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SISTEMA CRONOLOGICO

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by

Diana Judith Gomez de Jesus

on 24 October 2013

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Transcript of SISTEMA CRONOLOGICO

GAVETA ORGANIZADA PARA CONTROL CRONOLOGICO
Los meses constituyen las guias principales y las fechas subguias. Una vez vencida la fecha deben cambiar de posición.

Es un sistema que consiste en ordenar los documentos de acuerdo a la sucesión lógica de sus fechas
(con el año, mes y día)
Para manejar adecuadamente este sistema se deben utilizar:
Guías centrales, rotuladas con los meses del año.
Guías escalonadas con los días del mes.
rotulación del marbete, de acuerdo con la necesidad.


Se pueden aplicar en
aquellos documentos
que se controlan de acuerdo
a las fechas como son el
caso de: cuentas de cobro,
pagares,letras,
departamentos de crédito
y cartera(teniendo en cuenta
año, mes y día)

ARCHIVADOR Y TARJETERO

De acuerdo a las necesidades de la empresa
el archivador cronológico puedes estar
compuesto de:
Un clasificador de fuelles y su tarjeteros.







SISTEMA CRONOLOGICO
Este sistema se considera
indirecto porque se
debe llevar un catalogo
de tarjetas auxiliares

EJEMPLO:
Terminando Junio esta guía pasa al final de la gaveta detrás de Mayo.
Vencido el 1ro esta guía pasa detras del 31.
De esta forma las guias y subguias quedan ordenadas para el mes siguiente.

CARPETA Y LEGAJO
La carpeta va marcada con la fecha de vencimiento: dia, mes, año.
La forma acostumbrada para escribir fechas es en numeros arabicos, indicando primero el dia, luego el mes y por ultimo el año.
ORGANIZACION
El proceso para organizar un archivo cronológico es el siguiente:
Colocar la guía principal (mes) en tercera posición.
Colocar las subguias en diferentes posiciones. Si las guías corresponden alas fechas (del 1 al 31) Habrá una carpeta para cada fecha y se pueden colocar escalonadas.
Cada mes vencido va ala final de la gaveta.
Cada día vencido pasa al mes siguiente, siempre detrás del anterior.
UN Archivador y su tarjetero
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