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E4 CCF Recueillir les consignes de travail du manager

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by

MATEUS Ana

on 12 March 2016

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Transcript of E4 CCF Recueillir les consignes de travail du manager

Bibliothèque Marta Mata
L'ORGANISATION CONCERNEE
Nom :
BIBLIOTECA MARTA MATA

Adresse :
Carrer de la Creueta 17, Cunit, Espagne

Activité :
Service d'information et de formation à tous les citoyens de tous âges et intérêts.

Département ou service :
Archives


E4: Recueillir les consignes de travail du manager
Par Ana Mateus



La relation entre le personnel et la directrice est
amicale

Sur tous les postes de travail se trouvent:
- les principaux logiciels de bureautiques (pack office)
- un réseau commun
- un navigateur internet

- une imprimante
- une photocopieuse
- un scanner
- des fournitures de bureau

La bibliothèque tient:
un site internet (blog)
une page Facebook

CONTEXTE RELATIONNEL
LES STRATÉGIES DE COMMUNICATION
MISES EN ŒUVRE
Mes échanges avec la directrice et la bibliothécaire:
un climat de confiance et amicale (tutoiement)
bonne entente
tutoiement important

Contrairement à Vicky, Marisa rendait la communication un peu difficile:
elle s'exprimait vite
n'articulait pas forcément
mélangeait le catalan et le castillan

Grâce à l’écoute active et à l’habitude, j'arrivais à la comprendre.

Pour répondre le mieux possible à leurs attentes, l'écoute active m'a beaucoup aidé car je n'hésitais pas à poser des questions.


L’ÉVALUATION DE LA RELATION
La situation de la communication
Situation vécue

Intitulé de la situation :
Prise de consigne de mes tâches à la bibliothèque

Type de situation :
Recueillir les consignes de travail du manager



CONTEXTE ORGANISATIONNEL
LE CONTEXTE MANAGERIAL
Ma mission:

numériser des affiches, photos, articles de journal (+ de 20 ans)
les classer par date et catégorie sous des fichiers
renommer les fichiers par thème

Matériel mis à ma disposition:

un ordinateur
un scanner
les dossiers contenant les documents à numériser

• Composantes de la communication Acteurs :

Acteurs et relation:
Marisa, directrice de la bibliothèque et Vicky, bibliothécaire
Ana Mateus, stagiaire

Date + lieu :
Le
26 Mai 2015 durant la matinée à l’accueil de la bibliothèque, derrière le comptoir où se trouve le scanner.

Temps :
Assez court, entre 5 et 10 minutes
Code :
Oral + écrit pour la prise de note

Canal :
Face à face

• Enjeux :

Marisa et Vicky :

transmettent des informations à propos du fonctionnement du scanner et des consignes
fixent donc les objectifs que je dois atteindre et je recueille les consignes.
(enjeux informatifs).

Marisa, Vicky et moi :

nous avons créé une bonne relation, j’ai posé mes questions et elles m’ont répondu, il y a eu plusieurs échanges et j’ai pris des notes.
(enjeu relationnel).

La forme de la communication est
interne
et
formelle
.

C’est une communication de
groupe
(3personnes).

Techniques et outils de communication utilisés:

Prise de notes
des consignes dans mon carnet de note
Privilégier une
écoute active
(lorsque je ne comprenais pas des mots, je le signalais)

Cela rendait les
échanges
plus
vivants
et cela m’a permis d’être plus à l’aise avec Marisa et Vicky

--> car elles étaient à mon écoute et elles aimaient beaucoup expliquer.

Il y a eu beaucoup d’
empathie
durant nos échanges.


Après avoir visité le lieu de travail et avoir fait connaissance avec le personnel, Marisa et Vicky
m’ont fait signe de les rejoindre près du scanner
afin de me confier les tâches.

Ma mission:
Recueillir les consignes de travail
technique de l’écoute active + prise de notes
demande de reformulation (Marisa)

Mes questions:
quels sont mes codes d'accès pour ouvrir ma session ?
comment utiliser l’ordinateur ?
comment changer le format sur le scanner ?
où se trouvent les fichiers informatiques ? ...
Lors de la remise des consignes de la directrice, Vicky n’a pas hésité à dire ce qu’il n’allait pas et a modifié quelques consignes.

Marisa
ne fonctionne donc pas sur l’autorité hiérarchique
mais plutôt sur
l’échange
et a accepté les modifications de Vicky.

A ce moment précis, j’ai compris que
l’écoute
ainsi que la
complicité
sont des
valeurs essentielles
dans leur manière de travailler.

Ainsi la
consigne de l’archivage
des photos a été
modifiée
, la bibliothécaire m’a finalement conseillé de les scanner
1 par 1 au lieu de 4 par 4
car la retouche n’était pas possible.


Date de fondation:
1985

La bibliothèque dépend de la mairie de Cunit


Le style de management:
Participatif



Culture d'entreprise

espagnole, tutoiement,
discussions informelles, vie privée...


Pas de code vestimentaire


5 bibliothécaires
travaillent à la bibliothèque avec la directrice.



Questions à poser:
Marisa (la directrice) et Vicky (une des 5 bibliothécaires).
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