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LAS AGENCIAS DE VIAJE EN EL MERCADO TURÍSTICO

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GEORGINA MEDINA

on 14 February 2016

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1.1. Funciones generales de la agencia de viajes
1.2. Situación actual y perspectivas de las agencias de viajes
1.3. Agencias de viaje en línea
BREVES ANTECEDENTES
DEFINICIÓN DEL CONCEPTO
-
En calidad de mandatario:
esto quiere decir que lleva a cabo,a petición de otros colegas, de clientes individuales o en grupo, las gestiones necesarias para la preparación y realización de viajes o estancias preparadas para ellos.
- En calidad de intermediario:
Procura la clientela y la venta de los servicios brindados por las empresas de transportes, hoteles, rentadoras de autos, cruceros, etc., a precios y condiciones que ellas determinan.
- En calidad de organizador de viajes:
Prepara, organiza y opera excursiones, circuitos o cruceros de todo tipo y con todas las opciones y combinaciones posibles de acuerdo a las necesidades, presupuesto e interés del cliente. (Acerenza, 2009).
FORMAS
Las agencias de viajes se clasifican de acuerdo al destino de sus productos en:

o Minoristas o detallistas:
Están dedicadas a generar viajes para el uso de sus propios clientes.

o Mayoristas:
Dedicadas a la elaboración y venta de productos turísticos a un precio global preestablecido, ofertados a través de un catálogo puesto al alcance de las agencias minoristas.

o Mayoristas-minoristas o mixtas:
Aquellas que pueden realizar ambas funciones y que suelen tener sus propios puntos de venta.
CLASIFICACIÓN
LAS AGENCIAS DE VIAJE EN EL MERCADO TURÍSTICO
Cuando se habla de agencias de viajes es inevitable mencionar a Thomas Cook, quien es reconocido como el primer agente de viajes profesional y, en conjunto con Henry Wells, fundan Thomas Cook & sons y la American Express Company, respectivamente. (Acerenza, 2009).
La actividad como agente de viajes de Cook inicia en
1841 cuando organiza un tren con 578 personas, viaje redondo
con destino a Loughbourogh y Leicester, el motivo del viaje era asistir a un congreso anti-alcohol; sin embargo, él identifica de inmediato el gran potencial económico que representaba la planeación, organización y guía de viajes con fines distintos. A partir de ahí se incrementa la actividad de Cook, que de manera esperada, despierta la curiosidad de otros emprendedores que se arriesgan en esta novedosa actividad.
En 1844, Henry Gaze se convierte en el principal competidor de Cook
y su competencia se va incrementando, tanto en Inglaterra como en el resto de los países del continente europeo y americano.
1925
Europa y el desarrollo de los servicios de excursiones en autocar, dando con ello la actividad mayorista en el campo del turismo en Estados Unidos. Esta innovación significó un nuevo impulso al desarrollo de los viajes vacacionales, ya que las grandes agencias empezaron a vender a las pequeñas agencias, también conocidas como detallistas.
1950
Las agencias de viajes ya tenían una gran presencia dentro de la industria gracias a la integración de empresas de otros sectores no relacionadas con el turismo, lo cual inyectó de capital y negocios a las agencias; introducen técnicas de marketing en este campo, así como los nuevos conceptos de comercialización en el mercado de los viajes.
Son empresas mercantiles que, en posesión de título-licencia correspondiente otorgado por la Administración pública, se dedican comercial y profesionalmente en exclusividad al ejercicio de actividades de asesoramiento, mediación y organización de servicios turísticos. En la prestación de estos servicios pueden utilizar medios propios o, como ocurre en la mayoría de los casos, hacer de agentes interediarios entre los prestatarios de servicios, de alojamiento, transportistas, restaurantes, guías, etc., y los clientes. (González Cobreros, 2002).
Es una empresa que se dedica a la realización de arreglos para viajes y a la venta de servicios sueltos u organizados en forma de paquetes, en carácter de intermediario entre las empresas llamadas a prestar los servicios y el usuario final, para fines turísticos, comerciales o de cualquier otra índole. (SIIMT).
De acuerdo a la actividad principal a la que se dediquen en:

o Agencias de viajes emisoras:
Se dedican principalmente a enviar turismo fuera de su país de origen.
o Agencias de viajes receptoras:
Se dedican principalmente a recibir en el país a turistas que provienen de otros países, pudiendo actuar en nombre propio, o bien, como representante de algún operador extranjero.
o Agencias de viajes especializadas:
estas agencias centran su actividad en un segmento de la demanda, en un destino o en un producto concreto, por ejemplo, agencias especializadas en viajes de estudiantes, de personas de la tercera edad, turismo de aventura, de playa, etc.
ORGANIZACIÓN
Administración
Departamento del producto
Departamento de ventas o Comercial
Es el encargado del control económico y administrativo de la empresa con las siguientes funciones:

o
Confección de balances de gestión y financieros.

o Control de costos e ingresos.

o Elaboración de presupuestos de previsión anuales, indicando las cuotas de productividad de los empleados.

o Facturación a clientes y pago a proveedores.

o Control de los sistemas de crédito de la empresa.

o Liquidaciones fiscales.

o Control de expedientes y del personal.
Su función principal es la elaboración y operación del producto en conjunto con el departamento comercial o de Ventas, con las siguientes funciones principales:

o
Diseño del producto.

o Contratación de los servicios y selección de proveedores.

o Reservas de plazas y emisión de documentación de viajes.

o Control de calidad de los servicios que se prestan.
Es propio de las agencias de viajes minoristas y es el motor generador de negocios de éstas y auténtico punto de salida del producto turístico. Sus principales actividades son:

o
Información y asesoramiento del cliente.

o Reserva del producto y emisión de la documentación del mismo.

o Seguimiento de postventa del grado de satisfacción del cliente con el producto y otros servicios suministrados por la agencia.
Según el giro del negocio en el cual están implicadas son:

Agencias de viajes minoristas:
Es en donde la agencia no elabora sus propios productos, el departamento de administración se encarga del control económico de la empresa y el de ventas de las reservas y emisión de documentación.

o Agencias de viajes mayoristas:
Está a cargo de la preparación de sus programas, la venta de los mismos y sus reservas, el tamaño y operación varía en cada caso, así como en su estructura. (González Cobreros, 2002).
En este sentido, surge la duda del por qué se recurre a una agencia de viajes y se pueden afirmar las siguientes razones:

Razones de eficiencia:
La dedicación que impone la comercialización de los viajes, los destinos, las comunicaciones y relaciones con empresas y personas clave, le da a las agencias de viajes un valor agregado que se estima en el momento de considerarlas para el manejo de un producto turístico determinado, lo que se conoce como “el know how”
Preferencia de los turistas:
Es evidente la clara preferencia que tiene el turista por recurrir a los servicios de una agencia de viajes en el momento de
elegir una opción para vacacionar o para realizar algún evento en especial,
como congresos, bodas, etc., sin embargo, esta preferencia se acentúa cuando se trata de un viaje largo, cuando se trata de un país con otro idioma, o bien, se requiere de avión para llegar al destino en cuestión. Asimismo, el factor económico resulta a considerarse, toda vez que los viajes en grupo resultan más económicos que los viajes independientes, debido precisamente a esas ventajas de eficiencia que ya se mencionaron.
En este sentido, pueden generarse una gama de combinaciones y opciones de lo que se incluye en el paquete turístico del destino y qué no, así como las condiciones, precios, detalles de servicio, etc. Este proceso requiere de una planeación minuciosa que incluye de manera general las siguientes etapas, toda vez que se han seleccionado los mercados que se van a atender en la agencia de viajes:
Preparación de paquetes terrestres
a) Se determina el costo neto total de los servicios que integrarán el paquete:
o Para determinar el costo neto de los servicios que completarán el paquete, se requiere costear los servicios de alojamiento, es decir, el precio que la agencia de viajes pagará al establecimiento de hospedaje por sus servicios. Generalmente, de esta operación se percibe una comisión previamente pactada con el hotel, pero que oscila en el 10%.
o Cálculo del costo neto total de los servicios que integran el paquete: Una vez que se cuente con el costo neto del hospedaje, el siguiente paso es definir el costo de los servicios adicionales que estarán incluidos en el paquete turístico
b) Se fija el precio final de venta al público del paquete:
o Un punto definitivo es el porcentaje que se desea obtener por la venta del paquete y la forma en como se efectuará la venta en el mercado. Para poder hacer este cálculo, se requiere saber cuál es el margen de ganancia deseado o mark up, que consiste en la cantidad que se le deberá agregar a los costos para determinar de este modo el precio de venta al público.
Cuando se trata de venta a un intermediario, deberá considerarse la comisión que se le pagará, de tal forma que en el precio final al público debe estar contemplada dicha comisión.
Preparación del paquete aéreo
La experiencia y dominio de las tarifas, rutas y servicios de las líneas aéreas es determinante para tomar una decisión acertada al programar la porción aérea, esto debido a que están sometidas a continuos cambios; una vez que se elija a la mejor opción, la agencia deberá someter el inclusive tour, nombre con el que se le conoce al producto que se ha diseñado para ofrecer al cliente. La fijación del precio de este producto se precisa estableciendo el costo neto total de todos los servicios, incluido el transporte, adicionando el margen o mark up que la agencia estime más adecuado, de acuerdo con las posibilidades del mercado, la competencia y su propio interés en materia de beneficio.

Empresa que concibe, crea, planea, organiza y ejecuta programas de s​ervicio de viajes para el organizador o el cliente en los que incluye normalmente alojamiento, alimentación, transporte de aproximación y local así como excursiones en sitio y a los alrededores para el grupo de participantes en el evento a petición del cliente; bien sea en forma directa o como intermediarios entre los usuarios y los prestadores de servicios turísticos tanto nacionales como internacionales. (SECTUR 2016).
ADMINISTRACIÓN
DEPARTAMENTO DEL PRODUCTO
DEPARTAMENTO DE VENTAS O COMERCIAL
Razones económicas:
Ahorro del costo de operación que representa la gestión de los viajes, como son la fuerza de ventas, mantenimiento de una red de ventas y marketing, atendiendo a mercados nacionales e internacionales, instalaciones, recursos humanos y materiales, etc.
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