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AUDITORIA ESPECIAL DE VIATICOS Y COMBUSTIBLE

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by

maria mostajo

on 29 September 2015

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Transcript of AUDITORIA ESPECIAL DE VIATICOS Y COMBUSTIBLE

INFORMACION DE LOS ANTECEDENTES,
OPERACIONES DE LA ENTIDAD Y
SUS RIESGOS INHERENTES


LEGAJO
CORRIENTE



LEGAJO
RESUMEN




GRACIAS
AUDITORIA ESPECIAL DE VIATICOS Y COMBUSTIBLE

ADUANA NACIONAL DE BOLIVIA


LEGAJO
PROGRAMACIÓN

1.1.-Antecedentes
En cumplimiento al convenio realizado entre la ADUANA NACIONAL DE BOLIVIA- REGIONAL TARIJA y la UNIVERSIDAD AUTÓNOMA JUAN MISAEL SARACHO, para efectuar una auditoria especial al pago de viáticos al interior del pais y combustible, lubricantes y derivados para consumo, concerniente al primer trimestre de la gestión 2015.

1.3.-OBJETO
El objeto de nuestra auditoria comprenderá la evaluación de la documentación que sustenta las operaciones efectuadas para el “pago de viáticos por viajes al interior del país y combustible, lubricantes y derivados para consumo” del primer trimestre de la gestión 2015.


1.4.-ALCANCE DEL EXAMEN

En el presente trabajo aplicaremos los procedimientos de auditoria descritos en el programa de trabajo, sobre las operaciones cuyo efecto se reflejan en la ejecución presupuestaria de ingresos y gastos correspondientes al periodo de 02 de enero al 31 de marzo del 2015.

1.5.- METODOLOGIA
Recopilación de información de fuentes externas e internas atreves de la indagación.
Revisión y análisis de la documentación y/o información que sustente los pagos de pasajes y viáticos de la aduana nacional de Bolivia –regional Tarija.


1.6.- NORMAS PRINCIPIOS Y DISPOSICIONES LEGALES A SER APLICADAS A SER DESARROLLADAS EN NUESTRO TRABAJO
Ley Nº 1178 de administración y control gubernamental (SAFCO
Ley 843 de Reforma Tributaria del 20 de diciembre del 2004.
Ley General de Aduanas N° 1990 del 28 de Julio de 1999.
Normas de auditoria gubernamental (NAG) – 2508 (expedida mediante resolución Nº CGE/094/12 del 2012)


1.2.-OBJETIVO

El objetivo principal de nuestra auditoria es emitir una opinión independiente sobre el cumplimiento del pago de viáticos por viajes al interior del país y combustible, lubricantes y derivados para consumo.

Decreto supremo Nº 0181
Principios y normas generales y básicas del control interno gubernamental emitidas mediante resolución de la contraloría general del estado.
Otras disposiciones pertinentes y vigentes a la fecha de realización de la presente auditoria.

1.7 Principales responsabilidades
•Informe de Control Interno, con recomendaciones tendientes a mejorar el mismo, emergentes del análisis de las cuentas y partidas sujeto a nuestro examen.
• En caso de presentarse irregularidades, se elaborara el informe con indicios de responsabilidad por la función pública relativo al pago de los Viáticos por viajes al interior del país y Combustible, lubricantes y derivados para consumo.
• En caso de no presentarse indicios de responsabilidad ni observaciones de control interno, se debe emitir un informe donde el auditor demuestre el cumplimiento de los objetivos y el alcance de nuestro examen.

1.8.- Actividades y fechas de mayor importancia



1.1.-Antecedentes
El nacimiento, florecimiento y desarrollo de las aduanas de Bolivia, se encuentran estrechamente vinculadas con las políticas económicas, así como las necesidades de control del flujo de las mercaderías que entran y salen del territorio nacional, que a la fecha cuentan con 5 Gerencias, asociadas con la Policía Nacional y las Fuerzas Armadas para realizar un estricto control de las mercancías
1.3.- ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

2.4 Principales segmentos de la Entidad relacionados con el objeto de la Auditoria

Unidad Administrativa
Unidad de Fiscalización
Departamento Legal
Gerencia
Administración Aduana Yacuiba
Administración Aduana Bermejo
Administración Aduana Villa montes
Administración Aduana Zona Franca Yacuiba
Unidad de Control Operativo Aduanero (COA) – Tarija

2.5 Organismos y entidades vinculadas con el objeto de la Auditoria
Tesoro General de la Nación (TGN)
Recursos Propios.


2.9 Factores externos que puedan afectar a las operaciones
La emisión de disposiciones legales que tienen efecto en el desarrollo de las actividades de la entidad.
Conflictos sociales que afectan a las actividades cotidianas de la entidad.




2.8 Responsables de las operaciones objeto de auditoria







OBJETIVOS ESRATEGICOS DE LA ENTIDAD
CONTROL.-
Modernizar e integrar los mecanismos de control de entrada y salida de mercancías.
FACILTACION.-
Reduciendo tiempos y costos en tramites.
RECAUDACION
.- Incentivar, promover y generar cultura tributaria aduanera.
RECURSOS.-
Administrar y gestionar eficiente y oportunamente el capital.
TRANSPARENCIA.-
De acorde a los principios, valores

1.2.- MARCO LEGAL


MISION
“La Aduana Nacional de Bolivia, como instrumento propositivo de cambio, tiene el rol de facilitar y controlar el flujo internacional de mercancías y recaudar los tributos dentro de una política de Estado para el desarrollo productivo y social de Bolivia.”
VISION
“Ser una aduana moderna, eficiente, profesional y transparente, reconocida por su ética y compromiso con la sociedad.”



2.6 Fuentes de Generación de Recursos











3. AMBIENTE DEL SISTEMA DE INFORMACION

En la actualidad la Aduana Nacional de Bolivia – Regional Tarija cuenta con el sistema SIGMA que fue proporcionado por la Contraloría General del Estado, la misma que emite :
Ejecución mensual de Recursos y Gastos
Modificaciones Presupuestarias de Recursos y Gastos
Estados Financieros de cada Gestión.

4. AMBIENTE DE CONTROL

Integridad Y Valores Éticos
Administración Estratégica
Sistema Organizativo
Asignación De Responsabilidad y Niveles De Autoridad
Filosofía De La Dirección
Competencia Profesional
Políticas De Administración de Personal
Auditoria Interna
Atmósfera De Confianza

5. ENFOQUE DE AUDITORIA ESPERADO





Nuestro enfoque de auditoria será esencialmente dirigido al cumplimiento de las disposiciones legales de la Aduana nacional de Bolivia – regional Tarija.

6. CONSIDERACIONES SOBRE SIGNIFICATIVIDAD

 La planificación, elaboración y evaluación de la muestra serán efectuadas mediante el enfoque no estadístico y solo se utilizaran el criterio profesional.

Revisión de los comprobantes de Viáticos por viajes al interior del país y Combustible, lubricantes y derivados para consumo y demás documentación de respaldo, desde el mes de enero al mes de marzo del periodo 2015.


10. PROGRAMA DE AUDITORIA.

De acuerdo a lo escrito en los anteriores puntos, será preparado el correspondiente programa de auditoría a la medida, el cual se adjunta al presente memorándum de planificación de auditoría.

9. ADMINISTRACION DEL TRABAJO.
8. APOYO DE ESPECIALISTAS.
Por tratarse de una Auditoria Especial de Viáticos por viajes al interior de país y Combustible, lubricantes y derivados para consumo de la Aduana Nacional de Bolivia –Gerencia Regional Tarija el mismo que es con fines académicos y con requisitos para obtener la titulación en licenciados en contaduría pública. En ese sentido no será necesario la utilización de especialistas para sustentar la opinión de nuestro trabajo.

7. TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA O
FIRMA DE AUDITORIA EXTERNA

La Aduana Nacional de Bolivia – Gerencia Regional Tarija no cuenta con la Unidad de Auditoria Interna.
 Auditoria de confiabilidad de los estados financieros correspondientes a la gestión 2013 y 2014. (Realizado por la comisión de auditoría interna de la Aduana Nacional de Bolivia La Paz)

Factor de riesgo
Que no se haya considerado el cumplimiento del manual de procedimientos en el pago de viáticos y para combustible con el manual de procedimientos.
Que no se haya procedido a realizar el descargo de viaje en comisión en el plazo establecido.

INFORMES
INFORME EJECUTIVO
ENTIDAD:

ADUANA NACIONAL DE BOLIVIA-GERENCIA REGIONAL TARIJA.

REFERENCIA:

AUDITORIA ESPECIAL DE VIÁTICOS POR VIAJES AL INTERIOR DEL PAÍS Y COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES, DERIVADOS PARA CONSUMO.

Objetivo
El objetivo principal de nuestra auditoria es emitir una opinión independiente sobre el cumplimiento del pago de viáticos por viajes al interior del país y combustible, lubricantes y derivados para consumo.
La Universidad Autónoma Juan Misael Saracho, enfocada a evidenciar el uso, control, metodología de asignación y evaluación del pago de viáticos por viajes al interior del país y combustible, lubricantes y derivados para consumo de la Aduana Nacional de Bolivia, si los mismos fueron registrados dando cumplimiento a lo establecido con las actividades propias de la Aduana Nacional de Bolivia – Gerencia Regional Tarija y disposiciones legales en vigencia, como así también el reglamento interno.
Objeto
El objeto de nuestra auditoria comprenderá la evaluación de la documentación que sustenta las operaciones efectuadas para el “pago de viáticos por viajes al interior del país y combustible, lubricantes y derivados para consumo” del primer trimestre de la gestión 2015, cuyas partidas y cobertura se detallan en el presente documento.

Periodo auditado del 2 de enero al 31 de marzo del 2015.
Resultado:
Como resultado de la auditoria se emiten cinco recomendaciones para corregir las siguientes deficiencias.

Pago de viáticos inoportuno.
Falta de presentación de informe de viaje.
Comprobantes sin firma.
Formulario de requerimiento de bienes y servicios sin firma.
Notas de entrega de combustible sin firmas.


2 ESULTADOS DEL EXAMEN

INFORME DE AUDITORIA ESPECIAL
1.- Pago de viáticos inoportuno
De acuerdo a la revisión efectuada; se pudo evidenciar que si bien la Aduana Nacional de Bolivia- Gerencia Regional Tarija tiene como política proceder al pago de viáticos antes de la fecha de viaje, existen algunos de ellos que no fueron cancelados oportunamente, debido a que tiene un retraso de días. Así tenemos algunos ejemplos.
Lo mencionado anteriormente contraviene a lo establecido en el Manual de Procedimientos de Pago de Viáticos, que en su Capítulo IV, numeral 4.2 establece que para un oportuno pago de viáticos, deben remitirse con la documentación de respaldo con 48 horas de anticipación para viajes al interior del país.
Esta situación se presentó debido al descuido o la falta de consideración del Manual de Procedimientos de pago de Viáticos por parte del Responsable de Pasajes y Viáticos por el proceso inoportuno del pago y del Encargado de Recursos Humanos por la elaboración del Memorándum a destiempo, como así también a la falta de exigencia por parte del Jefe de la Unidad Administrativa al no exigir la oportuna cancelación de los viáticos
Lo descrito anteriormente puede ocasionar la falta de control de los pagos de viáticos a los funcionarios declarados en comisión, lo que resta confiabilidad en la información financiera, como así también el incumplimiento a lo estipulado en el Manual de Procedimientos de Pago de Viáticos.
Recomendamos a la Máxima Autoridad Ejecutiva instruir al Jefe de la Unidad Administrativa efectuar el control y exigir el pago oportuno de los viáticos a los funcionarios declarados en comisión; así también instruir al Responsable de Pasajes y Viáticos y al Encargado de Recursos Humanos que elaboren el proceso y pago de viáticos de acuerdo al plazo establecido en el Manual de Procedimientos de Pago de Viáticos.
2 Falta de presentación de informe de viaje
De acuerdo a la revisión efectuada; existen algunos casos que tienen observaciones como ser: Sin informe de viaje, presentación fuera de plazo, sin fecha de recepción y sin firma del inmediato superior
Lo mencionado anteriormente contraviene a lo establecido en la Resolución Suprema Nº 222957 que aprueba las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada que en su Título I, capítulo 3, articulo 18, referente al registro de todas las transacciones contables con la documentación de soporte correspondiente, como así también el Manual de Procedimientos de Pago de Viáticos que en su Capítulo IV, numeral 4.4 establece que los funcionarios declarados en comisión deben presentar su informe de descargo con el visto bueno del inmediato superior y en el plazo establecido.
Esta situación se presentó debido al descuido o la falta de consideración de las disposiciones legales por parte de los funcionarios declarados en comisión, como así también a la falta de exigencia por parte del Jefe de la Unidad Administrativa al no exigir la presentación del indicado documento.
Lo observado precedentemente puede ocasionar que los funcionarios no hayan efectuado el viaje y cumplido con el cronograma de actividades, consiguientemente la mala utilización de los recursos.
Recomendamos a la Máxima Autoridad Ejecutiva instruir al Jefe de la Unidad Administrativa, efectuar el control y exigir la presentación de la documentación que sustente los viajes efectuados; así también instruir a los funcionarios declarados en comisión la presentación de los informes de acuerdo a lo establecido en la Resolución Suprema Nº 222957 que aprueba las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada y el Manual de Procedimientos de Pago de Viáticos
3 Comprobantes sin firma
De acuerdo a la revisión efectuada; se pudo evidenciar que si bien la Aduana Nacional de Bolivia- Gerencia Regional Tarija tiene como política proceder a firmar los comprobantes de Egreso, existen algunos de ellos que no cuenta con la firma de aprobación por parte del funcionario.

Lo anteriormente contraviene con lo establecido en la Resolución Suprema Nº 222957 que aprueba las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada que en su Título II, capítulo 2, articulo 46, referente a la responsabilidad y firma de toda la información básica y complementaria que procesa la entidad identificando nombres y cargos, dejando constancia escrita de dicha labor efectuada
Esta situación se presentó debido al descuido o desconocimiento de la indicada disposición legal por parte del Jefe de la Unidad Administrativa de la Aduana Nacional de Bolivia – Gerencia Regional Tarija.
Lo descrito anteriormente puede ocasionar la falta de control y supervisión por parte de los funcionarios encargados de la aprobación de los comprobantes de Egreso, lo que resta confiabilidad en la información financiera, como así también la dilución de las responsabilidades.
Recomendamos a la Máxima Autoridad Ejecutiva instruir por escrito al Jefe de la Unidad Administrativa, proceda a efectuar la recisión y aprobación de los comprobantes de Egresos, dejando constancia escrita de dicha labor efectuada, a través de la firma y sello, con la finalidad de dar cumplimiento con lo establecido en la mencionada Resolución Suprema.
4 Formulario de requerimiento de Bienes y Servicios sin firma
De acuerdo a la revisión efectuada, se pudo evidenciar que si bien la Aduana Nacional de Bolivia- Gerencia Regional Tarija tiene como política proceder a la firma de dicho formulario de requerimiento de bienes y servicios, sin embargo en algunos de ellos no se encuentran firmado por el Gerente General en calidad de aprobación
Lo mencionado anteriormente contraviene a lo establecido en la Resolución Suprema Nª 222957 que aprueba las Normas Básicas del Sistema De Contabilidad Integrada que en su Título II, Capitulo II, Articulo 46 que hace referencia a la información complementaria, deben estar firmados identificando nombre y cargo de la Máxima Autoridad Ejecutiva responsable del área financiera y contable, que en la Circular AN-GEGPC-N°26/2013 de Procedimientos para la modalidad de Contratación menor que en su inciso c) establece que el Responsable del requerimiento autoriza el inicio y ejecución del proceso de contratación a través de la firma del “Formulario de Requerimiento de Bienes y/o Servicios.”
Esta situación se presentó debido al no considerar las indicadas disposiciones legales por parte del Gerente Regional, al no efectuar la revisión o aprobación del formulario de Requerimiento de Bienes y Servicios para la modalidad de Contratación menor por parte de la Unidad Solicitante.
Lo descrito anteriormente puede ocasionar la inadecuada adquisición o contrataciones menores, consiguientemente la realización de algunos gastos que no permitan alcanzar los objetivos de la institución.
Recomendamos a la Máxima Autoridad Ejecutiva proceder a revisar y autorizar los Formularios de Requerimiento de Bienes y Servicios, dejando constancia escrita a través de su sello y firma, como así también al Jefe de la Unidad Administrativa y Contador, proceder a efectuar con la finalidad de que todo documento de contratación de cumplimiento con lo establecido en el manual de procedimientos.
5 Notas de entrega de combustible sin firmas
De acuerdo a la revisión efectuada; se pudo evidenciar que existen algunos comprobantes que adjuntan las notas de entrega sin la firma de autorización, considerando que la Aduana Nacional de Bolivia- Gerencia Regional Tarija tiene como política proceder a la firma de dichas notas
Lo mencionado anteriormente contraviene a lo establecido en las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada Título II, Capitulo II Artículo 46 que hace referencia a la información complementaria que debe de estar firmado, Manual de Procedimientos de Uso de Vehículos y Aprovisionamiento de Combustible que en su Anexo 1) especifica el procedimiento para el llenado de las notas de entrega de combustible, especificando la obligación de la firma de autorización.
Esta situación se presentó debido al descuido o la falta de aplicación de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada y del Manual de Procedimientos de Uso de Vehículos y Aprovisionamiento de Combustible por parte de la Unidad Solicitante como así también a la falta de exigencia por parte del Jefe de la Unidad Administrativa al no realizar un estricto control.
Lo descrito anteriormente puede ocasionar falta de control en los procesos de dotación de combustible, incumpliendo el correcto manejo estipulado en las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada y el Manual de Procedimientos de Uso de Vehículos y Aprovisionamiento de Combustible.
Recomendamos a la Máxima Autoridad Ejecutiva instruir al Jefe de la Unidad Administrativa efectuar el control; y exigir el cumplimiento de los procedimientos de dotación de combustible parte de la Unidad solicitante

3 CONCLUSIÓN
En base a los resultados obtenidos del análisis a las operaciones de viáticos por viajes al interior del país y combustible, lubricantes y derivados para consumo de la Aduana Nacional de Bolivia-Gerencia Regional Tarija, se concluye que dichas operaciones correspondientes entre 2 de enero al 31 de marzo del 2015, han sido desarrollados de acuerdo a los lineamientos establecidos en la ley Nº 1178 del Sistema de Administración y Control Gubernamental, Decreto Supremo Nº 0181 que Aprueba Las Normas Básicas de Bienes y Servicios, Resolución Suprema Nº 222957 que aprueba las Normas Básicas de Contabilidad Integrada, Principios y Normas Generales y Básicas del Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado, Manual de Procedimientos de Pago de Viáticos por Viajes al Interior del País, Manual de Procedimientos del Pago de Combustible, Lubricantes y Derivados Para Consumo y otras Disposiciones Legales aplicables a nuestro examen, sin embargo se hace notar que se presentaron deficiencias de control interno que se encuentran incluidas en el informe no afectan significativamente a la captación y uso de los recursos de la Aduana Nacional de Bolivia-Gerencia Regional Tarija.

4 RECOMENDACIÓN

En aplicación a lo previsto en la Resolución N° 010/1997 emitida por la Contraloría General del Estado, la Aduana Nacional de Bolivia – Gerencia Regional Tarija, tiene diez días hábiles, desde la recepción del presente informe, para expresar por escrito la aceptación de cada uno de las recomendaciones presentadas o en caso contrario, fundamentar su decisión. Asimismo, deberá presentar un cronograma de implantación de las recomendaciones aceptadas, para su seguimiento posterior.
Como resultado de la Auditoria Especial de pago de Viáticos por viajes al interior del país y Combustible y lubricantes, derivados para consumo de la Aduana Nacional de Bolivia – Gerencia Regional Tarija por el periodo comprendido entre el 2 de enero al 31 de Marzo del 2015, emite el presente informe.

PROGRAMA DE AUDITORIA

OBJETIVOS

1. Verifique que el sistema de contabilidad haya registrado todas las operaciones de viáticos y combustible correspondientes al periodo sujeto a examen.

2. Verifique que las transacciones estén debidamente autorizadas y aprobadas por los funcionarios competentes.

3. Compruebe que las transacciones vinculadas al proceso contable estén relacionados con viáticos y combustible previstos por la entidad.

4. Compruebe que los recursos hayan sido utilizados en función a lo programado y estén de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

1. Verifique que exista el memorándum autorizado de viaje a los funcionarios de la institución.
2.- Verifique que exista el formulario de solicitud de viáticos y que el mismo se encuentre debidamente firmado por los funcionarios competentes.
4.- Verifique que el pago de viáticos se realice en el plazo establecido y de acuerdo a disposiciones legales.
5.- Revise que los funcionarios hayan presentado su informe de viaje de acuerdo a los plazos establecidos en el reglamento y que adjunte la documentación de sustento necesaria y suficiente
3.- Revise que se hayan otorgado los viáticos a los funcionarios de la institución en función a la escala de viáticos y se encuentren debidamente autorizados.


Pago de viáticos fuera del plazo establecido
6.- Verifique la legalidad de la documentación de respaldo.
Falta de presentación de Informe de Viaje ni documentación de respaldo hasta la fecha
7.- Verifique que los vales para la entrega de combustible se encuentren debidamente firmados por los funcionarios competentes de la entidad
Falta la firma de aprobación en los formularios de Requerimiento de Bienes y Servicios
8.- Verifique que el informe mensual de entrega de combustible por la estación de servicios coincida con los vales otorgados por la institución.
9.- Revise que la entidad cuente con un registro de control para el uso de combustible de forma diaria por los vehículos de la institución
10.- Verifique que las facturas que sustentan las operaciones, sean legales y tengan relación con el objeto de gasto y la actividad de la institución
13.- Verifique las firmas de elaboración, revisión y aprobación en los comprobantes de pago por los funcionarios competentes.
14 Verifique que los vales para la entrega de combustible se encuentren debidamente firmados por los funcionarios competentes de la entidad.
Comprobantes sin firma de aprobación.

Notas de entrega de combustible sin firma de autorizacion
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