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Curso Gestión por Procesos

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by

Amaia Lizarraga Gomez

on 7 February 2013

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Transcript of Curso Gestión por Procesos

1. Diseño: conocer las características generales de la empresa y las del sector, hay que definir los objetivos estratégicos perseguidos y los indicadores claves que permitan alcanzar los objetivos estratégicos.

2. Desarrollo: dar un orden de prioridad a los indicadores más relevantes.

3. Implantación: implica no solo la correcta especificación de indicadores sino de involucrar a las personas afectadas en su implantación. Es necesario formar a las personas para mantener los indicadores en los niveles deseados. Se analiza la información que ofrece cada uno de los ratios de los indicadores contenidos en el CMI
Y se comprueban las desviaciones producidas en cada área. Luego se remiten los ratios al directivo responsable
.
4. Validación

5. Seguimiento: valorar periódicamente los indicadores Como implantar el CMI Un indicador permite establecer una relación cuantitativa entre 2 o más variables. Los indicadores atendiendo al nivel de la organización en que se aplican pueden ser:

Estratégicos
De gestión
De servicio Indicadores del CMI Finanzas: mide la creación de valor de la empresa. Se debe tener en cuenta el grado de madurez en el mercado del producto o servicio a la hora de establecer los objetivos financieros. Algunos indicadores financieros son: Rentabilidad financiera, incremento de ventas, reducción de costos, ventas por clientes
 
Clientes: identifica las necesidades de los clientes, permite identificar el grado de conformidad de los clientes. Indicadores: cuota de mercado, satisfacción del cliente, incremento de clientes, número de reclamos,

Procesos Internos: los procesos críticos deben crear valor o satisfacción al cliente. Los procesos críticos son:
innovación: investiga las necesidades de los clientes, y crea productos para satisfacerlos
operaciones: atiende el pedido del cliente y finaliza con la entrega
Posventa: garantía o reparación
Indicadores: porcentaje de ventas, plazo de entrega de la mercadería, plazo de cobro de la mercadería.
 
Empleados: indicadores: motivación del empleado, productividad de los empleados. Es el principal activo de las empresas. Perspectivas del CMI, Norton y Kaplan Permite combinar indicadores financieros y no financieros, que permitan controlar los diferentes procesos, ayudando a planificar la estrategia

Además de identificar los indicadores es necesario identificar las causas-efecto de los mismos. Involucrar positivamente a las personas afectadas en su implantación.

Formación
Comunicación y motivación
Validación

Conviene llevar a cabo un examen periódico del sistema de indicadores para asegurarse de que siguen siendo pertinentes y cumplen con los requisitos definidos previamente. Implantación y Seguimiento de un sistema de Indicadores Indicadores mas habituales
Para cada indicador, es recomendable realizar una Ficha de Indicador.

a) Nombre del indicador

b) Especificación de la forma de calculo

Un indicador debe ser comparado en el tiempo, es importante definir la periodicidad

c) Representación

Gráficos de líneas, de Barras y de Sectores

d) Responsabilidades


(Dibujo del indicador) Ficha de Indicadores 1. Conocer: Salida- Entrada –Recursos de los procesos

2. Ventajas: Permite seleccionar aquellos procesos en los que hay que actuar prioritariamente.

3. Actividades clave: número limitado de actividades que la organización debe hacer especialmente bien para conseguir sus objetivos estratégicos

4. Criterios para determinar las actividades clave: aquello que nos diferencia de la competencia. Confección del Mapa de Procesos Tipos de Diagramas de Flujo de Procesos CONCEPTO:
representación gráfica del proceso, describen paso a paso una actividad. Proveen un lenguaje estándar.

BENEFICIOS:
Ayudan a visualizar un proceso, localizar problemas, hallar las causas y determinar las soluciones posibles.
Permiten evaluar los cambios propuestos para la mejora continua de la calidad de un proceso. Método para definir un proceso es mediante un... Pasos:

1. Diseñar y representar los procesos

2. Documentar los procesos

3. Medir los procesos

4. Mejorar los procesos ¿Cómo enfocar a los Procesos un Sistema de Gestión? BERAU VERITAS GESTIÓN POR PROCESOS CMI Sirven que medir aspectos concretos de los procesos, es por eso que es necesario contar con un cuadro de indicadores
Todos los procesos deben tener indicadores adecuados, que permitan visualizar en forma gráfica la evolución y las tendencias de los mismos a lo largo del tiempo.

a) Requisitos de los indicadores
 
Que sea medible numéricamente y susceptible de representación grafica
Que tenga asociado un nivel de responsabilidad
 
b) Diseño de indicadores
 
Hay que hacerse las siguientes preguntas
¿Qué debo medir?
Donde es conveniente medir
Cuanto hay que medir, en qué momento, con que frecuencia
Quién debe medir
Como se debe medir Indicadores Los procesos los representamos mediante

“Mapa de Procesos"







Representación gráfica de la estructura de procesos que conforman un sistema de gestión. Define a la organización como un sistema de procesos Identificación y secuencia de los Procesos Es una decisión estratégica, ya que el tipo de proceso determina las necesidades de maquinaria, instalaciones, y el tipo de personal. 1. Diseño y Representación de los Procesos Ciclo de producción
Cuello de botella
Capacidad
Tiempos muertos
Tiempo de producción
Tiempo de Proceso
Eficacia
Eficiencia
Flexibilidad Características de las Procesos Elementos de un Proceso Misión u objeto: propósito
Alcance: primera y ultima actividad.
Indicadores: medir y seguir el avance de un proceso
Variables de control
Inspecciones
Documentos y/ o registros:
Recursos:
Propietario: Existen 2 modelos PROCESO

Conjunto de actividades relacionadas entre sí que transforman distintas entradas en salidas útiles para un proceso siguiente o para ser consumidos directamente.

VENTAJAS DE LA GESTIÓN POR PROCESOS:

Controla de forma continua todos los procesos
Incrementa la eficiencia
Reduce los costos
Mejora la calidad
Acorta los tiempos
Establece prioridades a la hora de realizar mejoras
Mejora resultados Modelo de Procesos PROCESO ENTRADA SALIDA Los elementos de entrada son generalmente resultados de otros procesos.

Las entradas son:

-Trabajo
-Materiales
-Energía
-Capital

Es necesario que los mismos se definan y registren, para formular los requisitos

Pueden ser internos o externos.

Es necesario medirlos, sin embargo a veces es difícil Existen 3 categorías dentro de un proceso:

1. Tareas: se añade alguna entrada que hace que el producto o el servicio se acerque más al deseado

2. Flujos:
Flujo de bienes (Trabajo y capital)
Flujo de información (anotaciones o instrucciones necesarias)

3. Almacenaje: no se efectúa ninguna tarea, y el bien o servicio no se traslada.
Teóricamente debería haber un almacenaje antes de cada tarea.
Un almacenaje intermedio se conoce como “stock de productos en proceso”
El almacén de productos acabados antes de las salidas del sistema se llama “stock”
También hay almacén de información Las salidas son un producto o servicio.

Deben ser conformes, en cuanto al cumplimiento de los requisitos

Lo difícil es asignar un valor a los salidas

Aspectos a considerar en la evaluación de productos

Costo de la producción

Calidad del producto en cuanto a requisitos del cliente

Oportunidad del producto en tanto es demandado por el cliente

Entorno económico: condiciones de mercado y competencia E-Learning Diagrama de Flujo 1. Diagrama Detallado

2. Diagrama de Bloques

3. Diagrama Funcional Diagrama Detallado Incluye mucha información acerca de lo que ocurre en cada etapa del proceso, incluyendo los circuitos causados por tener que repetir el trabajo Diagrama de Bloques Diagrama Funcional Cada subproceso o actividad principal se recoge dentro dentro de un rectángulo, identificando quien es el responsable de las operaciones clave. Muestra la cadencia de las actividades de un proceso a través de las diferentes áreas empresariales o departamentos implicados Elección del Proceso Productivo 2. Documentación de Procesos Procesos Estratégicos, Operativos y de Apoyo Basado en los capítulos de la ISO 9001 Se distinguen 3 tipos de procesos:

1. Procesos Estratégicos: alta dirección, se refieren a los objetivos y estrategias de la empresa, son a largo plazo.

2. Procesos Clave/operativos: tareas o actividades de realización del producto o prestación del servicio, destinadas a crear valor a los clientes.

3. Procesos de Apoyo: procesos destinados a dar soporte a los operativos. Se distinguen 4 tipos de procesos:

1. Procesos de Planificación: vinculado a la alta dirección

2. Procesos de Gestión de Recursos: recursos humanos y ambiente de trabajo

3. Procesos de realización del producto: permiten llevar a cabo el producto o prestar el servicio.

4. Procesos de medición, análisis y mejora Una vez establecido el Mapa de Procesos, es necesario describir cada uno de dichos Procesos El despliegue detallado de cada proceso individual se puede hacer a través de Diagrama de Proceso (Estructura vista antes, que recoge la vinculación de cada actividad con los responsables de su ejecución. se trata de un esquema del tipo "Quien -Que") Ficha de Proceso 3. Seguimiento y Control de los Procesos Es importante llevar a cabo un seguimiento y medición de los procesos con el fin de conocer los resultados que se están obteniendo y si estos resultados cubren los objetivos previstos, para realizar las mejoras oportunas, para ello se utilizan indicadores y gráficos de apoyo.

Todos los procesos deben de tener indicadores adecuados, que permitan visualizar de forma gráfica la evolución y las tendencias de los mismos a lo largo del tiempo. Planificación Estratégica: CMI EL CMI es una herramienta de Gestión, que facilita la toma de decisiones.

Esta integrada por un conjunto de indicadores y de objetivos, marcados por la empresa y su entorno, que ayudan a la dirección de la empresa y a las personas implicadas, a obtener una visión fácilmente entendible del negocio y de su área de actuación. Sirve para proyectar a futuro 1. Diseño

2. Desarrollo

3. Implantación

4. Validación

5. Seguimiento 4. Herramientas para la Mejora de Procesos El estudio de los Procesos siempre tiene como objetivo la mejora de los mismos HERRAMIENTAS DE MEJORA AMFE

REINGENIERÍA

BENCHMARKING Técnica avanzada de calidad que intenta detectar y prevenir los fallos que pueden tener lugar en la fase de producción o utilización del producto o servicio AMFE (Análisis Modal de Fallos y Efectos) Para cada fallo se hace una estimación de su efecto sobre todo el sistema, con el fin de minimizar la probabilidad del fallo Utiliza 3 factores para identificar un fallo

1. Ocurrencia: Frecuencia en que aparece el fallo

2. Gravedad: la seriedad del fallo producido

3. Detectibilidad: si es fácil o difícil detectar el fallo Importancia de la planificación Estratégica, para alcanzar las metas y cumplir los objetivos propuestos Reingeniería Implica analizar desde cero los procesos de la empresa, buscando un cambio de base, que elimine de éstos todo aquello que no añada valor, a fin de hacerlos mucho más efectivos. Benchmarking Es la estrategia que nos permite identificar las mejoras prácticas de negocios de todas las industrias reconocidas como líderes, que al adaptarlas e implementarlas en nuestra empresa, nos permiten no sólo alcanzar la competencia directa, sino que nos dan una ventaja competitiva mayor a la de éstas. EL benchmarking es un proceso que se utiliza para investigar cuáles son las mejores prácticas de la industria, es un proceso continuo, con lo que requiere de apoyos continuos.

El propósito es aprender de otros y aplicar ese conocimiento a sus propias prácticas de negocio en una forma práctica
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