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ANÁLISIS DE IMPRENTA FLORENCIA LTDA

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Christopher Castro

on 6 December 2013

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ANÁLISIS DE IMPRENTA FLORENCIA LTDA
Introducción
A continuación se presentara un detalle de los problemas informados por la empresa Florencia Ltda. la información fue posible reunirla gracias a una primera entrevista con el Gerente/Dueño de la empresa Pedro Navarrete.
Cabe señalar que esta entrevista no se pudo realizar de la mejor manera ya que fue poco el tiempo disponible, todo esto por exigencias de tiempo por parte del gerente. Por lo cual a medida que se avance en el presente trabajo se agregaran o quitaran problemas que hayan sido detectados por nosotros.
La información entregada por el gerente será detallada por áreas especificas.
Área de Procesos
La Imprenta Florencia Ltda. Posee una reconocida forma de trabajo, junto con el conocimiento por parte del mercado de la calidad los productos creados por la misma. Sin embargo esto no es tan aprovechado, ya que existen problemas en el área que los procesos que le impide a la organización seguir creciendo.
Personal
En toda organización es trascendental que exista una buena armonía en el personal de la misma. Por esta razón es que los problemas detectados en esta área son de vital importancia para el desarrollo de la empresa.
Forma de pago
• Existe un problema en cuanto a la forma de pago por parte de la empresa, ya que se cancelan de forma semanal o quincenal. Esto representa una presión enorme a la gerencia en mantener una liquidez constante para cumplir con los pagos estipulados con el personal.
Colaciones fuera de horario
• Al momento de realizar horas extras, si bien el pago de estas horas esta dentro de los que exige la ley, las colaciones de esos días extras corren por cuenta de la empresa y según entrevistas con el personal, no es de la mejor calidad, lo que representa poco interés en acudir esos días.

Problemas en la entrega de determinados productos
• La imprenta posee un abanico de posibilidades de productos para los clientes, pero en determinados trabajos son los clientes los encargados de proveer de determinados insumos, lo que genera un atraso en la entrega de los mismos.
Fallas en equipos trascendentes
• En todo proceso existen maquinas que son las mas importantes para un correcto desarrollo de la misma. En la imprenta Florencia Ltda. esto se produce con mayor repetición, lo que genera un paro en el línea de producción. Esto en parte es generado por que la empresa esta siempre trabajando y no realizan mantenciones periódicas a los equipos y por que no existe una persona encargada en la misma empresa para repararla.
Estados de resultados
• Producto del alto grado de concentración de cargo que ostenta el gerente de la imprenta, existen poco conocimiento por parte del mismo de la información contable (generado por la escasa comunicación con el contador de la empresa). Esto provoca que no se mantenga una información fluida sobre el estado de la empresa.
Fechas de pagos de clientes
• Además existe la dificultad de no conocer a cabalidad las fechas de pagos de los clientes (se estipula una fecha pero siempre existen atrasos o fallas en los pagos). También existen distintas clases de clientes, ya que se determinan distintos plazos de pagos a esos clientes, lo que contribuye y provoca un desorden financiero. La empresa Florencia Ltda. ofrece variadas formas de pago a los clientes, lo que junto al desorden de los plazos de pago, un gran problema para la organización.
El área financiera es de vital importancia para cualquier organización, ya que le permite desarrollar determinados proyectos y a la vez generar la solvencia de seguir adelante y crecer constantemente.
Área financiera
Inversión de maquinarias
• Existe inversión en maquinarias relativamente nuevas, pero en el cual no hay conocimiento de la utilización de la misma o quizás ese conocimiento esta concentrado en el mismo gerente, esto provoca la sub-utilización de esa maquinaria (de elevado costo para la misma).
Espacio físico
• Como toda PYME, los espacios físicos de trabajo son siempre reducidos. En la imprenta Florencia Ltda. esto no es nuevo, ya que los espacios en el local de trabajo son bastante acotados, generando incomodidad y dificultad de desplazamiento para los mismos operarios.
Logística de producción
• La imprenta posee numerosos clientes, entre los cuales se pueden detallar de la siguiente manera: clientes de grandes volúmenes (todo periodo), clientes conocidos (no se realizan descuentos pero si se privilegian los procesos), clientes estacionales (fin de año, verano, épocas especiales), clientes en general. Por lo mismo no existe un orden PRE establecido de trabajo, por lo cual muchas veces se dejan proyectos de lado (que requieren menos tiempo de trabajo) por privilegiar otros que requieren mas procesos.
• Es por todos conocido que es trascendente para cualquier empresa conocer el rendimiento de las maquinas que se poseen, ya que permite conocer los ritmos de trabajo y de procesos de los distintos proyectos. En la imprenta no existe un detalle del rendimiento de las maquinas (información solo conocida por el gerente, gracias a años en el negocio).
Procesos conocidos
• Es por todos sabidos que en todas las empresas existen formas de trabajar (modelos de trabajo), ya que esta es la manera de mostrarse a los clientes, proveedores y entidades financieras. La imprenta no posee un “modelo de trabajo” estipulado y detallado, ya que solo se produce por la vasta experiencia de Pedro Navarrete.
Rendimiento de las maquinas
Motivación en el trabajo
• Por el tipo de trabajo y por el ya comentado poco espacio físico de la empresa, existe poca motivación por parte de los empleados para desempeñarse de una mejor forma en las operaciones diarias.
Identificación de metas
• Tener un conocimiento y manejo de toda la información contable de la organización.
• Definir un metodología de operación y logística que permita desarrollar todas las labores en forma más ordenada.
• Lograr ser solventes con todas las necesidades de la empresa para poder proyectarse en un crecimiento continuo como organización.
• Lograr un nivel de motivación y capacitación mucho mejor dentro de sus funcionarios.
Identificación de metas
• Lograr estandarizar las formas de pago ya sea por parte de los clientes a la empresa como de esta a sus trabajadores
• Como gran objetivo se pretende mejorar todas las dificultades que asechan hoy en día para en el futuro crecer dentro del mercado y poder cumplir con todas las exigencias de sus clientes, de esta forma hacer crecer sus ventas y lograr ser sustentables en el tiempo.
Análisis de resultados
Como se mencionó anteriormente y puesto que la empresa no tiene divisiones por departamento, la auditoría se hizo solamente mediante la entrevista al dueño y gerente de la empresa, quien es el que se encarga de los procesos administrativos.
La auditoría abarco tres ejes: la parte financiera, la parte de procesos y por último, la gestión en recursos humanos.

Finanzas
La auditoría financiera, no se realizó mediante un análisis del estado financiero, puesto que esta información la tiene disponible un contador auditor externo de la empresa.
El objetivo, es entonces, desarrollar una metodología y un sistema que permita mantener disponible en todo momento la información financiera y contable.
Otro problema claro es el capital disponible o potencial, sin embargo estos son problemas derivados netamente de los procesos internos de la empresa; reconociendo claramente:
- El mismo hecho que la comunicación del dueño con el contador no sea muy fluida dificulta el funcionamiento de la empresa.
- Otro asunto clave el sistema de pagos que se tiene con los clientes, ya que el hecho de no estar bien definido en ocasiones dificulta el cumplimiento de algunas obligaciones.

Procesos
A continuación se procede a enumerar los problemas identificados en la organización:

El problema central es la carencia de una metodología determinada de operación.
Por el lado de clientes, se producen problemas en los plazos de entrega.
La capacidad de producción de cada maquina es desconocida.
No posee una mantención programada de los activos productivos, incurre en que la cadena productiva se estanque en momentos no definidos por consecuencia de las fallas que se producen.
El trabajo desordenado que está realizando la empresa, repercute en el espacio físico y ergonómico al apilarse de manera aleatoria los distintos procesos intermedios y materias primas que llegan por las nuevas demandas.
A todo lo anterior, se suma el desconocimiento de todos los trabajadores de la correcta forma de trabajo, sin ningún material que los guíe a ellos o a los nuevos operarios que pudiesen ingresar a la entidad.
Recurso humano
En el estudio de lo que sobre el recurso humano, se reconoce en primera instancia un problema en las remuneraciones por la forma de pago, la cual generando una presión constante en obtener liquidez para poder cumplir con las obligaciones salariales.
Otro problema radica en la motivación que tienen por trabajar, afectando de manera directa al nivel productivo de la imprenta. La otra condicionante que provoca una conducta no óptima, se debe a la ergonomía, problema derivado de la gestión operacional, que impacta de manera negativa en el nivel motivacional de los empleados.
Diagnostico
Entre los distintos problemas que se identificaron al auditar la imprenta, algunos de ellos se agruparán de tal manera que una solución particular responda de manera positiva en los grupos. De esta manera, las soluciones propuestas son:
Operaciones:
1.- • Definir la capacidad de la imprenta en todos los periodos productivos.
Con esta medida, se pretende dar solución a los problemas de desconocimiento de capacidad productiva y el rendimiento de las máquinas.
Además se podrá solucionar un problema del espectro financiero el cual es inversión de maquinarias, puesto que para determinar la capacidad total se debe analizar el equipamiento.
Operaciones:
Definir una política aceptación de clientes en cada periodo productivo.
En cada caso, se debe determinar la prioridad y la oferta total para cada tipo de cliente, esto podrá dar solución a los problemas de logística de producción.
Insumos de clientes, esto puesto que se establecerá con anterioridad los plazos en los que cada cliente deberá entregar los insumos necesarios para la fabricación de los productos.finalmente atendería a un problema de aspecto financiero el cual es la fecha de pago de clientes.
Operaciones:
Establecer como prioridad que los funcionarios estén adecuadamente capacitados para el manejo de todos los elementos que componen la línea productiva para de esta forma poder asegurar una continuidad operativa y disminuir al mínimo la cantidad de interrupciones.
Operaciones:
Lograr aumentar la motivación en los trabajadores para que estos se vean comprometidos con la empresa y así poder mejorar la productividad.
Financiero
Contratar un servicio de contabilidad a una empresa especializada. Esto permitirá contratar a una empresa experta, la cual tenga disponible en una plataforma en internet toda la información financiera y contable de la empresa en todo momento y cuando sea requerida.
Recursos Humanos
Definir una empresa de servicio alimenticio como socio-estratégico. Tener un contrato con una empresa de este tipo, le otorgará a la empresa ofrecer una colación de mejor calidad a sus empleados, abatiendo así el principal problema que desmotiva a los trabajadores tomar turnos extras.
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