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DOCUMENTACION

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by

Milena Rodriguez

on 19 February 2016

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Transcript of DOCUMENTACION

¿Qué es un documento electrónico de archivo?
Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
En la Ley 594 del 2000


La Ley incluye los principios generales que rigen la función archivistica, con estos principios se pretende lograr que las empresas tomen conciencia de la importancia de organizar los archivos, sus ventajas y desventajas.
Ley 527 de 1999


Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
cómo se haría el proceso
de archivo con un tipo de documento electrónico.
Paso 1: Equipo informático generar documentos archivo
Paso 3: Almacenamiento, a cada instante para que la información no se pierda .

Paso 5: Revisión, rápido Acceso .

Paso: 4 Clasificación de los documentos
Desventajas:
No es de fácil acceso cuando no se tiene a la mano un equipo electrónico.

Esta propenso a que tenga modificaciones, si no se tiene el cuidado de colocarle contraseña para determinados cambios.

En una empresa se requiere de un programa de gestión documental el cual el cual tiene un alto costo.
Ventajas:
Se puede realizar una búsqueda unificada.

Eliminación de desplazamiento vehicular.

Ahorro de espacio físico.

Se reduce duplicidad de documentos archivados como por ejemplo: Fotocopias.
Los documentos de mucho valor se pueden guardar con altos niveles de seguridad.

Se impulsa a la promoción de uso de poco papel cuidados del medio ambiente.
Trabajo presentado por Milena Rodriguez Torres
DOCUMENTACION
ELECTRONICA
Paso 2: Crear carpetas, Nombre del documento cliente , Trabajador , Facturas y se puede generar el archivo en PDF
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