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Clasificación documental

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Clasificación documental para hacer los procesos de ordenación y descripción documental
Clasificación documental para hacer los procesos de ordenación y descripción documental

MAGDA JOHANNA BERMUDEZ BONILLA


Organización documental en el entorno laboral


Introducción
La organización de los documentos es fundamental a la hora de localizar rápida y efectivamente de la información solicitada, así como garantizar la conservación de los documentos.

Lo anterior nos permite cumplir con los requerimientos de información que a diario se desarrolla en las actividades de las organizaciones, aumentando la productividad ya que se disminuye el tiempo de búsqueda.

Clasificación y ordenación de documentos.
Al momento de clasificar y ordenar los documentos se debe tener en cuenta:

Los conocimientos suficientes de la estructura organizacional y función de cada área en la empresa.

Conocer la tabla de retención documental de la organización.

Se debe identificar las series y subseries y actualizaciones en el proceso.



Orden Cronologíco
Hay que recordar que la ordenación al interior de las unidades documentales se realiza en orden cronológico en pocas palabras se debe respetar el orden natural y original de acuerdo a la fecha de su producción documental.
Coloque los documentos en cada expediente o carpeta para cada serie y subserie respectivamente, las carpetas no deben pasar de 200 folios, en caso de requerir más carpetas abra las que sean necesarias
Disposición física
Corresponde a ubicar las carpetas en las gavetas que le corresponde, se debe ubicar en las series y subseries que le corresponde, por medio de gu separadoras, asignandole un código que nos permita identificarlo rápidamente.
Se recomienda:
No rasgar ni arrugar el papel que no sirva.

Imprimir a doble cara .

no perforar y si es muy necesario usar ganchos plasticos.

no grapar .
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