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Gestión presupuestaria, de la producción y de riesgos

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Joaquín Laguna Jiménez

on 11 January 2014

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Transcript of Gestión presupuestaria, de la producción y de riesgos

Cuantificación monetaria de un proyecto o una institución

Control económico del proyecto o de la institución

Puesta en marcha del proyecto, el cómo se hace
Gestión presupuestaria y de la producción
Controlar las contingencias que pueden poner en peligro el proyecto o la institución
Gestión de riesgos
Presupuestos: generalidades
MODULO: GESTIÓN PRESUPUESTARIA, DE LA PRODUCCIÓN Y DE RIESGOS
CURSO DE EXPERTO. GESTIÓN CULTURAL
Concepto / definición
RAE:
3. m. Cómputo anticipado del coste de una obra o de los gastos y rentas de una corporación

4. m. Cantidad de dinero calculado para hacer frente a los gastos generales de la vida cotidiana, de un viaje, etc.

WIKIPEDIA:
Cálculo y negociación anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio,

una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual

Definición genérica: herramienta de gestión en la que se cuantifican las políticas a desarrollar por una institución o

una empresa, y cuya liquidación permite verificar el grado de cumplimiento de las mismas

En el área de la Gestión Cultural: la expresión cifrada de los ingresos y gastos de la institución necesarios para

el cumplimiento de la misión de la misma, en un determinado periodo de tiempo

Equilibrio presupuestario
El presupuesto de gastos (PG) de un proyecto o una institución debe ser igual al presupuesto de ingresos (PI)

PG = PI

Si PG < PI Presupuesto con superávit inicial

Si PG > PI Presupuesto con déficit inicial

En caso de superávit inicial del presupuesto...

En caso de déficit inicial del presupuesto...

Principios presupuestarios
Principio de universalidad
El presupuesto debe recoger todos los conceptos de gasto e ingreso en los que vamos a incurrir

Principio de gestión continuada
Si imputamos un determinado gasto a una partida concreta del presupuesto, ese criterio debe perdurar para el resto de los ejercicios, para hacer que la comparación entre ejercicios sea homogénea

Principio de versatilidad o mutabilidad
El presupuesto debe evolucionar a medida que las circunstancias del proyecto cambian

Principio de valoración adecuada
En la previsión de los gastos e ingresos debemos aproximarnos lo más posible a su coste real, a través de:
Costes históricos
Precios de mercado
Recurrir a otras instituciones.
Coyuntura económica y política nacional e internacional


Principio de prudencia
En el presupuesto de gastos, consignaré por su valoración económica todos y cada uno de los conceptos de gasto que sé, conozco, preveo, imagino, intuyo, sospecho, supongo, presagio, anticipo, recelo, percibo, temo o vaticino que pueden concurrir en el mismo.

En el presupuesto de ingresos consignaré por su valoración todos y cada uno de los conceptos de ingresos que puedo acreditar fehacientemente que vamos a percibir.


Presupuestos: confección. Ejemplos
Ejemplo de presupuesto de un viaje
Presupuesto de una exposición de nuestros fondos en el Museo Picasso de París
Descripción del proyecto: el Museo Picasso de París quiere hacer una exposición de nuestros fondos, por lo que nos solicita una exposición, que nosotros hemos titulado “Picasso. El eterno femenino”, compuesta por 66 obras originales de Pablo Ruiz Picasso, cuyo listado adjuntamos. La exposición se celebrará entre el 10 de abril y el 29 de junio de 2014, con fechas de préstamo entre el 31 de marzo y el 7 de julio de 2014.

Protocolos de actuación y elaboración del presupuesto
Antes de realizar ninguna acción de producción, lo primero es saber cuánto le va a costar al Museo Picasso de París la exposición. Para ello, debemos analizar el proyecto y dilucidar cuales son las partidas de gasto que lo componen. Importante: previo a hacer el presupuesto tenemos que hacernos unas cuantas preguntas...
1) ¿Están disponibles las obras en esas fechas?
2) ¿Han viajado recientemente en otras exposiciones?
3) ¿Necesitan alguna intervención previa?
4) ¿Las obras están enmarcadas y los marcos son adecuados?
5) ¿Disponemos de cajas rígidas para el transporte?
6) ¿Habrá un correo disponible para esas fechas?

Gastos a tener en cuenta para una exposición fuera de nuestras instalaciones
Transporte: ¿Cómo llevamos los cuadros hasta París? Empresas especializadas en el transporte de obras de arte.
Condiciones del transporte.
Seguro: Tipo de seguro. Compañías especializadas y mediadores.
Correos
Representación
Fee

Contrato de la exposición
Contrato de comodato: si el MPP no nos paga fee haremos un contrato de comodato.
Contrato de cesión temporal: si el MPP se hace cargo de todos los gastos, y nos pagan a nosotros el FEE, o si nos pagan una cantidad total y nosotros nos hacemos cargo de todos los gastos.


Presupuesto de una exposición en nuestras salas con fondos externos
Descripción del proyecto: exposición en nuestras salas de dibujos y obra primera de Picasso que traemos del Museo Picasso de Barcelona; en total, 28 piezas de pequeño/mediano formato, más dos cuadros que traemos de un coleccionista privado de Madrid, más otro más que traemos de un coleccionista privado de Córdoba .


Gastos a tener en cuenta para una exposición en nuestras salas

1. Pintura de la sala 2.Rotulación en vinilo 3.Cartelas 4.Iluminación 5.Sistemas de climatización

6. Transporte 7.Seguro 8.Diseño de la exposición 9.Mobiliario expositivo, marcos, tornillos, etc.

10. Imagen gráfica de la exposición (incluye: diseño y maquetación, contenidos, imprenta) 11.Comisariado

12. Refuerzos de seguridad y de personal de sala 13. Invitados, gastos inaugurales 14. Dossier de prensa

15. Montaje 16. Actividades paralelas a la exposición (conciertos, conferencias, actividades pedagógicas, ...)
...



Presupuesto de una película
Dentro de las industrias culturales, el cine sea probablemente la más compleja, tanto por el número de personas que mueve una producción cinematográfica, como por los presupuestos que acarrea.
El cronograma o calendario de producción provisional
Resumen de capítulos de gasto de una producción audiovisual

1. Guión y música 2. Personal artístico 3. Equipo técnico 4. Escenografía 5. Estudio de rodaje/sonorización

6. Maquinaria, rodaje y transporte 7. Viajes, hoteles, comidas 8. Película 9. Laboratorio 10. Seguros

11. Gastos generales 12. Gastos de explotación, comericales y financieros

Presupuesto anual de una institución cultural. Caso práctico
Punto de partida:
Necesidades vs. recursos / Gastos vs. ingresos
Los cuatro grandes bloques en la confección del presupuesto anual de una institución:
1. Personal
2. Gastos fijos o estructurales o de funcionamiento
3. Gastos variables o en actividades
4. Inversiones del ejercicio
Gastos de personal de un museo en funcionamiento
- Análisis de la plantilla de la entidad (año anterior)
- Modificaciones de plantilla: altas, bajas, ascensos.
- Niveles salariales: cuadro de retribuciones y Convenio colectivo
Gastos fijos, de estructura o de funcionamiento
- Arrendamientos - Reparaciones, mantenimiento y conservación inmovilizado (obras de arte y resto)
- Material oficina (fungible) - Suministros varios (electricidad, agua, combustible y carburante, productos de limpieza, farmacéuticos, vestuario, ...)
- Comunicaciones - Seguros (obras de arte y resto del inmovilizado) - Publicidad y comunicación
- Servicios prestados por otras empresas (limpieza, personal de sala, seguridad)
- Dietas y gastos de locomoción
Solicitud de exportación temporal
http://www.mcu.es/patrimonio/CE/ExpImp/Exportacion/ExportacionUE.html
http://www.mcu.es/patrimonio/CE/ExpImp/Exportacion/ExportacionOtrosPaises.html
Gastos de personal de un museo nuevo
- Organigrama de personal
- Áreas tradicionales vs. producción por proyectos
- Dimensión del museo
Gastos en actividades
Total de actividades previstas para el ejercicio, presupuestadas individualmente y agregados

Inversiones
Concepto de inversión
Tipos de activos fijos
Valoración de inversiones
Rentabilidad de una inversión
Criterios clásicos de valoración de inversiones
Una simple sentencia define la gestión de riesgos: el riesgo que puedo proteger, lo protejo; el que no, se lo transfiero a otro a cambio de un precio.
Gestión de riesgos en la gestión cultural
En términos de gestión cultural, la gestión de riesgos es proteger. Hablamos por tanto de seguridad.
1. ¿Qué queremos o debemos proteger?
Las 4 preguntas claves de la seguridad
2. ¿De qué queremos protegerlo?
3. ¿Cuándo y dónde vamos a protegerlo?

4. ¿Cómo podemos protegerlo?

Lo más importante en un museo, centro de arte o de patrimonio histórico y que tenemos que proteger es ...
PRIMERA PREGUNTA: ¿QUÉ?
... lo mismo que en un hospital, una cárcel o un centro comercial: las personas.
Tres son los objetos/sujetos de nuestra protección:
Las personas
Las obras de arte
La imagen del museo
Dos grandes grupos:
Personal de la institución y de contratas
Usuarios del museo, teatro, auditorio, cine...
LAS PERSONAS
Información sobre cada uno de los grupos
Número
Funciones individuales (personal)
Ubicación y área de actividad
Horario general de permanencia de cada grupo
Limitaciones de acceso
Accesos previstos y controles existentes
Circulación interior por el edificio
Normas internas que regulen la actividad de cada grupo
Respecto a los usuarios: origen, días y horas punta y valle
Visitas escolares: grado o curso, nº de profesores que los acompañan
Actividades secundarias: usuarios

Producción
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