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Estructura Organizacional y Comunicación

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Denisse Zegarra Yactayo

on 19 August 2013

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Estructura Organizacional y Comunicación
La comunicación de arriba a abajo es conocida pero no eficiente
Cada área se encarga de comunicarse solo entre sus integrantes
Es una estructura “resistente al cambio”
Desventajas
El poder tiene una línea estructurada, sigue de arriba hacia abajo
Las divisiones se dan por departamentos, funciones, geografía, producto
Los niveles de promoción son conocidos por los empleados
Se conoce el rol del cada uno de los empleados
Ventajas
Estructura Formal
Indica la estructura oficial de mando y control en la organización
Indica a los responsables de la toma de decisiones de la organización
Muestra las relaciones entre los miembros de la organización
Cadena de mando
El número de los subordinados que dependen de cada área
Cadena de comunicación
Es la forma interna en la que la empresa funciona
Muestra como está organizado el negocio, como es la línea de mando y como debería efectuarse el desempeño y la comunicación dentro de la misma.
¿Qué es la estructura organizacional?
Comunicación
Dentro de la estructura formal existe «delegación»
Se delega la tarea, pero no la responsabilidad.
Delegación
La habilidad del subordinado
Las expectativas del gerente y del subordinado
Las consecuencias de una toma de decisión equivocada
La cultura de la organización
La cantidad de trabajo que tienen que hacer tanto el gerente como el subordinado
Factores que determinan la delegación
Cuando una organización formal crece, aumenta la jerarquía.
Es un «ranking de personas» en la organización
Puede involucrar personas de manera directa, indirecta, horizontal o vertical.
Niveles de Jerarquía
Tamaño de la empresa
Estilo de liderazgo
La reducción de los gastos (aplanamiento de la estructura)
Objetivos corporativos - la expansión a nuevos mercados
Factores de la Jerarquía
Cuando una organización crece se necesitan personas más especializadas en ciertos temas, se necesitan establecer reglas, líneas de mando y de control.

Las organizaciones que poseen estructuras altas, son normalmente las antiguas y tradicionales.

Estas organizaciones tienden a ser burocráticas.
Organizaciones «planas» y «jerárquicas»
Las organizaciones planas, son aquellas que no tienen muchos niveles jerárquicos, el control es descentralizado y los empleados participan en la toma de decisiones.

Los objetivos de la organización son crear unidades democráticas.

Relación gerentes-subordinados es cercana.

Toma de decisiones es muy rápida.
Organizaciones «planas» y «jerárquicas»
Comunicación Lenta

Poco control de empleados

Sentido de la lejanía en los niveles inferiores
Organizaciones Jerárquicas
Pocos niveles jerárquicos

Gran alcance del control

Organizaciones Planas
Es la línea de autoridad y responsabilidad a lo largo de la organización

En organizaciones altas, la cadena de mando es bastante larga

En organizaciones planas, la cadena de mano es de una o dos personas.
Cadena de Mando
También llamados «organigramas»

Es un diagrama que muestra la manera «oficial» de trabajo dentro de la organización

Mientras más grande sea la organización, más complicado es el organigrama

Existen diferentes tipos de organigramas
Cuadros de Organización
La centralización significa la concentración del poder en la toma de decisiones, en un determinado grupo u organización

La descentralización significa que la toma de decisiones no se concentra en una sola persona o grupos de personas.
Centralización y Descentralización
Se divide la organización por áreas funcionales

El poder se concentra en la parte superior de la pirámide

Comunicación vertical
Organización piramidal
Las funciones están predeterminadas

El control es casi total

Reglas y políticas claras
Ventajas
Rigidez y baja flexibilidad

Las decisiones son centralizadas planificadas

Información incompleta y poco oportuna
Desventajas
Es similar a la funcional en estructura

Los directores disponen de asesores

Pueden existir tantos staff como niveles jerárquicos existan
Organización línea - staff
Asesoría continua sin mermar el principio de  autoridad única

Actividad conjunta y coordenada de los órganos de línea y órganos de staff 
Ventajas
Conflicto entre línea y staff

El asesor no asume responsabilidades
Desventajas
Por un lado, un jefe "funcional", es decir, un especialista en la misma temática que el empleado o equipo

Este jefe es el responsable de la coordinación y supervisión de las tareas desde el punto de vista “técnico” 
Organización matricial
Doble rendimiento de cuentas (dos jefes)

Guerras de poder entre niveles superiores

Relaciones laborales pueden ser mas complicadas
Desventajas
Incrementa la respuesta a través de la colaboración entre compañeros

Permite mayor eficiencia en el uso de los recursos
Ventajas
Se forman equipos de trabajo entre áreas, entre personas que se encuentren en un mismo nivel jerárquico, así como niveles superiores o inferiores
Organización cruzada
Permite el trabajo interdisciplinario

Brinda soluciones completas
Ventajas
No se define muy bien la autoridad

Se complica los niveles de control en la organización
Desventajas
Mintzberg indica que en la organización existen diferentes mecanismos de coordinación:
Teoría de Descentralización de Henry Mintzberg
Supervisión directa
Ordenes estandarizadas
Habilidad estandarizadas
el jefe indica al subordinado que hacer
las mismas ordenes para todos
trabajadores con habilidades similares
Procesos estandarizados
Adaptación
Normas estandarizadas
procesos iguales
empleados adaptados a los objetivos de la organización
practicas similares, costumbres y hábitos dentro de la misma.
Adicional a ello, Mintzberg indica que en la organización existen seis partes:
Teoría de Descentralización de Henry Mintzberg
Mando medio
son los empleados que se encuentran entre los gerentes y los empleados (jefes, supervisores)
Núcleo de operaciones
son los que producen los bienes y servicios de la organización
Gerencia estratégica
ofrecen acciones de apoyo como mantenimiento u alimentación
son los que toman las decisiones y definen el rumbo de la organización
Tecnoestructura
provee el apoyo informático, ayuda a la efectividad organizacional
Personal de apoyo
Indica que las organizaciones que triunfan son aquellas que logran los siguientes puntos:
Logran que se hagan las cosas
Entienden lo que el cliente necesita
Son independientes e innovadoras
Logran productividad a través de sus trabajadores
Los gerentes se involucran en la organización
Solo hacen lo que hacen mejor
Tienen una organización simple y sin burocracia
Controlan directamente las actividades que son el punto principal de la compañía
Teoría de Descentralización de Tom Peters
Establece que una organización debe tener en cuenta las «siete S»

Estrategia (Strategy)
Estructura (Structure)
Sistemas (Systems)
Personal de Apoyo (Staff)
Estilo (Style)
Acciones (Shared-values)
Habilidades (skills)
Teoría de Descentralización de Tom Peters
Esto se refiere cuando la empresa, delega ciertas funciones del área de Recursos Humanos a otras empresas.

Busca disminuir costos y enfocarse realmente en lo que la empresa «hace bien»

Algunas funciones que el área de Recursos Humanos terceriza son:
Planilla (pago a trabajadores)
Sistema de Información de RRHH
Reclutamiento
Despidos
Relaciones Públicas
Subcontratación, Deslocalización y Migración de las Funciones de RRHH
La comunicación es el proceso por el cual se transfiere un mensaje de una parte de un negocio a otra, con el objetivo de informar algo.

Hay dos tipos de comunicación:
Formal: Se siguen procedimientos establecidos y aceptados
Informal: Se transmite mediante canales no reconocidos formalmente.
¿Qué es la comunicación?
Procedimiento de Comunicación
Contenido
Remitente
Medio
Canal
Receptor
Propósito
¿Qué se está informando?
¿Quién manda la información?
¿Cómo se va a enviar la información?
¿Por qué ruta se ha enviado la información?
¿Quién recibirá la información?
¿Por qué se está informando?
Los medios de comunicación más utilizados comúnmente son:
Formas de comunicación
Memorando (Memo)
Es un documento oficial para la comunicación dentro de la organización. Se considera un “memo” si es que consta de estos cinco elementos: “tema”, “de”, “para”, “fecha” y “mensaje”. Su estructura se adaptó en los correos electrónicos, y ahora no se utilizan con tanta frecuencia.
Reporte
Es una forma de escritura más detallada que el memo, y debe contener: “portada”, “resumen ejecutivo”, “introducción”, “cuerpo/desarrollo”, “conclusiones”, “recomendaciones”, “bibliografía” y “anexos”.
Cuando las organizaciones se encuentran en crisis, uno de los problemas principales pueden ser la comunicación.
Existen barreras para la comunicación efectiva:
Lenguaje; vocabulario entendible por todos
Sobrecarga; cantidad de información
Ruido; interferencia en la recepción del mensaje
Emociones; sentimientos personales pueden interferir en la comunicación
Necesidades del receptor; reconocer las necesidades de comunicación del receptor
Conocimiento especializado; de acuerdo al tema que sea tratado
Barreras para la comunicación efectiva
Este se refiere al uso de aparatos digitales en el proceso de enviar y compartir información. Estas tecnologías pueden afectar en:
El costo y velocidad de la comunicación
Dónde y cuándo la gente trabaja
La ubicación del negocio
Cómo reclutan las organizaciones
Cómo las organizaciones dan a conocer sus productos
Las horas de trabajo de los empleados
Cómo las organizaciones se proyectan a sí mismas
Información y tecnologías de comunicación (ICT)
La red «cadena»; es la red de comunicación que se utiliza en una organización jerárquica

La red «rueda»; es la red de comunicación en que una persona es la que distribuye la información a otras personas

La red «web»; es la red en que todas las personas de la organización se comunican entre sí
Redes de comunicación
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