Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

WEBCON - obieg sekretariatu

DEMO - kliknij strzałkę w prawo w dolnej części obszaru prezentacji by rozpocząć prezentację obiegu dokumentów i przechodzić między 'slajdami'.
by

Lukasz Wrobel

on 9 August 2013

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of WEBCON - obieg sekretariatu

SEKRETARIAT
obieg dokumentów
dla korespondencji przychodzącej i wychodzącej

Korespondencja przychodząca
rejestracja całości przesyłek trafiających do sekretariatu firmy, ich archiwizacja i wyszukiwanie
Krok 1.
Rejestracja dokumentu
Dla obiegu korespondencji przychodzącej najczęściej wybierana jest metoda manualnego wprowadzania dokumentów do systemu
Krok 2.
Skanowanie dokumentu
Kod kreskowy jest drukowany na drukarce etykiet takiej jak ta:
...a następnie naklejany na dokument, który odkładany jest na stos dokumentów do skanowania.
Taki jak ten:
... który bardzo szybko znika z biurka dzięki zastosowaniu dedykowanego skanera dokumentów, który jednocześnie skanuje dokument z obu stron:
... i na bazie kodu kreskowego z naklejki automatycznie łączy otrzymany skan z dokumentem zarejestrowanym w systemie WEBCON Business Process Suite.
Krok 3.
OCR dokumentu - rozpoznawanie tekstu
Przekazanie do odbiorcy docelowego
Krok 4.
Archiwizacja i wyszukiwanie
Krok 5.
Dokument jest przesyłany do swojego odbiorcy natychmiast po zeskanowaniu
Dzięki temu nie trzeba czekać aż zakończy się proces rozpoznawania znaków - OCR.
Można więc od razu przystąpić do dalszej pracy z korespondencją
Proces OCR, który pochłania stosunkowo dużo zasobów serwera, może być przez WEBCON Business Process Suite wykonywany na przykład w nocy.
Może też - jeśli dokumentów jest bardzo, bardzo dużo - zostać zlecony innemu serwerowi lub wielu serwerom.
WEBCON Business Process Suite wykorzystuje silnik OCR firmy ABBYY, dzięki czemu oferuje najwyższą jakość rozpoznawania znaków.
Gdy zakończy się rozpoznawanie tekstu w zeskanowanych dokumentach są one indeksowane - system przygotowuje sobie wirtualny spis treści, dzięki któremu w pryszłości będzie możliwe szybkie przeszukiwanie zeskanowanych dokumentów.
Dobrze zarządzana firma posiada odpowiednie procedury postępowania z korespondencją przychodzącą.
Rolą systemu obiegu dokumentów jest
zapewnić by procedury były egzekwowane
WEBCON Business Process Suite pozwala tworzyć zgodne z procedurami obowiązującymi w firmie ścieżki obiegu korespondencji.
Dla każdego typu przychodzących dokumentów definiowane są między innymi:
osoby odpowiedzialne,
akceptanci,
działania jakie zostaną podjęte przez system automatycznie.
Można także wprowadzić komentarz, który będzie widoczny dla innych użytkowników
Można dołączyć dodatkowy plik lub ręcznie zeskanować dokument bezpośrednio z poziomu portalu Microsoft SharePoint.
Wprowadzane są tylko podstawowe informacje - takie jak NIP czy akronim kontrahenta - reszta jest przez system wypełniana automatycznie.








Dzięki temu proces rejestracji dokumentu trwa zwykle krócej niż 30 sekund.
A następnie wybrać osoby, do wiadomości których trafi dokument po rejestracji.
Ostatnim krokiem jest potwierdzenie rejestracji korespondencji.
Co ważne, ponieważ procesy biznesowe przedsiębiorstw ulegają zmianom, obieg elektroniczny może być łatwo do nich dostosowywany.
W efekcie WEBCON Business Process Suite zawsze dba o to, by dokumenty trafiły do odpowiednich osób, a właściwe działania zostały podjęte w terminie.
Każdy dokument w systemie jest archiwizowany
zapisywane są zarówno informacje o jego aktualnym statusie
jak i kompletna historia zmian
Każda zmiana zawartości pól dokumentu, akceptacja lub odrzucenie oraz zlecenie podjęcia działań zostają w systemie zapisane i są dostępne dla dalszego audytu.
Wyszukiwanie dokumentów może odbywać się z wykorzystaniem okna prostej lub zaawansowanej wyszukiwarki.
Najprostszym sposobem wyszukania elektronicznego odpowiednika dokumentu w systemie jest jednak po prostu zeskanowanie jego kodu kreskowego.
Zadanie przypisane do użytkownika
może też zostać mu przekazane w postaci e-maila
trafia do jego skrzynki odbiorczej,
w której znajdują się pozostałe zadania do realizacji oraz te już zrealizowane
Korespondencja wychodząca
WEBCON Business Process Suite wspiera także obsługę korespondencji wychodzącej
Po wprowadzeniu do systemu podstawowych danych:
typu dokumentu
adresata
Dołączany jest skan wysyłanego pisma, lub też - w przypadku pism standardowych - jest ono generowane przez system w oparciu o wcześniej zdefiniowany szablon.
Jeśli dla danego typu dokumentu są zdefiniowane ścieżki akceptacji, przed jego wysyłką musi on uzyskać odpowiednie potwierdzenie.
Ostatnim krokiem procesu jest wysyłka korespondencji do adrestata, realizowana najczęściej przez sekretariat.
WEBCON Business Process Suite może także - po uprzedniej integracji z systemami firm kurierskich - śledzić status przesyłki.
System może automatycznie drukować koperty z adresem klienta czy też automatycznie zamawiać kuriera, uprzednio stworzywszy paczki dokumentów do wysyłki.
Akceptacja może być warunkowa - na przykład żadne pismo do platynowego klienta nie może zostać wysłane bez akceptacji odpowiedzialnego za klienta Key Account Managera.
Raporty są dostępne
Full transcript