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MANUAL DE GESTIÓN DE OFICINA TÉCNICA

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by

Rodrigo Huari Wilson

on 23 December 2013

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Transcript of MANUAL DE GESTIÓN DE OFICINA TÉCNICA

MANUAL DE GESTIÓN DE OFICINA TÉCNICA DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN
ETAPA DE CIERRE
design by Dóri Sirály for Prezi
ETAPA DE INICIO
ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO BASE
Alcance del Proyecto
Cronograma de Proyectos
Base de Datos Histórica
Lecciones Aprendidas
ALCANCE
El presente manual de gestión de oficina técnica tiene como alcance brindar el soporte necesario a la gestión del proyecto en todas las etapas del proyecto en ejecución.

El manual contendrá las herramientas necesarias para asegurar y controlar los procedimientos de gestión de costos de los proyectos de construcción de la empresa.

El compromiso del equipo de trabajo de la empresa será factor fundamental para asegurar el uso del presente Manual
OBJETIVOS
El presente Manual de Gestión de Oficina Técnica tiene como objetivo principal alinear el funcionamiento del área de OT, en los proyectos de construcción, a los requerimientos de la empresa por medio de los procedimientos de gestión y control expuestos en este manual
POLÍTICAS DEL ÁREA
• Se debe garantizar el cumplimiento los procedimientos establecidos por la empresa.

• Cumplir con la normativa vigente y especificaciones técnicas aplicables a cada proyecto.

• Los datos históricos de los proyectos son información confidencial de la empresa, los cuales se mantendrá bajo reserva de los mismos empleados con el fin de ser utilizada para los procesos mejora continua y como comparativos de otros proyectos.

INTRODUCCIÓN
Como parte de gerenciamiento de proyectos es importante diferenciar algunas etapas. Todo proyecto se encontrara marcado por las etapas de inicio, planificación, ejecución/control y cierre.
ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO BASE
Procedimiento de Elaboración

A. Entrega del Expediente Básico.
B. Cotización de Materiales de Alto Valor
C. Elaboración de modelo BIM
D. Elaboración del Presupuesto Base


Mapa de Proceso de Elaboración de Presupuesto Base
REQUERIMIENTOS PARA EL PROCESO
ETAPA DE PLANIFICACIÓN
ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO META
PRESUPUESTO BASE
EXPEDIENTE TECNICO DEFINITIVO
ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO META
REQUERIMIENTOS PARA LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO META
Procedimiento de Elaboración de Presupuesto Meta

1. Recepción de Expediente Técnico Definitivo
2. Cotización de Materiales y Equipos.
3. Metrado de Partidas
4. Análisis de Precios Unitarios
5. Elaboración del Presupuesto Meta
 Obras Provisionales
 Habilitación Urbana ( Si se requiere )
 Obras Exteriores ( Por etapas si se requiere )
 PosVenta
 Edificaciones ( Por etapas si se requiere )
• Estructuras
• Arquitectura
• Acabados
• Equipamiento
• Instalaciones Mecánicas ( Si se requiere )
• Instalaciones Eléctricas
• Instalaciones Sanitarias
• Instalaciones de Agua Contra Incendio

Metrado por Modelo BIM
GESTIÓN Y CONTROL DE COSTOS
Ingreso de la EDT del proyecto
GESTIÓN Y CONTROL DE COSTOS
Partidas de Control

Se deberá relacionar la WBS con las partidas de control del proyecto, las mismas que servirán para redireccionar los costos del proyecto
GESTIÓN Y CONTROL DE COSTOS
Elaboración de Cuadro de Egresos
El objetivo de su elaboración es trasmitir la información a la División de Administración y finanzas para prever y anticiparse a realizar pagos y gastos imprevistos durante la etapa de ejecución del proyecto, de tal manera de contar con una caja equilibrada.
GESTIÓN Y CONTROL DE COSTOS
Elaboración de Curva S
El uso de la “Curva S” como una herramienta estandarizada permitirá controlar y supervisar los costos del proyecto. Esta herramienta ayudará a identificar los cambios en el costo y el tiempo de ejecución del proyecto.

Después de encontrar los montos por meses, estos datos deberán ser ingresados en el software de soporte, de tal manera que cada mes sirva de ayuda para el reporte operacional.
Ingreso de Valor Planificado (PV)
GESTIÓN Y CONTROL DE COSTOS
Procedimiento de control de costos
GESTION Y CONTROL DE RECURSOS
Metrados Requeridos por Partidas
Fecha de Inicio de las Actividades
Look Ahead de Recursos
Requerimientos para la Elaboración del Look Ahead de Recursos
Clasificación de los Recursos
1. Materiales de Alto Valor
a. Materiales que puedan ser clasificados de riesgo alto
b. Gran Incidencia en el costo del proyecto
c. Tecnicidad de la adquisición
d. Relación directa con acabados finales

2. Materiales de Mediano Valor
a. Riesgo Medio
b. Grandes Montos
c. Plazos de Entrega complicados

3. Materiales de Bajo Valor (rutina)
a. Riesgo mínimo
b. Montos Menores
c. Consumibles

Look Ahead de Recursos
Clasificación de los Recursos por Pareto
GESTION Y CONTROL DE RECURSOS
Procedimiento de Control de Recursos
GESTION Y CONTROL DE CONTRATOS
El objetivo principal de la gestión de contratos de proyectos es establecer los procedimientos de contratación de servicios de terceros.
Prodimiento de Contratación
1. Identificar la necesidad de subcontratar un servicio
2. Solicitar cotizaciones de Subcontratistas
3. Entrega de cotizaciones de Subcontratistas
4. Comparación de propuestas técnicas
5. Elaboración de Contratos
6. Elaboración de Contratos
1. Condiciones Generales de Contratación
2. Anexo 1 : Descripción del Trabajo
3. Anexo 2 : Cotización del Trabajo

GESTION Y CONTROL DE CONTRATOS
6. Elaboración de Contratos
1. Condiciones Generales de Contratación

PRIMERA : Antecedentes
Se deberá cambiar los datos generales del proyecto
SEGUNDA: Objeto
TERCERA: Contraprestación
CUARTA: Forma de pago de la contraprestación
Se deberá cambiar en el punto 4.2.2. el tiempo de pago de cada valorización a partir de la presentación de la factura.
QUINTA: Plazo
SEXTA: Obligaciones del contratista
SEPTIMA: Obligaciones del Comitente
OCTAVA: Responsabilidad por Tributos
NOVENA: Control de Calidad
DECIMO; Aceptación de la obra
DECIMO PRIMERA: Garantías y derecho de retención
DECIMO SEGUNDA: Periodo de garantía y responsabilidad
DECIMO TERCERA: Confidencialidad
DECIMO CUARTA: Relación Civil – Aspectos Legales
DECIMO QUINTA: Incumplimiento – Resolución Contractual
DECIMO SEXTA: Penalidades
DECIMO SEPTIMA: Mora Automática
DECIMO OCTAVA: Fallas Sobrevenidas
DECIMO NOVENA: Subsidiaridad
VIGESIMA: Jurisdicción y Clausula Arbitral
Se deberá cambiar el día de la fecha de la firma del contrato

2. Descripción del Trabajo

1. Datos de “El Contratista”
Se deberá completar con la información del contratista tal como:
a. Razón Social
b. RUC
c. Dirección
d. Representante Legal
e. DNI
f. Partida Electrónica
g. Servicios (Brinda de la empresa)
2. Objeto
Describir la ubicación de la ejecución de los trabajos
3. Alcance
Se describirán todos los alcances del subcontratista con el proyecto.
4. Contraprestación
Se describirán los montos totales a ejecutar en el proyecto.
5. Forma de pago de la contraprestación
Se describirá la forma de pago de los servicios brindados por la empresa.
6. Plazo
Quedaran estipulados el plazo de ejecución de los trabajos.

3. Cotización del trabajo
GESTION Y CONTROL DE CONTRATOS
Procedimiento de control para contratos
ETAPA DE EJECUCIÓN
Gestión de Presupuestos
Presupuesto por Etapas de Trabajo

1. Revisión de Expediente Técnico
2. Re-metrado de Partidas
3. Re-Analizar los Precios Unitarios
Mano de Obra (Alza anual)
Insumos o Materiales (Alza de minerales)
Equipos
Sub Contratos (Alza de Mano de Obra)


Gestión de Presupuestos
Adicionales de Obra

Los adicionales de obra serán todos y cada uno de aquellos trabajos que se requieran realizar y que no se encuentren dentro del alcance del proyecto, realizado o cuantificado en el presupuesto general elaborado en la etapa de planificación.
Al contar con una solicitud de cambio reconocida y firmada por el cliente se estará aceptando el cambio de alcance y con esto la aprobación
El proceso de elaboración de los adicionales será el siguiente:

• Metrado
Se deberá metrar la partida a ejecutar y todos aquellos adicionales que impliquen la ejecución.

• Análisis de Precios Unitarios (APU)
Se realizará el análisis de precios de la partida ejecutar, tomando en cuenta la Mano de Obra, Incidencia de Materiales Equipos y/o sub contratos.

• Sub total (ST)
El subtotal será la multiplicación del metrado por el costo de la partida obtenido gracias al APU.

• Gastos Generales Directos (GGD)
Se deberá considerar una partida de gastos generales, el cual será un porcentaje del subtotal de la partida y que será representado por el mismo porcentaje del proyecto en ejecución.

• Utilidades (UTI)
De la misma manera, se considerará un porcentaje del subtotal de la partida como utilidades, el que será correspondiente al 10% del costo directo.

• Gastos Generales Indirectos (GGI)
Los gastos generales indirectos serán establecidos en el año por la Gerencia de División.

• Total
El costo total de la partida como tal será:
Total = Sub total + GGD + UTI + GGI

Gestión de Costos
Internos

• Reporte Operacional Mensual
Reporte Operacional de Costos
Cuadro de Amortizaciones
Cuadro de Contabilidad (Compatibilización y Sustento de provisiones)
Curva S
Panel Gerencial


Externos

Valorización Banco
Cuadro de Avance Acumulado
Curva S

Gestión de Costos
Internos

• Reporte Operacional Mensual
Reporte Operacional de Costos
Cuadro de Amortizaciones
Cuadro de Contabilidad (Compatibilización y Sustento de provisiones)
Curva S
Panel Gerencial
Reporte Operacional de Costos
Reporte Mensual
Reporte Operacional de costos
Cuadro de Amortizaciones
Cuadro de Contabilidad
Panel Gerencial
El reporte operacional permitirá identificar los factores que influyeron en la gestión de costos del proyecto
La finalidad de la obtención de estos resultados será identificar los factores que influencian en la línea base del proyecto.
Se deberán conocer 3 valores importantes que permitirán medir los costos del proyecto

• Valor Planificado (PV) (Ingresado en la etapa de planificación)
• Valor Ganado (EV) / Valorizado
• Costo Actual o Real (AC)

2. Ingresar el Valor Ganado (EV) o Valorizado del proyecto
SPI=EV/PV
3. Ingresar el Costo Actual (AC) o Costo Real
CPI=EV/AC
El cuadro de amortizaciones servirá como una ayuda memoria de los montos adelantados a los subcontratistas y como estos son pagados o amortizados a lo largo de la presentación de cada una de sus valorizaciones por los trabajos ejecutados.
La finalidad de realizar el cuadro de contabilidad es demostrar que los costos cargados por el proyecto son compatibles con los montos que cuenta la división de Administración y Finanzas dentro de sus costos.
Curva S
El cuadro Resumen de Costos Planeados, Valorizados y Reales permitirá mostrar los datos históricos encontrados durante la ejecución del proyecto, de esta manera se permitirá mostrar las tendencias de los costos al elaborar la Curva S.
Presupuesto Programado Mensual
Presupuesto Programado Acumulado
Avance Valorizado Mensual
Avance Valorizado Acumulado
Avance Real Mensual
Avance Real Acumulado


El panel gerencial ilustrará el resumen de los datos más relevantes de cada una de las áreas de trabajo del proyecto, lo cual se elaborara en el capitulo 0 de los Manuales de Gestión
Gestión de Costos
Valorización Banco
Externos

Valorización Banco
Cuadro de Avance Acumulado
Curva S
Cuadro de Avance Acumulado
La valorización banco será un documento que se entregará al banco, en el cual se detallaran todas las partidas del presupuesto aprobado y en el cual se colocará todo el porcentaje valorizado o valor ganado (EV) por cada una de las partidas.
Algunas consideraciones:

Deberá contar con las mismas partidas del presupuesto aprobado
Deberá llevar un control de Presupuesto Original, Acumulado Anterior, Valorización Actual, Acumulado Actual y Saldo por Valorizar.
El monto valorizado al banco deberá coincidir con el valorizado al cliente interno.
Se valorizará con una frecuencia mensual.
Se valorizara por medio de porcentajes de avance.
Se deberá presentar resúmenes de las valorizaciones, indicando los montos por etapas, obras exteriores, habilitación urbana, entre otros.

Gestión de Costos
Valorización Banco
Curva S
Al igual que en el reporte operacional, se deberá presentar la curva S del proyecto. En este caso en particular, la curva S deberá reflejar los valores programados y los valores valorizados mensuales, con el objetivo de ilustrar los resultados que se vienen obteniendo.
Procedimiento de control de Presupuestos
Procedimiento de control de Costos
Gestión de Recursos
Durante la etapa de ejecución se deberá realizar la adquisición de materiales necesarios para el proyecto
Compra de Materiales

1. Materiales de Alto Valor
2. Materiales de Mediano Valor
3. Materiales de Bajo Valor (Rutinario)

Procedimiento de cotizacion y compra

1. Solicitud de Cotizaciones
2. Entrega de Especificaciones Técnicas o Requerimientos
3. Recepción de Cotizaciones
4. Comparativos

Gestión de Recursos
Procedimiento de control
Gestión de Contratos
En la etapa de ejecución como procedimiento de pago por trabajos realizados, lo contratistas deberán presentar valorizaciones semanales, quincenales o de acuerdo a lo establecido en el contrato.
º
Procedimiento de Valorizaciones
1. Aprobación del Área de Producción
2. Aprobación del Área de Calidad
3. Aprobación del Área de Oficina Tecnica
4. OT hara ingreso de valorización al Sistema de Soporte de Costo (software)
5. El contratista hara entrega de la valorización y sustento a Administración
6. El area de administracion procedera a programar pagos por servicios prestados
Gestión de Contratos
º
Adendas

Cada vez que el proyecto lo requiera o el contratista realice un trabajo que se encuentre fuera del alcance contractual, se deberá realizar una adenda al contrato original.
Procedimiento de control de Contratos
Gestión de Documentos
º
En la etapa de ejecución es importante la actualización de los documentos del expediente técnico definitivo entregado. Para lo cual, se deberá tomar en cuenta las solicitudes de cambio, actualización del expediente y la difusión de los mismos.

Solicitudes de Cambio

Los procedimientos de generación de solicitudes de cambio en el proyecto serán detallados en el manual de ID+i.


Actualización del Expediente Técnico

Al recibir las solicitudes de cambio se deberá llevar un control de los cambios, con la finalidad de actualizar el expediente técnico entregado en la etapa de planificación.

Todos los cambios realizados deberán ser modificados en los planos del proyecto para que puedan ser utilizados

se deberá archivar en la base de datos central e informar a los interesados el cambio efectuado.

GESTION Y CONTROL DE COSTOS
La finalidad de realizar este análisis de costos es sustentar los gastos hechos en cada una de las partidas de control e identificar en que partidas se obtuvieron márgenes positivos y/o negativos.
Los entregables, en la etapa de cierre del proyecto, serán los siguientes:
• Reporte Operacional Final
• Análisis de Brechas y Causas
• Análisis de Brechas por Rubro
• Conciliación con área Contable

GESTION Y CONTROL DE COSTOS
Reporte Operacional Final


GESTION Y CONTROL DE COSTOS
Analisis de Brechas y Causa

GESTION Y CONTROL DE COSTOS
Analisis de Brechas por Rubro
En este análisis se mostraran las pérdidas o ganancias dependiendo del rubro:

• Mano de obra
• Materiales
• Equipo y Herramientas
• Subcontratos
• Gastos Generales Directos
• Gastos Generales Indirectos
• Post Venta

GESTION Y CONTROL DE COSTOS
Conciliación con área Contable
GESTION Y CONTROL DE DOCUMENTOS
En el cierre del proyecto se deberán entregar los planos as built, los cuales plasmaran lo realmente ejecutado en el proyecto. Se deberán entregar los planos por áreas e identificados cada uno por especialidades
Este conjunto de planos serán entregados en las reuniones de cierre de obra o Relatorio de Obra.
GESTION Y CONTROL DE CONTRATOS
El proceso del cierre del contrato implicara la aceptación de los entregables del contratista como terminados o completados. Los procedimientos de entrega de trabajos se encuentran detallada en el plan de gestión de calidad de la empresa.
Por otro lado, la terminación anticipada de los contratos, el cual se considerar como un caso especial, podrá deberse al mutuo acuerdo de las partes o por el incumplimiento del contrato. Caso contrario, el termino del contrato se realice bajo los términos iniciales, se deberá emitir una carta de aprobación de trabajo.
Procedimiento de control de Contratos
Procedimiento de control de Documentos
Procedimiento de control de Costos
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