Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

SISTEM PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP

No description
by

Muhammad Yudha

on 12 December 2013

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of SISTEM PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP

SISTEM PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP
FONTS
CARA MENYUSUN WARKAT/SURAT
Warkat jika di file menurut sistemini maka penyusunannya menurut kata-kata dalam kamus yang menjadi dasar penempatan warkat/surat dalam file. Jelas tampak disini bahwa warkat satu dengan yang lain tidak ada hubungan .
Amerta, Bank
Andalas, Universitas
Andalas, Toko
Andalas , Hotel

Beberapa macam sistem penyimpanan arsip/dokument
Ada beberapa macam sistem penyimpanan arsip (sistem filing ),nama yang umum dipakai ada lima macam yaitu :
1. Penyimpanan arsip sistem abjad (Alphabetical Filling System)
2. Penyimpanan arsip sistem Subyek/pokok masalah
3. penyimpanan arsip sistem Nomor
4. Penyimpanan arsip sistem wilayah
5. Penyimanan arsip sistem tanggal (Chronologis)
Penyimpanan arsip sistem abjad adalah penyelenggaraan sistem kearsipan berdasarkan abjad alfabet dan sering di gunakan, disusun mulai dari A sampai Z, Aa sampai Zz, dan seterusnya.
Untuk memahami atau cara penyimpanan warkat dengan menggunakan sistem abjad, terdapat beberapa istilah atau terminology yang perlu diketahui, antara lain :
MENGINDEKS NAMA ORANG INDONESIA
Berikut Contoh dan Jenis - jenis Indeks
PENDAHULUAN
Sistem penyimpanan arsip/warkat adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemuan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusunan dan pemusnaan arsip.
TUJUAN INDEKS
• Untuk membedakan berkas yang satu dengan yang lainnya dalam satu kode (masalah) yang sama.
• Sebagai tanda petunjuk/pengenal arsip/dokumen.
• Untuk membedakan arsip/dokumen di dalam suatu berkas yang berkode sama.
• Sebagai sarana penemuan kembali arsip/dokumen.
• Untuk menentukan urutan letak arsip didalam berkas.

PENGERTIAN INDEKS
Mengindeks adalah menentukan urutan-urutan unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama tempat, istilah subyek, atau angka, tergantung kepada sistem penyimpanan yang digunakan.
K
e
l
o
m
p
o
k
09
Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat penting dan tidak mudah. Sehingga harus diolah secara terencana dan mendasar serta profesional.
1. Mengindeks adalah kegiatan membagi nama/judul terhadap beberapa unit.

2. Unit adalah bagian terkecil dari suatu nama/judul.

3. Caption adalah nama yang sudah diindeks yang kemudian dijadikan tanda pengenal.

4. Mengkode (kodifikasi), kegiatan menemukan kode dari nama yang sudah diindeks. Kode diambil dari huruf pertama dari nama/judul yang sudah diindeks.

5. Mengabjad adalah kegiatan menyusun kode menurut urutan abjad dari nama/ judul yang sudah diindeks.
Indeks juga disusun menjadi dua yaitu :
a. Menurut abjad seperti kamus (
dictonary arrangement
) ataupun secara kelompok yang sejenis yang tersusun secara abjad. Misalnya kelompok nama orang,nama tempat, nama barang, dan sebagainya.
b. Menurut encyclopedia Relative yaitu semua pokok masalah pertama yang setingkat disusun secara abjad, sedangkan masalah pokok kedua, ketiga, dst yang merupakan bagian dari masalah pokok kedua dst masing-masing disusun secara abjad sesuai dengan tingkatan.
JENIS-JENIS INDEKS
Indeks pada kearsipan lebih banyak menyangkut indeks masalah, karena didalam penemuan kembali arsip, tanda pengenal masalah lebih sering dipakai dari pada tanda pengenalan lainnya, kecuali arsip kepagawaian yang sudah tentu tanda pengenalannya pakai nama-nama orang langsung.
A. Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu suku kata, maka diindek sebagai berikut :
B. Nama ganda adalah nama yang terdiri dari lebih dari satu suku kata, maka diideks berdasarkan suku kata nama terakhir:
C. Nama keluarga / suku/ marga adalah nama orang diikuti nama keluarga / suku/ marga, maka diindeks berdasarkan nama keluarga / suku/ marga misalnya :
D. Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya,misalnya:

E. Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun dibelakang dan diketahui kepanjangannya maka diindeks dengan cara menulis lengkap singkatan tersebut, misalnya:


F. Nama yang memakai gelar, yang diutamakan adalah nama asli atau marga dan gelar tidak diindeks, ditempatkan pada unit dalam tanda kurung. Namun apabila gelar tersebut diikuti nama tunggal maka gelar tersebut turut diindeks. Ada beberapa gelar yang umum dipakai, yaitu :
a) Gelar akademis, sperti Spd, Dra, Dr, Ir, SH, SE, Prof, Phd, Msc, Mpd, MBA, MM, Msi dan lain-lain

b) Gelar keagamaan antara lain : Kyai, haji, Hajjah, Ustadz, Bhiksu, Pendeta, Pastor, dan lain-lain

c) Gelar Kebangsaan, seperti : Raden, Raden Ajeng, KRT Sunan, Sultan, Andi, Cut, Ida Bagus/Ida Ayu,
Cokorde, dan lain lain.

d) Gelar Kepangkatan, Seperti Marsekal, Laksamana, Kapten, Sersan, Kolonel, Jendral, Komisaris Besar
dan lain-lain.

e) Gelar Jabatan, Seperti, Presiden, Mentri, Gubernur, Direktur, Jendral, Bupati, Camat, Lurah, dan lain-lain.

Diindeks sebagai berikut :
G. Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali, diutamakan untuk diideks adalah nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran, misalnya :
H. Nama yang didahului dengan nama baktis, diindeks mulai dari nama aslinya, kemudian diikuti oleh nama baktisnya, misalnya :
I. Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama suami/ayahnya terlebih dahulu, misalnya :
J. Nama yang memakai kata bin, binti, diindeks dengan cara nama terakhir yang mengikuti kata bin /binti sebagai main captionnya, misalnya :

Penyusunan Warkat atas dasar kelompok dari beberapa macam serta bentuk bidang usaha. Warkat yang berobyek Bank disatukan dengan Bank, hotel disatukan dengan hotel dll.
Amerta ,Bank
Centrla asia ,Bank
Delta, Bank dll.

b.) Group Order
a.) Dictionary Order
Setelah mengindeks, buatlah daftar klasifikasi warkat/arsip berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z. Namun apabila terdpat sejumlah nama dengan abjad yang sama atau hampir bersamaan, maka penyusunan dilakukan bedasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya, misalnya :
A,B,C,D………………………………..Z
Aa, Ab, Ac, ….………………………..Az
Aba, Abb, Abc,………………………...Abz
Aca, Acb, Acc,…………………………Acz

Sebagai contoh ilustrasi :
Graph
Graphic
Graphics

Sekian penjelasan dari kami ,

Kurang

lebihnya

Mohon Maaf
karna
kami
jg dalam proses belajar
^
_
^
dan
Terima kasih
:
D
Full transcript