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DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

Concepto, características, normatividad, procedimiento contable, soportes contables e importancia de los soportes contables en la contabilización.
by

Maria Paula Prieto Tabares

on 5 April 2014

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Transcript of DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

CONCEPTO:
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos, costumbres generalizados y las disposiciones de la ley.


DOCUMENTOS CONTABLES
DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES
CARACTERÍSTICAS:
En estos comprobantes queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, es decir sus derechos y obligaciones.
Constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio.
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

DOCUMENTOS CONTABLES
NORMATIVIDAD: Según el decreto 2649 de 1993 en el cual se expiden las normas y principios generalmente aceptados en Colombia.
Artículo 134: Conservación y destrucción de los libros.
Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuenytas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.


DOCUMENTOS CONTABLES
PROCEDIMIENTO CONTABLE:
Son los procesos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones en los libros contables.
Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.
Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:
Recepción de inventarios
Ventas de productos
Fabricación de productos
Registro de estimaciones
Destrucción de inventarios




DOCUMENTOS CONTABLES
SOPORTES CONTABLES
DEFINICIÓN:
Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa.
RECIBO DE CAJA
DEFINICIÓN:

Soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.
RECIBO DE CONSIGNACIÓN BANCARIA
DEFINICIÓN:
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
FACTURA
DEFINICIÓN:
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículoscomprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.El original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
COMPROBANTE DE PAGO
DEFINICIÓN:
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. El original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.
NOTA DÉBITO
DEFINICIÓN:
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:
Nombre o razón social de la empresa que lo emite.
Nombre, número y fecha del comprobante.
Descripción del contenido del documento.
Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.
NOTA CRÉDITO
DEFINICIÓN:
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
RECIBO DE CAJA MENOR
DEFINICIÓN:
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
NOTA DE CONTABILIDAD
DEFINICIÓN:
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.
COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD
DEFINICIÓN:
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
LETRA DE CAMBIO
DEFINICIÓN:
La letra de cambio es un título de crédito o de valor formal y completo que contiene una orden incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una suma de dinero en un lugar determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen.
PAGARÉ
DEFINICIÓN:
Un pagaré es un documento que contiene la promesa incondicional de una persona (denominada suscriptora), de que pagará a una segunda persona (llamada beneficiaria o tenedora), una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo.
FACTURA
DEFINICIÓN:
La factura, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes poseídos por una empresa para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo.
Las facturas tienen 3 copias y llevan el membrete de la empresa que vende, y legalmente según el SII son de color amarillo, celeste y rosado.
Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.
LIBRANZA
DEFINICIÓN:
La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nomina mensual o quincenal una suma determinada para aplicar a la cancelación de sus obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad empleadora se compromete a entregar dichas sumas a la entidad financiera en un plazo previamente convenido. Para el adecuado desarrollo del esquema de libranza es de suma importancia que la entidad financiera cuente con la autorización de descuento de nómina del deudor-empleado y el convenio de recaudo debidamente suscrito con la entidad empleadora en donde estén expresamente consignadas todas las obligaciones del convenio.
La libranza es una figura muy utilizada por las entidades financieras para otorgar créditos a los empleados, por lo que les asegura el recaudo de las cuotas, en la medida que se descuentan de la nómina del empleado.
CRÉDITOS HIPOTECARIOS
DEFINICIÓN:
Este es un sistema tradicional de crédito para comprar vivienda, en el que se establece una hipoteca sobre el inmueble y usted escoge el sistema de pago que mejor se acomode a su presupuesto.
ESTUDIO DE TÍTULOS
DEFINICIÓN:
El estudio de títulos es el análisis que efectúa un abogado de los antecedentes legales del inmueble que será objeto de la operación, tendiente a que este último sea vendido a un tercero o bien hipotecado a un banco u otra institución financiera, sólo una vez que los títulos de dominio hayan sido encontrados conforme a derecho.
CHEQUE
DEFINICIÓN:
Un cheque es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
CONTRATOS EN GENERAL
DEFINICIÓN:
El contrato es un acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en común entre dos o más, personas con capacidad (partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca, si el contrato es bilateral, o compelerse una parte a la otra, si el contrato es unilateral. Es el contrato, en suma, un acuerdo de voluntades que genera «derechos y obligaciones relativos», es decir, sólo para las partes contratantes y sus causahabientes. Pero, además del acuerdo de voluntades, algunos contratos exigen, para su perfección, otros hechos o actos de alcance jurídico, tales como efectuar una determinada entrega (contratos reales), o exigen ser formalizados en documento especial (contratos formales), de modo que, en esos casos especiales, no basta con la sola voluntad. De todos modos, el contrato, en general, tiene una connotación patrimonial, incluso parcialmente en aquellos celebrados en el marco del derecho de familia, y es parte de la categoría más amplia de los negocios jurídicos. Es función elemental del contrato originar efectos jurídicos (es decir, obligaciones exigibles), de modo que a aquella relación de sujetos que no derive en efectos jurídicos no se le puede atribuir cualidad contractual.
TÍTULOS VALORES
DEFINICIÓN:

El artículo 619 del código de comercio define los títulos valores de la siguiente forma
“Los títulos valores son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora”.
Teniendo en cuenta que deben llenar los siguientes requisitos:
La mención del derecho que en el título se incorpora.
La firma de quién lo crea.

TIPOS DE TÍTULOS VALORES:
La parte final del artículo 619 del Código de Comercio se refiere a los diferentes tipos de títulos valores, según la clase de derecho que se incorpore en ellos, al establecer que estos “pueden ser de contenido crediticio, corporativos o de participación y de tradición o representativos de mercancías”.

DOCUMENTOS NO CONTABLES
DEFINICIÓN:
Son aquellos documentos relacionados principalmente con la operación de compras. Se dividen en Cotización y Debe y proporcionan la información necesaria sobre la posible transacción. Es importante para la toma de decisiones sobre compras y permite poder escoger en base a las alternativas de varias cotizaciones sobre el mismo producto.
COTIZACIÓN
DEFINICIÓN:
Es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación. Siendo las cuantías que los trabajadores deben ingresar al estado en concepto de aportación a la seguridad. Es la respuesta a las consultas y dentro de ella se debe dar contestación a todas las preguntas hechas por el consultante. La cotización se entrega mediante una carta, un impreso o un fax. En general deberá contener los siguientes datos:
Descripción detallada del grado de los productos en cuanto a lacalidad y cantidad.
Detallar la fecha de despacho.
Fijación exacta del precio.
Vigencia de la cotización.

PEDIDO U ORDEN DE COMPRA
DEFINICIÓN:
La finalidad que posee la orden de compra es indicar al proveedor elegido, los bienes que se desean comprar, precios y condiciones en que se esta dispuesto a adquirir. Esta orden no obliga al vendedor,siempre y cuando no hubo una oferta previa de este, pero si significa un compromiso para el solicitante ya que debe comprar las condiciones estipuladas. Se emiten por lo menos dos ejemplares: El original para el vendedor y el duplicado para el comprador. La orden de compra debe poseer en ella el nombre del comercio en el que se realizo la venta, el lugar y horario de entrega, las condiciones de pago, la fecha de entrega, el numero de orden de compra, fecha, lugar y año, el sello y la firma del vendedor, el códig odel articulo, la cantidad comprada, la descripción de este y el precio a abonar.
REMISIÓN
DEFINICIÓN:
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega remisión de los bienes vendidos. En el se deja constancia, con la conformidad del que recibe,de la entrega de los efectos solicitados. Con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. La nota de remisión se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en formulario ni nota de venta, y sirve de base para la preparación de la factura.
IMPORTANCIA DE LOS SOPORTES CONTABLES EN LA CONTABILIZACIÓN
Los soportes de contabilidad sirven de base para el registro de transacciones comerciales, que permiten soportar documentos, gastos, costos, ingresos y demas; de tal forma que quede una evidencia contable clara de las operaciones financieras del ente económico para terceros,
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

PRESENTADO POR:
MARIA PAULA PRIETO TABARES
FICHA: 627960-3

PRESENTADO AL INSTRUCTOR:
HECTOR GONZALO ROMERO REY

PRESENTACIÓN EN PREZI SOBRE LOS DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES
GUÍA NO. 3


BOGOTÁ
2014

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