Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Struktur Organisasi

No description
by

Eka Richnawan

on 27 April 2014

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Struktur Organisasi

Materi Ringkasan Kantor Depan
Door Man
Tugas utama bagian ini adalah sebagai berikut :
1. Memberikan pelayanan penanganan barang bawaan tamu tiba, pindah kamar dan tamu-tamu berangkat
2. Memberikan pelayanan penyampaian surat & pesan tamu
3. Melaksanakan tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pelayanan tamu

Hotel Lobby
Telephone Operator
Reservation
Receptionist
Role Play
Struktur Organisasi
Departemen Kantor Depan
Bell Man
Grooming & Appearance
Hotel
layanan komunikasi yang biasanya diberikan oleh pihak hotel / telepon operator adalah :
1. Menangani/ menjawab sambungan telepon masuk (Incoming Call)
2. Menangani panggilan telepon keluar (Outgoing Call)
3. Memberikan layanan pengiriman dan penerimaan faksimili
4. Memberikan layanan akses internet (wire atau spot)
5. Memberikan layanan bangun pagi (wake-up call/morning call)
6. Memberikan layanan informasi (hotline)
7. Memberikan layanan pemutaran hiburan film dan musik ( cuma - cuma atau pasca bayar ) di kamar tamu dan musik di area publik di hotel
8. Memberikan layanan komunikasi di dalam hotel (House Call)
9. Menangani panggilan telepon darurat dan ancaman telepon ( emergency call )
Pelayanan telepon memerlukan tenaga – tenaga terampil seperti :
Ø Trampil dalam mengoperasikan alat.
Ø Trampil dalam berbicara. / berkomunikasi.
Ø Trampil dalam berbagai bahasa.
Ø Trampil dalam memberikan informasi, dll.
hal – hal yang perlu diperhatikan oleh Petugas Operator
adalah :
1. Terdapat operator rack yang disusun secara alphabetical.
2. Nama – nama tamu disusun dengan benar pada rack oprerator
3. Menerima slip check out dari reception dan memberikan informasi kepada departemen terkait.
4. International spelling board harus diseragamkan menurut aturan yang berlaku.
5. Harus mempunyai daftar telepon penting, seperti Bank, Restaurant, Travel Agent, Rumah Sakit , Taxi, Airport, Hotel, Tempat wisata, dll.
6. Terdapat juga Air – Flight Schedule Book Internasional dan Domestik, Jadwal keberangkatan kereta api, bus dll.
City Call/Local Call

Hubungan pembicaraan yang dilakukan dari satu tempat ke tempat lain dalam
Collect Call

Pelayanan sambungan telepon yang biaya percakapannya tidak dibayar oleh penepon (caller) melainkan ditanggung oleh penerima telepon (receiver).
House Call/phone


Sambungan telepon dari dalam ke luar hotel oleh oleh staff ataupun manajemen untuk urusan hotel dengan biaya percakapan ditanggung oleh hotel.
International Direct Dial ( IDD / Overseas Call

Sambungan telepon jarak jauh antar negara,dengan memutar nomor awalan internasional,kode negara,dan nomor nasional negara yang dipanggil.
Toll Free Call

Percakapan telepon diluar negeri atau dalam negeri dengan sistem pelayanan otomatis, yang biasanya dibebankan pada orang yang dipanggil , nomor toll free call diedarkan secara umum kepada siapa yang membutuhkan, biasanya dalam bidang bisnis.
Person to person call

Permintaan percakapan telepon dengan pesan agar disambungkan dengan orang tertentu.
Telepon Operator adalah salah satu seksi yang ada pada Kantor Depan Hotel yang mempunyai kedudukan yang sama dengan petugas informasi, penerima tamu, pemesanan kamar, pelayanan barang dan kasir kantor depan.
Resepsionis hotel adalah orang atau orang-orang yang bekerja di counter depan hotel, memberi salam kepada tamu pada saat kedatangan dan membantu mereka dengan masalah selamamereka menginap
Tugas seorang receptionist hotel adalah :
1. Menyambut setiap tamu tamu hotel dengan ramah
2. Menjawab telepon berkaitan dengan informasi akan hotel tersebut
3. Memberi bantuan petunjuk akan lokasi tempat yang diminta kepada para pengunjung hotel
4. Memberikan informasi berkaitan dengan hotel kepada para pengunjung hotel
5. Mencatat daftar pengunjung hotel berkaitan dengan check in & check out
6. Data entry akan informasi tamu hotel
7. Mencatat berbagai informasi yg diperlukan oleh hotel seperti check in check out reservasi dll
8. Menyortir surat surat yang masuk ke hotel baik kertas maupun elektronik
9. Memberikan citra + image hotel yg baik dan ramah serta profesional
10. Memberikan bantuan kepada setiap pengunjung hotel bila diperlukan
11. Mengamati & melaporkan aktivitas pengunjung hotel yang mencurigakan bila diperlukan
Bagi receptionist shift malam, ada kemungkinan besar dituntut untuk mampu mengerjakan night auditing dimana ketika malam tiba, receptionist bisa juga bertugas :
- Sebagai petugas keamanan di malam hari
- Mengurus check in check out di waktu malam
- Menerima telepon di malam hari
- Menerima panggilan tamu hotel akan kebutuhan room service
- Menjadi bellboy
- Mengaudit guest ledger
- Memasang pengumuman mengenai room rate + room tax hari itu kepada setiap guest folio (accounttamu) di tengah malam (biasa menjelang subuh jam 2 dini hari)
- Memasang or mengganti room rate + room tax buat esok yang dilakukan malam hari
- Mengecek akurasi beban biaya kepada account tamu hotel
- Mengurus pemesanan hotel di malam hari
- Mengurus komplain tamu hotel di malam hari (tepatnya menampung komplain tamu hotel buatdisampaikan kepada yg atasan di pagi harinya)
- Koordinasi kebutuhan housekeeping di malam hari
Tugas utama reservation staff (clerk) adalah mencatat dan memproses seluruh pemesanan kamar secara akurat sekaligus mempromosikan produk hotel serta menciptakan & menjaga citra hotel yang baik melalui pemberian pelayanan yang maksimal.

Menjual produk hotel dengan cara melakukan tehnik penjualan
Mempromosikan produk dan fasilitas hotel
Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga & fasilitas promosi, harga khusus dll
Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu
Mencatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media
Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu (waiting list)
Memproses perubahan pemesanan kamar
Mencatat metode pembayaran yang sudah di atur khusus untuk tamu rombongan dan konvensi
Melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari tamu no show
Meminta persetujuan FOM atau finance manager untuk pemesanan kamar yang menginginkan pembayaran kredit
Membuat laporan reservasi
Mengarsip data pemesanan kamar secara akurat

Suatu pemesanan kamar yang di lakukan beberapa waktu sebelumnya, yang di peroleh hotel dari berbagai sumber dengan menggunakan berbagai cara pemesanan untuk memastikan bahwa tamuakan memperoleh kamar pada waktu check-in.
Motivasi
Courtesy untuk Doorman
Doorman atau Doorgirl berada di bawah kordinasi Departemen Front Office. Mereka mempunyai tugas utama membukakan pintu Lobby bagi para tamu yang akan masuk maupun yang akan keluar hotel.
Doorman harus menjalankan courtesy dan menjiwai pelayanannya dengan sepenuh hati.
The Guest Cycle. Siklus yang terdiri dari 4 tahap yaitu:
a. pre-arrival
Dapat berupa komunikasi melalui surat, internet, telepon tau bertemu muka secara langsung.
b. Arrival
Tahap dimana tamu datang untuk menginap. Penyambutan, pencatatan/registrasi, hingga masuk ke kamar akan ditangani oleh Doorman, Bellboy, Guest Relations Officer, Receptionist yang kesemuanya harus dilakukan dengan sikap elegan, akurat, dan hangat sesuai prosedur.
c. Occupancy
Selama tamu menginap, Front Office berfungsi sebagai pusat informasi bagi para tamu yang membutuhkan.
d. Departure
Tahap akhir tamu menginap, yaitu saat tamu dalam proses untuk meninggalkan hotel.
Salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau keseluruhan bagian untuk jasa pelayanan penginapan, penyedia makanan dan minuman serta jasa lainnya bagi masyarakat umum yang dikelola secara komersil (Keputusan Menteri Parpostel no Km 94/HK103/MPPT 1987)
Bangunan yang dikelola secara komersil dengan memberikan fasilitas penginapan untuk masyarakat umum dengan fasilitas sebagai berikut :
1) Jasa penginapan
2) Pelayanan makanan dan minuman
3) Pelayanan barang bawaan
4) Pencucian pakaian
5) Penggunaan fasilitas perabot dan hiasan-hiasan yang ada di dalamnya.
(Endar Sri,1996:8)
Lobi adalah ruang teras di dekat pintu masuk hotel yang biasanya dilengkapi dengan berbagai perangkat meja dan kursi, yang berfungsi sebagai ruang duduk atau ruang tunggu.
Apakah penampilan anda sudah pantas sebagai karyawan Pariwisata ?
Apakah sikap dan sopan santun anda sudah mencerminkan seorang "Hotelier"?
Wajah
PRIA
1.Bersih tidak berminyak
2.Tidak bercambang/berjenggot dan berkumis
WANITA
1.Bersih tidak berminyak
2.Memakai make up : Minimumberbedak Kosmetik lainnyaseperti eye shadow, blush on,disesuaikan dengan ybs, tetapitidak menyolok
Rambut
PRIA
1.Panjang rambut tidak melebihi krahbaju Tersisir rapi
WANITA
1.Panjang rambut max sebatas bahu
2.Bila melebihi bahu diikatDisisir/blow rapi
3.Apabila terlalu panjang diwajibkanmenggunakan cepol rambut agartidak menutupi logo belakang
Kuku
PRIA
1.Dipotong pendek dan bersih
WANITA
1.Dipotong pendek dan bersih sertatidak berkutek
Busana
Kemeja
1.Mengenakan seragam yangdisediakan perusahaan
2.Kaos dalam singlet bukan T-Shirt
3.Kancing baju hanya bagian atas yang terbuka
4.Dicuci dan disetrika rapi
5.Dipelihara kerapihannya :kancing/keliman/ritsiliting jahitan jangan sampai terlepas
6.Id card dipasang di dada kiri atassesuai peraturan
7.Id card tidak dicoret-coret dan bersih

Celana
1. Celana sebatas mata kaki dantidak diperkenankan memakai celanacutbray Warna hitam
2.Ikat pinggang Resmi dan warna hitam
Kaos kaki
1.Warna hitam atau biru tua

Aksesoris
1. Tidak Berlebihan
Sepatu
PRIA
1. Model resmi / casual hitam
2.Bersih/bersemir
3.Warna hitam
WANITA
1.Model casual
2.Warna hitam
3.sepatu hak minimal 1 cm
Salah satu pencipta kesan pertama secara sentral dalam bisnis perhotelan adalah bagian Receptionist
Sikap Dasar Seorang Receptionist
Penciptaan kesan itu dari sejak tamu check in hingga tamu check out dari hotel
Informasi, complaint,bahkan sasaran kemarahan dari para tamu
Sikap kreatif,cepat, tepat, bijaksana dalam menyelesaikan masalah-masalah
receptionist bukan lagi sekedar ujung tombak namun juga hati dan pemikir bahkan pelaku penting dari perusahaan perhotelan
Gigih
apapun situasinya resepsionis harus mampu membawa dirinya untuk selalu tampil prima dan fresh.
Baik dan ramah
Salah satu cara untuk menampilkan citra baik perusahaan.
Kenal dengan banyak orang dan tahu posisi mereka di perusahaan
Bahasa Inggris
Sebagai bahasa internasional harus juga dikuasai oleh resepsionis
Berkepribadian yang baik
Rasa Tanggap
resepsionis dituntut untuk dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat dalam mengahadapi situasi di kantor depan.
Diplomatis
Kerjasama yang harmonis baik dengan atasan, sesama rekan kerja, bawahan maupun dengan departemen lainnya sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan
resepsionis harus memiliki keinginan untuk saling membantu dan menghormati.
Penampilan yang baik, rapi dan bersih
Terimakasih
Full transcript