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SISTEMA Y PROCESO DE CONTROL

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Natalia Fernandez Garita

on 4 December 2013

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SISTEMA Y PROCESO DE CONTROL

SISTEMA Y PROCESO DE CONTROL

Las técnicas y los sistemas de control son en esencia los mismos para controlar el efectivo, los procedimientos admnistrativos, la ética organizacional, la calidad del producto y cualquier otra cosa.

1. Establecer estándares
2. Medir el desempeño contra estos estándares
3. Corregir las variaciones de los estándares y planes

Analítica de negocios

La analítica de negocios, que se concentra en poner a disposición del gerente y quienes toman las decisiones análisis avanzados de una fuente de datos que las organizaciones recopilan para tomar mejores decisiones respecto del rumbo de la organización. La analítica de negocios se enfoca en sistematizar mejor la recopilación, el análisis y la disponibilidad de los grupos de datos organizacionales para permitir que la empresa actúe y responda con mayor agilidad a los cambios de su mercado y ambiente competitivo

Puntos de control clave, estándares y puntos de referencia ( Benchmarking)

El principio de control de puntos clave establece que el control efectivo requiere de la atención de aquellos factores decisivos para evaluar el desempeño en relación con los planes. Otra forma de control es comparar el desempeño de la compañía con el de otras a partir de los puntos de referencia o benchmarking

Tipos de estándares de puntos clave

Estándares físicos

Estándares de costos

Estándares de capital

Estándares de ingresos

Estándares de programas

Estándares intangibles

Estándares de metas

Puntos de referencia (Benchmarking)

Benchmarking se trata de un enfoque para establecer metas y medidas de productividad con base en las mejores prácticas de la industria y que se desarrolló a partir de la necesidad de tener datos frente a los cuales medir el desempeño.

Tres tipos de benchmarking:

El benchmarking estratégico

El benchmarking operacional

El benchmarking administrativo

Control como sistema de realimentación
El control gerencial es, en esencia, el mismo procesos de control básico que se encuentra en los sistemas físicos, biológicos y sociales.


Los sistemas utilizan parte de su energía para realimentar información que compara el desempeño con un estándar e inicia una acción correctiva.



Este sistema coloca la función de control en una perspectiva mas compleja y realista que si se le considera solo como cuestión de establecer estándares, medir el desempeño y corregir las desviaciones.


Los gerentes miden el desempeño real, comparan esta medición contra loes estándares e identifican y analizan las desviaciones, y entonces, para hacer las correcciones necesarias, deben desarrollar un programa de acción correctiva.


Desempeño deseado
Desempeño real

Instrumentación de correcciones


Programa de acción correctiva


Comparación del desempeño real con las normas


Análisis de las causas de las desviaciones


Medición del tiempo real

Identificación de las desviaciones


Uno de los interesantes avances que surgen con el uso de la computadora y la recopilación, la transmisión y el almacenamiento electrónico de datos es el desarrollo de sistemas de información en el tiempo real, es decir, la información de lo que ocurre mientras esta ocurriendo.

Información y control en tiempo real
En caso del control de calidad, por ejemplo, es posible que se requiera mucho tiempo para descubrir que ocasiona los problemas y como aplicar las medidas correctivas.


Esto no significa que la pronta medición del desempeño no tenga importancia: mientras mas pronto sepan los gerentes que las actividades de las que son responsables se desvían de los planes, mas rápido pueden tomar medidas para corregirlas.

Control preventivo o anticipativo

Para un control efectivo, los administradores requieren un sistema de corrección anticipativo que les informe sobre los problemas potenciales y permita tomar las medidas correctivas antes de que surjan esos problemas.

La demora en este sistema muestra que para un control más efectivo, debe enfocarse en el futuro, y no solo utilizar la realimentación.

Sistemas de corrección anticipativa en relación con los de realimentación
Corrección anticipativa en los sistemas humanos

Un ejemplo de esta corrección es un conductor que quisiera mantener una velocidad constante al subir una colina, casi nunca esperaría que el velocímetro indicara una caída de la velocidad antes de soltar el acelerador; antes bien, al saber que la colina supone una variable perturbadora del sistema, el conductor la corregiría al oprimir el acelerador antes de que la velocidad disminuyera.


La corrección anticipativa en la administración
Uno de los problemas de este sistema es que vigilan las perturbaciones o factores que no se han tomado en cuenta en el modelo de insumos.

Requisitos del sistema de corrección anticipativa
Hacer un completo y cuidadoso análisis del sistema de planeación y control e identificar las variables de insumos más importantes.
Desarrollar un modelo del sistema.
Tener cuidado de mantener el modelo actualizado, se debe revisar a menudo para ver si las variables de insumo identificadas y sus interrelaciones siguen representado realidades.
Recopilar datos sobre las variables de insumos con regularidad e introducirlo al sistema.

Control del desempeño general
La planeación y el control se consideran cada vez más como un sistema interrelacionado.

Se han desarrollado dispositivos de control para el desempeño general de una empresa.


Motivos para controlar el desempeño general

La planeación general debe aplicarse al desempeño general.

Permite medir el esfuerzo total de un gerente de área de manera integral, en lugar de parcial

La descentralización de la autoridad, crea unidades casi independientes que deben estar sujetas a un control general para evitar el caos de la independencia completa.

Control de pérdidas y ganancias.
Este control determina los ingresos y los costos de una empresa y dependiendo representa el éxito o el fracaso.

Limitaciones del control de pérdidas y ganancias
Compara todos sus gastos y sus ingresos, si sus ingresos son mayores que los gastos la empresa tuvo ganancia sino tuvo perdida.

Control mediante el rendimiento de la inversión
Conocido como RSI.

Mide el éxito absoluto y relativo de una compañía, o cualquiera de sus unidades, mediante el índice de ganancias respecto de la inversión de capital.

Auditorias administrativas y Empresas Contables
Las empresas de auditorías contables son las más interesadas en dar el servicio de auditorías administrativas.
Uno de los desarrollos significativos a sido su ingreso en el campo de los servicios administrativos de tipo asesor.

Control Burocrático y de Clan
Son 2 tipos de control estructural:

El control burocrático se caracteriza por un amplio uso de reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y autoridad formal.

El control de clan en cambio es lo contrario, pues este se basa en normas, valores compartidos, comportamiento esperado y otros aspectos relacionados con la cultura de organización.

Requisitos para contar con controles efectivos
Adaptar los controles a los planes y puestos

Adaptar los controles a cada administrador

Diseñar controles para señalar excepciones en puntos clave

Objetividad de los controles

Asegurar la flexibilidad de los controles

Ajustar el sistema de control a la cultura de la organización

Economía de los controles

Establecer controles que conduzcan a acciones correctivas
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