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Diseno de puestos

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Maria Jose Jaramillo

on 9 November 2012

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Transcript of Diseno de puestos

Maria Jose Jaramillo Diseño de Puestos Modelos de Diseño de Puestos El diseño del puesto es la especificación del contenido del trabajo,
Los puestos no son estáticos, continuamente están evolucionando, innovando o cambiando, para adaptarse a las continuos cambios que se han dado Diseñar un puesto significa establecer cuatro condiciones fundamentales Concepto de Diseñar un Puesto El concepto de Puesto se basa en las nociones de tarea, obligación y función. Concepto de Puesto Para una empresa el puesto constituye la base de la Organización de las personas en las tareas de la organización. Para las personas el puesto constituye una de las principales fuentes de expectativa y motivación en la organización. Lo que se vera en este capitulo Concepto de Puesto
Concepto de Diseño del Puesto
Modelos para el Diseño del Puesto
Equipos de Trabajo Objetivos de Aprendizaje Presentar los modelos para el Diseño de Puesto
Analizar el Diseño de Puesto
Indicar cuales son los medios para garantizar la satisfacción en el puesto Puesto Ocupante Tarea Es toda actividad individualizada y realizada por el ocupante de un puesto. Por lo general se atribuye a puestos simples y repetitivos Obligaciones Es toda actividad individualizada y realizada por el ocupante de un puesto. Generalmente es atribuida a puestos mas diferenciados. Función Es un conjunto de tareas u obligaciones ejercidas de una manera sistemática o reiterada por el ocupante Es un conjunto de funciones, con una posición definida en la estructura organizacional. La posición define las relaciones entre el puesto y los demás de la organización. Es la persona designada para ocupar el puesto. Hay puestos que tienen un único ocupante, mientras que otros tienes mas de un ocupante a la vez. El conjunto de tareas u obligaciones que el ocupante desempeña (Que Hace?)
Como debe desempeñar ese conjunto de tareas u obligaciones (Como lo Hace?)
A quien le reporta el ocupante del puesto
A quien debe Supervisar o Dirigir el Ocupante El ser humano aprendió por medio de la experiencia a modificar su desempeño para mejóralo continuamente. Este esquema es un sistema cerrado, el cual incluyen pocas variables dando fruto a “La teoría de la Maquina” o mecanicista.muy simple.
La manera clásica de configurar los puestos perseguían las siguientes ventajas:
-Contratación de empleados con calificaciones mínimas y salarios bajos
-Estandarización de las actividades
-Facilidad de supervisión, para permitir mayor numero de subordinados por cada jefe.
-Reducción de costos en capacitación
-Aplicación del principio en línea de ensanble El modelo clásico de diseño de puestos pretendía proyectarlos de acuerdo con la lógica siguiente:
Segmentar y fragmentar
Eliminar actividades y movimientos innecesarios que produzcan cansancio
Definir el método de trabajo para encontrar el mejor desenvolvimiento
d)Seleccionar al trabajador de acuerdo con las exigencias de las tareas.
Eliminar todo lo que pueda ocasionar cansancio físico.
Establecer estandares
Ofrece incentivos salariales a los empleados que mejoren el tiempo estándar.
Mejorar el ambiente físico de la organización para que favorezcan al trabajo y proporcionen comodidad al trabajador El hombre es un simple aprendiz de la maquina. La tecnología es lo primero. La tecnología se establece como base para condicionar el diseño de los puestos.
El trabajo se subdivide y fragmenta en partes para que cada persona realice en una tarea simple, rutinaria y repetitiva, acorde con un tiempo estándar.
La importancia reside en la eficiencia de las personas. El trabajo se mide con estándares. Los tiempos estándar representan el 100% de eficacia, con objeto de incrementar la eficiencia. El diseño de puestos permite premiar a aquellos que rebasen el tiempo estándar. El modelo Clásico diseña los puestos a partir de las siguientes etapas: Taylor y sus seguidores, Gantt y Gilbreth, realizaron el primer intento sistemático de aplicar ciertos principios a la ubicación óptima del individuo. Modelo Clásico o Tradicional Para el Diseño de puestos Es un enfoque que toma en cuenta dos variables:
Las diferencias individuales de las personas y las tareas involucradas. Ya que la adecuación del puesto depende de esas dos variables Modelo Situacional Surgió como oposición a la administración científica. El concepto de persona humana paso de Homo Economicus (Hombre motivado por recompensas salariales) a Homo social (hombre incentivado por motivos sociales). Con esta teoría surgen los primeros estudios sobre liderazgo, la motivación, la comunicación y demás asuntos relacionados con las personas.
A pesar de todo este cambio revolucionario, en la mentalidad y diseño de puestos, no difiere del propuesto por el modelo clásico. La única diferencia es que tiende a enfocarse en el contexto del puesto y a las condiciones sociales en la que se desempeña. Modelo Humanista La excesiva planificación de los puestos ocasiono problemas y limitaciones que constituyeron serias desventajas
Los puestos sencillos y repetitivos, produce des motivación
A partir de las desmotivaciones, las personas tienden a concentrarse en las reivindicaciones y en las expectativas de mejores salarios y condiciones de trabajo, como medio para recompensar la insatisfacción. Ventajas Esperadas Resultados Reales 1.Las tareas se aprenden rápidamente
2.Los puestos son ocupados por personas poco capacitadas
3.Los empleados son fácilmente intercambiables, debido a las pocas habilidades requeridas
4.Debido a la mecanización, los empleados no se cansan fácilmente
5.La estandarización facilita el control de calidad
6.La mecanización hace a la producción perfectamente previsible y programable
7.La gerencia controla a los trabajadores por medio de la simple observación. Los resultados obtenidos no corresponden a las ventajas esperadas, debido que apostaron a un razonamiento racionalista, que no está en armonía con la realidad humana. 1.La elevada rotación de personal, pesa más que los ahorros en costos de capacitación
2.Los índices elevados de absentismo hacen necesario que se cuente con trabajadores extras.
3.Para que las personas acepten trabajos de tipo repetitivo es necesario pagar salarios más altos
4.Se presentan problemas de calidad y productividad
5.La rotación de personal eleva los costos de reclutamiento
6.La conducta de las personas hace la producción imprevisible
7.Los problemas de supervisión aumentan la distancia entre el trabajador y la gerencia El trabajo es individual, lo que conduce a un aislamiento social de sus ocupantes. Aun cuando trabaje en línea con otras personas, cada trabajador tiene obligaciones específicas e individuales. Cada uno se relaciona únicamente con su superior, Todo pasa por el gerente, nada se realiza sin su consentimiento. Lo único que se espera es que le trabajador realice su trabajo con eficiencia y como fueron impuestas, en la medida en que se le ofrece una remuneración y premios de producción. El diseño es cambiante y va de acuerdo al desempeño personal del ocupante y del desarrollo tecnológico de la tarea
Los puesto no pueden ser estáticos ni permanentes Este se logra mediante el mejoramiento continuo en el empleo de sus talentos creativos y de la capacidad de auto dirección de sus miembros el gerente debe crear mecanismos con los cuales las contribuciones de las personas mejoren el desempeño departamental. Además se debe tomar en cuenta factores psicológicos, con el objeto de obtener:
Elevada motivación
Desempeño de calidad en el trabajo
Elevada satisfacción del trabajo
Reducción de faltas y de las separaciones espontáneas Enfoque motivacional del diseño de Puestos Enriquecimiento del Puesto Las posibilidades de obtener mejores resultados del personal y del trabajo aumentan cuanto se presentan tres estados psicológicos:
Cuando la persona considera a su trabajo como algo significativo y valioso
Cuando la persona se siente responsable de los resultados de su trabajo
Cuando la persona sabe los resultados que se obtiene A partir de esto surge el modelo situacional, según el cual cada puesto debe estar diseñado con la intención de reunir cinco dimensiones: (cc) image by nuonsolarteam on Flickr Variedad Son las diversas habilidades que exige el puesto. Reside en una gama de actividades para hacer el trabajo menos monotono, resultando mas desafiante. En la medida el ocupante planea y programa su trabajo. Es el grado de independencia que tiene el trabajador, en cuanto es supervisado por el gerente.
Cuanta mayor es la autonomía, mayor es el tiempo que el trabajador no esta bajo supervisión Autonomía Significado de la Tarea Cuanto mayor sea el significado de la tarea, mayor es la responsabilidad que experimenta el ocupante. El trabajador distinguirá perfectamente los mas importante de lo que no tiene importancia, el ocupante puede crear condiciones para adecuar el puesto a las necesidades del cliente interno y externo Identificación de la Tarea Se refiere a a posibilidad de realizar el trabajo de manera total, pudiendo identificar claramente el resultado de sus esfuerzos Retroalimentación Como el trabajador recibe información acerca de su trabajo, con el fin de evaluar su eficiencia de sus esfuerzos. Permite una evaluación continua de su desempeño, esto solo se da cuando el ocupante conoce los resultados de su propio trabajo Grado Bajo Grado Alto Variedad Autonomía Significado de la Tarea Identidad como una Tarea (cc) image by anemoneprojectors on Flickr Retroacción (cc) image by anemoneprojectors on Flickr (cc) image by anemoneprojectors on Flickr El nuevo enfoque se anticipa a los cambios, y aprovecha todos los beneficios bajo circunstancias que exigen flexibilidad y adaptación creativa. Los cambios desnaturalizan rápidamente los puestos e imponen nuevas posturas y habilidades. Por ello surge la necesidad de rediseñar los puestos continuamente. Estas condiciones permiten que el puesto este impregnado de factores motivacionales. La adopcion de estas dimensiones permiten que: Las personas se sienten responsables del exito o fracaso de las tareas
las personas descubren y evaluan su desempeno La persona utiliza varias de sus habilidades
la persona tiene autonomia, independencia y autdireccion
la persona hace cosas significativas Esta Adecuación permite mejora la relación entre el trabajador y su trabajo, da oportunidades de cambio en la organización y su cultura. Lo que se espera con esta adecuación no es solo mejorar las condiciones de trabajo, si no el aumento de productividad y reducción del los índices de rotación y ausentismo Algunas investigaciones han demostrado que la dinámica de los trabajos en grupo son mas satisfactorias. Lo fundamental es la responsabilidad de una tarea completa junto con autonomía para decidir su trabajo. La eficacia no solo depende del diseno de la tarea, si no en las características del propio grupo Creación de Grupos Autónomos Apertura de Canales de Retroalimentación Para obtener calidad dentro de la organización, todo ocupante de un puesto debe cuestionar cada interfase de la siguiente manera: Con base a las cinco dimensiones esenciales y en los tres estados psicológicos se desarrollo una teoria La idea básica era resumir, con los seis conceptos de implementación, a las cinco dimensiones esenciales y los tres estados psicológicos por medio del enriquecimiento de puestos y de las recompensas individuales y grupales. los seis conceptos de implementación de las cinco dimensiones esenciales de los tres estados psicologicos son: Tareas combinadas: consiste en reunir varias tareas separadas en una sola.
Formación de unidades Naturales de Trabajo: Consiste en tomar distintas tareas a realizar, agruparlas en módulos significativos y atribuírselas a una sola persona
relación directa con el cliente o usuario: Establecer una comunicación directa entre el trabajador y diversos clientes internos o externos, así como sus proveedores. Clientes:
Quienes son mis clientes inmediatos?
Cuales son sus verdaderos requisitos y exigencias?
Como Puedo identificar esos requisitos?
Como puedo medir mi capacidad para atenderlos?
Estoy atendiendo estos requisitos continuamente? Proveedores:
Quienes son mis proveedores inmediatos?
Cuales son mis verdaderos requisitos?
Como les comunico estos requisitos a mis proveedores?
Tienen mis proveedores capacidad para evaluar y atender mis requisitos?
como les informo de los cambios en mis requisitos? Proporcionar una tarea que permita informar al trabajador como esta realizando su trabajo. Casi siempre se asigna al ocupante del puesto el control de su desempeño. Cuando la tarea es completa, con pleno conocimiento de su resultado Comprende la cantidad y continuidad de energía, del esfuerzo físico e intelectual que se requieren y la fatiga que ocasionan.
Entre los requisitos físicos se encuentran:
Esfuerzo físico requerido
Concentración visual
Destrezas o Habilidades
Complexión física requerida. Requisitos Fisicos La estructura del análisis de puestos Análisis de puesto Para saber el contenido de un puesto es necesario dividirlo.
Su descripción es un proceso que consiste en enunciar las tareas que lo conforman y lo hacen diferente
Que hace?
Cuando lo hace?
Como lo hace?
Porque lo hace? Descripción de Puesto Lo que se vera en este Capitulo
Descripción de puesto
Análisis de puestos
Método para la descripción y análisis de puestos
Etapas de análisis de puestos
Objetos de la descripción y análisis de puestos Descripción y Análisis de Puestos Participación
Responsabilidad
Claridad
Interacción
Flexibilidad
Concentración
Creatividad
Rapidez Equipos de Trabajo Director Gerente Supervisor Unidad de Trabajo (cc) image by rocketboom on Flickr (cc) image by quoimedia on Flickr Director Gerente Lider del Equipo (cc) image by rocketboom on Flickr (cc) image by quoimedia on Flickr Equipo Autonomo Supervisor Equipo Realizado Por Placentación y Programación del Trabajo
Distribución de las Tareas del Trabajo
Capacitación del Personal
Evaluacion de Desempeño
Control de Calidad Objetivos de Aprendizaje
Mostrar las etapas para la descripción y análisis de puestos
Discutir los objetivos de la descripción y análisis de puestos Una Vez hecha la descripción (Aspectos Intrincsicos) se sigue al análisis (Aspectos Extrinsicos)
El análisis pretende estudiar y determinar los requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto exige para su adecuado desempeño Por lo general, el análisis de puestos se concentra en cuatro tipos de requisitos que se aplican a cualquier tipo de nivel puesto
Requisitos Intelectuales
Requisitos Físicos
Responsabilidad que se adquiere
Condiciones de Trabajo Requisitos Intelectuales
Los requisitos intelectuales que debe tener el ocupante para poder desempeñar adecuadamente su puesto.
Los factores de análisis son:
Escolaridad indispensable
Experiencia indispensable
Adaptabilidad al puesto
Iniciativa Requerida
Aptitudes Requeridas Los usos que le pueden dar al resultado de este análisis son muchos. Casi todas las actividades de recursos humanos se sustentan en la información proporcionada por el análisis de puestos.
Obtener apoyo económico para el reclutamiento del personal
Determinar el perfil del ocupante de un puesto
Obtener el material necesario para el contenido del programa de capacitación
Determinar los niveles salariales de acuerdo a la importancia relativa a los puestos de trabajos
Estimular la motivación del personal para facilitar la evaluación del desempeño y el merito funcional
Servir de guía tanto al supervisor como para el ocupante del puesto
proporcionar información para la higiene y seguridad industrial. Objetivos de la administración y análisis de puesto La responsabilidad de proporcionar información sobre el puesto es únicamente en linea, mientras que la prestacion de los servicios para la recolección y organización es de staff. Método para la descripción y el análisis de puesto Comprenden las condiciones del ambiente y los alrededores en que se realiza en trabajo. Evalúan el grado de adaptación de la persona al ambiente y al equipo de trabajo para facilitarle su desempeño. Comprenden los siguientes análisis:
Ambiente de trabajo
Riesgos de Trabajo
Accidentes de Trabajo
Enfermedades Profesionales Condiciones del Trabajo Se consideran responsabilidades, todas las actividades adquiridas por el desempeño normal del puesto. Se comprenden responsabilidades:
Supervisión del personal
Material, herramientas o equipo
Dinero, títulos, documentos
Relaciones internas o externas
Información Confidencial Responsabilidades Adquiridas El análisis de puestos se puede colocar en un esquema de estandarización, que facilite al máximo la obtención de la información Características del método de observación directa Costo elevado
La simple observación no permite obtener datos verdaderamente importantes para el análisis
contraindicado para puestos que no sean repetitivos Ventajas del Metodo de Observacion Directa Es uno de los modelos mas utilizados. El análisis de Puestos se realiza con observación directa y dinámica del ocupante en pleno ejercicio de sus funciones Desventajas del método de observación Método de Observación Directa (cc) image by nuonsolarteam on Flickr La obtención de datos se hace mediante la observación visual
Mientras que la participación que tiene el analista es activa, la participación del ocupante es pasiva Veracidad de los datos obtenidos
No requieren la paralización del ocupante del puesto
Método ideal para puestos sencillos y repetitivos
Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y formula básica del análisis de puesto Características del Cuestionario Desventajas del Cuestionario Ventajas del Cuestionario El análisis se efectúa al pedir al personal que conteste un cuestionario, para el análisis del puesto
Debe ser un cuestionario hecho a la medida, que permita obtener respuestas correctas y una información que pueda ser utilizada Desventajas del Cuestionario Método de Cuestionario (cc) image by nuonsolarteam on Flickr Características de la entrevista directa Una entrevista mal dirigida puede llevar a acciones negativas
Posibilidad de confusión entre opinión y hechos
Perdida de tiempo si el analista no se prepara bien
Costo Operacional Elevado Ventajas de la Entrevista Directa El método mas flexible y productivo. Si la entrevista esta bien estructurada, se puede obtener información sobre todos los aspectos del puesto. Garantiza una relación directa entre analista y empleado, lo que permite la eliminación de dudas y sospechas Desventaja de la entrevista directa Método de Entrevista (cc) image by nuonsolarteam on Flickr Los datos se obtienen mediante el llenado de un cuestionario, realizado por el ocupante del puesto.
La actuación del analista es pasiva, mientras que la del ocupante del puesto es pasiva El cuestionario puede ser contestado de manera conjunta, con ello se obtiene una vision mas amplia del contenido y sus características
Es el método mas económico
Es el método mas completo, puede ser distribuido a todos los ocupantes del puesto y ser devuelto con rapidez
Es el método ideal para analizar puestos de alto nivel El cuestionario esta contraindicado para puestos monótonos
Exige planeacion y realización cuidadosa
Tiende a ser superficial y distorsionado La obtención de datos se hace por medio de una entrevista
La participación es activa, tanto entre el analista y el ocupante del puesto Obtención de datos a través del ocupante que mejor conoce el puesto
Posibilidad de discutir y aclarar dudas
Es el método que proporciona mayor resultado en el análisis
No tiene ninguna contraindicación Es evidente que cada uno de los métodos de obtención de información, tiene ciertas características, ventajas y desventajas. Para neutralizar las desventajas y sacar el mayor provecho posible,
En la elección de una de estas convinaciones, se debe considerar tanto las particularidades de la empresa como los objetivos del analisis y la descripción del puesto Método Mixto Un programa de análisis de puestos comprende las siguientes estapas Etapas en el analisis de puestos Se planea todo el trabajo para el análisis de puestos, esta planeacion exige los siguientes pasos:
Determinar los puestos a describir
Elaborar el organigrama de los puestos
Elaborar el cronograma de trabajo
Elegir los métodos de análisis a emplear
Seleccionar los factores de análisis:
Criterio de generalidad: Los factores de análisis deben estar presentes o bien en un 100% o mínimo en un 75%.
Criterio de la variedad o discriminación: Los factores de análisis deben variar de acuerdo al puesto
Dimensionar los factores de análisis: Determinar la amplitud de variación de cada factor, dentro del conjunto de puestos que se pretende analizar.
Graduar los factores de análisis: es decir transformar cada factor en una variable Etapa de Planeacion Es la etapa en la que se preparan, las personas, los esquemas, etc.
Reclutamiento, selección y capacitación de los analistas de puestos
Preparación del Material de trabajo
Preparación del Ambiente
Obtención de Datos Previos
La etapa de preparación puede realizarse en forma simultanea a la etapa de planeacion Etapa de Preparación Es la etapa en la que se obtiene los datos respecto a los puestos que se van a analizar y en que se redacta el análisis
Obtención de datos mediante el metodo de análisis elegido
Selección de Datos Obtenidos
Redacción provisional hecha por analista
Presentación de la redacción provisional al supervisor inmediato.
Redacción definitiva del análisis del puestos
Presentación de la redacción definitiva, del análisis de puestos, para la aprobación Etapa de Realización
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