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Preparação do trabalho, planeamento e orçamentação

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by

Pedro Freitas

on 29 June 2014

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Transcript of Preparação do trabalho, planeamento e orçamentação

Objetivo
Introdução:
Capacidade de gerir e planear procedimentos e tarefas que componham um determinado serviço...
Apresentação
Pedro Freitas . 2014
Preparação do trabalho, planeamento e orçamentação
Aplicar técnicas de preparação de trabalho.
Conhecer instrumentos de análise de trabalho.
Definir processos de execução de peças.
Quantificar os tempos de preparação e de trabalho.
Aplicar técnicas de planeamento e de programação.
Planear e gerir materiais, equipamentos e mão-de-obra.
Planear e gerir a produção de acordo com objetivos definidos.
Cont.
Controlar a produção, propondo acções preventivas e corretivas face aos desvios
Estabelecer e aplicar metodologias e formas de medição que influenciem a produtividade.
Fazer a preparação e o planeamento de um trabalho.
Identificar os custos diretos e indiretos da atividade.
Consultar os custos dos materiais.
Analisar a evolução da produção.
Analisar os custos do trabalho, tanto parciais como totais.
Orçamentar o trabalho.
Aplicar formas de higiene, segurança, qualidade e ambientais.
Projeto: reorganizar/melhorar uma determinada área no âmbito do sector de transportes (secção de carroçaria).

"Preparação para certificado de qualidade"

Participação: 10%
Trabalho escrito: 60%
Apresentação oral: 30%
AVALIAÇÃO
Aulas 1 e 2
Preparação do trabalho
Generalidades
Estudo do trabalho
Introdução ao estudo do trabalho
Estudo dos métodos
Medida do trabalho (estudo dos tempos)
Técnicas de direção
Formação de pessoal
Relatórios finais
Preparação do trabalho

Preparação de um projeto

Projeto? O que é?
Eficiência
Tempo/custo
Na preparação do trabalho deveremos ser capazes de...
Ultrapassar:
obstáculos internos
obstáculos externos

EM SUMA:
Deveremos possuir um plano evolutivo de trabalho com fases e etapas bem definidas.
"MEDIR PARA GERIR"
Métodos para o estudo dos tempos e para a determinação de padrões de tempo:
Dados históricos/tempos informais
Método das cronometragens
Método das observações instantâneas, ou método das amostragens
A utilização de qualquer um destes métodos requer a sua adequação à especificidade do trabalho a medir, e aos objetivos pretendidos, para além de ser necessária a sua aplicação correta e criteriosa.
É importante possuir padrões de tempo de execução...
...para facilitar a gestão, quer do procedimento, quer do ativo envolvido.
FORMAÇÃO DE PESSOAL
EQUIPA
Seleção da equipa
Definição de áreas de atuação e funções
Especificação membro/função
Promover a formação técnica
Avaliação de conhecimentos
Refrescamento
Especialização
TÉCNICAS DE DIREÇÃO
1. Estratégia: análise, capacidade de decisão, abordagem, previsão.

2. Planeamento: definição de funções, adaptabilidade, "plano B".

3. Liderança: capacidade de transmitir a mensagem, motivar, regular.

4. Objetivo: aquilo que a equipa quer atingir, conceito de eficiência.
Após o estudo dos pontos anteriormente referidos (vários procedimentos, métodos de trabalho, etc) e aplicação dos métodos e técnicas...

Deveremos ser capazes de produzir um modelo de gestão: um
relatório final.
RELATÓRIOS FINAIS
MODELOS DE GESTÃO
Aulas 3 e 4
Kaizen
Toyotismo
Volvismo
Fordismo

Jules Henri Fayol
Conceitos de gestão...
ANÁLISE SWOT
Sermos capazes de nos localizar no mercado, ou seja, a nossa posição relativamente à concorrência.
Reconhecer as nossas forças e fraquezas, e com este conhecimento aumentar a nossa percepção no mercado.
Identificar possíveis oportunidades e potenciais ameaças.
POSTO DE TRABALHO
Criar condições para que a tarefa seja executada de forma confortável para o operador, de modo a atingir o nível produtividade prevista nos objetivos previamente definidos.
Deverá ser feita uma análise ergonómica do posto de trabalho.
Características do operador/trabalhador
Características do ambiente de trabalho
Trabalhador vs. Posto de trabalho
O que é ERGONOMIA?

Em grego, ergon (trabalho) e nomos (regras).
Melhorar o conforto, segurança, saúde e a eficiência no trabalho e em geral das condições de vida.
Contempla as capacidades, limitações físicas e psicológicas da pessoa, podendo também, através da sua aplicação, ajudar a prevenir erros e acidentes.
Uma intervenção Ergonómica pode realizar-se tanto na fase de projeto de uma organização, como durante a instalação e equipamento dos Postos de Trabalho, ou, finalmente, na correcção de problemas detectados à posteriori.
Princípios da ergonomia...

Utilizar infra-estruturas adaptadas às funções pretendidas.
Fornecer de ferramentas e equipamentos adequados às várias funções.
Seguindo estes parâmetros será possível realizar o trabalho com o nível de especificidade que pretendemos atingir.
VALORIZAR O OPERÁRIO
Organização e planificação dos procedimentos com vista à evoluição do nosso trabalho.

Apresentação dos objetivos através de um PLANO DE AÇÃO.
O PLANO DE AÇÃO
3 FASES

1. Introdução dos novos métodos e práticas.
2. Aplicação do modelo estudado.
3. Optimização dos procedimentos.
* NOTA: As fases ocorrem em tempos distintos.
PLANEAMENTO DO TRABALHO
Definição de PROJETO: Uma série de atividades direcionadas para atingir o objetivo desejado.
VANTAGENS DO PLANO DE AÇÃO
IMPORTÂNCIA DO PLANO DE AÇÃO
Clarifica todo o percurso até ao objetivo.
Sicroniza as várias áreas da organização.
Tornar-se-á no futuro da gestão da organização.

Gerir atividades e procedimentos
Gerir a equipa (motivação, comportamentos, funções...)
Gerir ativos (equipamentos)
Adaptabilidade
Versatilidade
Permite perceber se estamos dentro do pretendido/esperado.
Possibilita uma melhor visão sobre aspetos que necessitam reajustamento.

Influencia no sucesso do
plano de ação:

Aspetos técnicos: capacidade de disciplina/organização, e integração no processo lógico.
Aspetos socioculturais: criação de um sistema social.

AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO
DO PROJETO

DOS OPERÁRIOS
ANÁLISE SWOT
ANÁLISE DE KPI's
ANÁLISE KPI'S
Indicadores de produtividade e eficiência.
Selecionados consoante a atividade em questão.
Horas trabalhadas/horas disponíveis.
TÉCNICAS DE PLANEAMENTO
Da fase do planeamento resulta uma lista de tarefas e procedimentos a executar que necessitam ser escalonados e/ou calendarizados, podendo recorrer a várias técnicas:
GANTT: Henry L. Gantt - Eng. Mecânico.
PERT: Project Evaluation Review Tecnique.
CPM: Critical Path Method ("caminho crítico").
TÉCNICA GANTT

Técnica que nos permite planificar e posicionar todas as atividades do projeto em relação ao tempo previsto.

Duração de cada atividade
Relação de precedência das atividades
Prazos a cumprir
Capacidade disponível




VANTAGENS:
Fácil compreensão
Fácil actualização

DESVANTAGENS:
As alterações podem implicar um novo gráfico
Não clarifica as interligações entre os recursos
TÉCNICA PERT:

Program Evaluation Review Technique

Estas redes evidenciam relações de precedência entre as tarefas de forma obrigatória; e permitem também realizar cálculos probabilísticos.


Gráficos PERT: considerados os marcos da atividade, os acontecimentos estão interligados entre si através da sua precedência, ou seja, só é possível passar para o 2 depois de 1 estar realizado.
PLANEAMENTO
Consiste em visionar o desenvolvimento do projeto antes da sua concretização com objetivo de encontrar possíveis incompatibilidades.
Uma vez terminado o planeamento partimos para a execução do projeto. Nesta fase a disponibilidade de recursos e coordenação são cruciais para uma execução eficaz.
CONTROLO
Caracteriza-se pelo intercâmbio das várias classes hierárquicas da organização.
Todas as ferramentas previstas são necessárias devido aos procedimentos em curso, entramos em modo de gestão pura. A utilização da gestão informática é imprescindível.
O projeto é constituído por um grupo de procedimentos, tarefas, métodos e recursos.
O desenvolvimento do projeto envolve um conjunto de actividades, a recolha de dados, estudos, realização de projetos dentro do principal.
PLANEAMENTO E CONTROLO DE PROJETOS
Caracterização geral de um projeto:

Objetivo
Fins e características
Requisitos de Qualidade
Custos
Prazos de realização e conclusão

Um projeto é um conjunto de actividades que devem ser realizadas num período de tempo estipulado utilizando os recursos adequados, nos locais definidos.
O objetivo deverá definir-se por metas e especificações. (opções relativas à qualidade e proporções)
Um projeto envolve tempo, meios humanos, financeiros e recursos (equipamentos).
A correcta seleção das ações a aplicar torna-se fulcral na garantia do sucesso.
A necessidade de um planeamento está diretamente associada às seguintes questões:

Atividades a realizar
Recursos necessários
Interdependência entre os procedimentos
Como realizar as tarefas
Quando realizar as tarefas
Tempo de realização

O planeamento de um projeto obriga a esquematização dos recursos necessários conjuntamente com o registo evolutivo das actividades que compõem o projeto, dentro do período de tempo estipulado.

O planeamento pretende EVITAR:

.Atrasos no início das actividades
Paragens nas atividades originadas por diversos motivos
Tempos mortos
Prolongamentos nos prazos estipulados
Controlo de custos (custos de realização elevados).
Falta de coordenação.

3 grandes objetivos da gestão são:

CUSTO . DESEMPENHO . PRAZO

Sequência usual numa decisão em gestão:

Planeamento (Organização, recursos, objetivos…)
Programação (Atividades sincronizadas, tempos de operação)
Controlo (seguimento das actividades, tendo em conta custo tempo e desempenho), KPIS

Palavras-chave no processo de planeamento:

ORGANIZAR, PLANEAR, COORDENAR,
DIRIGIR e CONTROLAR
As atividades representam tarefas, processos e ou operações. Estas consomem tempo e recursos. Estas actividades estão inter-relacionadas.

As actividades estão inter-ligadas por relações de precedência:

«à atividade A deve preceder a atividade B».
«a atividade B só se pode iniciar depois da conclusão da atividade A».

Para cada atividade é estimada a sua duração, e os recursos necessários à sua realização.

Para uma melhor gestão das necessidades globais do projeto deveremos ter em conta os recursos envolvidos:

Pessoais
Materiais
Necessidades financeiras

Na realização de um planeamento teremos de ter em conta...

Divisão do projeto em atividades necessárias ao cumprimento do objetivo definido.
Previsão do tempo consumido por cada atividade.
Relação de dependência entre as atividades.

NOTA: Em qualquer tipo de projeto os recursos são limitados, o que condiciona diretamente o seu sucesso.
Deparamo-nos com um problema:

GERIR OS RECURSOS SEM INFLUENCIAR OS OBJETIVOS.
É uma técnica útil na gestão de projetos, que permite: planeamento, programação e controlo.

Nesta técnica estão presentes dois conceitos muito importantes:

TAREFA OU ATIVIDADE,
consiste numa operação individualizada com definição do seu inicio e fim, (todas as actividades consomem tempo e recursos).
ACONTECIMENTO OU NÓ,
são marcos na evolução do projeto representa o inicio e o fim da cada actividade.
Esta técnica está vocacionada para projetos cujas atividades apresentam tempos de execução muito variável. Esta técnica permite um melhor reajustamento, ou seja, assim que existe uma alteração (tempo) facilmente identificamos as repercussões na programação.

PERT/CPM

Estas técnicas foram desenvolvidas nos anos 50, e surgiu através de um projeto de desenvolvimento da Marinha dos EUA para o Míssil Polaris.

Este projeto era de carácter prioritário durante a Guerra Fria, envolveu mais de 3000 entidades, esta técnica de gestão de projetos permitiu reduzir em dois anos o prazo do projeto.

Técnica CPM: CRITICAL PATH MANAGEMENT

Apesar de ter sido desenvolvido separamente tem muitas semelhanças técnica PERT, existindo apenas diferenças mínimas.
Normalmente é aplicado em atividades com tempo de realização constante (ex. construção).
Acelerar a atividade irá reduzir o tempo de conclusão mas aumentar o custo.
Analisa o custo em função do tempo.
Em projetos de grande dimensão, todos os cenários são simulados e avaliados para chegar à solução que representa um custo total mínimo do projeto.

PERT/GANTT:
apresenta uma maior flexibilidade em relação à técnica Gantt.

PERT/CPM:
redes CPM são iguais às PERT, com a particularidade de serem determinantes, ou seja, não permitem cálculos probabilísticos.
INCERTEZA NA GESTÃO DE PROJETOS?

Num projeto existe sempre uma margem de incerteza associada ao tempo.

Uma vez em curso o controlo do programa torna-se fundamental.

Um projeto com o seu programa controlado, permite detetar e controlar os desvios que possam ocorrer durante o desenvolvimento das atividades, mantendo os objetivos inalterados.

FISCALIZAÇÃO NA GESTÃO DE PROJETOS

De forma a nos permitir controlar os acontecimentos devemos “Fiscalizar” vários aspetos do projeto:

EXIGÊNCIA: disciplina, medidas de segurança, lista do pessoal e respetivas funções.

CONTROLO: materiais, consumíveis, métodos, controlo de qualidade.

COORDENAÇÃO: elementos intervenientes nas atividades internos e também externos.

REGISTO: em relatório de projeto todos os acontecimentos e atividades de relevo.

VERIFICAÇÃO: documentação em circulação, interna e externa.

ELABORAÇÃO: reuniões, ponto de situação, relatórios.

ORGANIZAÇÃO: planos, ensaios, testes.

CONCLUSÕES SOBRE A GESTÃO DE PROJETOS
Todos os objetivos e restrições deverão estar bem delineados.


OBRAS EM CURSO ...
O sistema ABC de custeio baseado em atividades, é uma nova ferramenta empresarial que tem como objetivos principais medir e melhorar as atividades que compõem os processos de negócios e calcular com precisão os custos dos produtos.Uma empresa, representada por uma sucessão de processos de negócios, que utiliza o sistema de custeio baseado em atividades, consegue identificar quais os recursos e as atividades consumidas por cada produto da empresa, conseguindo alocar de forma coerente os custos indiretos consumidos por cada produto.

Esta é uma tentativa de suprir falhas do sistema de custeio tradicional das despesas indiretas, que utiliza o critério de rateio baseado na mão de obra direta, ou nos materiais diretos, entre outros, propiciando o aparecimento de distorções. Esta técnica foi muito útil no passado, quando os custos indiretos (overhead) não ultrapassavam 10% dos custos totais.
Atualmente, entretanto, os custos indiretos podem representar até 70% dos custos totais, enquanto que a participação de mão de obra direta reduziu-se sensivelmente, chegando em alguns casos de empresas muito automatizadas, com não mais do que 5% dos custos totais de fabricação.

O ABC (Activity Based Costing) determina que atividades consomem os recursos da empresa, agregando-as em centros de custos por atividades. Em seguida, e para cada um desses centros de atividades, atribui custos aos produtos baseado em seu consumo de recursos. Com isso, é possível se determinar quais são os produtos subcusteados e quais são os supercusteados, possibilitando uma melhoria nas decisões gerenciais.O ABC permite ainda que se tome ações para o melhoramento contínuo das tarefas de redução dos custos de overhead, como a melhora dos serviços, avaliação das iniciativas de qualidade, corte de desperdícios, aprimoramento dos processos de negócio da empresa, entre outros.

ABC
Para obter os melhores resultados de negócio, as empresas precisam de planear e projectar de forma eficaz. As Empresas têm ficado, progressivamente, niveladas e equiparadas ao nível da eficiência. Como tal, é por todos reconhecido que já não basta serem competitivas a nível operacional e transaccional. Terão de ser eficazes a nível corporativo. O foco está agora no acesso, na partilha e na análise da informação e na sua transformação em conhecimento útil para o processo de decisão.

As empresas poderão criar, comparar e avaliar cenários de negócios, as condições, as taxas e os pressupostos actuais, projectando-os para cenários críticos que possam surgir no futuro.

Esta é uma abordagem, uma visão integrada que visa melhorar os processos estratégicos de uma organização, focados no seu ciclo de gestão estratégica, análise, planeamento e orçamentação, previsão, consolidação financeira, reporting e análise da performance e gestão dos resultados e das compensações.

Uma estrutura de planeamento orçamental virada para os resultados deverá obedecer a princípios/ tarefas básicas:

Definir as metas — criar uma estratégia directa, unificada e quantificada, para atingir um desempenho de excelência.
Planear para maximizar a performance — concretizar a estratégia em planos e orçamentos para direcção dos esforços de colaboradores e parceiros;

Ligar as Finanças às Operações — construir planos que assegurem a ligação e a coerência entre as áreas funcionais;
Empenhar toda a Organização — proporcionar feed-back em tempo real para todos os participantes no Processo.
Incrementar a Flexibilidade — Realinhar os planos quando as condições mudam.
Compreender os resultados — Gerir a performance com base em ferramentas de reporting e análise orçamental.

Quanto às aplicações tecnológicas de suporte, estas deverão ter algumas características essenciais:

Assegurar a participação no processo de todos os intervenientes, numa perspectiva colaborativa e segura e com responsabilidades bem delineadas.
Potenciara o planeamento contínuo (forecasting’s e re-forecasting’s), com actualizações diárias, semanais e mensais;
Flexibilidade na imputação de dados;
Capacidade de definição de hierarquia de decisão;
Visualização intuitiva da estrutura de custeio pré-definida;
Capacidade de análise multi-dimensional;

Orçamentação
Independentemente de localização, recursos, prazo, cliente e tipo de projeto, uma obra é eminentemente uma atividade conômica e, como tal, o aspecto custo reveste-se de especial importância. A preocupação com custos começa cedo, ainda antes do início da obra, na fase de orçamentação, quando é feita a determinação dos custos prováveis de execução da obra. Oprimeiro passo de quem se dispõe a realizar um projeto é estimar quanto ele irá custar.

Orçamento não se confunde com orçamentação. Orçamento é o produto e orçamentação, o processo de determinação.

A estimativa dos custos, e o conseqüente estabelecimento do preço de venda, é basicamente um exercício de previsão.Muitos são os itens que influenciam e contribuem para o custo de um empreendimento. A técnica orçamentária envolve aidentificação, descrição, quantificação, análise e valorização de uma grande série de itens, requerendo, portanto, muita atenção ehabilidade técnica. Como o orçamento é preparado antes da efetiva construção do produto, muito estudo deve ser feito para quenão existam nem lacunas na composição do custo, nem considerações descabidas.Um dos fatores primordiais para um resultado lucrativo e o sucesso do construtor é uma orçamentação eficiente.Quando o orçamento é malfeito, fatalmente ocorrem imperfeições e possíveis frustrações de custo e prazo. Aliás, geralmenteerra-se para menos, mas errar para mais tampouco é bom.No caso de empresas que participam de concorrências públicas ou privadas, a orçamentação é uma peça-chave. O fatode haver várias empresas na disputa pelo contrato impõe ao construtor o dever de garantir que todos os custos sejamcontemplados no preço final, e que ainda assim seja alcançável uma margem de lucro adequada.Por ser a base da fixação do preço do projeto, a orçamentação toma-se uma das principais áreas no negócio daconstrução. Um dos requisitos básicos para um bom orçamentista é o conhecimento detalhado do serviço. A interpretaçãoaprofundada dos desenhos, planos e especificações da obra lhe permite estabelecer a melhor maneira de atacar a obra erealizar cada tarefa, assim como identificar a dificuldade de cada serviço e conseqüentemente seus custos de execução. Aindaassim, alguns parâmetros não podem ser determinados com exatidão, como é o caso de chuvas, condições do solo,disponibilidade de materiais, flutuações na produtividade dos operários e paralisações.Um trabalho bem executado, com critérios técnicos bem estabelecidos, utilização de informações confiáveis e bom julgamento do orçamentista, pode gerar orçamentos precisos, embora não exatos, porque o verdadeiro custo de umempreendimento é virtualmente impossível de se fixar de antemão.O que o orçamento realmente envolve é uma estimativa de custos em função da qual o construtor irá atribuir seu preçode venda - este, sim, bem estabelecido.Em geral, um orçamento é determinado somando-se os
custos

diretos
(mão-de-obra de operários, material,equipamento), os
custos

indiretos (
equipes de supervisão e apoio, despesas gerais do canteiro de obras, taxas, etc.) e por fim
impostos
e
lucro
. Desta forma, chega-se ao preço de venda. Para participar de uma concorrência, o preço proposto peloconstrutor não deve ser nem tão baixo a ponto de não permitir lucro, nem tão alto a ponto de não ser competitivo na disputa comos demais proponentes.

Muito provavelmente duas empresas chegarão a orçamentos distintos, porque distintos são os processos teóricosutilizados, a metodologia de execução proposta para a obra, as produtividades adotadas para as equipes de campo e os preçoscoletados, dentre outros fatores. O que é importante destacar é que o orçamento deve refletir as premissas da construtora,constituindo se numa meta a ser buscada pela empres




A utilidade do orçamento
O propósito do orçamento não se resume à definição do custo da obra. Ele tem uma abrangência maior, servindo desubsídio para outras aplicações, tais como:
• Levantamento dos materiais e serviços
- a descrição e a quantificação dos materiais e serviços ajudam o construtor a planejar as compras, identificar fornecedores, estudar formas de pagamento e analisar metodologias executivas;
• Obtenção de índices para acompanhamento
- é com base nos índices de utilização de cada insumo (mão-de-obra,equipamento, material) que o construtor poderá realizar uma comparação entre o que orçou e o que está efetivamenteacontecendo na obra. Os índices servem também como metas de desempenho para as equipes de campo
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