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COMITE DE LOGÍSTICA DE UN EVENTO

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Laura Casas

on 28 May 2015

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COMITE DE LOGÍSTICA DE UN EVENTO
web-grafia
- http://es.moreieee.wikia.com/wiki/La_Organizaci%C3%B3n_del_Evento
- http://logisticacomiteslar.blogspot.com/
- http://www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos/organiza_eventos/contenido_u2.pdf
-http://temasselectosdeturismo.blogspot.com/
actividades principales

Creación de grupos de trabajo responsables y muy activos
¿Que es?
Conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribución.
¿Que funciones realiza?
Búsqueda de espacios físicos y recursos como silletería, sonido, equipos, entre otros, para la correcta ejecución de las actividades y eventos
—Búsqueda de conferencistas, profesores y estudiantes, que con su experiencia puedan hacer aportes importantes a los eventos a realizarse.


—Búsqueda de posibles temáticas a desarrollar en los distintos eventos a desarrollar
.


—Búsqueda de financiamiento de recursos económicos con el objeto de financiar los distintos eventos académicos y extracurriculares a desarrollar.
—Supervisar y controlar las actividades organizados por la ENTIDAD como; eventos abiertos al público en general y otros eventos de carácter extracurricular.
—Velar por el cumplimiento del código de protocolo en los distintos eventos organizados por la entidad

—Inventariar los recursos internos, definir sus usos y gestionar su legalización
Coordinación directa con el encargado de Servicios Generales del lugar donde se realice el evento
Control y seguimiento de los tiempos y movimientos de cada etapa del evento
Asignación de locaciones específicas para cada conferencia y/o taller que se vaya a realizar
Generación de la logística general del evento (disposición de materiales necesarios para la realización del evento)
Control de entrada y salida de equipos (audio, video, radio, etc.)
Control y seguimiento en la planeación y puesta en marcha del evento de todos los comités que tengan contacto directo con cualquier persona ajena a la organización del evento
¿porque es necesario?
Gran parte del éxito de un evento depende de este comité, ya que su principal función es la de establecer tiempos y movimientos para toda la organización y puesta en marcha del evento.
COMITE ORGANIZACIONAL
INTEGRACIÓN DE COMITÉS
corresponde a la etapa dinamica en el proceso de integracion. se debera siempre evaluar objetivamente a los candidatos para obtener el mejor resultado de cada uno de ellos. sujetos al tipo de reunion, magnitud, destino, duracion tipo de evento y programas que lo integran se determinará el tamaño del comite organizador.
CLASIFICACIÓN DE COMITÉS
COMITE ORGANIZADOR:
de acuerdo a lo planeado en la organización se designara la presidencia, vicepresidencia ejecutiva, finanzas, presidente de comité, gerente de sub comité
COMITÉ DE HONOR
estos solo se realizaran por compromiso, por el prestigio que tienen esas personas o para conseguir facilidades para el evento, pero por lo general no desempeñan un papel en la elaboración del evento
COMITÉ DE FINANZAS
manejara todo el aspecto economico y presupuestal del evento
COMITÉ DE PROGRAMA
se encarga de organizar e informar la serie de actividades que se llevaran a cabo
COMITE DE PUBLICIDAD
su objetivo es promover la asistencia y difusión del evento tanto en el lugar de origen como en el destino y otros puntos importantes
COMITÉ DE ALOJAMIENTO
Su función es lograr que los participantes cuenten con una habitación de acuerdo a sus necesidades
COMITÉ DE FESTEJOS
Tiene a su cargo la celebración de actividades artísticas, recreativas, o culturales de los eventos sociales de la convención.
comité de registro
su función es lograr que el registro de los participantes sea fácil, correcto, comodo y rápido.
comité de recepción
su papel sera el de anfitrión de los asistentes en todos los eventos de la reunión
COMITÉ DE TRANSPORTE
Se encarga del traslado e información de los detalles del viaje
COMITÉ DE EXPOSICIÓN
realizará los tramites para la obtención del espacio, para las exhibiciones y la información de los detalles a los expositores
COMITÉ DE SERVICIOS GENERALES
verificará los detalles de los servicios para llevar a cabo los eventos
comité de rotulación
Se encarga de los anuncios, rótulos y decoración de los eventos
COORDINACIONES O COMITES RESPONSABLES
Coordinador general
coordinador de cada area
administrador del sistema de registro
administrador del sistema de hospedaje, información y comunicación
administrador del sistema de alimentos
administrador del sistema de adquisiciones

administrador del sistema de seguridad
administrador de exposición
responsable de ventas
responsable de difusión y la publicidad
responsable del diseño y la decoración
responsable del area juridica
responsable de la tesoreria
responsable de la capacitación
ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL COMITÉ ORGANIZADOR
DEL PRESIDENTE
Es la máxima autoridad de la institución. presidirá todas las reuniones de coordinación siguiendo la agenda que se prepara para cada ocasión
Del vicepresidente
Es el que lidera el comité técnico de evaluación de los trabajos. Realiza el seguimiento de los trabajos de las diferentes comisiones.
DEL SECRETARIO GENERAL
-Preparará el programa general del congreso.
-Contratará el personal idoneo.
-Tendrá reuniones con cada comité para conocer sus necesidades.
-Coordinará con el comité de finanzas, lo referente a la logística
DEL TESORERO
preparará en coordinación con la secretaria general y el coordinador general el presupuesto de la reunión. sera responsable del comité de finanzas
DEL COORDINADOR GENERAL
Debe seleccionarse a un profesional multi- especialista. Elaborará el cronograma o calendario de actividades del congreso para el pre evento, evento y pos evento
FUNCIONES
reclutar a los miembros asistentes al evento
definir el nombre, lema y logotipo del evento a realizar
Establecer objetivos y metas
definir reglas, políticas y procedimientos
CLASIFICACIÓN DE LOS EVENTOS
Congresos, Conferencias, Seminario, Debate Convención, Reunión informal, Panel o Debate de experto, Mesa redonda, Taller, Asamblea, Exposiciones, Ferias, Festivales, Coloquio, Jornada, Eventos Multidestinos, Eventos Itinerantes, Eventos Virtuales, Viaje de Incentivos.
Por su carácter o tipología
POR SU NATURALEZA
Eventos Internacionales

Eventos Nacionales con participación extranjera

Eventos Nacionales
POR LAS ENTIDADES QUE CONVOCAN
Gubernamentales

No Gubernamentales
Corporativos
POR EL SECTOR GENERADOR
Científico -Técnicos
Médicos
Ciencias sociales y económicos
Agricultura y medio ambiente
Culturales
Deportivos y náuticos.
Leyes
Educación
Comerciales
POR EL TAMAÑO O NÚMERO DE DELEGADOS
Mini eventos
(35 a 49)

Pequeños
(50 a 249)

Medianos
(250 a 499)

Grandes
(500 a 2000)

Mega eventos
(más de 2000)
POR SUS OBJETIVOS
Eventos promociónales

Eventos informativos

Eventos formativos-didácticos

Eventos de refuerzo de relaciones sociales

Eventos de relaciones internas

Eventos de relaciones externas
...Gracias...
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