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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

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on 3 March 2014

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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Ciclo Vital de los Documentos.

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica).
Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el tramite de la información que contiene.
Segunda edad: información que no es consultada frecuentemente pero que todavia tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.
Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.
Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental.
Tabla de Retención Documental: “La Tabla de Retención Documental es un listado de las series documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.”1.
Tabla de Valoración Documental: “La Tabla de Valoración Documental es un listado de las series documentales correspondientes a fondos acumulados,
Archivo de Gestión Documentación activa Valores Primarios

-Administrativo
-Legal
-Contable
-fiscal
-Técnico
Archivo Central Documentación semiactiva Valores Primarios
Archivo Historico Documentación inactiva Valores Secundarios -Histórico
-Cultural
-Investigativo
-Científico
La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización si no también en la mayoría de las entidades tanto publicas como privadas alrededor del mundo.
Esta teoría se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organización, estas son:
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde
su producción o recepción en
los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su
eliminación o integración a un archivo permanente.

Glosario del Archivo General de la Nacion

SA Ltda., establece y aplica los criterios para la producción, recepción, distribución organización, conservación y custodia
de los documentos en la primera etapa del ciclo documental
por parte de la dependencias de la organización.

El alcance del archivo de Gestión.
Funciones y principios básicos.
Responsabilidades y responsables de los archivos de Gestión.
Políticas para la definición de los tipos documentales a través del levantamiento de las Tablas de retención Documental.
Recepción y despacho de documentos.
Definición de los términos archivísticos usados en la primera etapa del ciclo vital del documento.

Continuación de la segunda fase del ciclo archivístico donde se concentran los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez que han finalizado su trámite, pero que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
Disposición y organización final de la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura, en otras palabras por valor cultural y patrimonio histórico.
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