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Conocimiento ICFES- Taller 3: ¿Cómo capturar el conocimiento tácito?

Subdirección de Talento Humano
by

Cultura ICFES

on 15 May 2014

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Transcript of Conocimiento ICFES- Taller 3: ¿Cómo capturar el conocimiento tácito?

Conceptos previos!
La priorización del conocimiento se basa en la premisa de que existe
conocimiento crítico
en la institución que necesita ser identificado.
Priorización del Conocimiento
Hablando de la Priorización del Conocimiento... "Al parecer, las organizaciones fallan en identificar el conocimiento oculto porque inician su trabajo bajo la siguiente asunción falsa: Los gerentes creen saber donde reside el conocimiento o el contenido con mayor valor económico, pero no siempre es así."
Captura del Conocimiento Tácito
Conocer y comprender las principales técnicas para identificar y capturar el conocimiento más valioso de sus unidad de gestión.
Objetivo
"Aprende a compartir, Comparte para aprender"
Conocimiento ICFES
La importancia del conocimiento tácito
Refrescando la memoria- Proceso de GC
Gestión Documental- Técnica para Conocimiento Explicito
Captura
Difusión
Asimilación
Aplicación


Subdirección de Talento Humano

Contenidos
Refrescando la Memoria!
Conceptos Previos.
Técnicas de Captura de Conocimientos Tácitos.
Conclusiones
¿Cuál es el conocimiento crítico?
Se define como aquel conocimiento que se genera o se adquiere en el contexto de roles o cargos particularmente importantes para el logro continuo de la misión institucional. (No necesariamente líderes)
También se define como aquel conocimiento cuya adquisición es imperativa antes que a la persona se le permita empezar a desarrollar sus labores o funciones.
Las 8 técnicas más comunes
Principales Técnicas de Captura de Conocimiento Tácito.
Taller 3: ¿Cómo capturar el conocimiento tácito?
¿Cómo se identifica?
Hace referencia a las habilidades y conocimientos únicos/críticos que posee un empleado.
Usualmente se puede identificar preguntándose ¿qué pasaría si"Jorge" se retirará? ¿qué conocimientos se perderían?, ¿podemos asumir dicha pérdida o no?
IMPORTANTE: No se debe confundir Conocimiento Crítico con Alto Rendimiento.
Observación y análisis.
Antes de iniciar con la identificación y captura del conocimiento crítico, primero es importante establecer cuál tipo de conocimiento es el objetivo. Existen dos tipos:
Manuales, procedimientos, instructivos, documentos técnicos, vídeos, respuestas a los ciudadanos, etc.. SIGO
http://w4.icfes.gov.co:8091/its-gestion/portal/index.php
Taller
Experiencia
Difícil de identificar, priorizar y capturar!
Formato
Explícito
Tácito
Conocimiento Explícito
Conocimiento Tácito
Genera Competencia y Ventaja competitiva
Difícil de describir
Difícil de transferir
Muy difícil de robar
20%
Está en SIGO
Contribuye a la eficiencia
Fácil de documentar y compartir
Fácil de replicar
80%
Está en la cabeza de alguien, que además puede no saber que lo sabe!
Antes de iniciar la captura es importante considerar que:
El conocimiento más valioso está en la cabeza de expertos (tácito)
Los expertos tienen mucho conocimiento tácito pero:
les es difícil describir todo lo que saben.
Es muy difícil de describir, a veces es imposible (una excelente atención al ciudadano, por ejemplo)
Los expertos generalmente están ocupados.
Muchos expertos no comparten su conocimiento fácilmente.
El conocimiento tácito tiene vida útil (5-10 años máximo)
No se puede forzar a los expertos a compartir su conocimiento.
Solo una porción de todo el conocimiento que tienen los expertos es crítico para la organización.
Objetivo:
Identificar el conocimiento almacenado en los documentos del sistema de calidad (procedimientos, manuales, instructivos, etc.)
¿Cómo?:
Revisión documental.
Taller
1. Estructurar el conocimiento (Diagramas, taxonomías)
2. Mapas conceptuales (enlazando conceptos)
3. Mapas de procesos
4. Comentarios (comentar mientras se está realizando una acción)
5. Observación (observa y aprende)
6. Preguntas cerradas
7. Clasificación de conceptos (los expertos clasifican conceptos de acuerdo a sus categorías)
8. Entrevistas (estructuradas, semi-estructuradas, no estructuradas)

Otras: After action review (proyectos). mentoring (un aprendiz con un experto), Entrevista periodística (experto a experto), entrenamiento de pares, comunidades de practica, café de innovación, grupos focales, wikis,
Diagramas y Mapas conceptuales
Es una forma de diagramar el conocimiento de un "dominio particular".
Es una técnica que jerarquiza el conocimiento.
Demuestra relaciones simples entre el conocimiento.
Para tener en cuenta
Es una técnica que permita representar gráficamente el conocimiento para facilitar la comprensión visual del mismo.
Para capturar el conocimiento el diagrama o mapa se construye directamente con el "experto" o generador de conocimiento.
Los diagramas o mapas pueden ser usados para representar también conocimiento explícito.
Existen herramientas tecnológicas que facilitan la construcción de estos diagramas
https://bubbl.us/
Modelamiento de Procesos
El conocimiento de los procesos es aquel relacionado directamente con la evaluación, aplicación, calificación, o cualquier otro proceso institucional.
Se caracteriza porque está diseccionado en etapa o eventos, cada uno con entradas y salidas específicas.
Generalmente se encuentra en los procedimientos: sin embargo, la mayo parte del tiempo los procesos no están alineados con lo que realmente pasa en el proceso.
Una gran cantidad de conocimiento tácito está en la ejecución de los procesos
Para tener en cuenta
Puede ser captura directamente del procedimiento o a través de entrevistas.
Los expertos generalmente tiene su forma "única" de hacer su trabajo.
Los expertos a menudo difieren en cual es el mejor método para hacer el trabajo (conocimiento tácito).
La mejor estrategia es reunir a varios expertos para que expliquen el proceso desde su inicio, lleguen a acuerdos sobre la mejor forma de hacer el trabajo y capturar ese conocimiento.
También resulta útil usar herramientas tecnológicas.
Comentarios
En esta técnica, el experto va comentando (explicando) al gestor del conocimiento (ustedes), acerca de como él u otra persona realiza una tarea.
Se usa mucho para entrenar a nuevo personal, demostrándole en vivo el conocimiento que debe adquirir.
Por ejemplo se usa para aprender a conducir un vehículo.
Generalmente se usa en sesiones uno a uno entre el experto y el aprendiz (mentoring)
El conocimiento adquirido se puede capturar usando cualquiera de las técnicas anteriores (mapas, diagramas, flujos, etc.)
O simplemente se hace un vídeo!
Observación
Las técnicas de observación proveen una gran cantidad de información.
Puede ser muy útil simplemente observar y tomar notas mientras el experto realiza sus actividades diarias, sin embargo consume mucho tiempo!!.
También se puede videograbar y combinar esta técnica con una entrevista posterior, pero también consume mucho tiempo!!
En general se usan poco porque no resulta un método eficiente, ya que consume mucho tiempo.
Preguntas Cerradas
Esta técnica limita las opciones de un experto mientras capturamos su conocimiento.
Esta técnica se usa frecuentemente para captura conocimiento "clave" que poseen los expertos.
Puede ahorrar tiempo y por ende ayudar a usar de forma más eficiente el tiempo de los expertos.
Por ejemplo: Entrevistas estructuradas o cuestionarios.
Se puede usar también para capturar el conocimiento explícito de los expertos, en lugar de realizar la revisión documental!
Clasificacion de conceptos
Esta técnica utilizada para captura la forma en la que los expertos comparan y ordenan conceptos.-su visión de las cosas-.
Esto puede llevar a entender su conocimiento acerca de las propiedades y las relaciones de sus tareas.
Generalmente toma la forma de un juego de tarjetas.
A cada experto se le da un número de tarjetas cada uno con el nombre de un concepto escrito. El trabajo del experto es clasificar las tarjetas en pilas (categorias) que tengan algo en común.
El conocimiento es capturado cuando el gestor hace las preguntas apropiadas acerca de la relación subyacente entre los diferentes conceptos (tarjetas).
Entrevista
El objetivo de esta técnica es registrar el conocimiento, ya sea en audio, vídeo, medio magnético o a través de papel y lápiz.
La grabación de audio es el medio usado más frecuentemente (celulares), el audio luego se transcribe para obtener el objeto de conocimiento.
Existen tres tipos principales de entrevista:
No estructurada: Tienen un objetivo claro, pero no una estructura o preguntas predefinidas a la entrevista.
Semi-estructurada: Tiene unas preguntas predefinidas, pero son flexibles y permiten hacer preguntas adicionales durante la entrevista.
Estructuradas: No permite flexibilidad, Todas las preguntas han sido pre-estabecidas con anterioridad.
Entrevista
Las entrevistas necesitan ser preparadas con anticipación.
Se requiere tiempo para asegurarse que las preguntas adecuadas se hagan.
Las mejores preguntas las preparan las personas que mejor conocen el tema o el proceso.
Grabe la entrevista, transcriba el conocimiento y valídelo con el experto.
Permita que otros expertos participen en la entrevista para que hagan sus preguntan y la enriquezcan.
Las entrevistas pueden ser el mejor método para captura el conocimiento.
Para tener en cuenta
Conclusiones
La mejor forma de iniciar, es iniciando, la práctica lo es todo.
Podemos iniciar con el conocimiento explícito y entrevistando sobre éste a sus responsables.
El conocimiento tácito es generalmente más valioso que el explicito, pero es más difícil de capturar.
Existen varias técnicas (tomadas de la ingeniería o psicología). Las técnicas funcionan pero debemos estar preparados para invertir tiempo y esfuerzo en su aplicación.
OJO: No se trata de capturar conocimiento de todos, tampoco de cualquiera. Enfóquese en el conocimiento crítico (sesión con líderes)
META: a 30 de mayo registrar en el formato todo el conocimiento explícito.
Gracias!
Entrevista- La disciplina de la conversación
El intercambio efectivo de conocimiento se basa en la habilidad social para tener una buena conversación. Las habilidades para esto son:

1.
Curiosidad o Apertura:
Permite ver la idea global.
Preguntar y responder con curiosidad honesta, sin ser defensivo "yo estoy bien/tu estas mal".
Escuchar no criticar (no reaccionar negativamente)
Los expertos también se equivocan y tienen temor de compartir demasiado.
En lugar de tomar notas, dibújenlas! (comprensión, retención y curiosidad)
2. Favorecer la diversidad:
No entrevisten al tiempo a dos personas que piensan igual, entrevisten a dos que piensan diferente (de procesos diferentes pero complementarios)
"La diversidad triunfa sobre la homogeneidad"(diversidad cognitiva)
3. Diálogo:
Escuchar (sin egoísmo, de forma activa y con buenas preguntas, parafraseo con permiso de quien habla) NO ABSTRAER!
Respetar: Enfocarse en el conocimiento del experto no en si está de acuerdo con él, eso ayuda a recordar mejor. NO VIOLENTAR!
Manejo del silencio: controle el impulso de opinar. NO OPINAR COMO SI LO SUPIERA TODO!
Voz: Maneje el tono al preguntar y entienda el tono del entrevistado. NO IDOLATRAR!


Ejercicio de Conversación
¿Cómo planear la entrevista y las preguntas?
OJO: Tanto el gestor como el experto son responsables por los resultados de la entrevista y por el conocimiento finalmente capturada.



Taller
1. Seleccione
Identificar los conocimientos crítico.
Identificar los expertos en ese conocimiento.

Preguntas:
¿Este conocimiento es crítico para la misión institucional?
¿Existe el riesgo de que este conocimiento se pierda o ya esté perdido?
¿El experto está a punto de retirarse?
¿ Es probable que otros procesos o áreas cometan los mismos errores?
¿Existen éxitos o fracasos que es crucial identificar para replicar o evitar repetir?
2. Planee
Entrevista (Preguntas)-Preparación.
Participantes (expertos)
Conocimiento objetivo
Logística

Preguntas:
¿Podemos contar con el compromiso y tiempo de los expertos?

Capture
Ideas
Conocimientos
Conceptos (Vocabulario)
Registre
Formato de Captura de Conocimiento
Reutilice
La experiencia de la primera entrevista en la segunda, y así sucesivamente.
Preguntas
¿Quién...
¿Qué...
¿Cuándo...
¿Dónde....
¿Por qué...
¿Cómo...
¿Cuál...
¿Quién es tu modelo a seguir y porqué?
¿Qué fue lo que planeó y cuales fueron los resultados que obtuvo?
¿Cuándo se dio cuenta que iba a ser un éxito/fracaso?
¿Dónde está el secreto para...
¿Por qué se hace esto de tal forma y no de otra? ¿Por qué es eso importante?
¿Cómo se dio cuenta de que iba a ser un éxito/fracaso?
¿Cuáles son las ventajas7desventajas de hacer así las cosas?
Ejemplos
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