prevenir que la solución sea temporal, se documenta el nuevo proceso y su plan de monitoreo
Registro de actividades diarias. Indicadores.
Descripción y revisión de procedimientos
Reuniones y entrevistas.
Reuniones diarias desde el 10 de Abril al 02 de Mayo
Del 7 de Mayo
al 12 de Mayo
Levantamiento de Información

Macroproceso y procesos actuales.
Diagramado de Procesos y sub procesos actuales.

SERIES DE REUNIONES
Análisis
de la situación actual

Mejora de Procesos
Implementación
Proyecto Rediseño de procesos para mejorar la calidad de servicio en la sección Cuentas por Pagar
DESCRIPCIÓN
Este proyecto aborda propuestas de soluciones prácticas y fundamentales para el mejoramiento de procesos dentro de la Oficina de Contabilidad como parte de la cadena de servicio integral dela PUCP, atacando en primera instancia la sección Cuentas por pagar, las oportunidades de mejora presentadas en las operaciones de carácter recurrente, con la finalidad de contribuir con la eficacia de sus procesos, reducir tiempos, gestionando los recursos de valor, y con ello, poder generar un salto de valor y contribuir a los sistemas integrados de gestión de calidad los cuales incrementarán la confiabilidad y el posicionamiento de la oficina en relación con sus demás pares.

OBJETIVOS
Mejorar el recorrido de los flujos , la utilización de los recursos operativos y la eficacia de los procesos de la sección mediante propuestas de mejora en sus flujos críticos con la finalidad de reducir los tiempos incurridos e incrementar el nivel de servicio prestado.
Conseguir gestión más ágil, eficaz y eficiente, lo que exige una permanente adecuación de la sección a las necesidades existentes, en la que el apoyo, la motivación y el compromiso de todos nosotros como colaboradores constituimos un factor clave.
Eliminar la sobrecarga de trabajo; distribuir las labores de acuerdo con el reparto real de actividades y cargas de trabajo

PROBLEMAS EVIDENCIADOS
Problemas y/o quejas de usuarios externos.
Problemas y/o quejas de usarios internos.
Estadística colocando como unas de las oficina con menor satisfacción de servicio al cliente.
Grandes cantidades de horas extras acumuladas 2500

Los procesos son el componente fundamental de nuestra ventaja competitiva; en la institución, la esencia de la estrategia es realizar los procesos de modo diferente y más efectivo que otras organizaciones.
“Un proceso de negocio es un conjunto de tareas y actividades coordinadas entre sí, llevadas a cabo tanto por recursos internos y/o externos a la organización, y que son necesarias e importantes para lograr los objetivos de la empresa.” (Michel Porter, Harvard Business School)

PROCESOS
“Acto de introducir algo nuevo”
“Acto que proporciona recursos con una nueva capacidad para crear valor”

Innovación
“Optimización de las ideas seleccionadas, donde el valor agregado excede los costos incurridos”. Innovación - Peter Drucker

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio, o resultado (en la amplia definición de los mismos) único.

PROYECTO
OPORTUNIDAD
NECESIDAD
PROBLEMA
INNOVACIÓN
17 Mayo
al 20 de Junio
PROJECTIONS
Cuentas por pagar
Macroproceso
Provisión de pagos internos
Caja Chica
Compras Importadas
Viajes
Provisón de pagos con OC
Provisón de pagos sin OC
Provisión de pagos internos
Apertura Anual de Caja chica
Apertura de caja chica
Informe de Gastos
Cierre Anual de caja
chica
Pagos al Ext por Importación
Registro de Póliza
Autorizaciones de viaje
Informe de gastos que liquidan anticipos
Informes de gastos que no liquidan anticipos
Comprobantes con OC
Recibos por Honorarios con OC
Comprobantes sin OC
Cancelación por AP002
Cierre de Expedientes
Informes de gastos que no liquidan anticipos
Regularización en AP002
Pagos al ext con OC
Pagos agente de aduana con OC
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