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Gestão Eletrônica de Documentos

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by

Débora Montero

on 23 September 2013

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Transcript of Gestão Eletrônica de Documentos

Gestão Eletrônica de Documentos
Arquivamento de Documentos
Com o objetivo de organizar e desocupar espaço físico, a HZ designou um profissional especializado e dedicado para ordenar e padronizar os documentos existentes na unidade.
Cenário Atual
As atividades realizadas não se limitam apenas a organização, mas também a:
Separação de caixas, abertura e conferência de documentos, higienização, organização, guarda, identificação, etiquetagem e indexação.


Problemas
Ausência de normas, métodos e procedimentos de trabalho;
Ocupação de espaço físico;
Falta de rastreabilidade de documentação;
Extravio de documentos;
Ambiente não apropriado;
Não compartilhamento de informação devido falta de meios de comunicação.


Proposta
Com o objetivo de criar um modelo de processo organizado, padronizado e consistente, a proposta é implantar a gestão eletrônica de documentos através de uma ferramenta on-line e integrada aos demais sistemas ERP disponíveis na organização.

O GED, que significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos, caracteriza-se pelo conjunto de tecnologias utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e disponibilizar conteúdo e documentos relacionados aos processos organizacionais.


Benefícios
Conversão do documento físico para digital;
Aumento da produtividade e eficiência;
Segurança dos dados;
Fácil acesso aos dados;
Redução de custos;
Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos;
Tecnologia viabilizadora de outras, tais como o SALES FORCE e Gold System;
Dados acessíveis em qualquer lugar.
Dúvidas
Fluxo Macro
Cenário Vislumbrado
Fluxo de Trabalho
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