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EL PROCESO ADMINISTRATIVO DE LAS PYME

Capítulo 5, Varela y Equipo
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on 7 November 2013

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EL PROCESO ADMINISTRATIVO DE LAS PYME
Conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

Conjunto de etapas sucesivas por las cuales se efectúa la administración.
CONCEPTO
ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACIÓN
¿Qué se quiere hacer?
ORGANIZACIÓN
¿Cómo se va hacer?
DIRECCIÓN
Ver que se haga
CONTROL
¿Cómo se ha realizado?
Objetivo.
Cursos alternos de acción.
Elección.
Futuro.
PLANEACIÓN
IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN
Propicia el desarrollo de la emrpesa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre que se puedan presentar en el futuro.
Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.
Proporciona los elementos para llevar a cabo el control
Determinación de la necesidad de actuar que puede darse por: un reporte, una orden, una observación, etc, que generalmente tiene algún punto que amerite tomar una decisión que implique acción.
Investigación y análisis: se estudian los hechos y las soluciones alternas.
Proposición de la acción: implica el estudio de las alternativas y cabe entonces proponer varios caminos.
Decidir de esos caminos cuál se va adoptar para ejecutar la acción; las decisiones que se tomen pueden ser tentativas o finales; con la decisión nace el plan.
Dar forma al plan una vez que se ha decidido éste y ponerlo en ejecución; una vez hecho esto se pasa a las otras etapas del proceso administrativo
REGLAS PARA PLANEAR
Una vez que se ha establecido "LO QUE SE QUIERE HACER", será necesario determinar "CÓMO HACERLO", qué medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto solo es posible a través de la organización.
ORGANIZACIÓN
ESTRUCTURA
ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
SISTEMATIZACIÓN
AGRUPACIÓN Y ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES
JERARQUÍA
SIMPLIFICACIÓN DE FUNCIONES
CONCEPTO
Con estos elementos se puede definir a la organización como: el establecimiento de la estructura neceesaria para la sistematización racional de los recursos mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social
Se conocen mejor las actividades.
Existen mejores relaciones de trabajo.
Se ayuda a la especialización.
Se facilita la delegación de autoridad.
Crece la eficiencia
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN FORMAL
Agrupa e identifa las tareas y trabajos de la empresa.
Define y delega responsabilidades de todos los miembros que la integran.
Atiende los objetivos de la empresa de forma más eficiente y con el mínimo de esfuerzo.
ORGANIZACIÓN INFORMAL
Aplica a grupos de 2 o más personas que se comunican con cierta regularidad con el fin de intercambiar información, placer o llegar a un acuerdo para una acción futura.
Surge de forma libre y espontánea por los participantes.
Logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador en base a decisiones.
DIRECCIÓN
ELEMENTOS DE LA DIRECCIÓN
Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
Motivación.
Guía y condición de los esfuerzos de los subordinados.
Comunicación.
Supervición.
Alcanzar las metas de la organización
Es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizaional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.
CONCEPTO DE DIRECCIÓN
IMPORTANCIA DE LA DIRECCIÓN
Pone en marcha todos los lineamientos estableciedos durante la planeación y la organización.
Se logran las formas de conducta más desebales en los miembros de la estructura organizacional.
Es eficiente cuando es determinante en la moral de los empleados y consecutivamente en la productividad
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización y en la eficiencia de los sistemas de control
FASES O ETAPAS DE LA DIRECCIÓN
1.
QUE SE DELEGUE LA AUTORIDAD,
ya que administrar es hacer a través de otros.
2. QUE SE EJERZA ESA AUTORIDAD,
para lo cual deben precisarse sus tipos, elementos, etc.
Capacitar al personal en quien se va a delegar
Establecer estándares de actuación de tal manera que se fomente la iniciativa, creatividad y lealtad hacia la organización.
El directivo debe mostrar ineterés en el desempeño del empleado, en relación con la función delegada.
Reconocer el buen desempeño y confiar en los subordinados.
Delimitar claramente la autoridad y responsabilidad delegada, preferentemente por escrito a fin de evitar conflictos, duplicidad de funciones, fuga de autoridad, etc
Especificar claramente, metas y objetivos de la función delegada.
REQUISITOS PARA DELEGAR
Es el derecho a asignar tareas y dirigir las actividades de los trabajadores de modo que rrespalden el logro del propósito de la organización.
Es el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer.
LA AUTORIDAD
TIPOS DE AUTORIDAD
Surge como una necesidad en todo organismo social.
Implica el derecho de mandar y el poder de exigir obediencia a quien recibe las órdenes.
AUTORIDAD FORMAL
Es la que tiene un individuo por su carisma, es decir, por la facilidad de influir y atraer la voluntad de los demás de manera espontánea.
AUTORIDAD INFORMAL
Se obtiene por un conjunto de conocimientos, experiencias, habilidades, etc., que capacitan a una persona para guiar o asesorar a otras.
AUTORIDAD PROFESIONAL
Proceso de vigilar actividades con el fin de asegurarse que se estén cumpliendo como fueron planificadas y en su caso corregir cualquier desviación significativa.
CONTROL
Optimizar los recursos.
Incrementar las ganancias.
Coordinar las actividades.
Evitar hasta el máximo las pérdidas.

Seguridad en la terminación de los planes.
Corrección de problemas.
Mejorar planes futuros.
Motivación del personal

OBJETIVOS DEL CONTROL
CONTROL PREVENTIVO
Es el más deseable, previene los problemas por anticipado.
Se da antes de la ocurrencia real.
La clave de los controles preventivos es tomar una acción gerencial antes de que un problema ocurra.
CONTROL CONCURRENTE
Se presenta mientras una actividad está en desarrollo para que la gerencia pueda corregir problemas antes de que sean demasiado costosos.
CONTROL DE RETROALIMENTACIÓN
Se da después de que la actividad terminó.
La desventaja es que para cuando el gerente cuenta con la información, el daño ya está hecho.
Pero para muchas actividades, la retroalimentación es el único tipo de control viable disponible.
TIPOS DE CONTROL
1. VINCULACIÓN CON LAS METAS DESEADAS
El control o los sistemas de control deben vincularse con las metas que la organización desea alcanzar.
2. OBJETIVIDAD.
Un control objetivo es imparcial y no puede ser manipulado por los empleados en su beneficio personal.
3. INTEGRIDAD
Un control o sistemas de control íntegro comprenden todas las conductas y metas deseadas.

4. OPORTUNIDAD
Un control o sistema de control oportuno ofrece información en el momento que más se necesita.
5. ACEPTABILIDAD
Un control aceptable se recocnoce como necesario y aprpopiado.
Si un sistema de control es ampliamente ignorado, los administradores deben descubrir por qué.
CRITERIOS PARA CONTROLES EFICACES
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