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ACTIVIDAD Nro. 2

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by

edwin navarrete

on 17 July 2014

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Transcript of ACTIVIDAD Nro. 2

ACTIVIDAD Nro. 2,
Diferencias y características del Dato, la Información y el Documento
LA INFORMACION
Se puede definir como un conjunto de datos, debidamente organizados, que apoyan el objetivo de la comunicación en una actividad, una investigación o estableciendo de manera comparativa una situación o un fenómeno.También ayudan a transmitir un mensaje, el cual lleva la toma de decisiones a nivel personal u organizacional, se pueden clasificar en personal institucional y documental.
Pantallazo actividad Interactiva
¿Cuál sería la clasificación de los documentos mencionados según el soporte?.
los documentos que se evidencian dentro de la oficina, según sus características, su función, el objetivo  que pretenden cumplir y el impacto que buscan generar en el destino o destinatarios, de acuerdo a  los tipos de  clasificación existentes de los documentos de archivo, estos se clasifican de la siguiente manera:Según el Soporte Se clasifican por sus características físicas y condiciones de conservación así:
Textuales: Esta clase de documentos son los que más se emplean en la gestión empresarial tales como:Notas, Borradores, Apuntes rápidos
Gráficos: Permiten visualizar de manera rápida la información, y el modelo empleado depende de la actividad o requerimiento específico. tales como: Mapas, Dibujos y Planos.
Imagen: Reflejan y/o evidencian la información plasmada en textos o gráficos. tales como: Fotografías y cuadros.
Cinta: Son aquellos medios audiovisuales que buscan, de una manera dinámica, motivar, plasmar y captar la atención de una o varias personas. tales como: videos y cintas.
Otros Soportes: Entre ellos se mencionan algunos como los discos duros, material óptico y sellos. tales como: Discos duros: Este tipo de clasificación de documentos de archivo es de gran importancia en el área de archivo porque nos permite llevar un orden en los archivos que se maneja continuamente en nuestro entorno laboral, nos ayuda a clasificarlos de acuerdo a  su forma física, de acuerdo a su finalidad y de acuerdo a su uso específicamente con el fin de ahorrar tiempo, espacio y evitar  contratiempos empresariales
Video Importancia de los Archivos
FORO
Se observa en la imagen que el primer paso para la organización de la documentación es la recolección de la misma, en la cual se pueden encontrar documentos externos e internos, posteriormente se procesará la información de una manera adecuada, la cual debe de tener un orden cronológico y se tendrá en cuenta las tablas de retención documental que tiene cada documento interno como externo, finalmente observamos que la transformación es la organización grupal de los archivos.
EL DATO
Es un elemento pequeño pero de gran importancia dentro de la información con la falta de uno de ellos se puede distorsionar el mensaje, los datos se deben de recolectar, procesar y transformar finalmente en información. Se pueden clasificar según su funcionalidad en numéricos, en cadenas y lógico
Clasificación de los documentos según el soporte
Pantallazo Actividad Interactiva
Video Importancia de los Archivos
Aportes del Foro
Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la Importancia de cada una de ellas, en el proceso de la Administración Documental.
CORRESPONDECIA COMERCIAL: puede ser en una empresa, por ejemplo una ensambladora de autos donde habrá que mostrar mediante un informe ejecutivo el desempeño general de la empresa.
DOCUMENTOS CONTABLES: son registros físicos que dan cuenta de los resultados en este caso aquellos productos vendidos (facturas) – registros de caja aquellos documentos que poseen valores matemáticos
DOCUMENTOS ESPECIALES: son aquellos que por su escrito cobran diferentes formas de expresión ( actas- escrituras)
DOCUMENTOS LEGALES: son aquellos documentos que en cierto modo poseen un valor determinado ya que pueden lograr demostrar un acontecimiento o un hecho, ejemplo la cedula- hojas de vida- registros de pagos y cobros

Describa dos aportes generales que le brindaría a la temática de este contenido y Explique el porqué de sus aportes.
• La administración documental es una herramienta que ayuda a la organización de los documentos internos y externos que pueden ingresar a las entidades, de acuerdo a las diferentes funciones, solicitudes o requerimientos que puedan ingresar y salir, teniendo un orden cronológico el cual puede facilitar la consulta y optimizar el tiempo requerido. La importancia de la administración en cada una de la empresa se refleja en el cumplimiento de los lineamientos establecidos.
• También se puede decir que los documentos tienen una gran importancia en las empresas de acuerdo a sus tablas de retenciones documentales, las cuales facilitan mucho al momento de la organización y la clasificación de la documentación.
Los archivos son la fuente de información más importantes con que cuentan las empresas, en  ellos reposan los documentos que son vivo testimonio de la gestión de una empresa y evidencia el resultado de su accionar.Los archivos cumplen con la funcionalidad de manejar, organizar y custodiar la información. las posibles fallas que existen en el proceso general del documento archivístico pueden ser:* Reunir de forma desordenada todos los archivos y documentos que circulan en la empresa.* No tener un lugar adecuado para guardar los archivos.* No tener establecido diferentes fuentes de almacenamiento de archivos.(carpetas, archivadores, estándares y los diferentes tipos de elementos para su respectiva radicación.)*     La falta de organización y clasificación en los archivos tiene la desventaja de no poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.
EL DOCUMENTO
Es el instrumento en el cual se consigna la información necesaria para transmitir el conocimiento. Se puede clasificar en Documento de archivo, Documento electrónico, se caracterizan según su naturaleza, situación personal o entidad que produce, las cuales pueden ser internas o externas.
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