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Alternativas de implementación de un sistema ERP en una pyme

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Elena Flores Chamba

on 9 June 2014

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Transcript of Alternativas de implementación de un sistema ERP en una pyme

En la actualidad la dinámica de los negocios exige a las empresas ser más competitivas.
¿En la actualidad, cual sería una ventaja comparativa que permita alcanzar, sostener y mejorar una determinada posición en el entorno socioeconomico?
La competitividad es la capacidad de generar valor de manera sostenible y sustentable.Una empresa debe tener la capacidad de encontrar y mantener ventajas comparativas.
¿
Qué significa para una empresa ser competitiva?
Las tecnologías de información
¿Porqué aplicarlo a una pyme agroindustrial peruana?
En el Perú las empresas agroindustriales han mostrado un buen desenvolvimiento basado en la diversificación de productos, países de destino y zonas de producción
Según el ministerio de Agricultura, esta actividad generó que las exportaciones agrarias peruanas alcanzaran 4.427 millones de dolares en el 2013, cifra mayor en 1% con respecto al 2012; Sin embargo, para este año se estima crecerán de 12 a 15%
¿Qué limita el crecimiento del sector agroindustrial?
Como parte de los retos pendientes del sector figura el uso de herramientas tecnológicas que permitan la automatización de sus procesos de negocio de sus principales áreas.
Según un estudio reciente realizado por Ernst & Young, sólo el 40% de las gerencias en el Perú comprende los sistemas de información
El objetivo
Este trabajo de investigación pretende ser una guía para los empresarios pymes agroindustriales interesados en la adquisición e implementación de un sistema ERP.

Los conceptos básicos sobre lo que trata un Sistema ERP.
La oferta disponible en el mercado peruano y global.
Análisis de los procesos de una pyme agroindustrial modelo requerido para una futura implementación.
Requerimientos técnicos, de servicios y referencias de costos que involucra un proyecto de implementación.
Definición de sistemas ERP
El sistema ERP o planificación de recursos empresariales es un sistema de información que integra los procesos de negocio involucrados en las áreas de una empresa, permitiendo a estas últimas no solo compartir información, comunicarse entre sí, sino también agilizar los diferentes procesos reduciendo en tiempo real las tareas repetitivas.
Principales características
Integración
Modularidad
Adaptabilidad
Arquitectura cliente-servidor
Beneficios
Automatiza y simplifica procesos que se realizan de forma manual*.
Integra todas las áreas de una organización de manera que ésta tiene más control sobre su operación*.
Disposición de información integrada, uniforme, pertinente y actualizada.
Disminuye los costos de producción y de gestión de inventario.
Mejora la utilidad de los recursos.
Mayor satisfacción de los clientes.
Mejora la capacidad de la empresa para tomar decisiones.

Desventajas
COSTOS
La implementación de un sistema ERP incluye no solo los costos del producto sino también los de capacitación, soporte, configuración y consultoría.
TIEMPO
La implementación de un sistema ERP es un proceso largo e intensivo, como consecuencia, durante el proceso se puede afectar la eficiencia temporal de las operaciones de la empresa.
PERSONAL
Un sistema ERP automatiza muchas tareas ejecutadas por personas, si éstas no están bien entrenadas y no tienen habilidades para el manejo del sistema ERP, la organización se verá afectada como un todo.
ACEPTACIÓN
Se necesita un cambio corporativo para la correcta implementación de un sistema ERP. La aceptación de todo el personal es crucial y a la vez una desventaja, ya que es un hecho que el 100% de aceptación no será alcanzada fácilmente.
RIESGOS
FINANCIERO:
Proyecto de implementación costoso.
SOFTWARE:
La mayoría de soluciones de sistemas ERP vienen en paquetes que ya se han diseñado para determinadas realidades, pero que permiten cierto grado de parametrización o configuración.
LOCALIZACIONES:
Si el sistema ERP que se va adquirir pertenece a empresas globales como SAP, Microsoft, Oracle, debe incluir características y funcionalidades diseñadas para abordar impuestos, contabilidad o requerimientos de información financiera de cada país.
Metodología de selección
METODOLOGÍA DE SELECCIÓN
I.Fase de definición
1. Análisis de necesidades:
Implica un estudio de los procesos actuales para determinar lo que el sistema debe hacer(servicios y restricciones)
2. Documentar necesidades:
Resultado del análisis anterior.
3. Definición de criterios:
Desarrollo de criterios de selección para evaluar las soluciones disponibles
II.Fase de selección
1. Identificar productos candidatos-Selección preliminar.
2. Selección de aplicaciones finalistas.
3. Propuesta de aplicación recomendada.
III. Fase de negociación
1.
Negociación de contrato:
Servicio de soporte inicial y posterior, garantías de funcionamiento y condiciones de pago.
2.
Propuesta de infraestructura e instalación:
Infraestructura de hardware, software y demás. Pruebas de funcionamiento, formación de usuarios, proceso de conversión de datos.
.
IV. Fase de auditoría
1. Valoración de funcionamiento
2. Prueba de aceptación de funcionamiento
FASE DE ANÁLISIS
FASE DE DESARROLLO
FASE DE IMPLEMENTACIÓN
METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN
FASE DE INICIO
Definición de objetivos
Definición de alcance
Definición de riesgos
Definición de factores limitantes.
Definición de equipo
FASE FINAL
Validación del alcance
Documentación de resultados(lecciones aprendidas)
Formación
Toma de requisitos
Diseño de procesos que va a reflejar el sistema.
Documentación de requerimientos
Selección de software
Configuración e instalación
Definición de estrategia
de implementación: Lanzamiento
Oferta peruana de software
Datos generales de empresas proveedoras de software peruanas
Empresas Globales
El último estudio realizado por Panorama Consulting Solutions al 2013 denominado ERP Report, revela que en cuanto a proveedores de ERP, las organizaciones encuestadas eligieron a SAP el 34% de las veces, seguido por Oracle(26%), Microsoft Dynamics(19%), Epicor(7%) e Infor(5%).
En su informe anual la empresa Gartner, consigna que las 6 primeras empresas productoras de software ERP reportan ingresos por valor de USD 13.536 millones en concepto de ventas de licencias y mantenimiento.
Oferta de empresas globales
SAP
ORACLE
MICROSOFT DYNAMICS
Referencia de Costos
Microsoft Dynamics™, es una línea de productos ERP que cuenta con una suite de aplicaciones que permiten a las organizaciones enfrentar el desafío de mantenerse competitivas en mercados muy dinámicos.
Se muestran como referencia los costos aproximados de los ERP globales, considerando una implementación básica.
LIMONES PIURANOS
Limones Piuranos S.A.C. es una empresa peruana del sector agroindustrial fundada en diciembre del 2002, dedicada a la producción y exportación de limón fresco (Limón Sutil, Limón Tahití), aceite destilado, cáscara deshidratada y jugo concentrado de limón.

El proceso de producción y el empaque de limón fresco, se realizan en una moderna planta en la ciudad de Sullana, en el distrito de Cieneguillo, además cuenta con oficinas administrativas en la ciudad de Piura.
Limones Piuranos
Directorio
Gerente de Administración y Finanzas
Gerente General
Área contable
Área Legal
Área de sistemas
Áreas
Área de Acopio
Área de Producción
Área de Logística
Área Comercial
Área de RR.HH
Análisis de Procesos
Definición de Requerimientos
Área de Acopio
Proceso de compra y control de entrada de materia prima
Esta área es la encargada de gestionar el acopio de la materia prima Limón Fábrica para la elaboración de los productos.

Área de Acopio
Proceso de producción
El área de producción de Limones Piuranos S.A.C es responsable de la fabricación de 3 productos: la cáscara deshidratada, el jugo concentrado y el aceite de limón.

Área de Producción
Área de Producción
Requerimientos del área de producción
Requerimientos del área de Acopio
Estructura del Estudio de la pyme modelo
Diagnóstico de la situación actual
En términos generales, en Limones Piuranos S.A.C se observan problemas con el manejo de la información a nivel de todas sus áreas funcionales. La mayoría de los informes y reportes trascendentes son respaldados por procesos manuales y hojas de cálculo, en algunos casos, la toma de decisiones está basada en presentimientos más que en información.
Problemática del área de Producción
Sistemas de información en uso
Cultura Organizacional
Ningún software de negocios es autónomo, por sí mismo no establece sus condiciones de uso. Es la cultura de la empresa y sus procesos de negocio los que determinan el destino de estas aplicaciones. Todo cambio técnico y material va acompañado de otro correspondiente a actitudes, pensamientos, valores, creencias y comportamiento del elemento humano al que afecta el cambio material.
Problemática de la Empresa
Mala planificación del aprovisionamiento de insumos
Requerimiento de combustible insuficiente que ocasiona parada de la planta.
Registros manuales de producto terminado
Pérdida de la información
Información errada
Mercado de Software peruano
Características principales de las empresas desarrolladoras de software
según cifras de Promperu al 2009, la industria del software peruano:
Cuenta con 300 empresas aproximadamente
16 años en el mercado
En los últimos 6 años el sector ha presentado una tasa de crecimiento anual del 15% en el periodo 2003-2009, pasando de US$ 85 millones a US$ 167 millones de ventas totales
Las soluciones peruanas están en 17 mercados de Latinoamérica, EE.UU y Europa. El mayor destino de exportación es EE.UU debido a la contratación de servicios outsourcing y desarrollos a medida, le sigue en importancia los países miembros de la CAN a donde llegan soluciones más especializadas.
La oferta de la industria de software peruano es diversa.
El mercado de software de negocios alcanzó un crecimiento aproximado de 14,5% durante el 2013, con un movimiento de hasta US$240 millones.
En la actualidad
Según Diego Dzodan, presidente de SAP para la región sur de América Latina, los sectores que más demandan este tipo de soluciones en el país son consumo masivo y finanzas.
SAP en el Perú brinda su tecnología a más de 600 compañías, de las cuales las dos terceras partes son pequeñas y medianas empresas.
A Marzo 2014 se verifica que la demanda de los servicios de software y aplicativos se incrementaron en las empresas productoras de bienes, como agricultura, minería, construcción y manufactura.
Los sectores que concentran la mayor demanda de aplicaciones son manufactura (27.20%), financiero (23.80%), comunicaciones (13.40%) y minería (6.6%); que suman el 71% de la demanda de software.
Presencia de SAP en el Perú
El software ERP (base de datos) sigue siendo el de mayor preferencia. Sin embargo, también se apuesta por el CRM y el sistema de inteligencia de negocios.
Alternativas de Implementación de un sistema ERP en una pyme agroindustrial peruana
Tesis para obtener el título de Ingeniero Industrial y de Sistemas
Bach. Elena Yuvixa Flores Chamba
UNIVERSIDAD DE PIURA
Productos ERP orientados al rubro agroindustrial
Viabilidad de la implementación
Estudio de la pyme modelo
Consideraciones previas
Conceptos básicos.
Metodologías de selección e implementación.
Oferta de software de empresas peruanas y globales.
Requerimientos técnicos y de servicios.
Referencia de costos.
Requerimientos técnicos y de servicios.
Referencia de costos.
Dependerá del tamaño de la empresa y su complejidad
Items a considerar en el proyecto de implementación
Evaluación Funcional
¿Para qué sirve?
¿Quiénes Participan?
Evaluación tecnológica
Evaluación de proveedor e implementador
Evaluación económica
¿Para qué sirve?
¿Quiénes Participan?
¿Para qué sirve?
¿Quiénes Participan?
¿Para qué sirve?
¿Quiénes Participan?
Evaluaciones previas a la selección
Definir la importancia que le dará a cada aspecto en el proyecto de selección. Se darán valores según la importancia asignada, la suma total debe ser 100.
El nivel funcional, en el cual se ha enfocado el análisis, se debe dividir de acuerdo a los módulos necesarios para cubrir las áreas funcionales de la empresa y a cada uno de ellos se les debe asignar un valor.
Definir evaluación
Definir criterio por tipo de evaluación
Para la tercera matriz a desarrollar se desglosará cada módulo correspondiente a las áreas funcionales de la pyme agroindustrial modelo.

Para asignar la cobertura de cada sistema ERP de los distintos proveedores, se han definido grados con sus respectivos escalas valores

¿Cómo se debería usar la matriz?
Completando la matriz se obtendría los puntajes totales para cada proveedor y se haría la selección de acuerdo al mayor puntaje.
Los requerimientos de hardware dependen:
Volumen de transacciones.
La cantidad de usuarios concurrentes.
Requerimientos de Hardware
Requerimientos de Software
La elección está restringida por lo que el sistema ERP pueda utilizar.
Alternativas de un sistema operativo
Sistema operativo windows:
La mayoría de los sistemas ERP del mercado cuentan con este s.o, lo cual implica la adquisición de muchísimas licencias Microsoft

Sistema operativo Linux:
Algunos proveedores de sistemas ERP ya han liberado a la venta sus versiones para Linux.
Además de las ventajas que involucra en cuanto a estabilidad y performance, es enorme la diferencia de costos totales involucrados en un proyecto de más de 10 puestos de trabajo
.


Los productos más sofisticados permiten selección, en cambio la mayoría impone uno determinado que suele ser SQL Server de Microsoft, o en el mejor de los casos, Oracle.

Es importante tener en cuenta que hoy se encuentran disponibles alternativas de motores de alta confiabilidad y performance open source, es decir, sin costo de licencias.
Localizaciones
Las empresas globales proveedoras de ERP cuentan con socios o partners en los distintos países, a través de ellos, venden el producto y en muchos casos ofrecen también el servicio de implementación del mismo. Son estos partners los responsables de implementar las localizaciones requeridas por el país.

Si las localizaciones resultan mal hechas, el sistema puede requerir realizar operaciones manuales o, en algunos casos, podría resultar inutilizable. Es importante que el sistema ERP global cuente con localizaciones hechas por el proveedor.
Alternativas de motores de bases de datos
Servicios
Consultoria
Debe incluir necesariamente un estudio de la situación actual, la definición sobre la capacidad de la empresa para absorber esta nueva tecnología y plan de implementación.
Mantenimiento
Cargo de mantenimiento o Fee anual de licencias.
Garantía
Mantenimiento correctivo
Mantenimiento evolutivo
Mantenimiento de la infraestructura.
Licencias del software.
Licencias del sistema operativo.
Licencias del motor de base de datos.
Licencias de aplicaciones.

Licencias
Referencia de costos
Un sistema ERP no tiene ningún precio fijo. Algunos consultores definen que como parte de la implementación los costos que se deben considerar se pueden clasificar en costos externos e internos.
Otra clasificación de los costos considera rangos referenciales y aproximados sobre el costo total.
Nivel 1. ERP enfocado a pyme. Desde 0 a 50.000 soles
• De 0 a 2000 soles:
Son proyectos viables para empresas de nueva formación y que no tienen ningún software ERP.
• De 2000 a 18000 soles:
Son soluciones perfectas para pequeñas y medianas empresas que quieren invertir algo de dinero.
• De 18000 a 50.000 soles:
En este tramo ya se puede acceder a muchas soluciones profesionales con formación e implementación por parte de una consultora de un sistema ERP de cierto renombre nacional.

Nivel 2. Soluciones ERP profesionales para pymes. De 50.000 hacía arriba.

Este nivel, permite acceder a las soluciones ERP de empresas globales como SAP Business One de SAP, Dynamics de Microsoft, Oracle y otros. Estas soluciones están orientadas a medianas empresas. El precio depende muchísimo de la cantidad de licencias del software que se van necesitar, de los módulos requeridos, de las adaptaciones a realizar y de la formación.

Nivel 3. Soluciones para grandes empresas y multinacionales.
Aquí es más difícil mencionar una cantidad ya que no la hay. SAP es la empresa líder en este nivel. Son soluciones que alcanzan importantes costos para cualquier empresa de gran tamaño. Por algo la empresa SAP está en el top 10 de los fabricantes de Software del mundo, detrás de Microsoft, IBM y Oracle.

Para hacer un análisis del retorno de inversión se debe hacer una evaluación de cuáles son los problemas importantes que se quiere solucionar. Se pueden considerar 7 rubros importantes para obtener ahorros
Retorno de la inversión

• Reducción de stock
• Reducción del precio de compras
• Incremento de las ventas
• Reducción del costo de producción
• Control y planificación de las importaciones
• Control y planificación de las exportaciones
• Uso integrado del sistema



Beneficios para la empresa
El principal beneficio es la integración de información bajo un mismo esquema tecnológico, que permite el cálculo y la obtención de data más precisa entre cada procedimiento a realizar. La implementación de un sistema ERP permitiría
La implementación de un sistema ERP permitiría:

Realizar un análisis previo de sus procesos y necesidades
Produciría un reordenamiento de la empresa
una mejor gestión de los inventarios, punto débil en la empresa Mejor planificación de las compras
Más tiempo para centrarse en el crecimiento de la empresa
Reducción de costos, tiempo y hasta insumos como el papel utilizado para elaborar los reportes
Respuestas más rápidas a las necesidades de los clientes

Recomendaciones
En base al análisis realizado y el diagnóstico de la situación actual no se recomienda la implementación de un sistema ERP.

Para la viabilidad de la implementación de un sistema ERP se recomienda:

1. Definir los procesos de negocio.
2. Estandarizar los procesos de negocio.
3. Cambio en la cultura organizacional, debe ser centralizada y receptiva.
4. Formular indicadores de desempeño para la mejora de la gestión interna
5. Definir funciones especificas para cada colaborador dentro de las áreas.
6. Evaluar las necesidades de personal y tomar decisiones respecto a la cantidad de colaboradores requeridos.


Las TI están cambiando la forma tradicional de hacer las cosas, permiten a la empresa mejorar su manejo e integración de las necesidades de información en todas las áreas funcionales de ésta.
Agroindustria peruana
En el periodo enero - diciembre del 2013 las exportaciones agrarias peruanas llegaron a 153 mercados, siendo el principal destino Estados Unidos al captar el 27.7 % del total, seguido de Holanda con el 12.1%, Alemania 7.5 %, España 6%, entre otros.
En el primer trimestre del 2014, las exportaciones agrarias alcanzaron los US$ 1,105 millones, cifra superior en 25%, en comparación al mismo período del 2013
Las Tecnologías de Información (TI) se entienden como aquellas herramientas y métodos empleados para recabar, retener, manipular o distribuir información. La tecnología de la información se encuentra generalmente asociada con las computadoras y las tecnologías afines aplicadas a la toma de decisiones.
¿ Que son las TI?
Los sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP (por sus siglas en inglés,
Enterprise Resource Planning
, son el mejor ejemplo de TI.

¿A qué nos lleva su uso?
Ejemplo de TI
Sector agroindustrial en cifras
Sector agroindustrial en cifras
Trasladar el proceso de producción, costeo, comercialización y administración hacia la automatización de las tareas mediante un sistema ERP, se presenta claramente como una estrategia para el crecimiento de la agroindustria.

¿Qué ofrece esta guía?
Conceptos Básicos
Justificación
Oferta de software
Conclusiones
Sobre la Implementación de un sistema ERP
Sobre la oferta de sistemas ERP en el mercado
El mercado de software peruano ofrece distintas alternativas de sistemas ERP, sin embargo, del universo de empresas estudiadas, sólo el 25% incluye en su estructura módulos específicos para la gestión agroindustrial. (Se genera una necesidad a cubrir)

Todas las empresas peruanas ofrecen ademas del producto los servicios de consultoría para implementación. Lo cual generá más confianza para el que quiere adoptar el sistema.

Los costos de los sistemas ERP pueden estar en diversos rango, sin embargo, el costo de un ERP global es entre 40% y 50% más que un ERP peruano.
Sobre el estudio y diagnóstico de la pyme agroindustrial modelo
La implementación de un sistema ERP es considerado como un ejercicio complejo no solo en innovación tecnológica sino que es imprescindible un cambio organizacional; Debes ser entendida como "la revolución de toda la organización", debido a la gran cantidad de cambios que se aportan a la estructura de la organización y a su cultura.

Los interesados en adoptar un sistema ERP deben utilizar metodologías, existentes o creadas por ellos mismos,tanto para la selección como para la implementación misma del sistema, y éstas tienen que incluir un análisis de procesos para definir las necesidades reales


El estudio de los procesos de negocio de la empresa requerido para una posible implementación nos llevó a conocer las deficiencias de cada área, es el primer paso para una mejora total en su funcionamiento y gestión
La empresa actualmente no tiene la capacidad de soportar un sistema ERP.
Los sistemas de información como lo son los ERP no son panacea de nada por sí solos, los cambios requeridos antes de la implementación son determinantes para el éxito del proyecto, la empresa tenía disponible sistemas de información que no podían ser utilizados.
La empresa necesita reingeniería en sus procesos de negocio para empezar a pensar en una posible implementación.




Sobre los servicios que incluye la compra de un sistema ERP
La empresa debe revisar cuidadosamente todos los alcances de los servicios que incluya la compra del software los cuales deben estar especificados en el contrato de compra-venta.
Algunos de los puntos más resaltantes a considerar:
Son la garantía, dentro de este punto, hay que tener claro desde cuando comienza a regir.
El mantenimiento, es importante saber qué servicios incluye, además del costo y de las condiciones requeridas.
Otro punto a considerar, es la inclusión de programas fuente, la capacitación y finalmente el alcance de la consultoría
Según la Fundación para el Análisis Estratégico para el Desarrollo de la Pequeña y Mediana Empresa (Faedpyme) el 3.6% de las pymes peruanas esta en capacidad de exportar sus productos.
Según el Informe Mipyme Perú 2013, el 61.1% de pymes formales no usan algún tipo de herramientas relacionadas a las TIC
Realidad de las pymes
El problema
Los empresarios pyme agroindustriales no disponen de una información objetiva con respecto a los beneficios y costos de la adopción de los sistemas ERP, más bien, cuentan con información dispersa que genera desconfianza sobre el éxito que podría tener una implementación de este tipo de sistemas.
ERP
BASE DE DATOS
PRODUCCIÓN
VENTAS
CONTABILIDAD
FINANZAS
RR.HH.
Principales características
Integración
Modularidad
Adaptabilidad
Arquitectura cliente-servidor
Principales características
Integración
Modularidad
Adaptabilidad
Arquitectura cliente-servidor
PROVEEDORES
CLIENTES
FASE DE DEFINICIÓN
FASE DE SELECCIÓN
FASE DE NEGOCIACIÓN
FASE DE AUDITORIA
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