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Proceso administrativo: planeación, organización, dirección

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Héctor Araya Ahlborn

on 12 September 2016

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La planeación es la primera ficha de este rompecabezas, dentro de ella se siguen los siguientes pasos: investigación del entorno e interna, planteamiento de estrategias, políticas y propósitos, así como de acciones a ejecutar en el corto, medio y largo plazo.
La organización, la segunda ficha, es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos que han de respetar todas las personas que se encuentran dentro de la empresa, la función principal de la organización es disponer y coordinar todos los recursos disponibles como son humanos, materiales y financieros.
La dirección es la tercera ficha del rompecabezas, dentro de ella se encuentra la ejecución de los planes, la motivación, la comunicación y la supervisión para alcanzar las metas de la organización.
El control, la ficha de cierre, es la función que se encarga de evaluar el desarrollo general de una empresa.
Diagrama de Flujo
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales… Facilita también la selección de indicadores de proceso


Administración del Tiempo
La administración del tiempo; es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:
Identificar metas, objetivos y prioridades.
Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo.
Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.
Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades.
Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en la vida académica como en la vida profesional.
En este trabajo necesitamos cumplir un objetivo que es ayudar a planificación y saber administrar el tiempo; el rendimiento de cada persona es diferente y varía a lo largo del tiempo. Identificando los momentos de más rendimiento, se puede planificar mejor el trabajo donde plantearemos pequeños ejercicios y dinámicas que nos lleven a reflexiones muy concreta y precisa permitiendo visualizar la deficiencia en algunos espacios de nuestra vida.


Presupuesto
Un presupuesto es un plan operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios.

En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo que quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. Un ejemplo son los viajes. Uno se pone a planear, entre otras cosas, cuánto hay que gastar en pasajes o gasolina, comidas y hospedaje. Y ya que has visto todo eso, entonces sabrás cuánto necesitas ahorrar y, por lo tanto, cuándo te podrás ir.

Por lo tanto, cuando haces un presupuesto para tu empresa, en realidad lo que estás haciendo es planear a futuro. Entonces te preguntas cuánto piensas vender, qué necesitas hacer para lograrlo, cuánto tienes que gastar y, lo mejor de todo, sabrás cuánto vas a ganar en un periodo. Obviamente, esto es una estimación que puedes hacer de acuerdo con tu experiencia y la información que conoces.

Otra consideración importante es que podrás comparar tu presupuesto, que solamente es un plan, con las ocurrencias de la realidad, y detectar aquellas áreas que puedan estar causando problemas.
Carta Gantt
El diagrama de Gantt es una herramienta que se emplea para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado de tiempo. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones a realizar, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto. Reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto y la fecha de finalización prevista.
Básicamente el diagrama está compuesto por un eje vertical donde se establecen las actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que muestra en un calendario la duración de cada una de ellas.
Proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control
El proceso administrativo y sus componentes, planeación, organización, dirección y control, resultan de la mayor importancia para la empresa dentro del sistema de toma de decisiones.
¿
CÓMO SE ARMA UNA CARTA GANTT?

a) En primer lugar es bueno detallar las características del proyecto (cliente, profesional a cargo, fecha de inicio y término), idealmente en recuadro aparte y/o al comienzo del documento.

b) A continuación se indican los días hábiles específicos y semanas -es decir el tiempo que tomará el proyecto- en el eje horizontal de la carta, descontando los eventuales feriados y fines de semana.

c) En el eje vertical en cambio anotaremos las actividades y/o tareas involucradas en el proyecto, el profesional o funcionario a cargo de realizarla y la duración estimada. Las tareas son subconjuntos de las actividades (p. ej., la actividad “crear vestido” se subdivide en las sigtes. tareas: comprar tela, cortar tela, coser tela) y en ciertos casos conviene desglosarlas para administrar su ejecución de la forma más clara posible, sobre todo cuando serán realizadas por personas distintas.

d) Donde se cruzan los ejes vertical y horizontal tenemos nuestro calendario, cuyas celdas deben ser coloreadas de modo correspondiente al día(s) en que se ejecutará la actividad. Algunas actividades serán efectuadas simultáneamente, mientras que otras solo pueden comenzar si la anterior está lista. Para diferenciar actividades de tareas, o para distinguir a cada ejecutante (en proyectos donde participan varios), se puede recurrir a colores o letras distintos. Al momento de programar el proyecto y colorear las celdas es muy importante calcular tiempos realistas más que deseables. También es bueno considerar inconvenientes o situaciones de fuerza mayor, dejando al menos un par de días libres para cubrir dicha posibilidad sin afectar el deadline (fecha de entrega).
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