Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Total Facility Management en Het Nieuwe Werken

Denktank Zwolle
by

Jordie van Berkel

on 6 November 2014

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Total Facility Management en Het Nieuwe Werken

Denktank Zwolle

12 Oktober 2012
Welkom!
Total Facility Management
Het Nieuwe
Werken

Wanneer is vandaag voor u geslaagd?
2003
500+ FTE
End 2009
100 FTE
2011
16 FTE
- Onvoldoende flexibel
- Primair operationeel, technische focus
- Stevig kostenniveau
- Veel ad-hoc
- Minimaal gebruik marktkennis
FM 100% Insourced
* Single services 1e/2e generatie contracten
* Weerstand tegen hogere knip
* Mislukte implementatie AAFM
* Interne competenties niet passend
Onze op TFM in een ........
Duurzaamheid, innovatie, reductie van waste
Imago
Omzet
Winst
Ervaring
Kennis
Flexibiliteit
Klant tevredenheid
Capaciteit
Essent Customer & Shareholder
Client (board)
Internal customers:
Customer (BU)
End-user
Essent Facility Service
Transition
2012
Essent is een bedrijf dat sterk in verandering is en acteert in dynamische, complexe en internationale omgeving:
- Liberalisering energiemarkt
- Splitsing netwerkbedrijf (Enexis)
- Afstoting milieu
- Overname RWE-AG
- Integratie RWE-NL
Van nuts naar beursgenoteerd
Van locaal naar internationaal
Continue en significante change
- Leadership and culture!-
Achtergrond
IEDEREEN IN ZIJN OF HAAR CORE BUSINESS!!!!
2004 - 2007
2010-2012
2008-2009
Stip op de horizon
Business Proces Outsourcing
Single Service Contracten
Mensen
Operatie
IT-systeem
Contracten
Assets
Tender fase 9 maanden
Interne & Externe Analyse IFM
2003 - 500+ FTE
2010 - 100+ FTE
2011 - 16 FTE
2013 - 5.5 FTE
* DIV voor het eerst naar de markt
* Herstart met AAFM
* Capabele regie-organisatie
* Zoeken & Leren
2013
5,5 FTE
* Lean & Green
* Mobilisatie contract
* Demand organisatie
* Focus op ketensamenwerking
Onze op TFM in een ........
??
2004
2012
2009
Transformation Essent Facility Service
Insourced department

500 FTE+

100 mio

55

Fit-INN

>1 FTE/workplace
Single Services outsourced

100 FTE+

50 mio

13

Transition phase

0,9 FTE/workplace
Total Facility Management

5,5 FTE

20 mio

5

@nother way of working

0,6 FTE/workplace (incl generic areas)
Organisation

Size

OPEX

Locations

Housing concept

Desk share ratio
Stijgende klanttevredenheid
Stijgende medewerkerstevredenheid
Dalend ziekteverzuim
Meer innovatie & flexibiliteit
Dutch Sourcing Award Innovation
Dutch Sourcing Award Jubileumprijs
Top 6 Best Practice Award FMN
In minder dan 10 jaar van 100% Insourcing
naar Total Facility Management
Van ruim 500 FTE naar 5 FTE
Positieve business case
Van honderden contracten naar 20
Wat heeft het opgeleverd?
Even voorstellen....
Wat is het issue met
&
?
ze zijn er op veel niveaus
op papier zijn het snel open deuren
iedere situatie is uniek
Input voor dialoog!
&
Lessons learned van toepassing op beide transities:
Doe vooral wat werkt! Er is geen standaard goed of fout...
Het zijn immense veranderingen, zorg voor juiste leiders (het succes van een change wordt hier voor 50% door bepaald!)
Creëer quickwins en gebruik momentum
Excelleer in stakeholder management (alle kanten op en consistent)
Zorg voor diversiteit op alle assen, je resultaat wordt simpelweg beter
Werk vanuit een sterke visie en ben transparant over de impact
Gebruik feiten en vertel verhalen
Vind niet het wiel telkens opnieuw uit, leer van anderen
Vergeet niet te communiceren (en vooral te luisteren)

Specifieke lessons learned nav de TFM-transitie:
Realiseer je dat je niet alleen moet borgen wat je altijd al deed, maar dat je ook zaken kwijt raakt die voorheen spontaan gingen, regel met name de betrokkenheid van de laatste operationele man/vrouw bij jou als opdrachtgever
Contact boven contract, focus op samenwerking in de keten, zorg voor interactie
Hou het tempo hoog, iedereen wil antwoord op 'what's in it for me?'
Zorg voor zorgvuldige selectie en ontwikkeling regie/demand org
Zorg voor selectie van leveranciers die passen bij je bedrijf, qua cultuur en visie
Onze op HNW in een ........
Reductie real-estate portfolio
Integrated support primary process

Operational Excellence

1 Standard for all offices, resulting in an 'Essent look & feel'.

Core values: open, effective en inspirational.

Lowering impact & cost for internal moves.

Flexible work spaces, paperless office, clean desk

Ratio: 0,9 work place/FTE
Why FIT-INN?
Groningen
Zwolle
Utrecht
HQ Den Bosch
Roermond
1980
1990
2000
2010
'@nders (samen)werken'
FIT-INN
Office garden
Cell office
13 locations
5 locations
105.000 m2
34.000 m2
Profit
People
Planet
+ 15% Productivity
-20% short term illness
Effectivity
Costs
Engagement employees
customer loyalty
Attractive employer
H&S
CO2 foot print
+9% appreciation employees
work-life balance
- 30% travels (km's)
- 30% office space
'@nders werken'
Future world of work
'An integrated approach'
FM
IT
HR
Cultural change
Deze reductie van het vastgoed is mede mogelijk gemaakt door HNW
Most attractive energy company of NL (Intermediair 2012), 2010 + 2011 in top-50
36th Position Intelligence Group most attractive employers (2011)
9th Position Best employer for working parents (2011)
Top Employers 24,5 out of 25 stars (2011)
22 teams
300 Essent employees
13 work profiles (call centre/back office/(sr.) management/etc)
Q1 – Q4 2009
Cultural change accompanied by professional consultants
Monitored by Rotterdam School of Management
Translated to vision and strategy for @nother way of working within Essent
Implementation plan and approach integrated by HR, IT and Facility
Great results achieved as showed before!
Pilot (Q1-Q4 2009)
Evaluation Pilot (Q1 - 2010)
Unsufficient opportunities for differentation
Unsufficient connection in between concept-organistion culture
Ownership work environment not sufficient stimulated
Unsufficient footprints & flexibility
Recommandations
Bottlenecks
Lessons learned FIT-INN 2007
The implementation-process
Stimulate ownership
More footprints
More personification floors
Manage ratio to 0,6 FTE/workspace
Reactions from the organisation..
People were concerned about the change...

Work Council was sceptical about the change...

Diverse generations reacted on divers ways..
Al these signals were taken seriously by listening and having a dialogue. But by staying focused on the strong vision of @nother way of working..!
Integral approach within organisation of Essent...!
2004
2010-2012
2007
2002 March
Fit-Inn
- Paperless Office
- Flex work spaces
- Clean Desk
- Working at home
- Desk share ratio 0,9
2009
Pilot
Evaluation
2013 onwards
@nother Way of Working
Sustaining change and continuous improvement
Fit-Inn
Business Case
Total reduction in m2 is the result of three different levers.
M2 are allocated to the three levers according to contribution to reduction
‘@nders werken’
PMI / synergies / business plans
Location policy
x%
% savings on locations
Reduction of # FTE from 4.500 to 4.000
55%
14%
31%
Decrease of unused office space / reduction of m2 per seat from 18 to 14
Reduction of # seats per FTE from 0,97 to 0,6
Locations out of scope of this business case and correction of m2 compared to location policy business case
Sensitivity analysis shows that m2 / seat and # of seats
have the biggest impact on the business case results
Impact on CDCF in 2017, compared to base case scenario
Variable (worst / base / best case scenario)
Utrecht one-off investment casco+ (2,8/2,0/1,3mln)
Budget compliance HR (120%/100%/80%)
Budget compliance Facilities (120%/100%/80%)
Incentive Arnhem building (6/4/2)
Budget compliance IT (120%/100%/80%)
% one way travel reductions (10%/30%/40%)
Total # FTE (4.500/4.000/3.500)
# seats in final situation (0,7/0,6/0,5)
# m2 / seat (19/14/10)
% productivity increase1 (-2%/0%/+2%)
Productivity increase in base case is set to 0% - benchmark and pilot show 10-15% - Huge upward potential, not yet taken into account
Business Case - Summary
- Payback period 3 years
- Savings mainly derived from decrease of m2
- Independent business case @W also positive
- Productivity increase not taken into account
One-offs:
- CAPEX in buildings
- Provisions for vacancy
- Implementation costs
- Migration, VPN improvement
Recurring costs:
- max increase of 10% per m2
- fee home internet connection
- HR expenses
- home workspaces
80.000
25.500
Savings:
- M2 / closing locations
- Less mobility costs
Board of Directors as well Central Work Council approved the vision of @nother way of working within 6 months after the pilot was finalized.
Essent developed the most sophisticated dashboard of the Netherlands to monitor implementation @nother way of working
Elements monitored on monthly basis:
- IT: Number of VPN users, performance speedtests, reported incidents helpdesk, (dis)satisfaction
- FAC: Occupation buildings, meetings, parking, external meetingspend
- HR: Short illness rate, employee voluntary leave, home/work kilometers, number of employees
Research available on other elements as knowledge, attitude and behaviour towards @nother way of working
Find the right balance between push (provide a strong frame) and pull (translate the frame together with the people into solutions)
Fit-Inn was driven by the facility department alone
20.000
Source: Termaat, Saxion University 2012
Some more insights...
Long breath is needed
Facts will help you in beating resistance
Excel in stakeholdermanagement
Don't search the perfect solution: it doesn't exist
Learn from other companies ahead you
50% of a succesfull change depends on leadership
The right moment to start will never come, just choose one!
Create visible quick wins
Don't talk too long about the 'hard' investments needed, just fix them
in een
....
HNW ondersteunt de realisatie van de bedrijfsstrategie Essent
Bedankt voor uw aandacht!
Bedrijfspagina's voor interactie en 'likes'
@ForteSo
@Jordievanberkel
Website en weblog
www.forte-solutions.nl
info@forte-solutions.nl
jordie@forte-solutions.nl
06-20562837
Input voor dialoog!
&
Verschil en specifieke zaken mbt HNW:
Gun jezelf voldoende tijd, betrek de mensen echt, het is een cultuurverandering!
Besteed niet teveel tijd aan praten over de 'harde' aspecten -> neem een besluit over het voorzieningsniveau, maak budget vrij en regel het
Vindt de juiste balans tussen 'push' en 'pull'
Besef dat je nooit klaar bent met 'implementeren', blijf een open mind houden
Besteed met name zorg aan de nieuwe rol van het middenmanagement
Geef je leveranciers een pro-actieve rol in HNW (daar moeten ze soms even aan wennen....)

Tenslotte heeft het ons geholpen om deze 3 grote programma's (TFM, HNW en Locatiebeleid) parallel uit te voeren, ze zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en hielpen elkaar vooruit.
Pilot Resultaten
Stijging in waardering als werkgever
Wat heeft het opgeleverd?
Wat heeft het opgeleverd?
Forte Solutions: pragmatische begeleiding van strategische transities binnen Facilitair Management en inkoop
Lessons learned en succesfactoren zojuist benoemd.
Even voorstellen...
1, 2 en 3
Change Leadership
Programs
?!!
!!
- Gemert
- Getrouwd
- Weimaraner
- Buiten zijn
- Reizen
- Genieten
Beste prezi-bezoeker,

Wat leuk dat u hier beland bent!

- Deze prezi is samengesteld voor facilitair managers van 10 toonaangevende bedrijven uit Zwolle (sessie van 3 uur, dialoog)
- De Prezi beschrijft 2 grote transitietrajecten bij Essent (de overgang naar TFM en implementatie HNW).
- Wij geven geregeld presentaties of organiseren workshops omtrent onderwerpen als Total Facility Management, Innovatief Europees aanbesteden en Het Nieuwe Werken of van meer algemene aard.
- Daarnaast leveren wij als onafhankelijke partij transitie capaciteit voor veranderprocessen binnen FM, Inkoop en Commercie in de vorm van projectmanagement, ad-interim management of programmamanagement)
- Wij zijn voorstander van #durftedelen. Daarom kunt u een groot deel van onze presentaties gewoon online bekijken, waar en wanneer u dat wilt.
- Indien het u aanspreekt of meer van ons wilt weten, neem gerust contact met ons op!

Namens Forte Solutions bedankt,
Jordie van Berkel-Schoonen
(www.forte-solutions.nl of jordie@forte-solutions.nl of 06-20562837)
info@forte-solutions.nl
jordie@forte-solutions.nl
Full transcript