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Gestion de Proyectos El equipo de trabajo

Gestion de Proyectos
by

Stephanie Gómez Zafra

on 17 February 2014

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Transcript of Gestion de Proyectos El equipo de trabajo

El equipo de trabajo
Tres definiciones del PMBOK (Project Management Body of Knowledge) nos serán de gran utilidad para introducirnos al tema:
El PMBOK define un proyecto como un esfuerzo temporal orientado a la creación de un producto o servicio único.
Establece el PMBOK que la Administración de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto en orden a cumplir o exceder las necesidades y expectativas de los patrocinadores - clientes

De acuerdo al PMBOK el manejo del equipo humano incluye los procesos requeridos para hacer el uso más efectivo de las personas involucradas en el proyecto, esto incluye: la planeación organizacional, la integración de los participantes y el desarrollo del equipo

Un equipo de trabajo es un grupo de personas organizadas, que trabajan juntas para lograr una meta.

Un equipo de trabajo pretende alcanzar unas metas comunes. El equipo se forma con la convicción de que las metas propuestas pueden ser conseguidas poniendo en juego los conocimientos, capacidades, habilidades, información y, en general, las competencias, de las distintas personas que lo integran. El término que se asocia con esta combinación de conocimientos, talentos y habilidades de los miembros del equipo en un esfuerzo común
Definición
1
2
Etapas del desarrollo y crecimiento del equipo
B. W. Tuckman ha definido cuatro etapas del
desarrollo del equipo:


Etapa de formación.
Etapa de tormentas.
Etapa de adaptación.
Etapa de desempeño.
Etapa de Formación
El grupo comienza a establecer una identidad e intenta definir y planear tareas que necesitan hacer.
En esta etapa es poco el trabajo que se logra, debido al alto nivel de ansiedad que tienen las personas sobre el trabajo en sí y sobre sus relaciones con los demás.
Los participantes dependen del gerente del proyecto para que les proporciones dirección y estructura.
Los sentimientos durante esta etapa incluyen: excitación, suspicacia, sospecha, ansiedad y vacilación.Las personas hacen muchas preguntas en esta etapa de formación. ¿Cuál es nuestro propósito? ¿Quiénes son los otros miembros del equipo?
Etapa de adaptación
Las relaciones entre los miembros del equipo y el gerente de proyecto se han estabilizado.
También se reduce el descontento, ya que las expectativas de las personas se ajustan a la realidad de la situación.
El equipo ha aceptado su ambiente de operación.
Los procedimientos del proyecto se mejoran y se modernizan.
Comienza a desarrollarse la cohesión y hay una sensación de grupo.
En esta etapa comienza a desarrollarse la confianza.
Se comparte más la información, las ideas y sentimientos, aumenta la cooperación.
El gerente de proyecto minimiza su autoridad y asume un papel más de respaldo.
Características del equipo
Una comprensión clara del objetivo del proyecto
Expectativas claras del papel y responsabilidades de cada persona.
Orientación hacia resultados
Alto grado de cooperación y colaboración.
Alto nivel de confianza.
Atento
Para que el equipo de proyectos sea efectivo se tienen que definir bien el alcance, el nivel de calidad, el presupuesto y el programa. Para que se logre el objetivo del proyecto, cada miembro del equipo necesita tener la misma visión del resultado y de los beneficios que éste proporcionará.
Los integrantes del equipo aprecian los conocimientos, habilidades y contribuciones de cada uno de los otros para lograr el objetivo del proyecto
Barreras
Etapa de tormentas 2
El gerente de proyecto necesita presentar con claridad el objetivo del proyecto, así como el alcance, nivel de calidad, presupuesto y programa. No es suficiente decir al equipo una sola vez al inicio , cuál es el objetivo del mismo. El gerente tiene que decirlo, escribirlo, distribuirlo y repetirlo con frecuencia.
Definición no clara de los papeles y responsabilidades
El gerente del proyecto debe reunirse personalmente con cada miembro del equipo, para decirle por qué fue seleccionado para el proyecto y describirle el papel y las responsabilidades que se espera de él.
Etapa de Formación 2
Al dar orientación (dirección) al equipo el gerente tiene que comunicar con claridad el objetivo del proyecto y crear una visión del resultado exitoso del mismo y de los beneficios que proporcionará.
La estructura incluye definir los procesos y procedimientos iniciales para la operación del equipo y resolver asuntos tales como los canales de comunicación, las aprobaciones y el papeleo.
Cooperación
La comunicación debe ser, abierta, franca y oportuna en un equipo de proyecto. Los miembros del equipo actúan como recursos para los demás, más allá de tan sólo hacer sus tareas asignadas. Debido a esta cooperación, el equipo es creativo en la solución de problemas y oportuno en tomar decisiones.
Etapa de tormentas
En esta etapa el objetivo del proyecto es más claro. Los miembros comienzan a aplicar sus habilidades para trabajar en las tareas que les han sido asignadas y el trabajo comienza a progresar con lentitud.Los miembros del equipo empiezan a probar los límites y la flexibilidad del gerente y de las reglas básicas.Durante la etapa de tormentas surge el conflicto y aumenta la tensión.En esta etapa la motivación y la moral son bajas. Los miembros pueden resistirse a la formación del equipo.
La etapa de tormentas se caracteriza por sentimientos de frustración, enojo y hostilidad. Conforme las personas empiezan a realizas sus tareas, tienen más dudas sobre sus papeles y responsabilidades con relación a los otros miembros del equipo.

Los integrantes se preguntan cuánto control y autoridad tienen.

En la etapa de tormentas el gerente necesita aclarar y definir mejor las responsabilidades individuales y las actividades interrelacionadas entre los miembros del equipo.
Etapa de tormentas 3
Éste es el momento para que el gerente proporcione un ambiente de comprensión y respaldo. Es importante dar a los miembros la oportunidad de expresar sus preocupaciones.
El gerente debe proporcionar asesoría y fomentar la solución de los conflictos.
Si no se atiende el descontento éste aumentará y podría dar como resultado, más adelante, un comportamiento disfuncional poniendo en peligro la terminación del proyecto.
Un equipo es un grupo de personas que trabajan en forma interdependiente para lograr una meta en común
El trabajo en equipo es el esfuerzo cooperativo de los miembros de un equipo para lograr esa meta.
Las personas son la clave del proyecto
La efectividad del equipo de proyectos puede hacer la diferencia entre el éxito y el fracaso del proyecto.
Etapa de desempeño
En esta etapa el equipo está altamente comprometido y deseoso de logar el objetivo del proyecto.
El equipo experimenta una sensación de unidad y orgullo en sus logros.
La confianza es alta, la comunicación es abierta, franca y oportuna.
Los miembros trabajan individualmente o en sub-equipos temporales, según sea necesario.
Hay un alto grado de interdependencia.
Según se identifican los problemas, los miembros del equipo apropiados forman sub-equipos para resolverlos y deciden como se debe poner en práctica la solución.
El gerente delega por completo la autoridad.
El gerente se concentra en ayudar al equipo a ejecutar el plan del proyecto y en otorgar reconocimiento a los miembros del equipo por sus progresos y logros.
También se concentra en el desempeño del proyecto con relación al presupuesto, el programa, el alcance y el plan.
Es en esta etapa que actúa como mentor, respaldando el crecimiento y el desarrollo profesional de las personas que trabajan en el proyecto.
Reunir a un grupo de personas para trabajar en un proyecto no crea un equipo. Un equipo de proyectos es algo más que un grupo de personas en un proyecto.
Un equipo de proyecto es un grupo de personas interdependientes que trabajan en cooperación para lograr el objetivo del proyecto.
El equipo efectivo de proyectos
Cada persona en un equipo de proyectos efectivos tiene un fuerte compromiso con lograr el objetivo del proyecto. Los miembros del equipo están entusiasmados y deseosos de dedicar el tiempo y la energía necesarios para tener éxito.
Metas No claras
Las personas quizá sientan que están trabajando en una dirección diferente. Por esto, al inicio del proyecto el gerente necesita establecer los procedimientos de operación preliminares, pero debe de estar abierto a sugerencias para eliminar o perfeccionarlos cuando ya no contribuyan al desempeño efectivo y eficiente del proyecto.
Carencia de estructura del proyecto
El gerente del proyecto debe intentar determinar que motiva a cada persona y entonces crear un ambiente de proyectos donde estén disponibles estos motivadores. También es necesario que el gerente reconozca los logros de las personas y respalde y estimule su progreso.
Carencia de Compromiso
La comunicación deficiente ocurre cuando los miembros del equipo carecen de conocimientos sobre lo que está sucediendo en el proyecto, y las personas no comparten la información. Es importante que el gerente tenga reuniones periódicas para revisar la situación del proyecto, con una agenda conocida por todos lo miembros.
Comunicación deficiente
Rotación de los miembros del equipo de proyectos
Cuando la composición del equipo cambia con frecuencia, el flujo de personas tal vez sea demasiado dinámico para que lo asimile el equipo. Un equipo integrado por un número pequeño de personas con asignaciones a largo plazo será más eficiente que un equipo integrado por un gran número de personas con asignaciones a corto plazo.
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