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PROCESO ADMINISTRATIVO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE IMECOL

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by

Fernando Salinas

on 21 November 2014

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Transcript of PROCESO ADMINISTRATIVO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE IMECOL

PROCESO ADMINISTRATIVO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE IMECOL S.A
FASE DE PREVISION
Aunque los factores o variables sobre los cuales el departamento de compras se basa para prever y proyectar están definidos y establecidos, no todo el personal los conoce.

Recomendaciones: Dar a conocer los factores o variables sobre los cuales el departamento de compras se basa para prever, realizando reuniones con todo el personal


Realizar una capacitación acerca de la ubicación de todos los formatos que se necesitan en el departamento para que así todos los empleados dispongan de él cuándo lo requieran.


FASE DE PLANEACION
FASE DE ORGANIZACIÓN
FASE DE DIRECCION
FASE DE CONTROL
CONCLUSIONES GENERALES
MISION
La misión del departamento de compras no se encuentra formalizada ya que actualmente se está formulando conforme a la planeación estratégica que se está implementando actualmente en la empresa.

DIAGNOSTICO PREVENTIVO

El departamento cuenta con un esquema de diagnóstico preventivo y correctivo establecido, pero se observa que no todas las personas saben dónde ubicarlo en el sistema.
1
Todas las personas tengan acceso a este documento de manera ágil


Revisar y ampliar un poco más el diagnóstico preventivo, es muy limitado para todas las actividades que desarrolla el departamento
Recomendaciónes
M
M
M
E
C
O
L
Recomendaciones:
Dar a conocer la misión durante la inducción de los empleados,
colocarla en el área del departamento de compras, para que los
trabajadores siempre realicen sus tareas en pro de esta mision.
• VISION

Status: Actualmente no se ha escrito, ni definido la Visión.
Los empleados saben que es lo que se quiere lograr en un futuro pero no se encuentra estipulado en un texto.



Recomendaciones:

Realizar la Visión por escrito para así poder formalizarla dentro de la empresa.

Dar a conocer la visión durante la inducción de los empleados

colocar la visión en los pasillos y puertas de las instalacionescon la finalidad de que los empleados del área de compras la tengan presente

• OBJETIVOS

Status:
Están establecidos de manera formal

Recomendaciones:
Realizar seguimiento mensual a los objetivos existentes para poder tomar acciones de mejora

la revisión como la formulación de los objetivos, se seguira realizando con
todos los integrantes
del departamento con la finalidad de que éstos
aporten ideas
y ayuden al cumplimiento de estos.

• ESTRATEGIAS

Status: Están establecidas de manera formal y fueron planteados por jefe de compras y suministros al gerente general.
Recomendaciones: sólo sería útil revisarlas y actualizarlas si es que lo necesitan

• POLITICAS

Status: Las políticas del departamento y procedimiento se encuentran ubicadas en el manual de procedimientos, y en otros documentos que así lo requieren.

Recomendaciones: Revisar el vocabulario que se utiliza en éstas, para saber si es el adecuado, para que todo el personal del departamento las entienda, comprenda y las lleve a cabo.

• ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Status: Sí existen un organigrama formal del departamento de compras dentro de la empresa, y los integrantes comprenden el lugar que ocupan en él.

Recomendaciones: revisar si el organigrama actual es el adecuado, ya que observamos que no están bien dividida las líneas de mando, además las personas externas al departamento no tienen con claridad a quién dirigirse en un momento determinado.
Se realizó una propuesta de mejora para que la analicen y la revisen.

• DIVISION Y DISTRIBUCION DE FUNCIONES

Status: Los empleados conocen sus tareas y responsabilidades, ya que las funciones están bien definidas en el manual de organización de la empresa.
Recomendaciones: Se debe realizar una actualización de las funciones, ya que las contenidas en el manual, no se han actualizado desde su elaboración. También, se deben revisar para evitar una duplicidad de funciones y que falte alguna actividad por realizar.


• RECURSOS HUMANOS

Status: La rotación en los puestos es mínima, ya que el personal se siente satisfecho con el trabajo que realizan, el ambiente en el mismo y el salario que recibe.
Recomendaciones: Se deben implementar acciones y medidas para motivar a los empleados aún más, como actividades culturales y deportivas.

• CULTURA ORGANIZACIONAL

Status: La cultura que prevalece en el departamento, es de respeto y compromiso; asimismo, está basada en el trabajo en equipo y una alta calidad en los materiales y servicios que se ofrecen.
Recomendaciones: En términos generales, prevalece una cultura organizacional adecuada.

• LIDERAZGO

Status: Los empleados del departamento de compras reconocen y aceptan el estilo directivo de manera óptima, y su autoridad está dada por el puesto que ocupa.
Recomendaciones: El único aspecto que podría ser mejorado en el liderazgo del departamento de compras es que se fomente el estilo de manera más arraigada y que los empleados lo ejerzan en cada una de sus procesos y no se realice de manera lineal y jerárquica.

• COMUNICACIÓN

Status: La comunicación formal se realiza a través de reportes, e-mail, cartas, de manera personal y todos los empleados se encuentran en constante interacción.
Recomendaciones: Se podrían establecer ciertos controles en cuanto al manejo y entendimiento de la información, para cerciorarse que los empleados la reciban y comprendan satisfactoriamente.

• MOTIVACION

Status: Se otorgan algunos incentivos económicos y también verbales, como almuerzos a fin de mes.

Recomendaciones:
Sería recomendable que se consideren más incentivos, aunque no es un aspecto esencial para el funcionamiento de la organización, si se realiza de manera formal puede reforzar la cultura organizacional.

• GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO

Status: Existe una cultura de trabajo en equipo dentro del departamento, ya que todos los empleados se complementan entre sí y se apoyan en la realización de sus funciones.
Recomendaciones: El trabajo en equipo puede resultar muy útil en el mejoramiento del servicio al cliente interno, ya que pueden contribuir a resolver problemas que se presenten.

• TOMA DE DECISIONES

Status: Existe una descentralización de la toma de decisiones.


Recomendaciones:
La dirección delega algunas decisiones a niveles medios, como al jefe división de suministro y almacenes o el analista de compras e inventarios, de este modo se quita carga de trabajo y responsabilidad, pues en ocasiones no afectan de manera significativa dichas decisiones por lo que pueden ser delegadas sin problemas.
• NATURALEZA

Status: Se utilizan principalmente para
controlar los procesos del departamento.
señalan los puntos críticos
se verifica que se ajusten a la cultura organizacional.

Recomendaciones:
analizar los resultados y dar un seguimiento para corregir las desviaciones del desempeño.
los empleados deben conocer cuáles fueron las fallas detectadas
los empleados deben participar realizando las estrategias de mejora.


• HERRAMIENTAS

Status: Se utilizan herramientas financieras como presupuesto de compras de materiales, herramienta de sistema de información como el portal de compras web y herramientas de calidad como Balanced Scorecard, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001.

Recomendaciones: Podría ser de gran utilidad que se difundan las herramientas de control utilizadas ya que no todo el personal tiene conocimiento del tema.

• CALIDAD

Status: En estos momentos la empresa de IMECOL S.A está apuntando a la implementación de controles preventivos y de retroalimentación para mantener una mejora continua, como
Balanced Scorecard
y lograr la certificacion ISO 9001.

Recomendaciones: Realizar reuniones y capaciones con todos los integrantes del departamento acerca del tema, para que así todos aportemos para lograr la certificación.

1
•El proceso administrativo ayuda a establecer con claridad cuáles son los objetivos del departamento de compras los cuales, son de gran importancia para el cumplimiento de los objetivos gerenciales.
2
• Ofrece un marco conceptual de trabajo.
3
• Mediante el proceso administrativo se pudo Identificar cuáles son la fortaleza, oportunidades, debilidades y amenazas del departamento de compras, para enfrentar el mercado.
4
5
Se estimula el desarrollo de la administración en cada una de las fases de su aplicación el cual requiere de valores, convicciones del directivo y del entendimiento de los objetivos y recursos por parte del personal de trabajo.
• En el caso de las funciones previsión, planificación, organización, dirección y control se observó que se logran resultados esperados.
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